Как правильно подписывать УПД: кто должен это делать — обязательные подписи со стороны покупателя и поставщика, правильное оформление

Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на основе формы счета-фактуры. Применение УПД позволяет, не нарушая законодательства, объединить счет-фактуру с разными формами учета, которые во многом его дублируют ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН), а также:

• учесть оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета;
• использовать право на налоговый вычет по НДС;
• подтвердить затраты в целях исчисления налога на прибыль (и других налогов).

УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов. То есть он заменяет сразу 2 документа (например, счет-фактуру и ТОРГ-12). Однако УПД можно использовать и только как первичный документ (например, ТОРГ-12). Для этого в УПД не заполняют строки, установленные исключительно для счета-фактуры:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
• «В том числе сумма акциза» (графа 6);
• «Налоговая ставка» (графа 7);
• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Имейте в виду, выставлять отдельный счет-фактуру при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав не требуется, если составлен УПД.

Перечень операций, для оформления которых может быть использован УПД (см. таблицу 1):

УПД также можно использовать при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД – первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них.

Для чего используют УПД

Универсальный передаточный документ не случайно получил свое название. Наименование “универсальный” он носит потому, что объединил в себе несколько документов. Цель такого объединения – сокращение документооборота. Ведь по одной и той же операции раньше оформляли 2 различных документа – товарную накладную (или акт) + счет-фактуру. Функции этих документов разные, но данные почти полностью повторяли друг друга.

Поэтому с 2013 года в оборот был введен новый документ – УПД. Он сочетает в себе функционал первичного документа и счета-фактуры.

Естественно, речь в данном случае идет о тех, кто применяет общую систему налогообложения. Организации и ИП на спецрежимах освобождены от составления счетов-фактур. Поэтому для них использование УПД зачастую не оправдано, хотя и не запрещено.

Какие документы заменяет

Выше мы говорили, как правильно подписать УПД покупателю и продавцу. Осталось разобраться, вместо чего может использоваться этот файл.

Главная цель этого бланка — использоваться взамен целого комплекта. Он с легкостью объединяет в себе строки для счета-фактуры и разнообразной первички. А возможность создавать дополнительные поля делает его действительно универсальным. По факту это СФ с добавленными к ней графами про отгрузку и приемку.

Кроме того, допускается отправлять его не только контрагенту и клиенту. Можно сформировать и отправить в налоговую. Важно не забыть сначала зафиксировать его в учетной политике, а потом — не менять шаблон, использовать одну форму.

По законодательству каждая компания может самостоятельно выбирать, как им работать. То есть фирма способна так взаимодействовать только с одним контрагентом или их группой, либо оформляет подобные файлы для всех по своему желанию.

Именно для того, чтобы определить полномочия бумаги, у нее есть статус. Об этом мы уже говорили выше. Напоминаем, что следует проверять, что стоит на документе — 1 или 2.

Особенно актуально использовать УПД фирмам, которые оказывают услуги и одновременно продают товары или продукцию. С его помощью можно отказаться от оформления акта выполненных работ в сочетании с СФ.

Разработали и предложили это специалисты ФНС. Она помогает значительно сократить количество документации, которые необходимо безошибочно подготовить и передать на подпись клиенту. Она носит рекомендательный характер, поэтому допускается дополнять ее другими важными для компании строчками, чтобы не формировать отдельные бланки из-за 1-2 граф. Все можно объединить и один раз организовать шаблон, которым будет пользоваться предприятие при взаимодействии с контрагентами.

Это неплохой файл и для предпринимателей, которые находятся на упрощенке. Несмотря на то что они не создают и не выставляют счет-фактуры, им разрешается пользоваться УПД. Только желательно внимательно отнестись к заполнению всех строк, особенно к статусу. Там может стоять только цифра «2».

Реквизиты, без которых УПД недействителен

Как таковой, первичный документ предназначен для отражения факта хозяйственной жизни на счетах бухучета, а также для учета в расходах произведенных затрат.

ВАЖНО!

Требования к первичке приведены в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете.

Счет-фактура нужен для подтверждения права на вычет НДС. Описание этого документа приведено в Налоговом кодексе РФ.

Соединив в себе оба эти документа, УПД также вобрал в себя и требования, предъявляемые к ним. Так, список обязательных реквизитов УПД достаточно обширен.

Как видим, в УПД подписи сторон – обязательный реквизит.

Особенности указания даты

В предложенной форме УПД даты проставляются в трех разных строках:

• в 1 – день оформления документа;
• в 11 – проведения хозяйственной операции (отгрузки продукции или предъявления акта предоставленных услуг);
• 16 строка указывает на день приемки.

Если в УПД осталась незаполненной строка 11, делается вывод, что документ выписан в день отгрузки. Если же пустует поле 16, считаются совпадающими даты отгрузки и получения груза. В идеале все три даты совпадут, но чаще совпадают первые две строки – 1 и 11. Значит, для определения налогооблагаемой базы по НДС служит дата отгрузки продукции, т. е. строка 11.

Иногда УПД составляют до отгрузки. Однако счет-фактура, оформленный до проведения хозяйственной операции, не может стать основанием для возмещения. Поэтому налоговая база определяется датой отправки товара.

Закон предусматривает случай, когда в день проведения отгрузки не представилось возможным составление УПД, и оно было оформлено позже. Тогда база по НДС также определяется с момента отправки товара, то есть по строке 11. Во всех перечисленных ситуациях покупатель имеет право заявить вычет НДС лишь после приемки заказа (работ или товара). Это дата, стоящая в поле 16. Образец УПД для ИП в году отличается статусом и некоторыми незаполненными полями.

Место проставление подписей в УПД

Основой для бланка УПД стала форма счета-фактуры. В 2021 году она претерпела небольшие изменения.

ВАЖНО!

Бланк УПД предложен в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

Актуальную форму УПД по версии ФНС можно бесплатно скачать по ссылке ниже:

Обязательные подписи в УПД проставляют в двух блоках:

• счет-фактура

• первичка.

УПД может выступать не только в качестве комбинированного документа, но и в качестве только первичного. Для разграничения в левом верхнем углу УПД следует указать статус:

• «1» – комбинированный документ;
• «2» – только первичка (спецрежимники могут применять УПД именно с этим статусом).

Кто подписывает УПД со стороны покупателя – единообразно независимо от статуса документа. А вот подписи в УПД со стороны продавца могут разниться при соответствующем статусе.

Общие правила проставления подписей в УПД таковы:

• указывают должность подписанта, его Ф.И.О. и, собственно, сам автограф;
• недопустимо использование факсимильной подписи – как в части, относящейся к счету-фактуре, так и в части первички.

Когда используется

Его допускается задействовать при совершении большинства актов хозяйственной жизни. Сюда можно отнести продажу, передачу имущественных прав, отгрузку, иные действия, связанные со сменой организации. Чаще всего его заполняют при:

• поставках, подрядных работах;
• сделках, в которых меняются владельцы имущества, продукции;
• оформлении взаимодействия с посредниками.

Кроме того, некоторые виды деятельности ФНС отдельно расписала во втором приложении к письму. Этот документ является рекомендованным, но участникам процесса следует помнить, где нужно ставить подписи в УПД покупателю при получении, а продавцу при передаче. Корректное заполнение крайне важно.

Еще один нюанс — юридическое лицо может применять его по своему усмотрению. Например, перейдет на подобный документооборот только по одному виду сделок, а по остальным продолжит пользоваться стандартными СФ и иными первичными документами.

Подписи покупателя

Как известно, подписи покупателя на счете-фактуре нет. Поэтому подписант УПД должен быть определен теми же правилами, что и подписант первичного документа.

От покупателя должно стоять 2 подписи:

Кто несет ответственность и принимает груз, определяют локальные акты организации. Если это одно и то же лицо, то в строке 18 достаточно указать должность и Ф.И.О. Ставить повторно подпись нет необходимости.

Обязательные и необязательные к заполнению поля

Можно не заполнять следующие графы :

1. 9 строка необязательна к заполнению, однако реквизиты транспортной документации, указанные в ней, позволят подтвердить доставку груза.
2. Строка 12 заполняется, если имеется дополнительная информация, которую необходимо показать.
3. Поле 17 указывает о возникновении претензий со стороны покупателя во время получения заказа.

Строки 1а – 7 и остальные поля счета-фактуры предназначены для внесения реквизитов продавца и покупателя, данные платежных документов, вида валюты для расчетов. Они заполняются организациями – плательщиками НДС. На фото показан образец заполнения УПД для ИП с НДС.

Читать дальше: Как организовать профсоюз в организации пошагово

В разделе счета-фактуры при статусе 1 должны присутствовать подписи руководителя и главного бухгалтера, для ИП – указаны реквизиты. Иногда документ может визироваться несколькими лицами. Статус 2 не требует проставления подписей в этих полях.

Подписи продавца

Со стороны продавца подписантов может быть гораздо больше, если составлен УПД со статусом «1». Как помним, статус «1» говорит о том, что УПД выступает одновременно счетом-фактурой и первичным документом. Поэтому подписать его должны:

• директор и главбух организации (или иные уполномоченные лица) – в части счета-фактуры;
• отгрузивший товар (сдавший работы, услуги) работник и ответственный за оформление факта хоз. жизни работник – в части первички – строки 10 и 13.

Кто данные лица, определяют локальные акты организации. Это верно и в части уполномоченных лиц, которые подписывают счета-фактуры.

Если лицо, уполномоченное проводить все указанные операции, – один и тот же человек, в строках 10 и 13 достаточно проставить должность и Ф.И.О.. Дублировать одну и ту же подпись во всех строках не обязательно.

Если УПД имеет статус «2», то подписи в части счета-фактуры ставить не нужно.

Образец, как подписывать УПД, можно посмотреть и бесплатно скачать далее по ссылке:

ОБРАЗЕЦ ПОДПИСАНИЯ УПД

Для каких целей может оказаться нужен

На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.

При продаже или отгрузке товаров теперь компания не собирает пакет документации из накладных, счет-фактуры и иных передаточных файлов. Все уже прописано на едином универсальном листе.

По факту это СФ, дополненная нужными строками, в частности, об отгрузке и приемке. Когда бумага будет корректно оформлена, ее можно будет отправлять в налоговую и контрагентам.

Главное — перед переходом на новую систему, то следует закрепить это в учетной политике. Все перемены важно внести до начала нового налогового периода.

Хотите внедрить «Склад 15»? Получите всю необходимую информацию у специалиста.

Спасибо!

Спасибо, ваша заявка принята!

Электронный УПД

УПД в электронном виде можно выставить при соблюдении определенных условий:

1. Составлен в формате, утвержденном приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820.
2. С контрагентом достигнуто и подписано соглашение об обмене УПД в электронном виде.

Подписывает электронный документ:

1. Продающая сторона:

• усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя (уполномоченного лица);
• электронной подписью лица, ответственного за проведение операции.

2. Приобретающая сторона:

• усиленной квалифицированной подписью лица, ответственного за оформление факта хоз. жизни;
• электронной подписью лица, ответственного за проведение операции.

Может ли ИП на УСН выставлять УПД

Как мы уже сказали, УПД могут выставлять предприниматели на разных налоговых системах. Единственное отличие состоит в том, что спецрежимники в документе проставляют признак «2», означающий освобождение от НДС. На общей системе налогообложения в левом углу пишут признак «1».

Таким образом, у ИП на УСН универсальный приемо-сдаточный документ будет выполнять роль первички, содержащей сведения об отгрузке товара/услуги, без выделения НДС.

Если в заполненной форме обнаружены ошибки — некорректно указано наименование товара, единица измерения, количество — данные перечеркиваются и сверху прописываются верные значения. Все внесенные корректировки заверяются подписью должностного лица.

Регистрируется УПД в хронологическом порядке, по принципу любой первички. Для большей информативности форму можно менять, дополняя ее новыми строчками и графами. Если вы решили применять данный документ, не забудьте включить его в перечень своего документооборота.

Рекомендуем прочитать: Счет-фактура от поставщика для ИП по УСН.

Подводим итоги

УПД подписывают обе стороны сделки – продавец (исполнитель) и покупатель (заказчик). Делают это лица, ответственные за проведение сделки и за корректное отражение факта хозяйственной жизни.

УПД со статусом «1» со стороны продавца подписывает руководитель и главбух или уполномоченные лица. Если подписант одно и то же лицо, копировать подписи во всех строках не нужно: остаточно одной подписи на документ, а в остальных полях лишь проставить должность и Ф.И.О.

Читать также

28.05.2020

Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа.

В электронном виде — вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа;
• счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.

2013 № ММВ-20-3/[email protected] Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года, его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected] С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

• поставку товаров, услуг или работ;
• передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Его форму также рекомендует письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected]

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

УПД (универсальный передаточный документ) образец заполнения — лист 1

УПД (универсальный передаточный документ) образец заполнения — лист 2

формы УПД в excel

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2017, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2017 № ММВ-7-15/[email protected] Применяется шире, чем бумажный:

• как счет-фактура (СЧФ);
• как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
• как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

XML-файла

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

• Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
• Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения (номер телефона, e-mail);
• банковские реквизиты.

• Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца; 2 — сотрудник организации, составившей файл продавца; 3 — сотрудник иной уполномоченной организации;

4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД: ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.

Источник: //www.diadoc.ru/docs/upd

Соответствие УПД и счета-фактуры

Поскольку с 01.01.2019 форма счета-фактуры менялась, бланк УПД также нуждается в корректировке, в том числе в добавлении:

• Строки 8 для указания идентификатора госконтракта. Заполняется теми, кто работает по госконтрактам; остальные ставят прочерк.
• Графы 1а для отражения кода вида товаров, вывозимых в страны ЕАЭС. При отсутствии экспорта в Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию в графе ставится прочерк.
• Указания на то, что УПД может быть подписан не только индивидуальным предпринимателем, но и уполномоченным им лицом.

Также в бланке универсально-передаточного документа в графе 11 нужно изменить наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».

Скорректировать счет-фактурную часть УПД можно самостоятельно. Это подтверждает ФНС.

Обновленный бланк УПД в формате Word скачайте на нашем сайте по ссылке, а бланк в формате Excel — по ссылке.

Как правильно оформлять документ

Приложения и Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 описывают форму универсальной передаточной документации и правила по ее оформлению соответственно. Согласно этим приложениям, УПД заполняется следующим образом.

Требования

Поскольку УПД может заполняться и как первичный, и как документ, на основании которого можно получить вычет НДС, требования к оформлению несколько разнятся. Рассмотрим требования к УПД, используемому в рамках первичной документации.
Статья 9 №402-ФЗ приравнивает к обязательным реквизитам первичных документов:

1. Наименование. В отношении УПД это статус.
2. Дату оформления.
3. Наименование контрагента, составившего УПД. Поскольку он является двусторонним, необходимо обозначить обе стороны сделки.
4. Содержание факта хозяйственной деятельности, который характеризуется сведениями о контрагентах, данными о предмете соглашения, уточнениями о времени и обстоятельствах операции.
5. В чем измеряется предмет сделки, какую имеет цену.
6. Должности сотрудников, совершивших операцию, или тех, кто был ответственным за ее оформление.
7. Подписи сотрудников, с указанием данных, необходимых для их идентификации.

При составлении УПД, необходимого для вычета налога на добавленную стоимость, следует придерживаться требований НК РФ. Статья 169 обязывает при заполнении документации указывать следующие данные:

• номер и дату составления;
• реквизиты продавца и покупателя, отправителя и получателя (название, адрес, ИНН);
• наименование предмета сделки, в чем измеряется;
• количество отгруженной продукции;
• денежные измерения продукции (за единицу, всего без НДС, всего с НДС);
• страну происхождения.

Стоит отметить, что все требования, указанные выше, могут быть выполнены, поскольку соответствующие поля для заполнения информации в УПД имеются.