Обязательный локальный акт, утверждаемый работодателем, — ежегодный график отпусков, составляемый с учетом пожеланий работников. График отпусков на следующий год утверждается не позднее, чем за две недели до начала следующего года, то есть не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). Его отсутствие, либо утверждение в более поздние сроки является грубым нарушением Трудового Кодекса РФ.
На дату утверждения графика отпусков информации на работников, имеющих право уйти в отпуск в определенный период, у сотрудника кадровой службы может и не быть. Естественно, в процесс работы и ознакомления сотрудников с графиков, в процессе вносятся изменения, при заявлении (письменном) работника и предоставлении подтверждающих документов. Включению в график подлежат следующие типы оплачиваемых отпусков:
- ежегодный (ст. 114 ТК РФ);
- дополнительный работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем(ст. 116, 117, 118, 119 ТК РФ);
- нереализованный в предыдущем периоде;
- при совмещении трудовой деятельности (ст. 286 ТК РФ).
После утверждения графика в него могут вноситься коррективы (по причине отзыва или переноса отпуска работником) или дополнительная информация (сведения о вновь принятых в текущем году сотрудниках).
В текущем году дата выпадает на субботу, поэтому с графиком на 2018 год нужно управиться до 19 декабря (ст. 14 ТК РФ).
Что такое график отпусков
График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.
В Интернете можно легко найти график отпусков с образцом заполнения на 2021 год. Но скачать и распечатать, после чего использовать у себя на предприятии, – этого мало. Данный документ составляют с определенной периодичностью и частотой, установленной Трудовым кодексом РФ. График отпусков — это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.
Итоги
График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.
График отпусков — образец заполнения размещен на нашем сайте — должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.
Источники:
- Трудовой кодекс РФ
- Федеральный закон от 20.07.2012 № 125-ФЗ
- Федеральный закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ
- Федеральный закон от 30.11.2011 № 342-ФЗ
- Федеральный закон от 27.05.1998 № 76-ФЗ
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений
При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения. Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем. Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).
В коллективном договоре или ином нормативном акте должно быть обязательно прописано максимальное количество одновременно отдыхающих людей из одного подразделения. Это делают во избежание простоев и для того, чтобы рабочий процесс не пострадал.
Не позднее декабря каждого года на предприятии проходит составление графика отпусков на следующий календарный период. В 2017 году утвердить данный документ нужно не позднее 17 декабря – ровно за две недели до предстоящего 2021 года. Такой распорядок прописан в Трудовом кодексе.
Имейте в виду: при принятии на работу новых сотрудников периоды их отдыха обычно не вносят в существующий график, но их могут утвердить по согласованию с администрацией. Также см. «Первый отпуск после устройства на работу».
Кто, как и когда оформляет график
График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.
Важно! Практическая ситуация от КонсультантПлюс Нужно ли утверждать график отпусков вновь созданным организациям в первый год их работы? Законом это вопрос прямо не урегулирован. Но если создание вашей организации приходится на начало года, то лучше составить график отпусков. Поясним подробнее. Больше информации по вопросу смотрите в К+. Пробный доступ к системе бесплатен.
До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7, бланк которой можно бесплатно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
10 колонок формы Т–7 заполнялись следующей информацией:
- графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
- графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
- графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
- графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
- графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
- графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
- графа 10 — примечание.
Если в вашей организации есть внешние совместители, то может возникнуть вопрос: вносить ли в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя? Подробные разъяснения на этот счет дали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к рекомендациям и возможным рискам.
Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.
Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2021 год следует утвердить график не позднее 17.12.2020.
После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.
С 18.02.2020 срок хранения графиков отпусков в архиве увеличен с года до 3 лет (ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
ВАЖНО! Не забудьте письменно (под расписку) предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (п. 3 ст. 123 ТК РФ).
Опросные листы
Составляя график отпусков, образец которого представлен ниже, руководство компании должно учитывать пожелания работников. При этом обязательно берут во внимание особенности трудового процесса. Для этого можно составить опросный лист, в котором работники напишут, когда они хотят пойти в отпуск в 2021 году.
Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска. Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе. .
Для чего составляют
График необходимо создавать на любом предприятии независимо от численности сотрудников. Трудовой кодекс гласит о том, что такой документ обязателен для работников и их руководителей, поскольку дает определенные гарантии и принуждает соблюдать закон. Более того, он отражает очередность отпусков, что предупреждает дальнейшие разногласия и споры. На случай несоблюдения ТК РФ в этом вопросе инспекторы по труду имеют право наложить штраф на руководство компании.
Обычно график составляет руководство фирмы вместе с отделом кадров.
Ответственность
Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.
Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.
Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:
- при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
- при повторном — на 10-20 тыс. рублей.
Права отдельных категорий граждан
У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида — 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).
Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Выясняя вопрос, как составить график отпусков, следует знать особенности закона, защищающего права определенных категорий граждан, которые могут получить отпуск в любое удобное для них время. К ним, в частности, относят:
- женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
- супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
- совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
- сотрудники возрастом до 18 лет;
- жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.
Также см. «Какие бывают отпуска».
Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления
График является локальным актом, в который вносят информацию об отпусках работников структурных подразделений. При этом любой отдел имеет собственный график, касающийся его сотрудников. Такая схема считается оптимальной для любого предприятия: руководство занимается составлением расписаний с учетом потребностей отдела в определенном количестве сотрудников.
Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.
После проведения коррекции кадровики отправляют исправленные графики на обсуждение персоналу, чьи пожелания относительно отпуска были изначально не соблюдены и потому сроки передвинуты. Руководители отделов также рассматривают исправленный вариант, поскольку бывают ситуации, когда необходимо присутствие конкретных сотрудников на рабочих местах в определенное время года.
При переносе и корректировке отпуска одному сотруднику, зачастую, смещаются графики еще нескольких лиц. Поэтому необходимо согласование всех, кого коснулись изменения.
Учитывая все это, когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.
После коррекции и утверждения нового графика его заново отправляют в отдел кадров, где оформляют сводное расписание на всю организацию. Эту работа проводят после того, как подписан приказ о составлении графика отпусков. См. “Издаем приказ составлении графика отпусков на 2021 год“.
Особенности небольших фирм
В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2021 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.
Вопросы и ответы
- Обязательно ли учитывать мнение работников при формировании графика отпусков?
Ответ: Если сотрудник не относится к категории особых сотрудников, указанных в разделе «Работники, имеющие преимущество в выборе периода отпуска» – работодатель имеет право не учитывать его мнение при составлении графика отпусков.
- Обязательно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Ответ: Работодателю настоятельно рекомендуется знакомить работников с графиком отпусков, хотя законодательством Российской Федерации этот момент чётко не описан. Но во избежание спорных ситуаций ознакомить работников под подпись всё же необходимо.
- Обязаны ли мы включать в график отпусков совместителей?
Ответ: График отпусков предусматривает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска абсолютно всем работника, в связи с чем включать в график отпусков необходимо как основных работников, так и совместителей.
Важные моменты и требования закона
При составлении расписания недостаточно только пожеланий работников. Законодательство РФ обязывает учитывать следующие моменты.
Стаж работы
Уйти в оплачиваемый отпуск имеет право любой сотрудник компании, проработавший не менее шести месяцев. Например, в случае если работник брал неоплачиваемый отдых более 7-ми дней в период, за который предоставляют очередной отпуск, это время не включают в стаж, обеспечивающий право использовать оплачиваемый отпуск. Иными словами — происходит перенос начала отпуска. Даже в той ситуации, если он уже запланирован и включен в график. Тогда график отпусков, образец заполнения в 2021 году которого приведен ниже, подлежит коррекции. Это обусловлено отсутствием у работника достаточного стажа. Такая ситуация изменения графика имеет юридическое основание. Также см. «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков».
Отдельные категории сотрудников
Они имеют право уйти в оплачиваемый отпуск независимо от стажа. Под эту категорию подходят сотрудники до 18 лет, женщины перед или после отпуска по беременности, усыновители детей, которым не исполнилось 3-х месяцев. При составлении графика легко учесть несовершеннолетних и принятых на работу беременных женщин. Все остальные случаи предполагают необходимость согласования ситуации с администрацией, когда работник, стаж которого не достиг шестимесячного срока, желает уйти в отпуск. Как правильно составить график отпусков, подскажет Трудовой кодекс. В нем указано, что оплачиваемый отдых не дают работникам в качестве аванса, то есть до истечения 6-ти месяцев работы на предприятии.
Дополнительные ежегодные отпуска
Они положены некоторым категориям граждан, работа которых связана с вредным производством или опасными условиями труда. Такие виды отпуска тоже необходимо вносить в график отпусков, бланк которого приведен в этой статье. Стаж, позволяющий пользоваться таким отпуском, включает фактически отработанный период, поэтому возможность получения такого отдыха авансом невозможна
Два отпуска
Возможность получения двух отпусков есть у тех, кто был принят на работу в конце календарного года. К примеру, если сотрудник оформлен на работу в ноябре, то он имеет право уйти в отпуск в июне, но до окончания года взять еще один отпуск уже за следующий год. Подобную возможность необходимо предусмотреть, составляя график отпусков на бланке, скачать который можно в Интернете.
Очередность отпусков
Ее устанавливают согласно не только желаниям сотрудников, но, в первую очередь, учитывая интересы рабочих, имеющий право на первоочередной отпуск в любое время года. Подготавливая приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год, необходимо составить список таких сотрудников, чтобы изначально учесть их требования
Сотрудники по совместительству
Они имеют право требовать отпуск в то время, которое утверждено на другой работе. Для этого им следует предоставить подтверждающий документ.
Сотрудники, не использовавшие отпуск за предыдущий год
Они имеют право выбрать любой удобный период для своего отпуска, а их пожелания отражают в графике в первую очередь
Работники, поступающие в вузы и их родители
Поступая в вуз (ссуз) или будучи родителем 9-ти или 11-тиклассника, работники могут выбирать время отпуска по своему усмотрению. Этот особо касается жителей Крайнего Севера, если их дети планируют поступление на учебы в другие регионы. Для сопровождения ребенка родитель может взять полный или частичный отпуск на время экзаменов.
Продолжительность отпуска
Стандартный отпуск в нашей стране имеет длительность 28 дней. Увеличен он может быть в случае наличия дополнительных отпусков. Кроме того, есть определенные профессии, работники которых имеют право на более длительный отпуск. Сюда входят педагоги, социальные работники, государственные и муниципальные служащие, судьи, работники прокуратуры, сотрудники полиции, таможенных органов, спасательные службы и др.
Когда ежегодный оплачиваемый отпуск нужно продлить или перенести в 2018 году
Иногда ежегодный оплачиваемый отдых необходимо продлить или перенести. Это правило применяют к ситуациям, когда сотрудник во время ежегодного отдыха (ст. 124 ТК РФ):
- заболел или получил травму. При этом пособие за дни временной нетрудоспособности выплачивают работнику в общем порядке;
- исполнял государственные обязанности, при которых законодательство предусматривает освобождение от работы. К примеру, был присяжным заседателем в суде.
В случае, если работник во время отдыха сообщил о болезни или исполнении государственных обязанностей, то отдых можно автоматически продлить на соответствующее количество дней. При этом отдельный приказ издавать не нужно (п. 18 Правил, утв. постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169).
Отвечает Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
«Дополнительный отпуск сотруднику предоставьте вместе с основным. При расчете общей продолжительности ежегодного отпуска основной и дополнительный отпуска суммируйте (п. 14 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169, ст. 423, ч. 2 ст. 120 ТК). В стаж, дающий право на дополнительный отпуск за работу во вредных условиях, включите только время, фактически отработанное в таких условиях (ч. 3 ст. 121 ТК).»
Задайте свой вопрос экспертам «Системы Главбух»
Перенести дни нужно, если сотруднику вовремя не выплатили отпускные или своевременно не предупредили о дате начала отдыха. Ежегодный отпуск с согласия сотрудника можно перенести на следующий рабочий год, если отсутствие на работе негативно повлияет на деятельность организации.
Оплата отпуска по ТК РФ в 2021 году с комментариями
Работодатель считает отпускные исходя исходя из заработка за 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу начала отпуска. При этом календарный месяц – это период с первого по последнее число месяца включительно (п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
Если сотрудник работает в организации менее 12 месяцев, то расчетным периодом для него будет период с даты приема его на работу по последний календарный день месяца, который предшествует месяцу начала отпуска (ст. 139 ТК РФ).
В расчет заработка включайте все выплаты, которые предусматривает система оплаты труда в компании. Источник выплат значения не имеет. Полный перечень доходов чиновники привели в Положении, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
В какой срок выплачивают отпускные по ТК РФ в 2021 году
Работодатель обязан выплатить отпускные сотруднику не позднее, чем за 3 дня до начала отдыха. В ТК РФ прямо не указано, о каких днях идет речь, – календарных или рабочих. Но по разъяснениям Роструда отсчитывать этот срок нужно в календарных днях (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1).
Как составить заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск в 2018 году
Сотрудник вправе уйти отдыхать не по графику. В этом случае за 2 недели до начала отдыха или ранее он должен написать заявление. Утвержденной формы нет, поэтому его можно составить в свободной форме.
Образец заявления работника на отпуск
Как составить заявление на дополнительный отпуск в 2021 году
В ежегодный основной оплачиваемый отпуск работники как правило уходят по графику. В этом случае заявление можно не писать. Но если по какой-либо причине сотрудник с согласия работодателя отправляется в отдых вне графика, то без соответствующего заявления не обойтись.
Образец заявления на дополнительный отдых
Как составить заявление о присоединении дополнительного дня отдыха к ежегодному отпуску в 2021 году
В случае, если сотрудник хочет присоединить дополнительный отпуск к ежегодному оплачиваемому, то он должен написать соответствующее заявление. К примеру, после сдачи крови.
Образец заявления о присоединении к основному отдыху дополнительных дней
Ответственность за непредставление отпуска в 2021 году
Проверяющие могут оштрафовать работодателя за несоблюдение правил предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска согласно части 4 статьи 124 ТК. За такое нарушение трудовая инспекция выпишет штраф на:
- руководителя компании – от 1000 до 5000 руб., а за повторное нарушение от 10 000 до 20 000 руб. или на срок от одного года до трех лет;
- предпринимателей – от 1000 до 5000 руб., а за повторное нарушение от 10 000 до 20 000 руб.;
- организацию – от 30 000 до 50 000 руб., а за повторное нарушение от 50 000 до 70 000 руб.
График отпусков: образец 2018
На данный момент действует рекомендованная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России еще в 2004 году.
Зачастую, кадровики считают, что составлять графики отпусков достаточно в произвольной форме. Но это неверно, ведь этот документ относят к учетной документации. Поэтому для предприятий более уместна унифицированная форма Т-7 «График отпусков». Его следует составлять строго, соблюдая закон.
Правильно заполненный бланк важен и для финансовой составляющей предприятия, поскольку на основании этого документа будут производить выплаты отпускных.
Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.
Далее вашему вниманию – образец заполнения графика отпусков на 2018 год, который вы можете .
Также вы можете .
Иные ошибки.
Ну и конечно же, проверьте график на наличие других ошибок. Например, можно встретить случаи, когда в графике указывают месяц вместо дат начала отпусков. Вроде бы это не ошибка, но это может повлечь нарушение со стороны нанимателя (работодателя), ведь в одностороннем порядке дату ухода в отпуск определить нельзя.
Кроме того:
- предусматриваются отпуска неверной продолжительности;
- отпуск неправильно разделяется на части, например, когда выделены три части и каждая из них менее 14 дней.
Утверждение графика
Заполненный график отпусков на 2021 год должен заверить своей подписью руководитель отела кадров. А при ее отсутствии – другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков.
Совет
Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков на 2021 год под подпись. Так вы обезопасите себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.Вы можете:
- попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
- приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
Многих интересует вопрос: необходимо ли отдельно делать образец приказа об утверждении графика отпусков?
Ответ: нет, не обязательно, поскольку в шапке раздела «Утверждаю» руководитель оставляет подпись, которая и выполняет роль приказа. Следуя из этого, острой необходимости в дополнительном приказе не существует. Также см. «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».
Хранить график отпусков нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
и образец заполнения формы Т-7
График отпусков на 2021 год Excel скачать бесплатно бланк.
График отпусков на 2021 год бланк скачать бесплатно Word.
График отпусков образец заполнения скачать в формате Pdf.
Внимание! После составления графика необходимо ознакомить с ним всех сотрудников. Для этого можно применять лист ознакомления.
Внесение изменений
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
- в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
- в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
- в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
- в графе 10 отражаются различные примечания.
Кстати, график отпусков на 2021 год имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ.
Ошибка № 2: указываются не все отпуска.
Проверьте, включены ли в утвержденный график отпусков дополнительные оплачиваемые или неиспользованные отпуска сотрудников.
Напомним, что график отпусков содержит информацию о ежегодном оплачиваемом отпуске, который, в свою очередь, состоит из основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Наибольшее количество вопросов связано с ежегодным дополнительным отпуском за вредные условия труда. В соответствии со ст. 117 ТК РФ он предоставляется по результатам специальной оценки условий труда, проведенной согласно Закону № 426-ФЗ[4]. Минимальная продолжительность такого отпуска – семь календарных дней.
Однако в силу ч. 4 ст. 3 Закона № 426-ФЗ проведение специальной оценки в отношении условий труда государственных гражданских служащих регулируется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ о государственной гражданской службе. Таким нормативным актом, в частности, является Закон № 79-ФЗ, но в настоящее время порядок проведения специальной оценки условий труда в отношении рабочих мест государственных гражданских служащих в данном законе не урегулирован. Но, как отмечается в Письме Минтруда РФ от 23.06.2017 № 15-1/ООГ-1744, в отношении государственных служащих специальная оценка условий труда может проводиться в общем порядке, установленном Законом № 426-ФЗ. В отношении рабочих мест военнослужащих, проходящих воинскую службу, специальная оценка условий труда не проводится, поскольку согласно ст. 11 ТК РФ трудовое законодательство не распространяются на военнослужащих при исполнении ими обязанностей военной службы, если в установленном ТК РФ порядке они одновременно не выступают в качестве работодателей или их представителей.
Значит, если основания для такого отпуска есть, надо учесть, что он предоставляется только за фактически отработанное время в соответствующих условиях, и определить точную продолжительность такого отпуска к моменту утверждения графика невозможно.
Однако он должен быть отражен в графике. Если учреждение использует форму графика Т-7[5], для этого в графе 6 данной формы отражается только дата начала отпуска, а дата окончания будет определена лишь ко дню составления приказа о предоставлении отпуска. В графе 5 графика отпусков необходимо отразить количество календарных дней отпуска – оно определяется путем сложения количества дней основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Например, сотруднику полагается 30 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 7 календарных дней дополнительного, значит, в графе 5 нужно написать «37».
К сведению:
На основании ст. 122, 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Тогда отпуск должен быть использован в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. Заметим, что аналогичная норма имеется в ч. 9.2 ст. 46 Закона № 79-ФЗ. Пункт 15.13 Инструкции № 76 допускает использование перенесенного отпуска (его части) в первом квартале следующего календарного года (в том числе с возможным присоединением к отпуску за следующий год).
Неиспользованные отпуска также нужно указывать в графике. Неиспользованные отпуска могут быть у работника по ряду причин: из-за переноса отпуска по инициативе работодателя, отзыве из отпуска и пр. (ст. 122, 124 ТК РФ, ч. 9.2 ст. 46 Закона № 79-ФЗ). Тогда новые даты предполагаемого отпуска и основания переноса отдыха работника указываются в графах 8, 9. Отражая такие отпуска, нанимателю (работодателю) легче проконтролировать их использование, поскольку запрещено непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Внесение дополнений
Случается, что уже после утверждения графика отпусков на очередной год на работу принимаются новые работника. В подобной ситуации Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления. Однако никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Ошибка № 3: при составлении не учтено мнение профсоюзного органа.
График подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации. Кроме того, если предоставление отпусков осуществляется в соответствии с ТК РФ, его ст. 123 требует, чтобы график утверждался с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Значит, если в учреждении существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика туда. Отметим, что аналогичная норма имеется в п. 3.2.2 – 3.2.5 Инструкции № 79 в отношении лиц, работающих в Следственном комитете.
Порядок учета мнения профсоюза определен ст. 372 ТК РФ. В частности, в выборный орган первичной профсоюзной организации направляется проект графика. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.
Если профсоюз не согласен с очередностью предоставления отпусков, установленной графиком, либо предлагает скорректировать документ, работодатель может согласиться с этим. А может в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.
Если прийти к согласию так и не удалось, работодатель может утвердить график, составив протокол разногласий. Выборный орган первичной профсоюзной организации, в свою очередь, может обжаловать график в соответствующую государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд. Кроме того, профсоюз имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.
ГИТ обязана в течение месяца со дня получения жалобы (заявления) профсоюзной организации провести проверку. В случае выявления нарушения работодателю выдается предписание об отмене утвержденного графика отпусков, обязательное для исполнения.
Итак, проверьте: если профсоюз имеется, на графике отпусков должна стоять отметка об учете мнения – дата и номер соответствующего документа (протокола).
