Внесение записей о награждении в трудовую книжку: образцы и правила

Поощрения дают сразу два хороших результата: во-первых, старательный и трудолюбивый работник получает вознаграждение за время и силы, которые он потратил на производстве, и одновременно, другие сотрудники, увидев перед глазами подобный пример, будут стараться выполнять свои обязанности лучше. Так или иначе, поощрение – отличная мера, которая позволяет поднять производительность труда в одной отдельно взятой организации. Например, поощрение в трудовой книжке водителя повышает его уверенность на дороге.

Но что делать трудолюбивому работнику, находящемуся на хорошем счету у начальства в случае, если он решил сменить место работы? Как рассказать новому руководителю о своих заслугах? Ведь такая информация позволит увеличить степень доверия нового работодателя и сразу способствовать повышению заработной платы.

Для этого в Трудовом кодексе предусмотрена соответствующая норма, позволяющая отражать в трудовой книжке все заслуги отдельно взятого работника при их наличии. Какая именно – рассмотрим далее в статье.

Законодательное регулирование

У каждого человека должна иметься для работы трудовая книжка. Сведения о награждениях, приемах на работу, увольнениях или переводах должны вноситься в этот документ исключительно при учете многочисленных требований законодательства. Для этого сотрудник кадровой службы, занимающийся данным процессом, должен учитывать положения следующих нормативных актов:

• ст. 66 и ст. 191 ТК;
• Постановление Правительства №225, содержащее сведения о правилах ведения и хранения данной документации;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая введена Постановлением Минтруда №69.

Если каким-либо образом сведения о наградах будут внесены в документ некорректно, то они легко признаются недействительными.

Какие вписываются награды?

Каждый работник любой фирмы должен знать, какие награждения вносятся в трудовую книжку. Включается информация о разных трудовых заслугах работника, поэтому обязательно указываются следующие данные:

• выдача гражданину какой-либо государственной награды;
• предоставление награды от имени фирмы, где работает гражданин, причем обычно для этого выдаются почетные грамоты, выносится благодарность или присуждается какое-либо специфическое звание, а также могут выдаваться дипломы или значки;
• иные виды наград, которые устанавливаются на основании правил внутреннего распорядка, поэтому сведения о таких награждениях обязательно должны включаться в коллективный договор и закрепляться внутренним нормативным актом фирмы.

Не включаются сведения о разных премиях или разных финансовых поощрениях. Награда должна выдаваться только по результатам работы, когда работник перевыполняет план или приносит другие преимущества фирме.

Наиболее значимыми для любого сотрудника являются ведомственные награды. При внесении награждения в трудовую книжку можно в будущем рассчитывать на более значимые звания или оформление статуса ветерана труда. Если человек желает получить от какого-либо Министерства почетную грамоту, то предварительно ему должна выноситься благодарность.

Внесение сведений в трудовую книжку

Для начала следует разобраться, кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку. Общепринятым является вариант, когда за подобные манипуляции отвечает работник кадрового отдела либо, при его отсутствии, бухгалтерия. Когда дополнительных органов у предприятия нет, такие полномочия воплощает директор предприятия либо, в случае с ИП, сам субъект предпринимательской деятельности.
Изменения вносятся в акт персонифицированного учета только ручкой с синим или черным стержнем. Цветная запись недопустима и лишь портит документ сотрудника. Почерк должен быть читаемым и аккуратным, буквы — исключительно прописными. Наличие сокращений или аббревиатур недопустимо. В этом правило заполнения этого раздела ничем не отличается от остальных.

Перед началом заполнения сотрудники, которые были внесены в локальный приказ о награждении, должны ознакомиться с ним, а при необходимости — подписать бланк ознакомления.

Затем кадровая служба отыскивает личное дело служащего, которое должно храниться в сейфе, и начинает работу по внесению записи надлежащего формата в трудовую книжку. Она имеет специальные страницы, предназначенные для ввода информации о наградах и поощрениях служащего. Такой раздел находится после сведений о работе и также имеет несколько граф.

В первой из них указывается порядковый номер такой благодарности, затем вносится дата события в формате день-месяц-год.

В следующем столбце записывают саму фабулу похвалы — повод (за что награжден гражданин, например, перевыполнение плана сбора деталей) и тип награды (от выдачи грамоты или памятного приза до помещения фотографии на доски почета). Следует указать и источник награды — организацию, в которой сотрудник получил карьерное поощрение. Здесь же необходимо поставить фирменную печать и подпись кадровика, подтверждающие подлинность записи.

Наконец, последняя графа — нормативное основание похвалы. Указывается номер, дата издания и, при наличии, название приказа. В таком акте также пишут основание награды, перечисляют заслуги. После этого можно выдать документ работнику для визуальной проверки соответствия внесенных данных и вернуть обратно на хранение.

Пример внесения благодарности:

Когда закончилось место

Иногда на практике происходят случаи, когда у особо ответственного и талантливого работника в акте персонального учета внесено так много благодарностей, что места для новых попросту не хватает. Особой проблемы в этом нет. По аналогии с основной частью документа, для раздела награждений также можно оформить вкладыш. Он оформляется и ведется в соответствии с общими правилами, а на титульном листе ставится соответствующая отметка и серия бланка.
Таким образом, бояться большого количества наград не стоит — всем хватит места.

Если кадровик не хочет вносить информацию

Порой нежелание выполнять служебные обязанности может нарушить законный интерес работника. Так происходит и в случае, когда от ответственного лица поступает отказ во внесении строки о поощрении либо пометка появляется чересчур долго. В случае, когда акт издает сама компания, длительность не должна превышать неделю. Если похвала имеет государственный, муниципальный или другой внешний характер, процесс может затянуться, однако срок должен быть разумным. А в случае обещания награды стоит требовать издания приказа о ней.
В ином случае награждаемый имеет полное право обратиться в суд или трудовую инспекцию для защиты своих законных интересов. И это следует сделать, ведь иногда заполненная графа может играть важную роль.

Когда вносится информация?

Сведения о награждениях в трудовую книжку вносятся только на основании специального официального документа. Он может быть представлен письмом или приказом. К правилам заполнения трудовой книжки относится:

• запись делается ответственным лицом, являющимся работником отдела кадров;
• для этого на руках у этого специалиста должен иметься документ, содержащий сведения о предоставлении награды работнику предприятия;
• обычно сведения включаются в трудовую книжку уже после того, как сотрудник получит на руки грамоту или какой-либо значок;
• в разных нормативных актах не указывается точный срок, в течение которого должны вноситься записи в книжку.

Стандартно данные включаются в документ в течение одной недели после предоставления награды сотруднику предприятия. Не следует затягивать с этим процессом, так как иначе сотрудник отдела кадров может просто забыть о своих обязанностях. В будущем это может стать причиной начала судебного разбирательства между работником и работодателем.

Образцы записи

Отметка вносится синей или черной ручкой (пастой или гелем). Запись производится аккуратно, исправления, разводы, нечитаемый текст не допускаются. Порядок внесения следующий:

1. Кадровый специалист указывает номер записи (в простом хронологическом порядке). Нумерация начинается с 1 работодателя – например, если последняя запись значится под номером 2, нужно просто присвоить новой пометке номер 3.
2. Обязательно указывается дата внесения записи – например, 10.07.2018. Обычно дата совпадает со днем подписания соответствующего приказа работодателя.
3. Прописывают полное название компании. Если есть также сокращенная версия наименования, указывают и ее.
4. Затем формулируется основания награждения – например, «за продолжительный стаж и успешный труд»
5. В последней 4 графе нужно написать дату и номер приказа о награждении.

В отличие от случаев увольнения, когда в записи нужно обязательно указывать конкретную формулировку, при награждении можно использовать разные словосочетания. При этом запись обязательно должна отразить сразу 2 факта:

1. Вид награждения (премия, ценный подарок и т.п.).
2. Основание награждения (за длительный, добросовестный труд, за организацию конкурса и т.п.).

Однако если речь идет о государственных или ведомственных наградах (получение почетной грамоты от министерства, государственной награды), в формулировке нужно цитировать точное название документа.

Таким образом, точность формулировок в большинстве случаев не имеет значения. Однако общие принципы заполнения (по графам) соблюдать нужно в любом случае.

Основания

Сведения о награждениях в трудовую книжку включаются при наличии веских оснований. Для этого должны иметься официальные документы. К ним относится:

• ходатайство, на основании которого выдвигается кандидат;
• наградной лист, правильно заполненный должностным лицом, обладающим нужными полномочиями;
• приказ руководителя фирмы;
• письмо, полученное от вышестоящего органа.

Как только нужная документация будет получена работником кадровой службы, он вносит соответствующие сведения в личную документацию сотрудника, получившего награду.

Порядок награждения ведомственными наградами

Инициирует поощрение сотрудника руководство подразделения предприятия или трудовой коллектив, которые оценивают качество выполнения работ, отношение к труду, дисциплинированность, соблюдение норм безопасности. Решение о поощрении сотрудника принимает руководитель предприятия, основываясь на положениях, правилах, нормативных актах, действующих на предприятии. Издается приказ, в котором отражаются информация о работнике, указываются его достижения и вид поощрения.

Вручение награды работнику происходит в торжественной обстановке на общем собраниях. Возможно в связи с этим вручение ценных подарков. Публичное признание заслуг отличившихся работников – один из элементов воспитательной политики руководства. Такие мероприятия оказывают положительное влияние на повышение эффективности и качества труда всего коллектива.

Порядок поощрения предприятие устанавливает самостоятельно. Он может быть описан в локальных нормативных актах, где указывают условия, необходимые для поощрения. Приведем образец записи о поощрения в трудовой книжке:

Правила заполнения

Если сотрудник отдела кадров не знает о том, как указывать информацию в документации, то желательно воспользоваться образцами записей в трудовую книжку о награждении. Процедура заполнения документа считается простой. Для этого выполняются следующие действия:

• в первой графе приводится порядковый номер записи о поощрении работника;
• вторая графа предназначается для указания даты внесения сведений о награде;
• в третьей графе приводятся достижения специалиста, за которые он получает поощрение, а также указывается, кто именно выдал награду;
• четвертая графа содержит наименование и реквизиты документа, на основании которого было выдано награждение.

На самом деле любой сотрудник отдела кадров может разобраться в том, как заполнять награждения в трудовой книжке. В маленьких компаниях данная процедура выполняется непосредственным директором. Образец сведений о награждении в трудовой книжке можно изучить ниже.

Раздел «сведения о награждении» закончился

Если работник постоянно получает поощрения и, в принципе, очень трудолюбив, то наверняка страница, посвященная награждениям и иным поощрениям, может быстро подойти к концу. Что делать сотруднику отдела кадров в такой ситуации?

Ответить на этот вопрос проще простого.

Достаточно распечатать новый бланк

о награждениях и поощрениях и поместить в трудовую, поставив на него печать организации и подпись руководителя.

После этого вы можете смело вносить новые записи различного рода о поощрениях на вновь распечатанные листы.

Правила процедуры

Если вносятся данные о награждении в трудовую книжку, то ответственное лицо должно разбираться в правилах данного процесса. К ним относится:

• если выдается награда непосредственным руководителем компании, в которой трудится гражданин, то приводится в третьей графе наименование предприятия;
• если ответственное лицо совершает какие-либо ошибки, то недостоверная информация зачеркивается, а также такое исправление удостоверяется подписью руководителя;
• если работник, которому принадлежит документ, выявит, что в нем содержатся неверные данные, то он может потребовать от руководителя фирмы исправления конкретных сведений.

Образец записи в трудовую книжку о награждении можно изучить ниже.

Как составить приказ

Работодатель вправе представить к поощрению абсолютно любого специалиста: это может быть совместитель, срочник и даже сотрудник с непогашенным дисциплинарным взысканием.

Формы поощрения, которые приняты в компании, закрепляются коллективными договорами и положениями, а также уставами организаций. Подобные поощрения могут применяться как применительно в определенной профессии (например, «Почетный геолог»), так и действовать исключительно в пределах одного предприятия.

Обычно критерии для получения поощрения, их форма, размер премиальных прописываются в локальных нормативно-правовых актах ). На многих предприятиях положение о премировании содержится в коллективном договоре, который распространяет свое действие на всех сотрудников.

Порядок награждения в законе не прописан, но обычно включает такие этапы:

1. Проявление инициативы о представлении сотрудника к поощрению.
2. Издание приказа.
3. Ознакомление с ним сотрудника.
4. Внесение отметки в трудовую книжку и личную карточку.

Запись в трудовую книжку о наградах вносится на основании приказа. Когда официальный документ о поощрении не издавался, основания для внесения отметки в трудовую книжку отсутствуют.

Представить сотрудника к поощрению за трудовые достижения может руководитель компании, начальник структурного подразделения, профсоюз или коллектив предприятия.

Приказ о награждении сотрудника издается как самим работодателем, так и сторонней или вышестоящей организацией. Приказ составляется в свободной форме. Чаще всего работодатели пользуются унифицированными формами приказа Т-11 и Т-11а (последний используется для награждения сразу нескольких сотрудников). Но сегодня работодатель вправе не пользоваться унифицированными формами, а использовать свой собственный вариант приказа. В приказе о награждении прописываются такие данные:

1. Сведения о работнике, его ФИО, должность и табельный номер.
2. Сведения о поощрении: его разновидность, мотив выдачи.
3. Трудовые достижения работника (кратко), которые послужили основой для предоставления поощрения со ссылкой на нормативно-правовые акты (необязательно).
4. Сумма выплаченной денежной премии (опционально).

Подписывает приказ руководитель компании. Здесь также должна быть указана дата его издания.

Работодателю важно учесть, что по закону он обязан ознакомить сотрудника с содержанием приказа под личную подпись с расшифровкой и указанием даты, когда он был ознакомлен с приказом. Но приказ составляется в единственном экземпляре.

Помимо издания приказа, сведения о поощрении должны быть внесены в трудовую книжку и личную карточку работника по форме Т-2.

Зачем нужно указывать сведения в документе?

Информация о награждениях по закону должна приводиться в трудовой книжке. Для каждого работника это может принести определенные преимущества. Сюда относится возможность продвинуться по карьерной лестнице или в будущем найти хорошую и высокооплачиваемую работу.

Дополнительно наличие таких записей выступает в качестве признания заслуг человека во время реализации трудовой деятельности. Поэтому сотрудники обычно тщательно следят за тем, чтобы руководители компаний ответственно относились к своим обязанностям по заполнению книжки.

Привилегии награжденным

Положительная отметка достижений дает сразу несколько преимуществ как официальных, так и неформальных. К ним можно отнести:

• увеличение престижа служащего в своей сфере;
• улучшение позиций в резюме;
• ускорение продвижения по карьерной лестнице;
• смягчение наказания при дисциплинарном взыскании;
• преимущественное право оставления на рабочем месте при сокращении персонала.

Логично, что, имея большое количество поощрений на старом месте работы, на новое также возьмут охотно.

Государственные и муниципальные награды также дают определенные преимущества, причем зачастую более весомые.

Например, звание «Ветерана труда» позволяет бесплатно ездить на общественном транспорте, снижает стоимость коммунальных услуг и медицинского обслуживания.

Регионы также дают заслуженным рабочим льготы. В Санкт-Петербурге такое звание подразумевает дополнительное материальное стимулирование.

Что делать, если отсутствует место?

Заполнение трудовой книжки о награждениях является простым процессом. Но иногда специалисты кадровой службы сталкиваются с тем, что в документе просто отсутствует свободное место для внесения обязательной информации.

При таких условиях не разрешается приклеивать дополнительные листы или включать сведения о награде в строках, предназначенных для указания места работы. Поэтому заводится специальный вкладыш.

Указываются ли сведения о почетных грамотах?

Любой работник желает, чтобы его усилия были замечены работодателем, поэтому для него получение даже стандартной грамоты считается прекрасным способом поощрения. Но при этом возникает вопрос, заносился ли награждение грамотой в трудовую книжку. Почетная грамота представлена значимой наградой, поэтому в большинстве случаев она фиксируется в личной документации сотрудника.

Но при решении данного вопроса учитываются некоторые определяющие факторы. Перед заполнением трудовой книжки обязательно должен издаваться приказ руководителем. Именно на основании этого распоряжении вносятся в личную документацию работника какие-либо значимые сведения. Если грамота выдается без издания руководителем приказа, то сведения о таком документе не приводятся в трудовой книжке сотрудника.

Для многих работодателей почетная грамота не является значимой наградой, поэтому они не издают официального распоряжения. Поэтому для многих сотрудников и владельцев компаний данный вопрос является актуальным и спорным. Если работник желает, чтобы его трудовая книжка содержала данные о полученной грамоте, то ему придется самостоятельно обращаться к своему директору с просьбой издать официальный приказ.

Перечень поощрений

Согласно статье № 191 Трудового Кодекса РФ, поощрения работника за трудовые достижения может выражаться в виде:

• объявления благодарности;
• вручения грамоты;
• выдачи премии;
• вручения ценного подарка;
• присвоения почетного звания.

В некоторых отраслях применяют и другие формы поощрения работников. Они установлены коллективными договорами, положениями, уставами. Работникам присваивают звания «Почетный железнодорожник», «Почетный работник морского флота», «Почетный полярник». Внутренними регламентами организации, в качестве поощрения за достижения в труде устанавливают дополнительные премии, льготы при выдаче путевок, оплату обучения работников.

Ответственность работодателя

Заполнение личной документации каждого работника считается специфическим и значимым процессом. Поэтому директор любой фирмы должен заботиться о правильном выполнении данного процесса. В ином случае он будет привлечен к административной ответственности. Наказание назначается в следующих ситуациях:

• сведения в трудовой книжке являются недостоверными;
• в установленные сроки работодатель не внес нужные данные в документацию, хоты был издан приказ;
• вносится информация без официального распоряжения;
• запись сделана некорректно.

Если нарушаются правила ведения трудовых книжек, то к ответственному лицу применяются следующие виды наказаний:

• штраф в размере зарплаты специалиста за период от 1 до 2 месяцев;
• исправительные работы на срок до одного года;
• арест на срок до 3 месяцев.

Если вовсе нарушается порядок обращения с трудовыми книжками, то наказание назначается на основании ст. 5.27 КоАП. Организация в этом случае уплачивает штраф от 50 до 70 тыс. руб., а должностные лица уплачивают штраф от 10 до 20 тыс. руб., который может заменяться дисквалификацией на три года.

Именно поэтому назначенное ответственное лицо должно хорошо изучить образцы записей в трудовую книжку о награждении, чтобы не допустить существенные ошибки.

Пошаговая инструкция по оформлению

Конкретные основания, а также порядок присвоения награждений и оформления соответствующих записей в законодательстве не регулируется. Это означает, что каждая компания может самостоятельно принять решение и утвердить собственный регламент для этой процедуры. На практике придерживаются такой последовательности действий.

Шаг 1. Принятие решения о награждении

Процедура принятия решения имеет свои особенности в зависимости от конкретной компании. Обычно непосредственный руководитель отличившегося сотрудника (например, начальник отдела продаж) подает инициативу, составляет заявление на имя руководства. Директор фирмы принимает положительное решение, после чего определяется вид и форма вознаграждения. Далее издается соответствующий приказ, и вручается награда в торжественной обстановке.

Шаг 2. Оформление приказа

Во время составления приказа можно использовать единую форму Т-11 или же любой другой образец, принятый в компании. С этим документом работник обязательно знакомится лично, что подтверждается его подписью (дата и подпись ставятся в конце приказа).

Шаг 3. Оформление записи в трудовой

Запись прописывается в соответствии с описанными выше правилами. При этом важно понимать, что внесение пометки является обязанностью, а не правом работодателя. Это означает, что после выхода приказа сотрудник отдела кадров должен сразу внести соответствующую пометку в трудовую книжку.

На практике нередко наблюдаются случаи, когда такие записи не делаются, что является нарушением трудового законодательства. Как правило, в большей степени рискует пострадать сам сотрудник, чем копания, поскольку отсутствие записей с формальной точки зрения говорит о том, что он никак не проявил себя во время работы. Это может помешать его карьерному продвижению в рамках текущей или других компаний.

Источники

• https://101million.com/dokumenty/trudovaya-knizhka/nagrazhdeniya.html
• https://potrebitel.guru/rabota/vnesenie-v-trudovuyu-knizhku-zapisi-o-nagrazhdeniyah-i-pooshchreniyah.html
• https://hr-portal.ru/article/zanesenie-zapisi-v-trudovuyu-knizhku-o-nagrazhdenii-sotrudnika
• https://urist.club/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/zapolnenie/o-nagrazhdenii.html
• https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/zapis-o-nagrazdenii.html
• https://gosuchetnik.ru/kadry/instruktsiya-blagodarnost-s-zaneseniem-v-trudovuyu-knizhku
• https://2ann.ru/kak-sdelat-zapis-o-nagrazhdenii-v-trudovoj/

Последствия повторного нарушения

Если специалисты трудовой инспекции выявляют повторные нарушения со стороны руководителя фирмы, то они применяют к нарушителю более строгое наказание. На основании 2 и 3 ч. ст. 5.27 КоАП назначается для фирм штраф от 100 до 200 тыс. руб., а ИП уплачивают от 30 до 40 тыс. руб. Должностные лица дисквалифицируются на срок от 1 до 3 лет.

Поэтому даже неправильное заполнение трудовой книжки может стать причиной применения к фирме или частному предпринимателю жестких мер наказания. Это обусловлено тем, что данный документ является личной документацией сотрудника. На основании сведений, имеющихся в трудовой книжке, человек может рассчитать свою пенсию или оформить звание ветерана труда.

Если работник фирмы выясняет, что работодатель неправильно вносит сведения в его трудовую книжку, то он может написать заявление в трудовую инспекцию. При необходимости вовсе подается исковое заявление в суд для взыскания моральной компенсации.