Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке. Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве. Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов. В любом деле могут происходить всевозможные ошибки. Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.
Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.
Смысл и значение ведения журнала учёта движения ТК
Передача трудовой в результате трудоустройства должна давать работнику гарантию того, что этот важный документ действительно будет сохранён и возвращён в надлежащем виде после его увольнения.
Такая гарантия оказалась особенно необходимой в условиях массовых беспорядков, происходящих с книжками работников, устраивающихся к индивидуальным предпринимателям. Отсутствие ответственности за чужие документы показала, что их надлежащее хранение и ведение устанавливает самую низкую планку, а зачастую полностью аннулируется.
В результате, ценнейшие для владельца ТК сведения, утрачиваются безвозвратно. Суды вынуждены перегружать себя, занимаясь не своим делом и исполняя ответственность работодателя за принятый им документ, но утерянный или повреждённый.
Во избежание нелицеприятных прецедентов в отношении обращения с трудовыми книжками, работодатели обязаны отчитываться за факт их приёма, хранения и выдачи. Регистрация и отражение обозначенных фактов производится в специальном журнале.
Надлежащее ведение журнала всеми работодателями, включая индивидуальных предпринимателей, к которым сегодня также применимы самые серьёзные меры воздействия при нарушениях, курируется трудовой инспекцией.
Этот момент оказал значительное облегчение участи также тех работников, которые попали в сложную ситуацию и вынуждены восстанавливать свой трудовой стаж по всем организациям и предприятиям, где они работали. Выписки из книги учёта могут стать полноценным подтверждением того, что работник в действительности работал в этой организации.
Журнал учёта позволяет отражать наличие места нахождения ТК на соответствующем этапе трудовой деятельности лица. В силу этого журнал будет также весьма полезен работодателю, так как регистрация выдачи трудовой полностью снимает с него ответственность за чужой документ. А также подтверждает факт его выдачи.
Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — читайте здесь.
Строгая отчетность
Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке. Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия. Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия. Такой журнал должен быть у любого работодателя: юридического лица или ИП.
Еще несколько лет назад у ИП потребности в оформлении специального регистра не было. Это объясняется тем, что индивидуальные предприниматели до проведения реформ в трудовом законодательстве не выдавали своим подчиненным трудовые, а, следовательно, не заводили книги учета трудовых книжек. Сейчас все иначе.
Вести такую книгу обязаны:
- непосредственный работодатель, например, когда он выступает в лице индивидуального предпринимателя>
- кадровая служба юридического лица, то есть предприятия, организации, учреждения и т. д.>
- лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.
Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:
- как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя>
- все страницы данного регистра необходимо пронумеровать>
- чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.
Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр. После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.
Правила заполнения книги движения трудовых книжек
Регламентируется ведение журнала правилами, утверждёнными Постановлением Правительства России 16.04.2003 г. за № 225. В 6 главе они отражают необходимость в ведении и учёте ТК в «Журнале (книге) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них». Это требование Правил подтверждается новой редакцией Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. за № 132.
Эти документы оглашают, что записи в Книге производятся при оперировании трудовой книжкой в случае:
- трудоустройства лица;
- его увольнения;
- заведения ТК на бланке.
В определённой степени записи, внесённые в журнал, дублируют основные сведения, внесённые в ТК. Также, многие правила, применимые для ведения книжек и вкладышей, вменяются в нормативы правил для ведения журнала.
Все записи ведутся аккуратно, внимательно и тщательно выверяются, а также должны полностью опираться на документальные источники. Записи также должны полностью соответствовать формулировкам трудовой и иным документам.
Ответственность за ведение журнала возлагается на работодателя. Он, в свою очередь, имеет возможность частично её делегировать лицу, уполномоченному на ведение ТК.
Чистый бланк журнала учёта движения ТК можно приобрести в специализированных магазинах. Кроме этого, нормативные правила не запрещают изготовление Книги на заказ или самостоятельное изготовление.
Главное, чтобы она была подготовлена соответствующим образом, по особой несложной технологии.
Учётные записи вносятся простой шариковой ручкой. Допустимый цвет: синий, фиолетовый, чёрный. Можно использовать чернила при условии их аккуратного применения.
Инструкция внесения записей
Если вы новичок в кадровом деле – вам нужно найти книгу учёта и, опираясь на записи, сделанные ранее, продолжать её вести. Имейте в виду, что новшеств или изменения алгоритма вписывания сведений не производилось, даже если последняя внесённая запись была сделана достаточно давно.
Не случайно, книга имеет твёрдый переплёт и наличие множества листов. Она рассчитана на то, что ею будут пользоваться на протяжении многих лет. По её окончании она ещё долго будет храниться в архиве.
Если же вы вновь открывшийся предприниматель – вам обязательно нужно завести эту книгу и вносить в неё регистрационные записи, начиная с первой, поступившей к вам трудовой. Если у вас на данный момент всего одна трудовая – ваша, это не снимает с вас ответственности за учёт трудовых.
Новый бланк журнала должен быть:
- пронумерован;
- опломбирован;
- прошит.
Титульный лист
Только после этого можно приступать к заполнению титульного листа. Не путайте его с титульным листом самой трудовой. Он должен содержать информацию о предприятии. Впишите наименование соответственно тому, как оно определяется в его правоустанавливающих документах на момент заполнения журнала.
Если вы индивидуальный предприниматель – впишите форму собственности, а далее свои фамилию, имя и отчество. Сведения должны совпадать с регистрационными и паспортными данными.
Следующий несложный момент в заполнении титульного листа – срок хранения. Однако у некоторых он вызывает сомнение. Ведь специалист кадровик или работодатель не могут заведомо просчитать число работников и их трудовых, которые будут вписываться в книгу учёта.
Однако если предположить, что документ по завершении должен продолжать храниться в архиве – то ситуация станет более понятной. Так в соответствии с Правилами, к начальной дате заполнения титульного листа журнала прибавьте ровно 75 лет и впишите этот датированный период в журнал.
Например, дата хранения: 15.10.2015-15.10.90 годы. Если вы индивидуальный предприниматель и у вас сравнительно маленький приток работников и движение трудовых – вы можете ограничиться пятьюдесятью годами хранения. В этом случае запись будет выглядеть приблизительно следующим образом: 15.10.2015-15.10.75 годы.
После заполнения титульного листа нужно открыть разворот, предназначенный для внесения записей и сделать первую запись. Обратите внимание, что каждая трудовая учитывается достаточно подробно. Сведения о ней вносятся в 13 граф, которые содержатся в учётных формах журнала. Записи производятся следующим образом:
- В первую колонку вносятся порядковые номера.
- Графы 2-4 предназначены для внесения даты регистрации учёта ТК. Обратите внимание, что она может не совпадать с датой трудоустройства, но не может быть сделана позднее чем через 5 рабочих дней.
- В следующую колонку внесите фамилию, имя и отчество трудоустраивающегося, в соответствии с данными паспорта и без допущения сокращений. Если сведения в книжке и в паспорте различаются, нужно исправить фамилию. Исправления внесите в книжку по всем правилам, опираясь на паспорт.
- В 6 графе укажите специальность работника. Ориентируйтесь на специальность, по которой он к вам устраивается.
- В 8 графе укажите наименование своего предприятия.
- В 9 колонку вписывается приказ о назначении на работу. Он должен полностью совпадать со сведениями трудовой.
- В следующей колонке поставьте свою подпись
- 11 графа необходима для тех, кто воспользовался чистым выданным бланком. Если трудовая заведена впервые – в эту графу вносится стоимость бланка, выплаченная работником. Если он трудоустроился со своей книжкой – ставится прочерк.
- Две последние колонки заполняются при увольнении и выдаче трудовой. Пока работник трудится, они остаются свободными, без записей.
Внесение записей на первый взгляд является принципиально простым вопросом. Однако две последние графы у многих кадровиков вызывают разногласия. Главным вопросом является подпись уволившегося работника или уволенного по взысканию, если он лично не получил трудовой. В этом случае существуют следующие варианты распоряжения ею:
- отправить в архив;
- переслать почтой;
- передать по доверенности.
В каждом из случаев работник не получает её на руки. Некоторые кадровики расписываются в этой графе сами или дают расписаться лицу, получающему ТК как посредник. Однако это является нарушением, так как Правила (225) уведомляют, что уволенный работник ставит свою подпись за получение трудовой лично.
Если таковая возможность отсутствует – сделайте пометку о том, что трудовая выдана по доверенности, выслана или передана на хранение в архив. А подтверждающие документы вложите в личное дело уволенного лица.
Пустой бланк. Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек — образец.
Как исправить ошибку в журнале регистрации
В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок. Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.
Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:
- Номера документов, вносимых в хронологической последовательности. Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.
- Даты заключения договоров и их номера.
- Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
- Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
- Структурное подразделение, к которому относится работник.
- Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
- Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
- Дополнительная информация.
Вернемся к первому пункту – номер по порядку. Как было сказано, данная графа самая проблемная. Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее. Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника. Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.
На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись: «Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением». Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.
Как делать исправления в книге учета
Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.
Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:
- Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
- Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
- Инициалы вносить запрещено. Имя, отчество и фамилию сотрудника нужно вписывать вручную без сокращений.
- Номер и серия трудовой книжки сотрудника.
- Согласно утвержденному штатному расписанию, кадровик вписывает название занимаемой должности/специальности сотрудника.
- Информация о структурном подразделении предприятия, к которому данный сотрудник относится.
- Номер, дата локального акта, который стал основанием для внесения необходимых записей в трудовую книжку, например, приказ, распоряжение, постановление руководства. Если регистрируется только вкладыш, то эти данные не вносят.
- После внесения всех вышеперечисленных записей необходимо указать должность и поставить подпись ответственного за заполнение и надежное хранение бланков трудовой деятельности.
- Если на предприятии предусмотрено взимание с сотрудника определенной суммы за выдачу трудовой книги, то эту сумму нужно указать прописью. Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.
- Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
- В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.
Как внести исправления в книгу движения трудовых книжек
Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять.
Сейчас в законодательстве нет четких предписаний по поводу того, как исправлять ошибки в данном учетном регистре. На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу.
Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:
- в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится о>
- ниже указать достоверную информацию>
- чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.
Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.
Внесение исправлений
Следующий неоднозначный прецедент, отражающий нюансы тонкостей кадрового производства, это внесение исправлений. Помня о том, что журнал также как и ТК относится к документам повышенной отчётности, ни в коем случае не позволяйте себе:
- зачёркивать и исправлять букву в тексте;
- пользоваться ластиком;
- использовать штрих и аналогичное средство.
Если вы случайно допустили ошибку или описку, даже в самых незначительных случаях запись нужно исправить в соответствии с допущенными нормативами. В данном случае нормативы исправления ошибок в журнале вы должны разработать самостоятельно, исходя из собственного удобства, и утвердить их локальным законодательным документом.
То есть, составьте приказ, в котором утвердите способ исправления ошибок. Опираясь на приказ, сделайте своего рода памятку, которую заверьте у руководителя предприятия и вложите в номенклатурные документы кадрового делопроизводства. Далее будете использовать его для внесения исправлений.
Правомерными могут быть лишь два варианта, один из которых вы можете выбрать для пользования:
- Ошибочная запись зачёркивается тонкой, аккуратной линией. Ниже вносится достоверная запись и даётся формулировка: «Исправленному верить». Рядом ставится подпись лица, допустившего ошибку и расшифровка подписи (фамилия и инициалы). Укажите также свою должность и дату исправления ошибки.
- Если вы допустили ошибку в записи, то поставьте следующий порядковый номер и внесите формулировку: «Запись за номером (указать – каким) считать недействительной». Сразу же, под текущим порядковым номером внесите надлежащую запись.
Важно, чтобы в целом документ вызывал впечатление документа, в чём немаловажную роль играет отсутствие ошибок и их исправлений.
Поэтому если вы совершили оплошность, заполняя титульный лист или первую, внесённую в журнал запись, вам придётся брать на себя ответственность и расходы, заменив бланк.
