Автор:Иван Иванов
Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело. Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании. Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале.
Каких правил придерживаться при формировании журнала личных дел
Бланка для журнала учета личных дел в законодательстве нет. Коммерческая компания может разработать его формат с нуля или воспользоваться уже имеющимися отраслевыми формами, доработав их под свои нужды. Для того, чтобы определиться с его бланком в конкретной организации, необходимо продумать, в книжном или альбомном варианте будут заполняться страницы журнала. Выбор по большей части зависит от объема информации и описаний, которые планируется заносить в него.
Необходимо предотвратить потенциальную возможность несанкционированного изъятия листов из журнала. Для этого все его листы нумеруются и прошнуровываются. На последней странице завязывается узел шнура, он скрепляется с последним листом сургучной печатью или наклеенным листом бумаги с печатью компании. Кроме того, на последней странице или на наклеенном на узел шнуровки листе с оттиском печати делается надпись:
«В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью « » листов».
Ниже ставится дата, должность, роспись и расшифровка подписи руководителя службы персонала.
Записи в журнал учета личных дел вносятся шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, подчисток не допускается. Личные дела содержат персональную информацию и могут быть использованы другими подразделениями компании только с разрешения руководителя службы персонала. Ознакомление с записями в журнале также производится с его разрешения в обязательном присутствии ответственного за его ведение лица.
Журнал хранится у сотрудника, который отвечает за внесение в него записей. После того, как все его графы заполнены, на обложке указывается дата закрытия и журнал передается в архив.
Чем предусмотрен и для чего нужен
Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.
Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:
- вся информация систематизирована;
- ее поиск занимает мало времени;
- удобно в использовании;
- обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
- в конце концов, выглядит эстетически приятно.
Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:
- документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
- как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
- все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
- вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.
Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.
Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.
Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.
Какой должна быть обложка журнала личных дел
Титульный лист журнала изготавливается из плотной бумаги или картона. При этом можно пойти одним из 2 путей:
- заказать в типографии готовый журнал с обложкой нужного формата;
- использовать готовую типовую книгу учета, наклеив на первый лист напечатанную на принтере обложку.
На титульном листе обязательно должна присутствовать следующая информация:
- название организации;
- наименование журнала, в описываемом случае «Журнал учета личных дел сотрудников»;
- порядковый номер журнала;
- дата начала и окончания ведения журнала.
Указание на лицо, ответственное за ведение журнала может производиться на его титульном листе, на каждой странице журнала, либо на его последней странице.
Кто ведет и где хранится
Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.
Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.
Форма и порядок заполнения журнала личных дел
На каждой странице, начиная со 2-го листа журнала, необходимо сделать таблицу, которая будет содержать следующие столбцы:
- порядковой номер записи;
- номер личного дела;
- дата начала ведения личного дела;
- Ф.И.О. сотрудника, на которого открыто дело;
- табельный номер работника;
- дата завершения личного дела;
- основание закрытия дела;
- дата сдачи в архив;
- поле для комментариев или примечаний.
Ниже приведен примерный образец журнал регистрации личных дел работников для коммерческой организации.
Личное дело: что туда входит
Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:
- заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
- трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию; кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.
Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.
В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:
- наименование самого документа;
- день, когда эта бумага была подшита в папку;
- число листов, содержащихся в данном документе;
- если документ изъят, то в то место описи, где речь идёт о нём, добавляют упоминание о факте изъятия, поясняют его причину и лицо, которое это сделало, а также ставят дату.
Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.
Как исправлять ошибки в журнале
При внесении корректировок в записи журнала следует придерживаться определенных правил. Если какая-то запись содержит недостоверные, ошибочные сведения и ее необходимо исправить, ответственному лицу нужно сделать следующее:
1. Если в форме журнале есть графа «Примечание»:
- зачеркнуть неверную строку одной чертой, так, чтобы под ней четко можно было прочитать некорректную запись;
- в той же строке формы делается корректная запись, а в поле примечание ставится о, дата, подпись и расшифровка.
2. Если графы с примечанием нет, то исправление проводится по аналогии с тем, как они делаются в трудовой книжке:
- в первой следующей свободной строке указывается «Запись № _ считать недействительной»;
- ниже под ней делается верная запись.
Читать также
08.01.2021
Ознакомление с персональным досье
Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.
Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта.
Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.
Полезная информация:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Уважаемые коллеги, мы выпустили «пустой» журнал — с незаполненными шапками граф.
Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.
Образцы заполнения содержательной части журналов мы приводим ниже:
- Журнал регистрации справок, выданных работникам
- Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам
- Журнал регистрации служебных заданий
- Журнал регистрации актов
- Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)
- Журнал регистрации и учета личных карточек
Журнал «пустой» — с незаполненными шапками граф выпущен в удобном формате (А4, книжный).
Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ).
Бумага белая качественная 80 г. 72 страницы
Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 2100 строк для записей. Ширина граф удобная.
Титульная страница «пустого» журнала — с незаполненными шапками граф выглядит следующим образом:
Таким образом, на титульной странице «пустого» журнал — с незаполненными шапками граф самостоятельно заполняется наименование работодателя, а также пишется, что регистрируется/учитывается в журнале. Приведем примеры.
Пример 2
Графа «Начат: «___»_________20___г.» заполняется при открытии журнала. Графа «Окончен: «___»_________20___г.» заполняется при закрытии журнала.
На второй и третьей страницах журнала размещен раздел «Работники, ответственные за ведение журнала».
Остальные страницы журнала содержат пустые графы – по 5 граф на каждой странице. Первая графа немного уже, остальные – одинаковой ширины. Помимо строки-«шапки» на каждой странице 30 строк для заполнения.
Если Вы хотите вести журнал, имеющий мало граф (1-5), то можно делать записи на каждой странице. Если Вы планируете вести журнал, имеющий больше граф (6-10), то можно его вести «на разворот», строки на страницах слева и справа находятся ровно друг напротив друга.
Примеры заполнения содержательной части «пустого» журнал — с незаполненными шапками граф
Пример 1. Журнал регистрации справок, выданных работникам
Пример 2. Журнал регистрации служебных заданий
Пример 3. Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам
Пример 4. Журнал регистрации актов
Пример 5. Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)
Пример 6. Журнал регистрации и учета личных дел
Пример 7. Журнал регистрации и учета личных карточек
«Пустой» журнал — с незаполненными шапками граф пронумеровывается самостоятельно. Кроме того, журнал прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации (или иным полномочным лицом), если это установлено у работодателя на локальном уровне (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). В таком случае на последней странице журнала об этом можно сделать соответствующие записи.
Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.
Требования к хранению документов
Личные дела всех работников, которые в настоящее время работают на предприятии, требуется держать в его отделе кадров, соответственно журнал содержится там же. Для их хранения служит специальный несгораемый шкаф. Хранилище держат на замке и при этом опечатывают.
Журнал доступен для ответственного сотрудника отдела кадров, которые ведет личные дела и, кроме этого, начальнику отдела кадров. Уполномоченный сотрудник назначается руководителем, который издаёт соответствующий приказ. Перед заступлением на работу он проходит инструктаж. В ходе этого обучения ему рассказывают о его обязанностях и о содержимом личного дела работника, всех документах, которые требуется в него поместить. Также его под роспись знакомят с Положением, в котором описывается обработка личных данных сотрудника, а также содержатся правила их защиты, а также правила ведения журнала учета личных дел сотрудника.
При возникновении такой потребности в ходе выполнения обязанностей доступ к личным делам сотрудников также предоставляется руководителям структурных подразделений, в которых они заняты. Руководящий работник такого уровня может получить возможность ознакомиться с данными из личного дела подчинённого, для этого ему требуется обратиться к начальнику кадрового отдела либо к руководителю предприятия. При получении им разрешения издается приказ соответствующего содержания. Этот документ и служит основанием для допуска.
Следует открывать исключительно те сведения и предоставлять лишь те документы, которые требуются руководителю подразделения, и которые прямо включены в его запрос.
Не допускается открытие ему доступа к иным документам и, тем более, ко всему личному делу целиком. Также до предоставления ему сведений требуется ознакомить руководителя подразделения с Положением о персональных данных сотрудников, которое принято в данной компании и взять с него подпись в том, что он ознакомлен с данным документом.
Сам работник имеет свободный доступ к собственному делу. Ему для знакомства с ним не требуется ничья санкция. Он может получить его под роспись в любой день, когда ему это потребуется. Далее он может изучать его до завершения рабочего дня, после чего ему требуется вернуть дело в место хранения.
Когда сотрудник уволился и перешёл на другое предприятие, то допускается передача дела в другую компанию. Это осуществляется на основании поступающего из неё в предыдущую специального запроса, при этом такой обязанности не существует и решение остаётся за предыдущим работодателем. Когда же сотрудник уходит на пенсию, его дело через некоторое время отправляется из кадровой службы в архив. Для его хранения в кадровой службе предусмотрены следующие сроки: три года в общем случае и десять лет, если речь идёт о госслужащих.
Перед отправлением папки в архив её сшивают, присваивают ей номер и составляют описание.
Оформленное таким образом личное дело далее посылают в архив, в котором оно содержится 75 лет. Далее личные дела в общем случае уничтожаются.
Особые случаи — папки с делами, которые относятся к лицам, которые были руководителями, получали различные знания и удостаивались государственных наград. Для их дел уничтожение не допускается, они хранятся вечно.
В данном видео содержится информация о личных делах работников.
Журнал учета личных дел работников – образец систематизации документации кадрового назначения. Он необходим для сохранности набора личных дел сотрудников организации и реализации возможности оперативного отслеживания информации о состоянии трудовых взаимоотношений с конкретным работником. Процедура ведения кадровыми службами личных дел является обязательной для государственных учреждений, другим категориям юридических лиц предоставлено право самостоятельно решать – нужен им такой вид кадрового учета или нет.
Нужно ли вести учет?
Законодатель предусмотрел обязательство по оформлению на каждого сотрудника личного дела исключительно для работодателей, отнесенных к государственной или муниципальной сфере.
Для работников, занятых на госслужбе, нормативно-правовыми актами зафиксирован перечень документации, которая содержится в досье, а также способы и условия его хранения.
В связи с удобством сбора сведений о сотрудниках путем ведения на каждого из штата трудящихся личного дела, такие документы используются и на предприятиях (в организациях) частного сектора.
Журнал регистрации дел трудящихся вносится в номенклатуру государственных структур в обязательном порядке, поскольку в указанных заведениях досье – обязательный элемент делопроизводства.
Компании частной принадлежности вправе заводить досье на своих трудящихся, а с целью удобства поиска необходимой информации и фиксации основных сведений о личном деле вести журналы их учета.
Также законодатель закрепляет требование, что лицо, ответственное за оформление и ведение личного дела, обязуется ознакамливать с ним сотрудника, в отношении которого оно ведется, с перечнем документации и общей информации, которая содержится в досье.
Работник, пройдя процедуру такого ознакомления, обязан проставить подпись.
При наличии книги учета и регистрации – подпись проставляется именно в ней, а при отсутствии – в отдельном ознакомительном листе.
В связи со спецификой информации, которая содержится в досье работника (личные сведения, не подлежащие передаче третьим лицам), книга учета и регистрации личных дел также должна храниться в недоступном для посторонних лиц месте.
Как оформить правильно?
За оформление и ведение досье на работников предприятия отвечает лицо, назначенное как таковое приказом руководства компании.
Личное дело представлено набором документов, которые следует хранить в отдельной папке или файле. В обязательном порядке следует оформить обложку с нумерацией в соответствии с номенклатурой предприятия (организации), названием папки, а также ФИО трудящегося, на которого заводится дело.
Сотрудник, который назначен приказом руководства как ответственный за внесение ведомостей в личное дело, также отвечает и за ведение журнала их регистрации.
Законодатель не выдвигает особенных требований к представленной книге учета. Она может быть составлена в произвольном порядке, скачана из интернета или приобретена в отделе канцелярии.
Количество срок и граф также зависит от ведомостей, которые проставляются в соответствующем журнале.
Как правило, журнал учета содержит порядковые номера досье, ведомости, в отношении кого из работников заведено дело, год оформления (при увольнении трудящегося и год закрытия), количество листов содержания папки, информация об ознакомлении работника, в отношении которого ведется дело с проставлением подписи и даты ознакомления, а также подпись работника, ответственного за ведение личного дела.
Работодателям предоставляется возможность принимать решение о ведении журнала учета и регистрации досье на работников предприятия (организации) в электронной форме.
В таком случае ознакомление трудящегося с ведомостями дела отмечается в отдельном листе ознакомления.
В рукописной книге сведения вносятся уполномоченным работником от руки, гелиевой или шариковой ручкой синего или черного цвета.
Ведомости, внесенные в журнал регистрации должны полностью соответствовать сведениям, содержащимся на обложке личного дела.
При внесении информации в книгу учета не допускается наличие ошибок, помарок или исправлений.
При внесении изменений в личное досье, они в обязательном порядке должны отображаться в указанном журнале.
Скачать бесплатно образец
журнала для учета и регистрации дел сотрудников – word.
