Одним из документов, предоставленных соискателю для заполнения при приеме на вакантную должность является анкета, которая в дальнейшем подшивается в папку личного дела трудящегося.
Несмотря на то, что законодатель предусматривает обязательное составление указанных документов только при трудоустройстве работоспособных граждан на муниципальную службу или работу в государственных органах, работодатели предприятий, отнесенных к иным формам собственности также используют соответствующие бланки анкет при подборе кадров в штат сотрудников своих организаций.
Общая характеристика анкеты как кадрового документа
При отборе кандидатов на вакантные позиции большинство компаний обязательно проводят анкетирование работников. Это делается с целью предварительной оценки их профессиональных качеств, уровня образования и опыта, а также определения приоритетов в будущей работе. Анкеты содержат сведения о биографии работника, образовании, трудовом стаже и семейном положении.
Вместе с тем, по ст. 65 ТК РФ наниматель не вправе требовать от гражданина при приеме на работу иных документов помимо приведенного ниже перечня:
- документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка или форма СТД-Р;
- свидетельство ПФ РФ;
- документ воинского учета;
- документ об образовании.
Любую информацию, помимо той, что указана в приведенных документах, наниматель вправе получать только с письменного согласия работника непосредственно при общении с ним.
Анкета становится частью личного дела только в случае, если соискатель принимается на работу. Если он получает отказ, то она помещается в отдельную папку для последующего подбора персонала.
Необходимость ведения личных дел
В государственных организациях
Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.
В частных компаниях
Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.
Примерная структура и содержание анкеты
Законодательно типовой формы анкеты для коммерческих компаний не установлено. Для соискателей в госструктурах бланк анкеты утвержден Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р. Работодатель в коммерческом секторе разрабатывает ее самостоятельно с учетом своих потребностей в информационном обеспечении о квалификации и личных качествах сотрудников.
Необходимость удостоверять полученные данные сотрудником кадровой службы определяется нанимателем самостоятельно. Если будет принято решение о заверении анкеты, в ней нужно поле для подписи. Однако, обязательного наличия подписи принимающего работника службы персонала в анкете не требуется.
Ниже представлен примерный бланк анкеты работника для личного дела, который можно использовать на практике.
Желательно включить в анкету строку со словами «Достоверность предоставленной информации подтверждаю» и подпись соискателя. На случай, если после принятия на работу окажется, что там была ложная информация и сотрудника необходимо уволить.
По ссылке ниже можно скачать заполненный бланк анкеты в личное дело работника.
В процессе выполнения нанятым сотрудником своих трудовых функций, работник кадровой службы может вносить дополнение к анкете в личное дело трудящегося.
Для чего ведется личное дело?
Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.
Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.
Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.
В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.
Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.
Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.
Что может быть в дополнении к анкете
Работа сотрудника в компании не статична, он может переводиться, обучаться, повышаться или понижаться в должности, получать награды и взыскания. Поэтому, как правило, в дополнение к анкете включаются:
- сведения о периоде работы, должности и выполняемых сотрудником в компании функциях;
- данные о примененных к работнику поощрениях и взысканиях;
- информация о повышении квалификации;
- сведения о получении воинского звания, ученой степени.
Также в него могут включаться иные сведения, связанные с трудовой детальностью полезные для нанимателя. Ниже приведен бланк дополнения к анкете в личное дело сотрудника.
После оформления дополнение помещается в личное дело сотрудника для хранения.
Читать также
08.01.2021
Кто заполняет личный листок по учету кадров
Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
ФАЙЛЫ
Кто и когда формирует
За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.
Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании.
В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки, обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.
Анкета работника для личного дела — бланк
№ 667-р или самостоятельно разработать бланк документа. Разработка собственного варианта анкеты более предпочтительна, так как организация сможет включить в нее перечень вопросов, которые нужны определенному подразделению (отделу кадров, юридической службе и др.).
Документ имеет четкую структуру, позволяющую быстро оценить ее содержание. Он состоит из нескольких разделов. Чаще всего в анкету включают наиболее значимые вопросы социального характера: место жительства, образование, профессиональный опыт, сведения о близких родственниках и др. При составлении вопросов, которые будут включены в анкету, работодатель и уполномоченные должностные лица не должны забывать о некоторых правовых аспектах.
Рекомендуем прочесть: Как назвать компанию по продаже сахара
Так, в ст. 86 Трудового кодекса РФ указано, что недопустимо требовать у граждан сведения, касающиеся их политических, религиозных и прочих убеждений.
Соискатель работы должен заполнить все строки анкеты собственноручно.
Сообщение госслужащими сведений об аккаунтах в интернете
Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации (Минтруд РФ) разработаны и утверждены Методические рекомендации по заполнению справок о наличии сведений и аккаунтов госслужащего в сети Интернет.
Данные методические рекомендации необходимо применять госслужащим при заполнении формы сведений об имеющихся страницах в сети Интернет, содержащих необходимые сведения.
Методические рекомендации по заполнению формы представления сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в «Интернете», на которых государственным гражданским служащим размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать
Настоящие методические рекомендации разработаны с целью оказания методической помощи при заполнении формы представления сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых государственным гражданским служащим или муниципальным служащим, гражданином Российской Федерации, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы Российской Федерации или муниципальной службы, размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать (далее — форма, сведения, сеть «Интернет», служащий, гражданин), утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 2016 г. N 2867-р.
Порядок заполнения формы представления сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»
1.1. В случае если служащим или гражданином в сети «Интернет» не размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать, форма не заполняется.
1.2. В соответствии с положениями статьи 20.2 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и статьи 15.1 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 79-ФЗ и Федеральный закон N 25-ФЗ соответственно) заполненную форму обязаны представлять:
- граждане, претендующие на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы и государственной гражданской службы субъектов Российской Федерации (далее — гражданская служба);
- граждане, претендующие на замещение должностей муниципальной службы;
- федеральные государственные гражданские служащие;
- государственные гражданские служащие субъектов Российской Федерации;
- муниципальные служащие.
[3]
1.3. Форма заполняется как печатным, так и рукописным способом.
1.4. На титульном листе формы в отведенных для заполнения местах указываются:
1.5. При заполнении таблицы с адресами сайтов и (или) страниц сайтов в сети «Интернет» (далее — таблица) необходимо исходить из следующего.
При указании сайта или страницы сайта в таблицу вносится адрес в сети «Интернет» в соответствии с тем, как он указан в адресной строке.
- на сайте и (или) странице сайта размещалась общедоступная информация;
- на сайте и (или) странице сайта размещались данные, позволяющие идентифицировать личность служащего или гражданина;
- общедоступная информация размещалась на сайте и (или) странице сайта непосредственно служащим или гражданином;
- указанная информация размещалась на сайте и (или) странице сайта в течение отчетного периода, указанного в подпункте 4 пункта 1.4 настоящих методических рекомендаций.
1.7. Понятие общедоступной информации установлено частью 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Федеральный закон N 149-ФЗ).
Согласно указанным положениям Федерального закона N 149-ФЗ под общедоступной информацией понимаются общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.
При этом отсутствие ограничения в доступе к информации предполагает возможность неограниченного круга лиц беспрепятственно получать и по своему усмотрению использовать размещенную информацию без согласия и ведома служащего или гражданина.
В этой связи адреса электронной почты, сервисов мгновенных сообщений (например, ICQ, WhatsApp, Viber, Skype), а также сайтов, связанных с приобретением товаров и услуг, не указываются при заполнении формы.
1.8. В качестве данных, позволяющих идентифицировать личность служащего или гражданина, может выступать совокупность или одно из следующих сведений: фамилия и имя, фотография, место службы (работы).
1.9. К сайтам и (или) страницам сайтов в сети «Интернет», подлежащим включению в таблицу, относятся персональные страницы сайтов социальных сетей, а также блогов, микроблогов, персональные сайты.
1.10. Образец заполнения формы прилагается (Приложение).
Образец заполнения формы представления сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых государственным гражданским служащим или муниципальным служащим, гражданином Российской Федерации, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы Российской Федерации или муниципальной службы, размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать
Я, Иванов Алексей Сергеевич, 16 сентября 1991 г. р., паспорт 4510 N 782477, дата выдачи 21.10.2012, выдан отделением по району Печатники ОУФМС России по гор. Москва в ВАО,
(фамилия, имя, отчество, дата рождения, серия и номер паспорта, дата выдачи и орган, выдавший паспорт,
главный специалист-эксперт отдела кадров и государственной службы Административного департамента Минтруда России,
должность, замещаемая государственным гражданским служащим или муниципальным служащим, или должность, на замещение которой претендует гражданин Российской Федерации)
сообщаю о размещении мною за отчетный период с 1 января 20____ г. по 31 декабря 20____ г. в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» общедоступной информации , а также данных, позволяющих меня идентифицировать:
[2]
Адрес сайта и (или) страницы сайта в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»
Достоверность настоящих сведений подтверждаю.
Внесение изменений
Если в жизни сотрудника произошли некоторые изменения, он обязан сообщить о них работодателю. Он в свое время внесет все необходимые поправки в личный листок по учету кадров.
Работник также должен предоставить всю необходимую документацию. Она будет являться основанием для внесения изменений в данную форму.
Сотрудники должны своевременно предоставлять всю информацию:
- отдел кадров в бланк добавляет специальную графу «Обязуюсь своевременно сообщать обо всех изменениях данных, указанных в личном листке по учету кадров»;
- несоблюдение этого условия может повлечь за собой различного рода наказания;
- все меры пресечения должны быть указаны в локально-правовых актах фирмы;
- максимум, что может грозить сотруднику за подобный проступок – это дисциплинарное взыскание.
Таким образом, использование личного листка по учету кадров нужно для упрощения работы с кадрами на предприятии.
Однако у него есть свои нюансы:
• сотрудник может указать недостоверную информацию; • сотрудник может отказаться от заполнения некоторых полей, или всего бланка; • часть информации, указанной в листке, практически, непроверяемая.
Все эти нюансы обусловлены наличием вопросов, которые работодатель пожелал добавить в анкету. Использование стандартного списка поможет решить данную проблему, но сузит круг получаемой информации.
Внутренняя опись документов личного дела работника: образец
В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.
Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.
Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив. Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.
Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.
Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году. Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле.
Порядок ведения и оформления
Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:
- поступление сотрудника на работу;
- предоставление всей документации (ксерокопий);
- формирование дела сотрудником ОК;
- последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.
Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.
Правила заполнения
Трудовым законодательством Российской Федерации не установлена определенная форма заполнения данного документа. Исходя из этого, составлением занимается отдел кадров. Они также определяют круг вопросов и строк, используемых в данной анкете.
Важно, чтобы с данным документом был обязательно ознакомлен руководитель предприятия. Фактом, подтверждающим согласие, является наличие его подписи в самом документе и приказе о его составлении. После этого на предприятии будет использоваться данная утвержденная форма.
Поступающий на должность сотрудник имеет полное право отказаться от заполнения данной анкеты. Однако при устройстве на государственную должность отказ заполнять листок соразмерен отказу от исполнения своих прямых обязанностей.
В фирмах, где он необязателен, особо негативных последствий для сотрудника не будет. Единственным аспектом будет возможное негативное отношение начальства, а также других сотрудников. Это может в будущем сказаться на карьере работника.
Если сведения, которые указал сотрудник, устарели или стали неактуальными он обязан сообщить об этом руководству.
Например, если работник:
- женился;
- развелся;
- пребывал за границей в командировке;
- изменил фамилию;
- другие изменения.
Руководство же должно своевременно внести соответствующие изменения в данный документ. Также руководитель фирмы должен быть обязательно ознакомлен со сведениями, указанными при заполнении данного бланка.
Хранения этой формы на предприятии зависит от времени его заполнения:
- Если он оформлен до 1 января 2003, то срок хранения составляет 75 лет.
- Если он оформлен в период после 1 января 2003, то срок хранения составляет 50 лет.
- Если он оформлялся гражданином, поступающим на должность руководителя, то данный документ хранится бессрочно.
