Титульный лист личного дела работника организации (опись, скачать образец) в 2021 году

Личное дело работника – это все его документы, собранные в одном месте, и которые касаются его работы в данной организации или у данного индивидуального предпринимателя (ИП). Оформлять личное дело сотрудника должен уполномоченный сотрудник организации или индивидуального предпринимателя, например, кадровик или бухгалтер, в том случае, если в организации или у индивидуального предпринимателя нет кадрового отдела. Личное дело заводится на сотрудника при его приме на работу. Задача сотрудника, занимающегося кадрами, состоит не только в оформлении документов на сотрудников и их хранении, но и в защите персональных данных сотрудников. Абсолютно со всеми сотрудниками должны быть подписаны соглашения о том, что сотрудники дают разрешение на сбор, хранение, обработку своей личной информации. Это соглашение также хранится в личном деле. Если такого разрешения не будет, организацию или индивидуального предпринимателя оштрафуют на крупную сумму денег.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Полный перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника существует только в государственных структурах. Для коммерческих организаций или индивидуальных предпринимателей, которые имеют сотрудников, не существует такого перечня, но они могут воспользоваться требованиями, предъявляемыми к государственным структурам в плане личных дел сотрудников. Личное дело состоит из целого списка различных документов. Рекомендуемый список документов выглядит следующим образом.

Также в личном деле сотрудника могут храниться следующие документы:

• должностная инструкция сотрудника;
• договор о материальной ответственности;
• соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
• согласие сотрудника на работу с персонифицированными данными;
• прочие подобные документы

Подготовка дел к архивному хранению

Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

• прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
• пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
• составить внутреннюю опись документов — оглавление;
• подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);

Образец заполнения и форма листка-заверителя

• оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

Образец оформления обложки папки «Дело»

Из чего состоит личное дело сотрудника

Форма личного дела разрабатывается и утверждается самой организацией или индивидуальным предпринимателем лично. В организации или у индивидуального предпринимателя может быть разработан локальный нормативный акт, например, положение о ведении личных дел сотрудников. В этом положении можно расписать все, что касается ведения личных дел, например, какие документы сотрудники обязаны предоставлять организации или индивидуальному предпринимателю при трудоустройстве, какие документы оформляет сама организация или индивидуальный предприниматель, а также другие вопросы по этой теме. Этот локальный нормативный акт утверждается приказом, за подписью директора. При формировании этого локального нормативного акта можно руководствоваться следующими законодательными актами:

• главы 10,11,12,13,14 Трудового Кодекса РФ;
• федеральный закон № 152 от 27.07.06 «О персональных данных»;
• «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02);
• федеральный закон № 125 от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»;
• федеральный закон № 79 от 27.07.04;
• федеральный закон № 25 от 02.03.07;
• Указ Президента РФ № 640 от 01.06.98;
• Указ Президента РФ № 609 от 30.05.05;
• другие нормативные акты

Формирование личного дела условно можно разбить на этапы:

• заполнение титульного листа;
• оформление листа-заверителя;
• заполнение внутренней описи;
• подшивка дела

Не рекомендуется создавать личные дела больше, чем на 250 страниц. Хранение личным дел обычно производится в алфавитном порядке по подразделениям или филиалам организации, если таковые имеются.

Также очень удобно вести журнал личных дел сотрудников. Журнал должен содержать следующие сведения:

• номера личных дел сотрудников;
• фамилии, имена, отчества сотрудников;
• даты передачи личных дел в архив;
• даты начала ведения личных дел;
• прочую необходимую информацию

Если у сотрудника произошли какие-либо изменения в личных данных, например, изменилась фамилия, то ему необходимо уведомить кадровую службу об этом, и предоставить документы, подтверждающие эти изменения.

Порядок оформления

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.
Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

1. В алфавитном порядке.
2. По структурным подразделениям компании(отделы).
3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Как заполнить личное дело работника

Обычно титульный лист предоставляет максимальную информацию о сотруднике для того, чтобы упростить поиск необходимой информации. Титульный лист личного дела может выглядеть следующим образом.

Лист-заверитель нужен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В листе-заверителе отмечают:

• литерные номера листов;
• конверты с подшитыми вложениями в них;
• поврежденные листы;
• листы с фотографиями;
• пропущенная нумерация страниц

Внутренняя опись состоит из следующих разделов.

Образец

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.
Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
3. Оформление листа-заверителя.
4. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
5. Подшивка, переплет дела.
6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

Сроки хранения личных дел

Так как личные дела сотрудников содержат конфиденциальную информацию в виде персональных данных сотрудников, то личные дела должны храниться в сейфах или специальном шкафу, которые должны запираться на ключ. Доступ к такой информации могут иметь только сотрудники, которые уполномочены на это. Такие сотрудники утверждаются приказом организации или индивидуального предпринимателя за подписью директора. Если какой-то сотрудник уволился, то его личное дело может храниться в организации в течение 3 лет после этого. По истечении этого периода, его личное дело передается в архив и хранится там. Все личные дела, которые не используются в работе, хранятся в архиве. Если личное дело сформировано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, а если раньше 2003 года, то 75 лет, а личные дела руководящих сотрудников хранятся бессрочно. Срок хранения начинает отсчитываться с момента передачи дела в архив. Если в личное дело входят документы с разными сроками хранения, то все личное дело хранится по максимальному сроку.

Личные дела могут храниться, например:

1. по порядковым номерам;
2. по фамилии, имени, отчеству сотрудников (по алфавиту);
3. по табельным номерам сотрудников;
4. по филиалам, подразделениям;
5. по датам открытия личных дел;
6. другими способами

Где используются

Формирование, ведение и хранение личных дел работников применяется во всех трудовых сферах:

1. На предприятиях и в организациях. Законы муниципальные и федеральные возлагают обязанности на специалистов по ведению соответствующих папок по каждому служащему и работнику.
2. В компаниях, функционирующих в частном порядке. Трудовой кодекс не прописывает обязательства частных фирм по ведению ЛД, но такой порядок может быть определен вышестоящими организациями или собственниками компаний.

Как заполняется анкета сотрудника

Во многих организациях или у индивидуальных предпринимателей на собеседовании сотрудников просят заполнить анкету. Анкета предназначена для того, чтобы работодатели имели представление о квалификации сотрудника, его образовании, стаже работы и т.д. К анкете, как правило, прилагается фотография сотрудника. Анкета обычно содержит следующие вопросы:

• об образовании;
• об интересах человека;
• о стаже работы;
• о предыдущих местах работы;
• о семейном положении;
• о наличии или отсутствии детей;
• вопросы о поле, возрасте человека;
• о вредных привычках;
• об отсутствии каких-либо заболеваний (для определенных видов работ);
• о квалификации;
• об профессиональных навыках;
• о профессиональных достижениях;
• другую информацию

Правила хранения архивных документов

Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.

Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.

Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.

Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей

Особое мнение

Документы организации — ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно.

Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям.

Для самостоятельной организации архива вам потребуются:

1. Компетентный персонал, обладающий знаниями и опытом для проведения архивной обработки документации и передаче дел в архив (оформление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и т. д.).
2. Специализированное помещение для долгосрочного хранения бумажных носителей информации, где соблюдены требования по влажности, температуре и количеству света.

Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив.

Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их хранения.

Упростить поиск нужных документов можно, воспользовавшись советами:

• выделите каждому структурному подразделению свое место под документацию с учетом ежегодного пополнения;
• распределите по разным полкам дела, имеющие постоянный срок хранения и временный (более 10 лет).

Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний (при наличии).

Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует:

1. Экономить денежные средств за счет уменьшения расходов на аренду и содержание офисного пространства, занятого под хранение.
2. Повысить эффективность сотрудников и снизить непрофильную нагрузку, которая часто ложится на плечи работников отдела бухгалтерии и кадров.
3. Обеспечить преемственность процессов при управлении документами.
4. Создать электронный архив, который позволяет в любой момент получать оперативный доступ к базе документации и оптимизировать время на ее поиск.

Тщательно выбирайте партнера для хранения.

Здравствуйте и приятного вам времени суток!

Много-много букв и фото под катом….

Живу с мужем, поэтому документы храним вместе. Стран проживаний и национальностей на нас двоих больше 5, поэтому количество документов из-за этого естественно увеличивается.

Общие методы хранения

1. Во-первых, все документы я храню таким образом:

в папке куча прозрачных файлов, разделенных по категориям с цветными разделителями. В каждом файле находится ОРИГИНАЛ + несколько копий (тк копии очень часто нужны, дома не у всех есть копировальная машина, да и не всегда есть время если надо что-то срочно). Таким образом у нас никогда не возникает проблем с копиями и где искать оригинал.

Когда нужно куда-то идти — просто берем соответствующую папку с собой (тк очень часто не знаешь какую еще бумажку у тебя попросят), а так все в одном месте + есть копии и не придется бегать если что.

2. Во-вторых, внутри каждой категории, документы разделены по принципу «что получили раньше — то и первое лежит», то есть сначала свидетельство о рождении, потом паспорт, потом когда-то будет пенсионный и тд и тп.

3. В-третьих, в папке с документами у нас есть наши фото, а то очень часто нужны фото, а бежать делать куда-то нет времени или желания. Ну и ничего страшного что я поменяла цвет волос:))

4. В-четвертых, все-все документы у нас уже отсканированы и хранятся в общей папке в Dropbox, к которой мы оба имеем доступ в любое время, в любом месте. В Дропбоксе все разделено по такому же принципе что и оригиналы, поэтому даже муж уже не спрашивает где что лежит.

Хранение

Купила мильон разноцветных одинаковых папок размером А4.

Черная — дома всегда есть стратегический запас прозрачных файлов.

Наши с мужем документы сначала были в одной папке, но из-за количества стран проживаний и гражданств, количество документов увеличилось поэтому решила разделить:

Бордовая — документы мужа. Внутри по странам.

Красная — наши общие документы (свид. о браке, квартиры, потом детки будут). Здесь же есть категория копий документов ближайших родственников, ну мало ли что.

Оранжевая — медицина. Не знаю как у вас, а у нас, живя на несколько стран, собралось мильон всяких результатов анализов и тд и тп. Нет медицинских карточек, поэтому я все храню на всякий случай. Разделено на 2 части: моя и мужа, и внутри каждая часть по врачам (ОРЛ, гастролог и тд)

Желтая — контрольный журнал

Светло-зеленая папка — документы об учебе. Дипломы об окончании, проф.сертификаты и тд

Зеленая — документы из банка мужа

Темно-зеленая — мои банковские документы

Темно-синяя — рабочие контракты мужа (а также всякие справки с работы)

Синяя — мои документы с мест работы

Голубая — рецепты. Но ей совсем не пользуюсь, поэтому в скором времени заменю на что-нибудь, правда пока не придумала на что

Бонусы, кто дочитал до этого места:))

Хранение ком. платежей

Ну и бонусом покажу как храню коммунальные платежи (хотя мы бумажные не получаем и все автоматизировано и ежемесячно снимается с карточки, но иногда какие-то годовые/итоговые приходят).

Папка-аккордеон с разделением на тип платежей:

Хранение инструкций, гидов и гарантий

Спасибо большое что заглянули и извините за такой длинющий пост — хотелось поподробнее и понаглядней.

Если есть какие-либо вопросы или уточнения, то с радостью отвечу в комментариях.

– это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы.

По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

Распространенные ошибки, связанные с личным делом

Ошибка 1. В личном деле сотрудника можно хранить копии любых документов.

Как правильно. Не все документы можно хранить в личном деле сотрудника. В личном деле нельзя хранить документы, которые не связаны с исполнением служебных обязанностей. Документы, которые безопасно хранить в личном деле это:

• трудовой договор;
• приказы;
• анкеты;
• трудовую книжку;
• другие документы, разрешенные законодательством (смотри таблицу в начале статьи)

Копии следующих документов небезопасно хранить в личном деле:

• ИНН;
• СНИЛС;
• паспорта;
• военного билета;
• свидетельства о браке;
• свидетельства о рождении детей и т.д.

Причем запрашивать такие документы при оформлении сотрудника можно, но вот хранить их нельзя. На этом настаивает Роскомнадзор. Такую позицию разделяют также и судьи, об этом в частности сказано в Постановлении Кировского судебного района города Астрахани по делу № 5–244/2012 от 24.05.12 и в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.14.

За нарушение этих правил предусмотрен административный штраф, который может достигать до 50 000 рублей. Это сказано в части 1 статьи 13.11 КоАП. Организации или индивидуальному предпринимателю, имеющему сотрудников, могут вынести предупреждение, но если они не отреагируют и не исправят ситуацию, то им могут грозить следующие штрафы.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Распространенные вопросы, связанные с личным делом

Вопрос. Можно ли выдавать сотрудникам на руки личные дела?

Ответ. Согласно законодательству, личные дела сотрудникам выдавать нельзя. Единственное, что сотруднику можно, это знакомиться со всеми документами, которые подшиты в его личное дело, в присутствии специалиста. Если личные дела хранятся в специальном помещении, то знакомиться с личным делом можно только там. Специалист при этом должен зафиксировать факт обращения сотрудника. В период ознакомления с личным делом, запрещено выносить из помещения документы, входящие в состав личного дела, делать какие-либо пометки, исправлять что-либо. Все изменения делает только сотрудник организации, который на это уполномочен. После ознакомлением сотрудником личного дела, сотрудник, отвечающий за хранение личных дел, должен удостовериться, что все ли документы на месте и в исходном виде.

Важно! Если сотрудник увольняется из организации или от индивидуального предпринимателя, то личное дело на руки ему не выдается. Оно будет помещено в архив.

Суть и назначения документа

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.
Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.