Лист-заверитель личного дела работника (бланк, образец, скачать)

Согласно «Основным Правилам работы архивов организаций», утв. Коллегией Росархива от 06.02.2002 все дела постоянного либо временного хранения (больше 10 л.) подлежат полному оформлению. Это значит, что дело требуется подшить либо переплести, а также пронумеровать. Затем требуется подготовить лист-заверитель и, если есть необходимость, внутреннюю опись приобщенных документов. Эта же норма оговорена и в Правилах архивного дела, утв. Минкультуры (Приказ №526 от 31.01.2015). К сведению, именно на эти два нормативных акта следует опираться при подготовке дел для их последующей передаче на сохранение в архив.

Отсюда следует, составление листа-заверителя является обязательным требованием при полном оформлении дела, которое передается для архивного сохранения как минимум на 10 л. Это важный документ, который содержит обязательную информацию о количестве пронумерованных листов дела, внутренней описи, прочие нюансы нумерации.

Составление, подготовка листа-заверителя производится по большей части с применением норм и предписаний, определяемых Правилами, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 от 31.03.2015.

Лист – заверитель: что это такое и с чем его «едят»

В процессе своей деятельности каждый бухгалтер сталкивается с тем, что по окончании определенного периода времени весь объем документов, существующий на предприятии нужно рассортировать и подшить. Вот тут то и появляются элементы делопроизводства в работе специалиста. Все документы по отдельно взятому участку учета сшивается в дело. Это позволяет поддерживать порядок в документах и следить за их сохранностью на предприятии.

Лист – заверитель составляется и заполняется на основе Правил архивного дела, принятых в 2015 году (приложение №8).

Лист – заверитель позволяет учитывать все особенности при составлении дела. С помощью него закрепляются все нестандарные моменты при нумерации листов в деле, указываются нюансы составления самого дела.

Лист – заверитель в обязательном порядке должен присутствовать в подшивках дел по документам, срок хранения которых более 10 лет.

Оформление обложки дела

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 3)

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:

название организации;

название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

срок хранения дела или надпись «Хранить постоянно» (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:

количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела;

дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;

архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за. год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Готовите документы к передаче в архив? Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации.

Из статьи вы узнаете:

Где обычно используют листы – заверители

В процессе деятельности организации создается огромное количество различных документов. Какие – то из них хранятся недолго и не имеют особенной ценности, а какие – то очень важны и должны оставаться в распоряжении организации долгое время.

Исходя из этого, принято выделять 2 вида всех документов организации:

1. Документы, которые должны храниться в организации более 10 лет или всегда
2. Документы, которые хранятся меньше 10 лет, то есть временно

Мнение эксперта

Зачастую возникают ситуации, когда при передаче дел оказывается, что документы просто свалены в кучу, лежат в коробках и никто их не сортировал. В такой ситуации нужно придерживаться следующего алгоритма:

• Расставляем номера на коробках
• Записываем названия документов по коробкам
• Обязательно нужно указать, в каком году создан тот или иной документ
• Выявляем количество экземпляров документов
• Далее стоит определить, какие документы сколько хранятся
• Документы длительного хранения приводим в порядок, подшиваем
• Документы, у которых срок хранения закончился уничтожаем и составляем акт, содержащийся в приложении 21 к Правилам работы архива

Такой порядок позволяет достаточно быстро и безболезненно рассортировать все документы и привести их в порядок.

Специалист по архивному делу,

Е. Кожанова

Прочие требования к оформлению дел, передаваемых на архивное хранение

Обращаясь вновь к методической основе Правил Росархива, отдельное внимание следует уделить некоторым особенностям полного оформления дел постоянного (временного) хранения. Данный момент важен особенно в части систематизации, обработке, группировки документации. Самоочевидно, правильный подход к данному этапу процедуры и соблюдение общих требований к оформлению упрощает весь процесс подготовки дел для последующей передачи их на сохранение.

Стандартно приобщаемые к делу документы попросту переплетают либо подшивают в твердую картонную обложку (на 4 протокола). При этом все булавки и прочие металлические крепления убирают. Невостребованные трудовые, военные билеты и т. п. документы вкладывают в конверт, а его подшивают к делу. Если таких невостребованных документов много, то их оформляют описью автономно. Далее, в порядке очередности, в конце оформляемого дела подшивают чистый лист-заверитель, а в его начале – бланк внутренней описи, используемой и для учета ценной документации.

Особое внимание следует обратить на особенности нумерации приобщаемых документов, которые детально описаны в п. 3.6 Правил, утв. Росархивом. Данный момент действительно важен, поскольку правильная расстановка страниц обуславливает точное, адекватное полное оформление всего дела, в том числе и листа-заверителя.

Итак, согласно предписаниям Росархива, все листы подлежат валовой нумерации, что характерно, именно арабскими цифрами. Но бланк заверителя она не затрагивает, а опись нумеруется обособленно, отдельным порядком. Также отдельно проводится нумерация томов и частей, а на иллюстративных материалах (фото, диаграммах, прочее) номера страниц проставляют вверху, на обратной стороне листа.

Каждый сложенный лист (применительно к формату А3 и А2) нумеруется в развернутом виде по верхнему полю справа. Лист, на котором вплотную приклеены фото, вырезки и прочая документация, следует нумеровать одним листом. Если документы приклеены к листу одним краем, то все нужно нумеровать по-отдельности.

И еще один нюанс, который следует учесть. Конверты с содержимым тоже нумеруют порознь: сначала сам конверт, а затем, по очереди, все вложения. Нередко к делу приобщают периодику. Как правило, такие документы, особенно печатные издания, имеют собственную нумерацию. Если она «вписывается» в расположение листов, то ее разрешается сохранять. Если нет, то в данном издании (иной документ) проставляются номера общим порядком.

Разновидности форм листа – заверителя

Практически у любой организации есть документы, для которых необходимо составление таких листов. Составляется лист для документов со сроком хранения более 10 лет или тех, которые должны храниться постоянно.

Всего выделяется 2 формы, по которым может быть составлен данный документ:

В какое место дела нужно подкрепить лист – регистратор

По общему правилу лист – заверитель должен подшиваться к делу и являться его последним листом. Таким образом, готовое дело должно выглядеть следующим образом:

• Верхняя обложка
• Внутренняя опись
• Документы дела
• Лист – заверитель
• Нижняя обложка

Если вдруг по каким – то причинам лист не подкреплен, его размещают на верхней обложке, на внутренней стороне.

Стоит также отметить, что если лист – заверитель отсутствует в уже подшитом деле, то он составляется заново, ставится текущая дата составления и он прикрепляется к первой обложке с внутренней стороны.

Вносятся ли изменения (исправления) в лист – регистратор

В процессе хранения документов или в течение жизни компании возникают различные ситуации.

Например, понадобился какой – то документ из подшитого дела. В этом случае можно взять из дела оригинал, но оставить там копию.

Или, не дай бог, пожар, потоп в месте, где хранятся документы и они будут безвозвратно испорчены.

А самым наглядным примером будет такой. Трудовая книжка уволившегося работника долго лежала в организации, потом ее отправили в архив. И, вдруг, неожиданно, за трудовой приходят. Приходится вынимать ее из конверта в деле и отдавать.

Чтобы зафиксировать все эти изменения, составляется акт о факте изменения, делаются исправления и пометки в листе – регистраторе.

Бывает и так, что в бюджетном учреждении при проверке вышестоящим органом возникла необходимость добавить лист в подшитое дело. В таком случае новому листу нужно присвоить литерный номер, расшить дело и добавить в него лист. Соответственно, вносятся исправления в лист – заверитель и меняется внутренняя опись.

Личное дело работника – как его правильно оформить

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

Как заполнить табель учета рабочего времени

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

• Должностная инструкция;
• Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
• Согласие на обработку ПД;
• Заявление о предоставлении вычетов;
• Заявления на отпуска;
• Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
• Справки о последующих медосмотрах;
• Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
• Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Внимание! Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

Титульный лист в формате Word.

Образец обложки в формате Word.

Пример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Личная карточка работника, форма Т-2

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

• Заполнение титульного листа (обложки);
• Оформление листа-заверителя дела;
• Заполнение внутренней описи;
• Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

• Литерные номера листов;
• Пропущенная нумерация страниц;
• Листы с фотографиями;
• Вшитые крупноформатные листы;
• Конверты с подшитыми вложениями в них;
• Поврежденные листы

Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Внутренняя опись документов дела

Такая опись – это своего рода содержание дела. В ней указывается номер, дата, номера листов документов.

Для правильного оформления дела нужно для начала составить внутреннюю опись документов. Это нудное и утомительное занятие. Частенько в организациях такой документ не заполняется.

Однако для документов, которые хранятся 10 лет или постоянно и для некоторых документов (например, судебных) составление такой описи обязательно. Если в дело подшиваются, например, документы по кадрам, то составление описи целесообразно. Ведь в случае возникновения неприятностей, опись может подтвердить или опровергнуть наличие того или иного документа.

Форма описи закреплена и является унифицированной.

При составлении описи обращаем внимание на заполнение обязательных полей формы и на подпись сотрудника, который ее заполнен.

Если вдруг опись забыли подшить, то ее можно прикрепить на внутреннюю сторону верхней обложки сшитого дела.

Формирование личных дел сотрудников

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Формирует дела работник отдела кадров.

Правила формирования дел

Документы помещают в дело в строгом соответствии с утвержденной на фирме номенклатурой дел. При формировании дел нужно соблюдать несколько правил:

• в дело помещают только исполненные документы, по которым завершена работа. Документы неисполненные или подлежащие возврату в дело подшивать запрещено;
• в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника;
• проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем, в дело подшивать запрещено;
• документы, помещаемые в дело, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи;
• вид документа и его содержание должны соответствовать заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится;
• документы внутри дела располагают в хронологической или нумерационной последовательности;
• в дело включают только один экземпляр документа;
• документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела;
• документы по одному вопросу помещают в одно дело;
• документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела;
• в дело объединяют документы, исполненные в течение одного календарного года. Исключение составляют переходящие, судебные и личные дела;
• в деле не должно быть больше 250 листов. Если количество документов по одному вопросу превышает 250 листов, дело делят на тома.

Оформление дел – это комплекс работ по технической обработке дел: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, оформление обложки.

В зависимости от сроков хранения дела подлежат полному или частичному оформлению.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляют частично:

• их не подшивают, а хранят в скоросшивателях;
• разрешено не нумеровать листы и не подшивать лист – заверитель дела.

Полного оформления требуют дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. При полном оформлении необходимо подшить или переплести дела в твердую обложку, пронумеровать листы в деле, составить заверительную надпись и внутреннюю опись документов.

Чтобы переплести дело, в помещенных в него документах нужно сделать четыре прокола. Отверстия прокалывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

Текст документа зашивать нельзя. Если текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу приклеивают полоску прочной бумаги, за которую и подшивают документ.

Листы в деле нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Нумеровать нужно все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Чтобы исправить ошибку в нумерации, достаточно зачеркнуть старый номер и рядом поставить новый.

Если будет обнаружен пропущенный номер, рядом нужно поставить дополнительный (его называют литерным). Он состоит из номера предыдущего листа и буквы, например: 12а, 12б. Сведения о всех изменениях в нумерации заносят в лист – заверитель дела. Общее количество листов в деле указывают на обложке.

Обложку дела оформляют так:

• на верхнем поле указывают полное название фирмы (если есть официальное сокращенное название, его помещают в скобках) и наименование структурного подразделения;
• затем пишут порядковый номер дела по описи (архивный шифр);
• индекс дела и срок хранения документов переносят на обложку из номенклатуры дел. Срок хранения указывают в правом нижнем углу обложки. На делах постоянного срока хранения пишут: «хранить постоянно»;
• даты дела проставляют тоже в правом нижнем углу обложки. Обычно они совпадают с крайними датами документов дела. Например, датами дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.), считают дату (число, месяц, год регистрации или составления) самого раннего документа и дату самого позднего из документов, включенных в дело. Даты личного дела – это дата подписания приказа о приеме на работу и дата подписания приказа об увольнении работника.

Если документы содержат конфиденциальную информацию, на обложке необходимо поставить гриф «Для служебного пользования», «Секретно» или «Конфиденциально».

Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов, которые помещены в дело, и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.

При составлении описи необходимо соблюдать такие правила:

• заголовки дел вносят в опись, строго придерживаясь систематизации, установленной в номенклатуре дел;
• каждому делу присваивают самостоятельный номер, а если оно состоит из нескольких томов, то каждому тому присваивают отдельный номер;
• сведения в графах описи должны точно соответствовать сведениям на обложке дела;
• при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишут только заголовок первого дела, а остальные обозначают словами «то же». Другие сведения об этих делах приводят полностью;
• в графе «Примечание» делают отметки о приеме дел, о передаче их другим подразделениям и др.

На основании внутренней описи составляют годовой раздел сводной описи дел фирмы. Обычно его подготовкой занимается архив организации под непосредственным методическим руководством архивного учреждения.

Приведем образец заполнения внутренней описи:

В конце каждого дела на отдельном листе (лист – заверитель дела) составляют заверительную надпись. В ней учитывают количество листов дела и фиксируют сведения о всех изменениях в составе и состоянии дела (например, о присоединении новых документов).

Составитель должен ее подписать, указать свою должность и дату составления.

Вот пример оформления листа – заверителя дела:

Организация хранения

Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся шкафов, сейфов).

Для работы с документами в хранилище должны быть созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными столами, стульями, настольными лампами. Доступ к местам хранения запрещено загромождать мебелью.

Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов, и начальник отдела кадров. В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов находятся у сотрудника, ответственного за хранение. В конце рабочего дня он обязан сдавать их дежурному сотруднику охраны под роспись.

Для ускорения поиска документов целесообразно располагать дела, строго соблюдая порядок индексов, предусмотренных номенклатурой дел. Индексы можно написать на корешках обложек дел. На дверце шкафа (сейфа) с внутренней стороны необходимо разместить копию номенклатуры дел.

Порядок работы с документами, находящимися на хранении, может быть закреплен в специальной инструкции. В ней определяют:

• каким образом, на какой срок и в какое время (дни недели, часы) могут быть выданы документы;
• где работать с ними;
• как их копировать;
• как делать выписки и др.

Инструкцию разрабатывает отдел кадров, а заверяют – его начальник и руководитель фирмы.

Нормативное регулирование составления документов

Отличный секретарь

На оформлении листа-заверителя заканчивается тома дела. Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье.

Скачать форму тоже можно здесь.

Форма листа-заверителя дела является приложением №8 к .

Напоминаю: они обязательны для всех. Сама по себе форма простая. Сначала цифрами и прописью пишем, сколько листов дела подшито в том. Листы внутренней описи при этом не считаются. Затем указывают номера крайних листов дела, например: с №1 по №204. Затем идут литерные номера и пропущенные. Литерные номера – это номера с буквами: 10а, 55а и т.д.

Они образуются, если при нумеровании листов был случайно пропущен один (все люди, все ошибаются).

В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой. Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57….

То же и с пропущенными: случайно упустили про нумерации лист – ничего страшного, просто не забудьте отразить это в листе-заверителе. Если нет ни литерных, ни пропущенных листов, ставим в эти поля прочерки. Потом отдельно указываем количество листов внутренней описи.

Далее следует таблица об особенностях физического состояния дела. В левой колонке пишем, что за особенность, в правой – на каких листах. Особенности бывают разные: лист может быть порван, залит водой или чем-то еще, копия может быть очень бледной или, наоборот, темной на грани читабельности.

Фиксируем это. Основные правила работы архивов организаций рекомендуют указывать здесь же:

1. номера листов с наклеенными фотографиями;
2. номера крупноформатных листов;
3. наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены при общей нумерации листов дела.
4. конверты с вложениями и количество вложенных в них листов;

Если, по счастью, дело не имеет никаких особенностей, перечеркиваем эту таблицу буквой Z. Подписывает лист-заверитель тот, кто его составлял.

Лист-заверитель дела подшивается последним.

Таким образом, том полностью оформленного дела выглядит так: обложка с титульным листом, затем – , потом документы дела, лист-заверитель, обложка. Если до вас дела были оформлены без листов-заверителей, то расшивать тома ради них не нужно. Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела.

Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может. Яркий пример – , про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются. Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела.

Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке.

Лист-заверитель дела (бланк, образец, скачать)

Автор статьиВиктория Ананьина 3 минуты на чтение160 просмотровСодержание Согласно , утв. Коллегией Росархива от 06.02.2002 все дела постоянного либо временного хранения (больше 10 л.) подлежат полному оформлению.

Это значит, что дело требуется подшить либо переплести, а также пронумеровать.

Затем требуется подготовить лист-заверитель и, если есть необходимость, внутреннюю опись приобщенных документов. Эта же норма оговорена и в , утв.

Минкультуры (Приказ №526 от 31.01.2015).

К сведению, именно на эти два нормативных акта следует опираться при подготовке дел для их последующей передаче на сохранение в архив.Отсюда следует, составление листа-заверителя является обязательным требованием при полном оформлении дела, которое передается для архивного сохранения как минимум на 10 л.

Это важный документ, который содержит обязательную информацию о количестве пронумерованных листов дела, внутренней описи, прочие нюансы нумерации.Составление, подготовка листа-заверителя производится по большей части с применением норм и предписаний, определяемых Правилами, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 от 31.03.2015.Итак, до передачи дела на сохранение его нужно оформить в общеустановленном порядке.

Для этого понадобится помимо прочего заполнить лист-заверитель, указав в нем число листов дела, их действительное физическое состояние и нюансы нумерации. Следует заметить, что речь идет о делах, которые оформлены на бумажном носителе.

Для листа-заверителя предусмотрен типовой одностраничный бланк. Один его вариант, более поздний, представлен , а второй – . Оба варианта практически идентичны и предусматривают занесение одних и тех же данных.В отличие от первого, второй бланк, введенный распоряжением Минкультуры РФ (Прил.

№ 8), дополнен еще одной строкой. В ней нужно детализировать подшитые и пронумерованные листы, т.

е. указывать №№ первого и последнего листа. В остальном, как форма, так и порядок заполнения бланка на 2021 г.

не претерпели никаких изменений и остались прежними.Бланк листа-заверителяКем утвержден бланк, где его можно найтиПрил. № 8 к Приказу Минкультуры РФ№ 526 от 31.01.2015Прил. № 9 к Правилам, утв. Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002Считается, что Правила, которые утверждены Росархивом, носят скорее методический характер, а Правила, утв.

Приказом № 526 Минкультуры РФ, – нормативный. Для целей практического применения последний документ имеет доминирующее значение. Соответственно, далее будет рассматриваться форма листа-заверителя, введенного более актуальным распоряжением Минкультуры.Для оформления листа-заверителя рекомендуется использовать отдельный лист бумаги формата А 4 (210 х 297 мм), который можно будет после заполнения подшить.Его типовой бланк включает типовые реквизиты документа, а также информацию, касающуюся дела, оформляемого для архивного хранения.

Структура бланка предусматривает занесение следующей информации:№, название, дату составления;занимаемую должность, собственноручную подпись составителя с последующей расшифровкой;суммарное

Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме

Ошибка №1.

При составлении дел может быть много нюансов в нумерации листов, поэтому если в деле много сложностей при составлении, то лучше всего сначала «набросать» черновик, а потом уже составлять лист – заверитель в чистовом виде.

Ошибка №2.

Необходимо подшить документы в дело. Среди документов, которые не вызывают сомнений по присвоению номера листов, присутствуют брошюры с последним незаполненным листом. Также встречаются листы нестандартного формата, но заполненные только частично. Поскольку от брошюры нельзя оторвать обложку, а листы пусть и заполнены не по всей площади, нумеруется каждый лист по порядку, без пропусков.

Как внести исправление в лист, если была выдана на руки невостребованная трудовая книжка?

Иногда происходит так, что человек уволился, а трудовую книжку не забрал по каким – то причинам. Тогда книжка лежит на предприятии и ждет своего часа. При подшивке документов в архив такие трудовые книжки подкладывают в конверты и подшивают.

Случается, что такие невостребованные книжки все – таки забирают, тогда приходится вносить исправления в лист – заверитель. В таком случае в листе делается надпись от руки, например:

«Трудовая книжка выдана (лист 24), внесена запись №205 в книгу движения трудовых книжек.

Специалист архива Сахарова Сахарова Л.М.

15.07.2006 г.»

Как внести исправления, если при нумерации листов дела допущено более 5 ошибок?

Иногда по каким – то причинам «всплывают» ошибки при нумерации листов в подшитом деле. В этом случае возможны 2 ситуации:

– если в нумерации допущено менее 5 ошибок, то номер таких листов ставится с применением букв

– если в нумерации листов более 5 ошибок, то придется ставить порядковые номера листов заново, а старый неправильный номер зачеркивать одной чертой. При этом составляется новый лист – заверитель. Старый лист в обязательном порядке остается подшитым в деле.