График отпусков — это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Обязанностью работодателя является ежегодное составление и утверждение этого графика. О том, что собой представляет этот документ, а также скачать график отпусков в excel или ворд — в этой статье.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ, каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность составляет 28 календарных дней. Работники, которые трудятся в особых или вредных условиях труда, имеют право на дополнительный отпуск.
Какой использовать бланк графика отпусков на 2020 год
Для составления графика отпусков на 2021 год подходит одноимённая унифицированная форма № Т-7. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Выглядит она так:
С нашего сайта бесплатно скачать график отпусков на 2021 год в excel по форме Т-7 можно по прямой ссылке здесь:
- График отпусков 2021 excel
Однако компания может использовать и свою excel форму графика отпусков на 2021 год, заранее утверждённую локальным актом. При этом желательно при её разработке всё же ориентироваться на форму Т-7.
Таким образом, график отпусков составляют по той форме, которая утверждена приказом руководителя предприятия к учетной политике.
Что отражать
В проект графика отпусков обязательно вносят занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:
- основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
- дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
- дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить и утвердить график отпусков на 2021 год. Используйте эти инструкции бесплатно.
, чтобы прочитать.
Как составить график отпусков на 2020 год
Обычно подготовкой графика отпусков занимаются сотрудники отдела кадров. Но если его нет, график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет.
Учтите, что до утверждения файла excel c графиком отпусков на 2020 год также нужно учесть мнение профсоюза (при его наличии). Порядок учета мнения профсоюзной ячейки такой же, как для принятия локальных нормативных актов (ст. 372 ТК РФ).
На момент утверждения в графике отпусков на 2021 год должны быть заполнены графы с 1 по 6. Других особых правил нет.
С нашего сайта по прямой ссылке скачать бесплатно заполненный образец графика отпусков на 2021 год в excel можно по прямой ссылке здесь:
- График отпусков 2021 excel образец заполнения
Знакомить ли с графиком персонал
Прямой обязанности по ознакомлению сотрудников с утвержденным графиком отпусков в законе нет. Ст. 123 ТК РФ требует только известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.
Однако целесообразно всё же знакомить персонал с этим документом. Как и для чего это нужно делать, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс:
Если у вас нет доступа к К+, получить пробный полный доступ можно бесплатно.
Нередко возникает вопрос: нужно ли работнику писать заявление на отпуск, предусмотренный графиком отпусков? Для ответа обратимся к ч. 3 ст. 123 ТК РФ, согласно которой о времени начала отпуска работник должен быть извещен под расписку не позднее чем за 2 недели до начала. Из этого следует, что для ухода работника в отпуск в соответствии с графиком отпусков требуется уведомить работника, а не работодателя. Дополнительное заявление от работника не требуется.
Как утвердить график отпусков на 2020 год
Это можно сделать отдельным приказом руководителя на бланке компании (его обязательной или унифицированной формы нет). Однако формально он не обязателен: достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю» формы графика.
После утверждения график отпусков на 2021 год становится обязателен и для работодателя, и для работников.
Подробнее обо всём этом см. «Как составить и утвердить график отпусков на 2021 год».
Читать также
23.04.2020
Внесение изменений и отмена
Составленный график — это план, который часто не совпадает с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений указывается дата начала перенесенного отдыха и причина переноса.
Вот как выглядит образец заполнения табеля отпусков на 2021 год при перенесении отпусков:
Изменения вносятся в случае:
- временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
- отзыва из него;
- если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем периоде неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации;
- по просьбе работника и при согласии работодателя
Отмена графика после его утверждения уже невозможна, все дополнения (например по новым сотрудникам) оформляются в виде приложений.
Нюансы составления графика
Далее рассмотрим отдельные моменты предоставления отпусков и составления графика, которые зачастую вызывают вопросы.
Отпуск внешнего совместителя
Статья 286 ТК РФ гласит, что ежегодный отпуск должен предоставляться внешнему совместителю одновременно с отпуском на его основной работе. Из этого можно сделать два вывода:
- отпуск внешнему совместителю положен, а значит, его нужно включать в график;
- планировать этот отпуск нужно на тот же период, когда он предоставляется работнику основным работодателем.
Возникает вопрос: как это осуществить? Очевидно, следует заранее узнать у совместителя, когда запланирован его отпуск по основному месту работы. Как вариант, можно попросить предоставить справку о запланированном отпуске на следующий год. Но делать этого совместитель не обязан, равно как и работодатель по совместительству не может на этом настаивать. Более того, работник может не знать, когда ему будет предоставлен отпуск на основном месте работы в следующем году, ведь там график может быть еще не готов.
Тем не менее включать отпуск внешнего совместителя в график необходимо. Однако весьма вероятно, что в документ придется вносить изменения.
Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.
Продолжительность отпусков: стандартная и удлиненная
Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Но некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск. Право на него дается Трудовым кодексом и федеральными законами. Кому положен более длительный отпуск, показано в следующей таблице.
Таблица 1. Кто имеет право на отпуск большей продолжительности
| Категория работников | Норма закона | Продолжительность отпуска |
| Несовершеннолетние работники | ст. 267 ТК РФ | 31 календарный день |
| Инвалиды | ст. 23 закона №181-ФЗ от 24.11.1995 | 30 календарных дней |
| Педагоги | ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства от 14.05.2015 №466 | 42 (56) календарных дней |
| Отдельные категории медицинских работников | ст. 350 ТК РФ, постановление Минтруда России от 08.08.1996 №50 | 36 календарных дней |
| Государственные служащие | ст. 46 закона №79-ФЗ от 27.07.2004 | 30 календарных дней + дни в зависимости от выслуги лет |
| Муниципальные служащие | п. 3 ст. 21 закона №25-ФЗ от 02.03.2007 | |
| Доктора и кандидаты наук, занимающие должности в научных организациях, финансируемых из федерального бюджета | постановление Правительства 12.08.1994 № 949 | доктора наук — 48 рабочих дней; кандидаты наук — 36 рабочих дней |
| Работники, занятые на работах с химическим оружием | ст. 1, 5 закона № 136-ФЗ от 07.11.2000 | 56 или 49 календарных дней (зависит от группы работ) |
| Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований | п. 5 ст. 28 закона № 151-ФЗ от 22.08.1995 | 30, 35 или 40 суток (зависит от непрерывного стажа) |
| Прокуроры, научные и педагогические работники прокуратуры | ст. 41.4 закона № 2202-1 от 17.01.1992 | 30 календарных дней (без учета проезда к месту отдыха и обратно) |
| Сотрудники Следственного комитета | ст. 25 закона № 403-ФЗ от 28.12.2010 | |
| Военнослужащие | закон № 76-ФЗ от 27.05.1998 | Разная длительность |
Некоторые работники также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, который представляется помимо основного (статья 116 ТК РФ). Какие периоды также нужно отражать в графике. Они полагаются работникам:
- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- имеющим особый характер работы;
- работающим ненормированный день;
- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Нередко сотрудники предпочитают вместо дополнительного отпуска подучить компенсацию. Однако такие отпускные дни все равно нужно включать в график, а затем (если работник предпочтет деньги) отражать это в графике, как показано выше.
Какую продолжительность отпуска указать в графике?
Работник не обязан уходить в отпуск на 28 дней подряд — его можно разделить на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. В графике отпуска следует указывать все отпускные периоды каждого работника.
Кто может брать отпуск в удобное время?
Некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска. Согласования с работодателем это не требует. Подробности — в следующей таблице.
Таблица 2. Кто имеет право на отпуск в удобное время
| Категория работников и обстоятельства | Норма закона | Чем подтвердить |
| Несовершеннолетние работники | Ст. 267 ТК РФ | Паспорт |
| Родитель (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет | Ст. 262.1 ТК РФ | Свидетельство о рождении ребенка |
| Беременные — до или после отпуска по беременности и родам После отпуска по уходу за ребенком | Ст. 260 ТК РФ | Справка о беременности, больничный, взятый в связи с отпуском по беременности и родам |
| Работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет | Ст. 262.2 | Свидетельства о рождении детей |
| Муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам | Ст. 123 ТК РФ | Справка о беременности, копия больничного, который выдан для оформления отпуска по беременности и родам |
| Внешние совместители — одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском на основной работе | Ст. 286 ТК РФ | Справка с работы, выписка из графика отпусков |
| Супруги военнослужащих — одновременно с отпуском военнослужащих | Ст. 11 закона № 76-ФЗ от 27.05.1998 | Справка с места службы, выписка из графика отпусков мужа |
| Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне | П. 15 ст. 2 закона № 2-ФЗ от 10.01.2002 | Удостоверение гражданина, который подвергся радиационному воздействию |
| Участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС Отдельные группы граждан, получивших лучевую болезнь, инвалиды вследствие катастрофы, лица, работающие в зоне отчуждения и другие, имеющие отношение к аварии на чернобыльской АЭС | Закон № 1244-1 от 15.05.1991 | Удостоверение гражданина, который подвергся радиационному воздействию, справка об установлении инвалидности |
| Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы | ст. 6 закона № 5-ФЗ от 09.01.1997 | Удостоверение Героя труда или кавалера ордена |
| Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы Участник Великой Отечественной войны, жители блокадного Ленинграда и лица, работающий в период Великой Отечественной войны на объектах обороны, инвалиды войны, ветераны боевых действий | п. 3 ст. 8 закона № 4301-1 от 15.01.1993 закон № 5-ФЗ от 12.01.1995 | Удостоверение Героя или кавалера ордена |
| Почетные доноры | ст. 23 закона № 125-ФЗ от 20.07.2012 | Удостоверение почетного донора |
| Родитель, работающий в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение в другой местности | ст. 322 ТК РФ | Паспорт ребенка, справка из приемной комиссии |
Сколько хранить график отпусков?
Документы хранятся в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для разных документов установлены различные сроки. График отпусков хранится в течение 1 года после того, как он перестанет действовать.
Ключевые характеристики
- Выполнение расчета отпуска: продолжительность, начальный и конечный день периода отдыха.
- Совместимость со всеми версиями операционной системы Windows.
- Поддержка разных систем государственных праздников для различных стран, учет их при подсчете периодов.
- Простой и удобный интерфейс, имеющий всего одно окно.
- Возможность использования заданных пользователем точек отсчета, выбранных произвольным путем.
- Функция переноса рабочих, праздничных, выходных дней на любые даты.
- Возможность формирования индивидуального графика праздников и выходных дней.
Значение документа
График помогает решить сразу несколько задач:
- Распланировать отпускные периоды на следующий год, чтобы не произошло никаких накладок. Например, чтобы все специалисты, выполняющие одинаковые функции, не ушли в отпуск в одно время.
- Заранее позаботиться о подмене работника на период отпуска или передать его функции коллегам.
- Исполнить требования трудового законодательства: вовремя оповестить работника о предстоящем отпуске и выплатить отпускные.
- Держать под контролем вопрос соблюдения сроков отпусков, а также количество неиспользованных дней.
