Инвентаризация кассы — это процедура, необходимая как при подготовке к составлению годовой бухгалтерской отчетности, так и в ряде других случаев. Денежные средства в кассе организации находятся на особом учете, потому что деньги — это наиболее ликвидные активы предприятия и они чаще являются объектом хищения, чем другие виды имущества. Именно поэтому проводить регулярную инвентаризацию денежных средств в интересах компании. О том, как правильно это сделать, читайте в статье.
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний…» (Методические указания).
Не забудьте с материально ответственными работниками (МОЛ), которые имеют доступ к денежным средствам и документам, в обязательном порядке заключить договоры о полной материальной ответственности. Если такой договор не заключен, то в случае выявления недостачи организация не сможет удержать с работника сумму ущерба в полном размере (ст. 241–244 Трудового кодекса РФ).
Коротко об основных моментах внезапной проверки средств, хранящихся в кассе
Инвентаризация может проводиться по нескольким причинам:
- выявление избытка или нехватки наличности в кассе;
- завершение календарного года;
- смена материально ответственного лица;
- ликвидация предприятия;
- форс-мажорные обстоятельства (пожары, затопления и пр.).
Проверка обязательно должна проводиться комиссией в составе нескольких сотрудников, а также в присутствии лица, которое несет ответственность за соблюдение норм хранения кассовой наличности. По итогам инвентаризации обязательно должен составляться соответствующий акт, с вынесением решения об устранении обнаруженных нарушений.
Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы
Акт инвентаризации заполняется на компьютере или вручную. Не допускается наличие исправлений или помарок.
В соответствующие разделы акта вносятся:
- название организации;
- наименование подразделения (при проведении ревизии кассы в обособленном подразделении);
- документ — основание для проведения проверки кассы, его номер и дата;
- номер и дата акта, а также дата проведения инвентаризации;
- подпись кассира в расписке;
- фактическая сумма денежных средств, ценных бумаг и иных денежных документов;
- учетные данные денежных активов;
- данные результатов ревизии;
- пояснение выявленных излишек/недостач;
- подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.
Подробнее о порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в этой статье.
Кто заполняет при ревизии кассы предприятия?
Обязанность по инвентаризации кассы закреплена за постоянно действующей инвентаризационной комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя.
Членами комиссии являются:
- работники бухгалтерии;
- административно-управленческие работники;
- сотрудники службы безопасности и иные специалисты (юрист, экономист);
- представитель аудиторской компании.
Материально ответственного работника не следует включать в состав группы, тогда получается, что он проверяет сам себя, смысл проверки теряется.
Формирование комиссии только из представителей сторонних, аудиторских компаний не допускается.
Если численность компании равна 1 сотруднику, комиссию создать не получится (ее численность должна быть больше 2-х).
Заполняет акт ИНВ-15 кассир от руки ручкой синего или черного цвета, не допуская исправлений. Возможно заполнение бланка унифицированной формы при помощи компьютера.
Акт составляется в 2-х экземплярах, а при смене кассира — в трех, еще один экземпляр передается сотруднику, принимающего кассу.
Как составить при проверке – заполнение всех строк унифицированной формы
Постановлением Госкомстата (№88 от 18 августа 1998г.) разработан унифицированный бланк для инвентаризации наличности.
Форма ИНВ-15 при желании может быть заменена на аналогичный бланк, разработанный внутри организации, использование утвержденного документа не обязательно.
Практика показывает, что акт по форме ИНВ-15 широко используется различными организациями.
Унифицированная форма проста в заполнении и, как правило, не вызывает особых трудностей у специалистов при оформлении.
Условно бланк акта делится на 3 части, первая из которых содержит сведения о компании, проводящей инвентаризацию наличных средств кассы:
- организационно-правовой статус предприятия (ИП, бюджетное учреждение, ООО, АО);
- полное наименование фирмы;
- текущий вид деятельности (ОКВЭД);
- реквизиты приказа руководителя, послужившим основанием для проверки (плановой, внеплановой);
- фактическая дата проведения инвентаризации, номер документа.
Вторая часть бланка ИНВ-15 — расписка материально-ответственного сотрудника и результаты проведенной ревизии наличных денег.
Кассир своей подписью подтверждает, что необходимая кассовая документация передана в бухгалтерию предприятия, а денежные средства в полном объеме находятся в кассе.
Ниже фиксируются следующие действия инвентаризации.
Комиссия (несколько сотрудников) подсчитывает находящиеся в кассе финансовые средства, результаты записываются в бланке акта ИНВ-15.
Необходимо разделить подсчитанные активы: чеки, марки, деньги.
Записи в акт вносятся в числовом значении, подсчитывается итоговая сумма финансов в кассе в числовом и буквенном выражении.
Далее прописываются номера последних ордеров на момент проверки: приходного и расходного.
Третьей частью в акте являются подписи всех членов специальной комиссии, а также материально-ответственного работника, в присутствии которого производилась инвентаризация наличных средств.
Ответственный сотрудник при выявлении расхождений с бухгалтерией должен предоставить пояснения.
На их основании руководство компании, а также контролирующие органы (если они являлись инициаторами проверки) выносят решение о судьбе выявленных излишков наличных денег или мерах по погашению недостачи.
Итоги записываются с оборотной стороны формы, заверяется подписью главы фирмы и печатью компании.
Не следует забывать о заключении договора о полной материальной ответственности с ответственным работником, имеющим доступ к материальным активам.
Его отсутствие не позволит работодателю в случае выявлении недостачи удержать ее с работника полном объеме.
Скачать бесплатно бланк и образец в word и excel
акта инвентаризации кассы ИНВ-15 – word, excel,
заполнения акта формы ИНВ-15 – excel.
Какие денежные средства подлежат инвентаризации?
Инвентаризации в обязательном порядке подлежат:
- денежные средства;
- чековые книжки;
- аккредитивы;
- платёжные документы на различных счетах в кредитных организациях.
Важно! Вексели инвентаризации не подлежат.
Стоит отметить, что в том случае. Если организация зарегистрирована на территории Российской Федерации, но при этом имеет открытые счета как в российских банках, так и в зарубежных – все указанные счета должны пройти процедуру инвентаризации.
Благодаря инвентаризации, есть возможность определить движение денежных средств и оценить их целевое использование.
Нарушения при проведении инвентаризации денежных средств на расчётном счёте
При проведении инвентаризации обязательно соблюдение законодательства Российской Федерации, иначе инвентаризация будет считаться не выполненной.
Наиболее часто встречаются следующие ошибки в проведении данной процедуры:
Ошибка № 1. Отсутствие в день проведения инвентаризации одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии.
Приказом директора о проведении инвентаризации ООО «АБВ» был утверждён состав инвентаризационной комиссии. В день проведения инвентаризации один из членов комиссии ушёл на больничный, в связи с чем было принято решение проведения процедуры без него. По окончании инвентаризации все члены комиссии, за исключением отсутствовавшего, поставили свои подписи в Акте инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами. Такая инвентаризация будет считаться недействительной по причине работы комиссии в её неполном составе.
В данном случае необходимо заменить заболевшего сотрудника, оформив замену соответствующим приказом.
Ошибка № 2. Отсутствие во время проведения инвентаризации одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии.
Приказом директора о проведении инвентаризации ООО «АБВ» был утверждён состав инвентаризационной комиссии. В момент проведения инвентаризации один из членов комиссии ушёл на больничный, другой отлучился для решения срочных производственных вопросов, в связи с чем было принято решение проведения процедуры в лице лишь одного члена комиссии. По окончании инвентаризации все члены комиссии поставили свои подписи в Акте инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами. Такая инвентаризация будет считаться недействительной по причине работы комиссии в её неполном составе, а, значит, нарушения порядка проведения инвентаризации.
В данном случае присутствие всех членов комиссии на процедуре инвентаризации обязательно.
Ошибка № 3. Отсутствие ознакомления виновного в недостаче средств.
При проведении инвентаризации выявлена недостача и назначен виновный. Приказом директора определен срок выплаты виновным недостачи путём погашения из заработной платы виновным. При этом с Актом инвентаризации никто ознакомлен не был, объяснений не давал. В данном случае налицо нарушение.
При выявлении недостачи обязанностью инвентаризационной комиссии выступает ознакомление нарушителя с Актом проведения инвентаризации и требование объяснений в письменном виде.
Какие договоры с банком на ведение расчётного счёта подлежат инвентаризации?
В случае, если у организации открыт расчётный счёт в банке, т.е. заключён соответствующий договор – такая организация обязана проводить инвентаризацию денежных средств на расчётном счёте. Договор, заключённый между юридическим лицом и кредитной организацией на проведение расчётных операций в валюте Российской Федерации или иностранного государства, называется расчётным договором.
Важно! Любое юридическое лицо имеет право заключать несколько расчётных договоров и, соответственно, открывать несколько расчётных счетов как в одной кредитной организации, так и в нескольких. Расчётные счета могут открываться параллельно друг другу.
Если у организации имеется несколько расчётных счетов – инвентаризация денежных средств проводится в отношении каждого расчётного счёта или вклада.
В том случае, когда у организации возникает необходимость проведения расчётов с контрагентом исключительно в валюте иностранного государства, то такой расчётный счёт будет относиться к валютному счёту и тоже будет подвергаться инвентаризации, но с указанием той валюты, ради которой был открыт.
Кто проводит инвентаризацию денежных средств на расчётном счёте?
Определённого регламента проведения инвентаризации денежных средств на расчётном счёте нет, но, в основном, большинство юридических лиц придерживаются следующих этапов:
- приказ о проведении инвентаризации денежных средств на расчётном счёте (унифицированная форма № ИНВ-22). В состав инвентаризационной комиссии, указанной в приказе, должны быть включены бухгалтер, представитель администрации организации, др. сотрудники на усмотрение руководителя)
- инвентаризация денежных средств на расчётном счёте;
- составление Акта инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, и кредиторами (унифицированная форма № ИНВ-17)
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:
- правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
- правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Когда процедура обязательна
Инвентаризация денежных средств в кассе производится:
- перед тем как составлять годовую бухгалтерскую отчетность (п. 27 Положения о бухучете, приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н);
- перед сменой МОЛ (п. 1.5 Методических указаний);
- если обнаружены хищения (п. 1.5 Методических указаний);
- если произошли чрезвычайные ситуации, такие как пожар, авария и т. п. (п. 1.5 Методических указаний);
- если организация ликвидируется (реорганизуется) (п. 1.5 Методических указаний).
В остальных случаях инвентаризация кассы (2018) осуществляется в те сроки, которые установит руководитель своим приказом.
