Работодатель не сделал запись в трудовой книжке

Особенности ведения трудовых книжек и кадровых документов регламентированы трудовым правом. При приеме работника на штатную должность с ним необходимо подписать трудовой контракт. Работодатель для юридического оформления трудовых отношений издает приказ о назначении человека на вакантное место, а после фактического начала трудовой деятельности делают записи о приеме в трудовую книжку. Но если работодатель не сделал запись в трудовой книжке о приёме, переводе или увольнении, это считается грубой ошибкой, за которую нужно отвечать.

Трудовые книжки и обязательства работодателя

Юридическим лицам и ИП трудовым правом вменено в обязанность заполнение трудовых книжек по всем наемным сотрудникам. Этот формуляр выступает документом, в котором систематизированы данные о трудовой деятельности человека за все годы.

Законодательная регламентация нюансов оформления трудовых книжек выражена через:

ТК РФ;
Правила, изданные Правительством РФ в составе постановления от 16.04.2003 г. № 225;
Инструкционные подборки, подготовленные Минтрудом и систематизированные в постановлении от 10.10.2003 г. № 69.

В трудовой книжке нанимателю необходимо отражать следующий набор сведений о рабочей деятельности владельца формуляра:

данные, идентифицирующие наемного работника;
информацию о порученной работе (наименование должности, на которую человек принят, с указанием периода пребывания на ней);
факты внутренних и внешних переводов;
причины увольнений;
нематериальные виды поощрения.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2021 году».

Работодатель не уполномочен решать, в чьи книжки вносить сведения о трудоустройстве, а чьи формуляры оставить без внимания.

Если в процессе заполнения бланка была допущена ошибка, запись необходимо признать недействительной, после чего вписывают корректные данные. Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку предусмотрена КоАП РФ в ст. 5.27 (штраф – до 50 000 руб.).

Органы трудового контроля и надзора из жалоб и заявлений пострадавших от халатности работодателей получают информацию об ущемлении своих прав в отношении отражения нарабатываемого ими стажа в трудовых книжках.

Нормы Положения от 01.09.2012 г. № 875 предусматривают инициирование внеплановой проверки работодателя при поступлении сигнала о правонарушении. При подтверждении подозрений о наличии фактов неисполнения предприятием или ИП полного спектра обязательств в качестве работодателя, к ним применяют меры административного воздействия.

Также см. «Благодарность в трудовой книжке: образец и что дает».

Если сведения не занесены

Вносим запись, если ее пропустили – это единственное правильное решение. Самые распространенные ситуации следующие.

Строка о приеме есть, а о расчете – нет. При увольнении каждый человек должен контролировать внесение данных: если их умудрились пропустить, нужно сразу обращаться в отдел кадров.
Нет информации относительно перевода на другую должность. Так как в процессе перевода на руки книжка не выдается, это удастся узнать только при увольнении, и если соответствующий пункт упустили, то его нужно вписать.

Важно! Внесение недостающих сведений – задача работодателя независимо от того, бывший он или новый. В отделе кадров предприятия, куда устраивается работник, тоже могут внести данные на основе приказа об увольнении с прошлого места. Такая ситуация возможна, только если на предыдущем месте это сделать невозможно.

Как восстановить пропущенные записи в трудовой

Пропуск записи в трудовой книжке об изменении характера трудовой деятельности гражданина или его рабочего статуса признают ошибкой нанимателя. Исправлять допущенный недочет обязан тот работодатель, по вине которого в формуляре была отражена неполная информация о трудоустройстве человека.

Если работодатель не сделал запись в трудовой книжке, основанием для внесения правок в неё не могут быть устные показания должностных лиц.
Кроме того, для каждого случая исправления ошибок необходимо издавать внутреннее распоряжение руководителя фирмы.

Когда на момент обнаружения пропуска в записях человек трудоустроен у другого работодателя, отразить недостающие данные должен уже текущий наниматель. Для этого ему необходимо документальное обоснование вносимой информации от предыдущего работодателя, допустившего ошибку.

Пропущенную запись отражают в такой последовательности:

данные вписывают в свободные строки после последней записи;
проставляют следующий по порядку номер записи;
дата должна отражать фактический период актуальности пропущенной записи.

В итоге, пропуск устраняют, но с одновременным появлением неточности в виде нарушения хронологического порядка внесения записей.

Также см. «Договор найма на работу без трудовой книжки».

Читать также

31.08.2018

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Работнику необходимо внести запись в трудовую о пропущенной работе, но в книжке уже нет места, что делать в этом случае?

Ответ: В этом случае к трудовой заводят вкладыш и вносятв него необходимые сведения. После этого вкладыш подшивают к трудовой книжке. Данный вкладыш является продолжением трудовой, потому для удобства рекомендуется прикрепить его в конце книжки. Таким образом будет соблюдаться хронологический порядок записей и в книжке и во вкладыше. Наиболее надежным способом является вшивание бланка в книжку.

Что будет организации за нарушение трудового законодательства

Сумма штрафа не зависит ни от тяжести нарушений, ни от их количества. Правда, судебная практика пошла по пути назначения одного штрафа за несколько проступков, а не за каждое в отдельностип. 2.1 Информационного бюллетеня судебной практики по административным делам Архангельского облсуда за I квартал 2008 г..
https://www.youtube.com/watch?v=upload

Дисквалификация руководителя организации и административное приостановление ее деятельности назначаются судьейстатьи 3.12, 23.1 КоАП РФ. Последнее наказание применяется в случае возникновения угрозы жизни и здоровью людей — такие нарушения мы в статье не рассматриваем.

За что любят штрафовать трудинспекции

Давайте посмотрим, за какие часто встречающиеся ошибки вас могут оштрафовать.

Состав нарушения	Примеры нарушений
Не оформлены обязательные кадровые документы	У работодателя отсутствует:
Кадровая документация ведется неправильно	трудовой договор составлен с большим опозданием (гораздо позже 3 рабочих дней со дня, когда человек был допущен к работест. 67 ТК РФ) в трудовом договоре нет каких-либо обязательных сведений, предусмотренных ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре размер оплаты труда установлен в иностранной валютеПисьмо Роструда от 11.03.2009 № 1145-ТЗ в личной карточке не отражены все сведения о работнике либо изменения этих сведений книга учета движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек не скреплены сургучной печатью или не опломбированып. 41 Правил нет доказательств того, что работник под роспись ознакомлен с локальными нормативными актами работодателяст. 68 ТК РФ отсутствует подпись работника на трудовом договоре о получении им экземпляра этого документа, на приказе о его приеме на работу или приказе об увольнении, подтверждающая ознакомление с приказамистатьи 68, 84.1 ТК РФ
Нарушены порядок, сроки выплат и их оформление	задержаны зарплата, отпускные, больничные, не выплачены зарплата за время, отработанное ко дню увольнения, и компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособиестатьи 22, 127, 136, 178, 183 ТК РФ за полностью отработанный месяц начислена зарплата меньше федерального или регионального МРОТстатьи 133, 133.1 ТК РФ зарплата выплачивается раз в месяц, а не каждые полмесяцаст. 136 ТК РФ сотрудникам не выданы расчетные листкист. 136 ТК РФ не уплачены взносы во внебюджетные фондыст. 22 ТК РФ
Прочие нарушения	оклад работника изменен без его письменного согласияст. 72 ТК РФ работник не уведомлен о расторжении срочного трудового договора за 3 дня до событияст. 79 ТК РФ работник привлечен к сверхурочной работе без письменного согласияст. 99 ТК РФ в одностороннем порядке изменены положения трудовых договоровст. 72 ТК РФ не проведена аттестация рабочих местст. 212 ТК РФ уволенному работнику не выдана трудовая книжкаст. 80 ТК РФ не выданы копии кадровых документов, связанных с работой, если уволенный работник их письменно запрашивалстатьи 62, 80 ТК РФ применено два взыскания за один проступокст. 193 ТК РФ работник уволен за прогул без запроса его письменного объясненияст. 193 ТК РФ

Итак, как правильно организовать свою каждодневную работу с кадровыми документами, чтобы инспектор по труду не застал вашу организацию врасплох даже при неожиданной проверке?

Решение суда

Суды двух инстанций оценили представленные в материалы дела доказательства в порядке статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса РФ и пришли к выводу, что заявление управляющего в части возмещения расходов, понесенных в рамках дела о банкротстве, является обоснованным в отношении почтовых расходов, расходов на публикацию информации в СМИ и транспортных расходов. Однако в удовлетворении заявления в части взыскания затрат на вкладыши к трудовой книжке арбитражному управляющему было отказано в связи с отсутствием доказательств, подтверждающих данные расходы.

С выводами коллег в постановлении от 19 января 2021 г. по делу N А32-11222/2014 согласился Арбитражный суд Северо-Кавказского округа. Арбитры отметили, что по нормам статьи 20.6 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» арбитражный управляющий имеет право на вознаграждение в деле о банкротстве. Вознаграждение в деле о банкротстве выплачивается за счет средств должника в фиксированном размере. Однако статья 20.7 Закона о банкротстве также предусматривает, что за счет средств должника в размере фактических затрат осуществляется оплата расходов, понесенным арбитражным управляющим. Но только при условии, что они обоснованы и документально подтверждены.

Проверяем свою документацию

Просмотрите кадровые бумаги. У вас в организации обязательно должны быть в наличии следующие документы и бланки.

В него входят: положения об охране персональных данных работников, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда. В произвольной форме можно подготовить, к примеру, ведомость к каждому акту, в которой работники будут расписываться в том, что они ознакомлены с содержанием документаст. 22, ч. 3 ст. 68, статьи 87, 135, 212 ТК РФ.

Расчетный листок

Его форму вы должны самостоятельно разработать и утвердить. Он извещает о составных частях заработной платы и удержаниях из неест. 136 ТК РФ. Если заработная плата перечисляется на банковские карты, порядок выдачи работникам расчетного листка определите в локальном актеПисьмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1. Напомним, что расчетный листок надо выдавать с одной из частей зарплатыст. 136 ТК РФ.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведут кадровики, если есть такой отдел, приходно-расходную книгу — как правило, бухгалтерия. Обе книги должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью либо опломбированы. Приобретите для этого отдельную металлическую печать и сургуч или пломбирп. 41 Правил.

Предлагаем ознакомиться: Как выписаться из квартиры, находясь в другом городе

У них есть унифицированная форма № Т-2. Личную карточку вы должны будете давать работнику для росписи в ней не только при приеме на работу, но и при каждой новой записи в его трудовой книжке (например, в связи со сменой должности или повышением квалификации). Поэтому имейте в виду, что личные карточки ведутся на бумагеп. 12 Правил.

СОВЕТ

Заранее заготовьте шаблон трудового договора, вписав в него все установленные ст. 57 ТК РФ обязательные сведения. И не забудьте предусмотреть в нем строчку для подписи работника о получении им своего экземпляра документаст. 67 ТК РФ.

Время, отработанное сотрудниками, обязательно должно учитываться по унифицированным формам № Т-12 или Т-13ст. 91 ТК РФ. Именно эти заполненные формы поступают к бухгалтеру как первичные учетные документы для целей бухгалтерского и налогового учета, на основании которых он будет считать зарплату, отражать ее в расходах, заполнять расчетные листки для работников.

График отпусков

Он утверждается за 2 недели до начала года, на который запланированы отпуска, по унифицированной форме № Т-7ст. 123 ТК РФ.

СОВЕТ

В локальном нормативном акте пропишите, что даты отпуска могут переноситься по соглашению сторон. Без такой оговорки ваши даже письменные договоренности с работником об изменении периодов его отпусков инспектор может посчитать нарушениемст. 124 ТК РФ.

Помните, что без письменного согласия работника вы не сможете изменить дату начала его отпуска (например, попросить его позже уйти в отпуск), так же как и дату окончания. Если вам нужно, чтобы работник раньше вышел из отпуска, попросите у него письменное заявление, в котором он дает согласие на отзыв и определяет, когда готов использовать оставшиеся дни отпуска.