Форма ТОРГ-18. Журнал учета движения товаров на складе

На складах ведение учета движения товаров является обязательным. Для этого материально ответственное лицо заполняет специальный журнал по каждой операции по приходу или расходу товара, отмечает остаток товара или получившееся количество после прихода. Рассказываем, как вносить информацию в журнал учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Форма ТОРГ-18: для чего предназначена и где используется

Форма бланка ТОРГ-18 утверждена законодательно и предназначена для учета движения товаров на складе. Бланк используется торговыми компаниями для отражения информации о движении ТМЦ на складе (приход/расход) и остатков товара на определенную дату. Показатели, указанные в форме ТОРГ-18, компания может использовать следующим образом

• на основании информации об остатках ТМЦ руководство компании может проанализировать данные об остатках ТМЦ и принять решение о необходимости дополнительной закупки (или, наоборот, о снижении количества закупаемой продукции);
• на основании данных об оборотах ТМЦ (приход/расход) фирма может провести мониторинг реализации товара, получить данные об уровне спроса на ту или иную продукцию, и, как следствие, откорректировать закупку (производство).

Кто заполняет ТОРГ-18

Согласно законодательству, ответственность за заполнение формы можно возложить на лицо, которое несет материальную ответственность за наличие товара на складе. Как правило, бланк документа заполняет завскладом, так как именно это лицо является МОЛом и отвечает за сохранность складского товара. Данный порядок заполнения документа применим для малых предприятий и небольших фирм.

Основные требования и рекомендации к заполнению

Форма бланка ТОРГ-18 утверждена Постановлением Госкомстата. Данное Постановление также содержит основные требования к заполнению документа. Опишем основные требования и рекомендации по заполнению бланка:

Для того, чтобы документ был признан действительным, в нем нужно указать все необходимые реквизиты, а именно:

• полное наименование организации;
• подразделение, данные о котором вносятся в Журнал (например «Склад №5»);
• коды организации (ОКУД, ОКПО, ОКПД).
• информация о периоде заполнения (например, «за 1 кв. 2017», «за март 2021» и т.п.).

1. Лицевая часть Журнала должна содержать информацию о МОЛе, ответственном за заполнения формы («заведующий складом Петрушкин В.Л. подпись»).
2. Данные в Журнал следует вносить в разрезе наименования товара (номенклатуры). Сведения о движении и остатках ТМЦ должны формироваться отдельно по каждому из видов товаров. Благодаря данной методике заполнения, Журнал весьма удобен для контроля наличия остатков и анализа движения того или иного товара.
3. Бланк Журнала используется совместно с приходными и расходными накладными на приход/отпуск товара. Именно эти документы являются основаниями для записей в Журнале. На крупных оптовых фирмах и на предприятиях, осуществляющих торговлю широким спектром разнообразных товаров, информация в Журнал вносится на основании накопительных ведомостей. Данный документ консолидирует информацию о приходе/расходе товара за день (в разрезе товарной номенклатуры). На основании накопительной ведомости кладовщик по итогам дня отражает информацию в Журнале (по каждому из товаров отдельно).

Заполняем товарную накладную ТОРГ-12 по образцу

Товарная накладная ТОРГ-12 — это документ, которым сопровождается поставка товарно-материальных ценностей. Форма не является обязательной для применения.

Что такое форма ТОРГ-12

Товарная накладная торг 12 довольно часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ), измеряемых в штуках или весе.

Руководитель организации может не использовать данную форму (см. ФЗ-402 «О бухучете»).

Товарная накладная (скачать ее можно будет ниже) имеет ряд премуществ, о которых расскажем в этой статье.

Скачать торг 12 можно в конце статьи.

Форма ТОРГ-12 входит в альбом унифицированных форм (ОКУД 0330212). Однако, с вступилением в силу закона 402-ФЗ, первичные документы не обязательно должны быть унифицированной формы. Достаточно того, чтобы документ содержал весь перечень обязательных реквизитов, поименованных в законе.

Однако унифицированная форма торг 12 (можно ниже) настолько удобна, что многие предприниматели не отказались от ее использования по нескольким причинам:

1. Она привычна и понятна.
2. Отвечает требованиям нормативных актов.
3. В случае необходимости — послужит основанием при решении спорных ситуаций, например, претензий к качеству приобретенного товара (Закон № 2300-1).
4. Подтверждает факт получения или отгрузки товара (ст.
   458 ГК РФ).
5. Является обоснованием принятия НДС.
6. Служит подтверждением истечения гарантийного срока (Закон № 2300-1) и т.д.

Основание для оформления ТОРГ-12

Если предусмотрена продажа товара, то основанием оформления является договор.

Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможен вариант, когда по условиям договора цена товара определяется действующим прейскурантом компании, а количество — в заявке от покупателя.

Альтернативой форме является универсальный передаточный документ (Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/).

Торг 12, правила заполнения

Накладную ТОРГ-12 составляет продавец. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально-ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.

Сроки хранения документа

Срок хранения бухгалтер должен начать отсчитывать после окончания отчетного года. Для определения срока обратимся к ст. 17 402-ФЗ: для всех первичных документов этот срок составляет пять лет.

Необходимо придерживаться его и для накладной ТОРГ-12, но только в том случае, если данным документом организация не подтверждает размер убытка, переносимого на будущее. Если же это происходит, то, в соответствии со ст.

283 НК РФ, документ может храниться дольше.

Ответственность за составление и учет

Сотрудники организаций должны обращать внимание на детали заполнения документа. Зачастую это помогает минимизировать правовые и налоговые риски компаний.

Обратите внимание на печать! Так, например, печать не является обязательным реквизитом (не поименована в списке обязательных реквизитов в 402-ФЗ). Но в ТОРГ-12 печать должна стоять, т.к. она предусмотрена формой.

По данному вопросу могут возникнуть разногласия при зачете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в накладной ее ставить не обязательно.

В этом случае достаточно прикрепить к накладной доверенность и обеспечить хранение этих двух документов вместе.

Лица, которые подписали накладную со стороны продавца и грузополучателя, несут, в том числе, и уголовную ответственность, в случае, например, хищений или краж товара. Поэтому бухгалтерам необходимо обращать особое внимание на наличие всех необходимых подписей в документе, при принятии его к учету.

ТОРГ-12 также заполняется покупателем в случае возврата товара поставщику. В данном случае происходит «обратная» реализация. Правила заполнения документа в этом случае остаются неизменными.

Торг 12, образец заполнения 2021

Товарная накладная, образец заполнения

Возвратная накладная, торг 12, образец скачать

Товарная накладная, бланк, скачать в word

Форма торг 12, бланк xls, скачать

Источник: https://ppt.ru/forms/ttn/torg-12

Как внести изменения в бланк

Форма бланка ТОРГ-18 является утвержденной, но, на усмотрение руководства, она может быть изменена в соответствии со спецификой деятельности фирмы. Компания вправе дополнить бланк графами, разделами и строками, если это необходимо. Главное условия для внесения изменения в бланк ТОРГ-18 – новая форма должна быть утверждена учетной политикой компании. В данном случае лучше разработать новый бланк (с учетом требований фирмы) и оформить его в виде приложения к учетной политике. При ежегодном пересмотре положений учетной политики компания может также видоизменять бланк ТОРГ-18.

Оформляем журнал учета ТМЦ на складе: пошаговая инструкция от А до Я

Форма бланка ТОРГ-18 является достаточно простой для заполнения. Главное, о чем нужно помнить при оформлении Журнала – точность в отражении информации и полнота внесения всех необходимых данных.

Шаг 1. Оформляем обложку Журнала.

При оформлении Журнала особое внимание следует уделить обложке документа. На первой странице обязательно укажите необходимые реквизиты (наименование, коды организации). Также на лицевой стороне Журнала должен быть прописан период, который охватывает внесенные данные. В зависимости от объемов товарооборота и количества разнообразной номенклатуры, отчетным периодом Журнала может быть год, квартал, месяц, декада и т.п. Чем больше оборот и шире номенклатура, тем меньше будет период учета Журнала.

ФИО, должность и подпись МОЛа, вносящего информацию в Журнал – данные реквизиты являются обязательными для отражения на обложке ТОРГ-18. Вносить данные в Журнал ТОРГ-18 может завскладом (актуально для небольшой фирмы) или кладовщик (если речь идет о крупной компании с несколькими складами или большим товарооборотом). В последнем случае обложку документа целесообразно дополнить данными о должности и ФИО завскладом, а также его контрольной подписью.

Шаг 2. Вносим информацию о движении и остатках товара.

Данные о движении и остатках товара следует отражать так:

• по факту прихода (отпуска) товара в графу «Дата» вносите день осуществления операции. Основаниям для записей в Журнале могут служить исключительно первичные документы (приходные и расходные накладные, накопительные ведомости). Дата накладной (ведомости) должна соответствовать дате, указанной в Журнале;
• в графе 2 «Номер документа» следует указать номер накладной (ведомости), на основании которой делается запись;
• в зависимости от вида операции (приход или расход) кладовщик делает запись в графе 3 или 4. Если данные вносятся на основании накопительной ведомости, то в Журнале отражается количество прихода (отпуска) за день;
• осуществив арифметические вычисления, кладовщик делает запись в графе 5 «Остаток»:

ОстНач + Прих – Расх,

где ОстНач – количественный показатель остатка товара перед началом операции;

Прих/Расх – количество товара согласно приходной/расходной накладной;

• если имеется какая-либо информация, которая относится к операции и может повлиять на количественные (качественные) показатели товара, то ее вносят в графу 6.

Шаг 3. Корректируем данные Журнала.

В определенных ситуациях у кладовщика может возникнуть необходимость внести изменения в Журнал и откорректировать уже отраженные показатели (к примеру, при внесении данных была допущена механическая ошибка). В таком случае ошибочные данные следует зачеркнуть и вписать правильный показатель. Внесенные изменения следует заверить подписью «Исправленному верить».

При исправлении Журнала важно помнить следующее: вновь внесенные (откорректированные) данные должны быть подтверждены документами. Иными словами, корректировки в Журнал можно вносить только в случае, если новые данные полностью соответствуют накладным и ведомостям. Во избежание каких-либо рисков в части некорректного заполнения Журнала, все исправления следует подкрепить служебными записками кладовщика, в которых указать причину внесения исправлений и основания (документы).

Шаг 4. Сшиваем Журнал.

По окончанию периода, указанного на обложке Журнала, документ следует прошить, указать количество заполненный страниц, после чего заверить печатью компании и подписью руководителя. Читайте также статью: → “Форма КС-3 (Справка о стоимости выполненных работ и затрат)”

Образец заполнения

Приведем пример заполнения бланка ТОРГ-18.

АО «Мидас» занимается торговлей фарфоровой посуды. В ассортименте «Мидаса» два вида товара: столовый сервиз «Аврора» и чашки «Галатея» На 12.05.17 остаток сервизов на складе – 104 ед., остаток чашей – 807 ед. 15.05.17 завскладом Сухомлину поступили:

• приходная накладная № 704пр на столовый сервиз «Аврора» – 12 ед.;
• расходная накладная №314рас на чашки «Галатея» – 46 ед.

Сухомлин сделал следующие записи в Журнале ТОРГ-18:

Накладная по унифицированной форме М-15

Движение материалов от одной организации к другой, или внутри своей, обязательно должно осуществляться на основании соответствующего документа. Накладная М-15 «Отпуск материалов на сторону» составляется в случае передачи товарно-материальных ценностей.
Форма М-15 является первичным учетным документом и подтверждает факт передачи материальных ценностей. Это может быть перемещение материалов между подразделениями одной организации или передача ценностей сторонней фирме.

Тот, кто отгружает материалы, использует накладную в качестве расходного документа и основания для их списания. Получатель, наоборот, использует данный документ в качестве подтверждения прихода.

Накладная М-15 позволяет идентифицировать следующие данные:

• дату составления документа, следовательно, дату произведения самой отгрузки материалов;
• кто является поставщиком и кто получателем ТМЦ;
• всю информацию о передающихся материальных ценностях, их наименование, количество и стоимость.

Все принявшие участие в данной операции автоматически становятся ответственными лицами.

Кем выписывается

Отпуск товарно-материальных ценностей заключается на основании приказа руководителя или договора, который заключают между собой организации. Кроме этого, основанием передачи могут служить наряды и доверенности, без которых невозможно произвести получение материалов.

Лица, имеющие право выписывать накладную на отпуск материалов на сторону:

• бухгалтер, несущий ответственность за участок ТМЦ в бухгалтерии;
• кладовщик, действующий по приказу или на основании доверенности;
• уполномоченный сотрудник, исполняющий свои обязанности в данном структурном подразделении.

В каких случаях составляется

Форма бланка М-15 является утвержденной Госкомстатом РФ, Постановление №71а от 30.10.1997 г.

Согласно ему, данным документом разрешается подтверждать факт отпуска и передачи товарно-материальных ценностей.

Что касается реализации товаров, для этого используется похожая форма ТОРГ-12.

Накладная на отпуск материалов на сторону необходима в случаях:

1. Передачи материальных ценностей в другое подразделение организации для каких-либо нужд или для использования в производстве.
2. Отпуска материалов при заключении договора со сторонней организацией для собственных нужд.
3. Передачи товарно-материальных ценностей на ответственное хранение.
4. Когда отпускается давальческое сырье на переработку как внутри своей организации, так и сторонней.

Ответственное хранение

После заключения договора хранения одна организация вправе передать другой материальные ценности на хранение, которые должны быть возвращены в первоначальном состоянии.

В этом случае другая фирма не получает право собственности на переданные им ТМЦ. Такое действие вполне может осуществляться на основании М-15.

Давальческое сырье

Отпуск материалов в качестве сырья для переработки, если он сопровождается перевозкой при помощи транспорта, оформляется накладной 1-Т. Но при непосредственной передаче можно обойтись только М-15. Это касается только подразделений одного предприятия.

Если же отпуск производится на сторону, то оформляется как накладная М-15, так и 1-Т.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Форма №М-15
• Образец по форме №М-15

Как и любой официальный документ, который фиксирует и доказывает передачу каких-либо ценностей или денежных средств, накладная на отпуск материалов имеет обязательные реквизиты:

• дата и номер накладной;
• полное наименование того, кто отпускает ТМЦ;
• полное наименование получателя материалов;
• информация, на основании чего осуществляется данный отпуск;
• точное название передаваемого товара;
• количество отпускаемых единиц;
• подписи всех ответственных за проведение данной операции лиц.

Что касается печати, определенного место для нее в бланке не имеется, это говорит о том, что накладная действительна и без ее наличия. Главное — присутствие других обязательных реквизитов.

Несмотря на то, что бланк накладной М-15 является унифицированным и есть практически во всех программах в своем первоначальном виде, сохраняя все строки и столбцы, каждая организация может утвердить внесенные ей изменения.

Саму форму можно упростить или добавить некоторые пункты. Это обязательно отражается в учетной политике предприятия.

Последовательность действий при совершении отпуска ТМЦ

Для грамотного проведения сделки по передаче материалов, необходимо придерживаться определенного алгоритма действий:

1. Оформляются все необходимые документы, на основании которых создается накладная М-15.
2. Накладная заполняется по всем правилам бухгалтером или другим уполномоченным на это лицом в двух экземплярах.
3. Саму накладную и все документы, разрешающие отгрузку и вывоз, отдают на подпись руководителя.
4. После этого ее подписывает главный бухгалтер.
5. После проведения передачи ТМЦ накладную подписывают материально-ответственные лица, как отпускающие, так и принимающие. В обязательном порядке указывается должность и расшифровка подписи.
6. Первый экземпляр забирает фирма-получатель. Второй экземпляр, вместе со всеми необходимыми отчетными документами, ответственное лицо сдает в бухгалтерию.
7. На основании полученных документов бухгалтер оформляет операцию созданием бухгалтерских проводок.

Заполнение бланка

Заполнять накладную разрешается как вручную, так и при помощи специальной техники. Главное, чтобы присутствовали все необходимые реквизиты.

В первую очередь заполняется шапка документа с прилежащей к ней таблицей:

1. Указывается номер накладной по порядку после предыдущей.
2. Полное название организации.
3. Код ОКПО.
4. Далее в таблицу вписывается дата оформления документа.
5. Код операции, если он необходим.
6. Информация об отправителе, структурное подразделение и вид его деятельности.
7. Информация о получателе, структурное подразделение и вид его деятельности.
8. Информация об ответственном за поставку лице, его структурное подразделение, вид деятельности и код исполнителя. Имени ответственного лица в данной таблице не указывается.
9. Обязательно заполняется строка Основание, в нее вносится название, номер и дата того документа, который служит разрешением на проведение этой операции.
10. Также заполняются строки «Кому» и «Через кого».

После оформления верхней части документа можно переходить к заполнению основной таблицы:

Номер столбца

Ниже располагаются места для подписей, с указанием должности, подписи и расшифровки:

1. Отпуск разрешил (как правило, руководитель).
2. Главный бухгалтер (или лицо его замещающее).
3. Отпустил (как правило, кладовщик или начальник цеха).
4. Получил (как правило, кладовщик или начальник цеха).

Если накладная заполняется вручную, делать это нужно разборчивым, аккуратным почерком. При допущении ошибки, неверно написанную информацию нужно перечеркнуть одной линией, а в свободном месте написать правильные данные. Ниже, мелко нужно указать «Исправленному верить», подпись.

В случае, когда какая-либо информация отсутствует, и строки или ячейки должны оставаться незаполненными, в них нужно ставить прочерк. Это нужно для того, чтобы избежать вписывание в них ложной информации.

Нумерация всех накладных производится по порядку, учитывая номер предыдущей. В начале каждого года, нумерация обновляется и начинается с №1.

Отражение отпуска материальных ценностей в бухгалтерском учете

Кроме сбора необходимых документов, для полного и правильного учета результат проделанной операции отражается в бухгалтерском учете. Для этого используется счет 10 «Материалы», который корреспондирует с другими счетам, в зависимости от операции:

• Дт 20 Кт 10 — материалы передаются в основное производство;
• Дт 23 Кт 10 — материалы передаются во вспомогательное производство;
• Дт 25 Кт 10 — материальные ценности уходят на общепроизводственные расходы;
• Дт 26 Кт 10 — материальные ценности уходят на общехозяйственные расходы;
• Дт 91.2 Кт 10 — выбытие материалов за счет безвозмездной передачи ТМЦ;
• Дт 91.2 Кт 68.2 — НДС от стоимости безвозмездно переданных ТМЦ.

Для того чтобы не возникало вопросов о том, почему бухгалтерский учет ТМЦ не соответствует фактическому, нужно внимательно, а главное, законно производить документальное оформление всех проделанных с ними операций. Это поможет обезопасить фирму от хищений, а наличие всех подписей будет доказательством при возникновении спорных моментов.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: https://znaybiz.ru/buh/plan-schetov/sklad/nakladnaya-m-15.html

Куда подавать ТОРГ-18, сроки подачи

В связи с законодательными изменениями, вступившими в силу с 01.01.19, форма ТОРГ-18 не является документом, обязательным к заполнению. В связи с этим законом не прописаны обязательства по подаче документа в органы ФНС или Госстатистики. Также отсутствуют сроки по заполнению бланка. В то же время в случае, если компания применяет форму, контролирующие органы вправе запросить Журнал в качестве документа для проверки. Компания может его предоставить только при наличии письменно оформленного запроса.

В случае, если компания не оформляет ТОРГ-18 для отражения учета товара на складе, то какая-либо ответственность для фирмы в данном случае не предусмотрена. Так как форма не является обязательной к использованию, то контролирующие органы не могут оштрафовать компанию за незаполение бланка. В то же время фирмы, использующие бланк, могут предусмотреть внутреннюю ответственность за некорректное отражение информации в Журнале. Меру ответственности и порядок взысканий с ответственного лица следует закрепить во внутренних нормативных документах.

Товарная накладная. Бланк и образец по форме ТОРГ-12 2021 года

Товарная накладная относится к основным первичным сопроводительным документам и оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца к покупателю.

Применяться она может как между двумя организациями, так и между юридическим и физически лицом.

Использование этого документа имеет широкое распространение, поскольку он в ходу на многих предприятиях, где происходит отпуск товара.

ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк товарной накладной .xls заполнения товарной накладной .xls

Для чего нужна товарная накладная

Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.

В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.

Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.

Правила оформления товарной накладной

Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается обычно либо на сотрудников бухгалтерских отделов, либо на кладовщиков или иных уполномоченных работников предприятия.

Унифицированного, принятого для всеобщего применения образца товарной накладной не существует, поэтому каждая организация может разработать и утвердить собственный бланк или воспользоваться шаблоном. Количество таблиц и строк в документе не ограничивается, поэтому при необходимости документ можно расширять или сужать, в зависимости от ситуации.

В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:

• название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
• данные о покупателе,
• информация о продукции: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.

Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным лицом.

Ставить печать на ней необязательно, так как с 2021 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Товарная накладная может содержать всего один лист, а может – несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно отметить в ее первом листе.

Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых остается у реализатора товара и в последующем служит основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и может являться основанием для вычета НДС.

К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения (например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место быть, то это необходимо также отметить в основном документе.

Ошибки при заполнении формы ТОРГ-18

Несмотря на простоту заполнения бланка ТОРГ-18, МОЛы, оформляющие Журнал, нередко допускаю следующие ошибки:

1. Заполнение Журнала не по номенклатуре, а в разрезе групп товара. Информация о движении товара должна вноситься отдельно по каждому из наименований.
2. Внесение данных с нарушением хронологической последовательности. В случае, если информация о товаре внесена позже даты совершения операции, то остаток товара может быть отражен некорректно.
3. Одновременное внесение данных о неоднородном товаре. Если на склад фирмы поступил товар одного вида (например, мука), но в различных единицах измерения (часть – в кг, часть – в мешках), то запись в Журнал следует делать отдельно в разрезе каждой из единиц продукции.

Особенности заполнения электронной формы бланка

Подавляющее большинство торговых компаний использует электронную форму Журнала ТОРГ-18. Широкое распространение получила электронная форма ТОРГ-18 в различных конфигурациях ПО 1С:

• Управление торговлей;
• Комплексная автоматизация;
• Управление производственным предприятием и т.п.

1С позволяет заполнять отчет автоматизировано, что значительно уменьшает количество механических ошибок и упрощает процесс внесения и корректировки данных. Кроме того, неоспоримым преимуществом электронной формы является удобство выборки и анализа данных.

Также на рынке бухгалтерского ПО представлены прочие автоматизированные программы, позволяющие составлять отчет в электронной форме, а также сервисы, с помощью которых можно сформировать отчет он-лайн (Торг-софт, Free-софт и т.д.).

В случае, если компания пользуется ЭЦП (электронная цифровая подпись) для подписи финансовых и статистических документов, то фирма вправе внедрить подобную практику и для ТОРГ-18. При этом важно соблюдение основных условий, таких как техническая возможность и наличие подписанного договора с специальным телекоммуникационным оператором.

Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12, правила ее оформления

Бухгалтерский и налоговый учет в любой организации невозможно представить без учета первичных документов. Одним из них является товарная накладная по форме ТОРГ-12. Она представляет собой первичный документ, оформляемый при отпуске какой-либо продукции или товаров покупателям.

Сама форма, по которой составляется данный документ, является унифицированной и обязательной для всех организаций.

ТН составляют в двух экземплярах: один остается у продавца, другой направляется к покупателю. Тот вариант, который получает вторая сторона, предоставляет ей право оприходовать товарно-материальные ценности.

Первый же вариант является основанием для того, чтобы можно было списать проданный товар.

Кто его составляет и подписывает

На основании закона №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и на основании документа №63-ФЗ «Об электронной подписи» накладная может быть сформирована и храниться как в бумажной, так и в электронной форме. При этом не так давно Федеральная Налоговая Служба утвердила формат файла XML, в котором каждый налогоплательщик сможет направить его в ФНС, используя интернет.

Такой документ подписывается в организации руководителем и главным бухгалтером, также могут быть и другие уполномоченные на это лица.

Те сотрудники, которые смогут подписывать накладную, должны быть выбраны и оформлены в соответствующей доверенности либо приказе.

Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями:

• Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
• Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз. Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
• Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником. В этой роли выступает, например, оператор, связанный со складским учетом и бухгалтерией. Но перед тем, как поручить ему соответствующее право на подпись, это законодательно должно быть подтверждено приказом.

В строке «груз принял», а также напротив надписи «груз получил» может расписаться один и тот же человек. В данном случае подпись ставится непосредственно напротив строки «груз получил».

Электронная форма

В случае с электронной формой порядок, форма и подписание не изменяется. Отличительной особенностью является то, что накладная составляется в одном экземпляре, который включает в себя два файла. Один из файлов должен быть сформирован со стороны покупателя, а другой – со стороны продавца.

Чтобы подписать такой документ, используется не простая, а электронная подпись. Электронный документ подписывается с одной стороны покупателем, а с другой – продавцом.

Как ее заполнять? Пошаговый порядок

Товарная накладная – это унифицированный документ, который регламентирует продажу на сторону товарно-материальных ценностей.

Поэтому в нем обязательно должны указываться сведения о наименовании товара, количестве, продажной цене, а также итоговой стоимости и налоге на добавленную стоимость.

ТОРГ-12 непременно должна иметь реквизиты и стороны-покупателя, и стороны-продавца.

В ней предусмотрено место для штампа, а также должны присутствовать все необходимые подписи.

В тот же момент, когда составляется и оформляется накладная, продавец обязан выписать еще один важный документ на отпуск товаров – счет-фактуру.

К обязательным реквизитам относятся:

• наименование организации, которая составляет документ;
• название документа;
• число, которое соответствует дате составления;
• наименование хозяйственной операции;
• в каких единицах измерения происходит реализация;
• наименование должностей лиц, которые совершают действие по продаже;
• подписи лиц, ответственных за процесс реализации.

Данный документ является унифицированным, а значит, предъявляются особые требования к его заполнению. Если он заполнен неверно, с ошибками, то право на обоснование списания ТМЦ пропадает. Также его нельзя будет использовать в качестве обоснования расходов в налоговом учете.

В самом верхнем разделе бланка прописывается информация о той организации, которая осуществляет отгрузку товаров. Обязательно заполняются:

• название;
• ИНН;
• номер расчетного счета;
• БИК банка;
• индекс;
• юридический и фактический адреса;
• телефон и факс.

В графах «Плательщик» и «Поставщик» указывается информация, идентичная тому, что прописано в разделах «Грузополучатель» и «Грузоотправитель».

В поле «Основание» должен быть проставлен номер договора и его дата, на основании которого осуществляется отгрузка.

Сводная таблица с товаром должна соответствовать по своему содержанию счет-фактуре.

Как заполнить табличную часть

• Там, где должен быть указан код товара, фирма проставляет его на основании прайса. Он может быть также проставлен на основании классификатора продукции. Однако данный реквизит носит рекомендательный, а не обязательный характер.
• Обязательно должны быть заполнены единицы измерения. Для этого также необходим классификатор.
• Вид упаковки может быть, например, ящиком. Количество товара в одной упаковке проставляется в колонке «количество в одном месте». То, сколько будет отгружаться упаковок в целом, указывается в графе «количество мест».
• Колонка «масса» заполняется только в том случае, когда речь идет о весовом, а не о штучном товаре.
• Цена продукции указывается в соответствующей колонке без учета налога на добавленную стоимость. В графе 13 проставляется ставка налога. В большинстве случаев она равна 18%. В следующей графе проставляется сама сумма рассчитанного налога. И в последней графе проставляется стоимость товара с учетом НДС.
• В поле Итого проставляется суммарный итог от всех строк, соответствующих товарам.

Обязательно необходимо, чтобы каждое из полей в накладной было заполнено. Даже если значение не предусмотрено, то ставится прочерк.

Как приложение (о котором указывается в поле «Товарная накладная имеет приложение на…») к ТОРГ-12 может выступать товарно-транспортная накладная.

Подробный процесс формирования документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Исправления в документе

На основании законов РФ, если в ТОРГ-12 обнаружены ошибки, исправления должны производиться в обоих экземплярах.

При этом в них делаются вычерки, заверяемые подписями и стороной продавца, и стороной покупателя.

Возле подписи обязательно должна проставляться дата, соответствующая числу, месяцу и году внесения изменений.

Как правило, при обнаружении ошибок в первичных документах взамен их составляются новые. Однако законодательство такой метод исправления документации не принимает.

Что касается электронных документов, то строгих правил исправления для них не существует. В этом случае каждая организация устанавливает их для себя самостоятельно.

Учет и хранение

Законами РФ не установлено каких-либо строгих постановлений по учету накладных. Каждая фирма может сама их устанавливать. Как правило, в организациях при складском учете составляются товарные отчеты. Товарные накладные прикладываются именно к этому отчету в порядке хронологии.

Если организация или индивидуальный предприниматель применяют упрощенную систему налогообложения, они обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данная книга составляется именно на основе первичной документации, к которой и относятся накладные.

Источник: https://ZnayDelo.ru/document/tovarnaya-nakladnaya-torg-12.html