Какой срок хранения документов в архиве организации?

Регулярно в организацию поступают различные документы — от поставщиков, клиентов, сотрудников, приходит корреспонденция, выпускаются внутренние распоряжения и приказы. Кадры не отстают и сюда добавляются документы по работникам — расчеты больничных, отпусков, заработной платы и т.д. Если всю эту массу хранить бессрочно — придется арендовать ну очень большой офис.

Чтобы избежать погребения под лавиной коробок и папок, нужно руководствоваться Перечнем документов и сроков их хранения (утвержден Приказом от 20.12.2019 № 236, действует с 18 февраля 2020 года, далее Перечень). В нем более 200 страниц, которые, конечно, сложно перечитать, поэтому мы расскажем об основных документах, которые встречаются в каждой организации, правилах и сроках их хранения.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2021 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.

О нюансах применения приказа № 236 читайте в статье «Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом».

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Где хранить большие объемы документов

Делис Архив предлагает услуги по хранению, архивной обработке и уничтожению документов. Кроме того, мы можем:

• Подготовить и передать документы в государственный архив;
• Подготовить документы по запросам налоговых, судебных и иных государственных органов;
• Хранить кадровые документы и выдавать работникам справки социального характера;
• Сканировать бухгалтерские документы и создавать электронный архив;
• Провести кадровый подбор архивистов, делопроизводителей, специалистов по сканированию.

Хотите узнать больше о нашем архиве или оставить заявку? Укажите контакты в форме ниже, мы свяжемся с вами и поможем наладить хранение документов:

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

В таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

Лучший способ хранить вареные макароны

После того, как вы приготовили макароны, дайте остаткам остыть, а затем в течение 2 часов после приготовления поместите их в холодильник.

Если макароны помещаются в холодильник в теплом виде, возникшая повышенная влажность в кастрюле может создать идеальную среду для роста бактерий или плесени (, ).

Макароны в холодильнике следует хранить в неглубоких герметичных контейнерах.

Чтобы макароны не сильно слипались в холодильнике, после приготовления в них следует добавить сливочное масло.

И наконец, обязательно храните продукты в холодильнике при температуре 4°C или ниже ().

Как безопасно разогреть оставшиеся макароны

Когда вы будете готовы съесть оставшиеся макароны, вы можете есть их холодными или разогревать, используя несколько рекомендуемых методов.

Если вы едите простые макароны без соуса, вы можете разогреть их, поместив их в сито и погрузив в кипящую воду примерно на 30–60 секунд.

Оставшиеся макароны с соусом можно поместить в термостойкую посуду и разогревать в духовке примерно 20 минут при температуре 170°C.

Они могут также быть помещены в неглубокой сковороде на плиту и нагреты на среднем огне при периодическом помешивании до полного разогревания.

Крытая безопасная для микроволновой печи тарелка может также хорошо подходить для разогрева оставшихся макаронных изделий.

Если ваши макароны должным образом охлаждены до 4°C, и вы хотите есть их в холодном виде, существует небольшой риск бактериального загрязнения, но только в том случае если они хранятся не более 3–5 дней.

При повторном нагревании обязательно разогревайте их до температуры не менее 74°C и ешьте в течение 2 часов, чтобы предотвратить рост бактерий ().

Вывод:

Чтобы оптимизировать срок годности, вареные макароны следует хранить в холодильнике при температуре 4°C или ниже в герметичном контейнере. Остатки можно употреблять холодными или подогретыми, используя кипящую воду, плиту, микроволновую печь или духовку.

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2021 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2021 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2021 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Полезные советы по хранению готовой еды в холодильнике

• Герметичный контейнер – обязательное условие для хранения любой готовой еды, поскольку кислород стимулирует рост бактерий. А чтобы избежать конденсата, просто поместите под крышку лист бумажного полотенца и меняйте его время от времени.
• Регулярно контролируйте температуру в холодильнике: она должна быть не выше 4 °С.
• Температура у задней стенки холодильника ниже, чем рядом с его дверцей, поэтому продумывайте расположение контейнеров.
• Обязательно делайте пометки на контейнере со временем и датой закладки, особенно, если в семье есть любители перекусить индивидуально.
• Не убирайте в холодильник контейнеры с горячими или тёплыми остатками еды, это повышает скорость распространения бактерий и вредит работе холодильника.
• Небольшое количество лимонного сока, добавленное в блюдо, продлит его сохранность.
• Если вы хотите сохранить продукт на длительный срок, воспользуйтесь морозилкой. Так поступают с бульонами, разливая их по формочкам для льда или наполняя зип-пакеты жидкостью до половины.
• Если блюдо хранится дольше положенного срока, не замораживайте его, а выбрасывайте без сожалений. Берегите себя и своих близких!

Храните любую готовую еду в пищевых контейнерах

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Источники:

• закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
• приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Вино

Вино может жить в бутылке долгие годы. Сколько – зависит от сорта вина. В бутылке оно даже меняет свои вкусовые свойства, выдерживается. Становится более насыщенным, интересным. Но в этой же бутылке оно может и «сломаться». Просто потерять все данные свои вкусовые свойства и стать плоской кислятиной. Для каждого вина – свой срок. Но обычно вино в бутылке может пролежать не меньше 2 лет.

Есть ли у шампанского срок хранения? Подробнее

Функции архивов

Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.

1. Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
2. Прием документов от любых организаций.
3. Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
4. Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
5. Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
6. Постоянный контроль по заполнению документов.
7. Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.

Признаки испорченности омлета

Определить, что продукт более непригоден к употреблению, можно по следующим признакам:

• Появление пятен плесени на поверхности. Могут иметь белую, чёрную, зелёную или разноцветную окраску.
• Пересыхание яиц.
• Образование неприятной слизи на поверхности.
• Изменение цвета. Как правило, протухший омлет темнеет.
• Неприятный затхлый или кисловатых запах.

Пропавший омлет нельзя употреблять в пищу. В продукте развиваются патогенные микроорганизмы и грибки, попадание которых в ЖКТ может стать причиной тяжёлого отравления. Особенно настороженно следует относиться к блюду с потемнениями и пятнами на поверхности. Это может быть плесень, способная поражать различные органы организма человека, прежде всего печень.

Архив компании и сторонний архив

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

• письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
• описи в 3 экземплярах;
• историческая справка компании (только при первом обращении);
• справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Когда организовывают архив?

Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.

Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.

При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

• архивы временного хранения данных;
• архивы с документами, которые используются очень часто;
• архивы долгого хранения документов;
• помещения, где работают архивные сотрудники.