Изменения форм и сроков отчетности ФСС в 2021 году

Как изменилась форма 4-ФСС

Актуальная на сегодня форма расчета 4-ФСС утверждена приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381, применять ее нужно, начиная с отчетности за 1 квартал 2021 года. Основное отличие от ранее действующего бланка – отсутствие разделов о взносах по нетрудоспособности и материнству, отчего новая форма 4-ФСС 2017 значительно уменьшилась в объеме.

В остальном сегодняшний расчет 4-ФСС выглядит практически так же, как раздел II старой формы, посвященный «травматическим» взносам, и особых новшеств не содержит.

Новый бланк формы 4-ФСС за 1 квартал 2021 состоит из титульного листа и пяти таблиц, в обязательном порядке из которых сдаются только таблицы 1, 2 и 5. Титул и эти разделы нужно представлять, даже если в отчетном периоде у страхователя вовсе не было начислений по «травматизму». Остальные таблицы заполняются, когда в наличии имеются соответствующие показатели.

Ответственность за опоздание

Страхователя, который не представил вовремя отчет 4-ФСС за 4 квартал 2021 года, оштрафуют по пункту 1 статьи 26.30 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ. Штраф – 5 процентов от суммы взносов, которая причитается в бюджет за последние три месяца отчетного (расчетного) периода (октябрь, ноябрь и декабрь 2021 года). Этот штраф придется заплатить за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф – 30 процентов от суммы взносов по расчету, а минимальный – 1000 руб.

Кроме того, за несвоевременное представление расчета 4-ФСС за 2017 год предусмотрена и административная ответственность. По заявлению ФСС России суд может оштрафовать должностных лиц организации (например, руководителя) на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33 КоАП РФ).

Кроме этого, страхователя могут оштрафовать за отказ представить документы, которые подтверждают правильность начисления взносов, и за пропуск срока. Сумма штрафа – 200 руб. за каждый непредставленный документ. Штраф за это же нарушение для должностных лиц – 300–500 руб. (ст. 26.31 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ, п. 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Приведем пример расчета штрафов за опоздание с отчетностью за 4 квартал 2021 года.

Сроки сдачи новой формы 4-ФСС с 2021 года

Сроки для сдачи нового расчета по «травматизму» остались прежними, и зависят от количества сотрудников у страхователя (п. 1 ст. 24 закона от 24.07.1998 №125-ФЗ):

• если работников более 25, то расчет сдается электронно, а срок представления формы 4-ФСС 2021 – не позднее 25 числа месяца, после отчетного квартала;
• если работников меньше, то расчет можно сдать на бумаге, но в более сжатый срок – 20 числа следующего за отчетным периодом месяца.

Расчет нужно сдавать ежеквартально нарастающим итогом. За 1 квартал 2021 г. электронная форма сдается 25.04.2017, а бумажная — 20.04.2017.

При несоблюдении электронной формы в случае, когда это необходимо, страхователю грозит штраф 200 рублей. За не вовремя сданную форму 4-ФСС с 01.01.17 штраф налагается только по одному основанию – взносам на «травматизм». За каждый просроченный месяц ФСС взыщет от 5% до 30% от суммы взносов без учета выплаченных пособий, но не меньше 1000 рублей.

Напомним, что до 15 апреля страхователи должны подтвердить основной вид деятельности, предоставив в ФСС справку с указанием тех видов предпринимательства, по которым в 2021 году были получены доходы. Если этого не сделать, Фонд присвоит наивысший класс профриска из всех видов деятельности страхователя, что увеличит тариф взносов на «травматизм» (Постановление Правительства РФ от 17.06.2016 № 551).

Способы сдачи 4-ФСС

Как можно представить 4-ФСС – только онлайн или доступны и другие способы? Кто сдает и каким способом – зависит от показателя численности персонала. Эта норма прямо предусмотрена в п. 1 стат. 24 Закона № 125-ФЗ. Страхователи обязаны представить отчетность:

• Электронно – если среднесписочная численность составляет за текущий отчетный период свыше 25 чел.
• «На бумаге» – если среднесписочная численность составляет менее 25 чел.

Бумажный вариант отчета можно отнести лично, то есть придя в свое территориальное отделение Соцстраха; отправить по почте – для законности этого способа потребуется наличие описи вложения, письмо должно быть ценным. Не запрещается в любом случае отправить форму через ТКС, это очень удобно тем, что позволяет выявить ошибки в расчетах по налогу, то есть травматизму.

Заполняем форму 4-ФСС за 1 квартал 2021

При заполнении новой формы 4-ФСС нужно следовать инструкции, которая утверждена приказом ФСС РФ № 381 (приложение № 2). Бумажный вариант расчета можно заполнять с помощью черной или синей ручки печатными буквами либо заполнить его на компьютере, для чего предварительно нужно скачать новую форму 4-ФСС 2021.

Вверху каждой страницы страхователю необходимо проставить свой регистрационный номер и код подчиненности, которые указаны в уведомлении, выданном при регистрации в ФСС. Внизу страницы ставится подпись страхователя и дата подписания.

Укажите на титульном листе номер корректировки: сдавая форму 4-ФСС за 1 кв. 2021 года впервые, проставьте «000», если сдается уточненный расчет — «001», при следующем уточнении этого же отчета – «002» и т.д. Уточненный отчет сдается по действовавшей в исправляемом периоде форме. Код отчетного периода для 1 квартала – «03», год «2017».

Все заполненные страницы новой формы 4-ФСС 2017 пронумеровываются, а их количество и число страниц приложений (если они есть) указываются на титульном листе.

Денежные показатели указываются в расчете без округлений – в рублях с копейками. Если какой-то показатель нулевой, соответствующая ему графа прочеркивается.

Таблица 1 отражает расчет базы для начисления взносов на «травматизм». Показатели вносятся по нарастанию с начала года, и в разбивке по месяцам последнего квартала отчетного периода.

Таблица 1.1 заполняется только теми, кто по договору направлял своих работников на временную работу к другим работодателям (п. 2.1 ст. 22 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Таблица 2 отчета формы 4-ФСС в 2021 году заполняется на основании данных бухучета страхователя о состоянии расчетов по взносам и расходам.

Таблица 3 заполняется при наличии расходов по «травматизму»: выплат больничных по несчастным случаям и травмам, оплаты отпуска на лечение в санатории, финансирование предупредительных мероприятий.

Таблица 4 расположена на той же странице формы 4-ФСС за 2017 год, что и таблица 3. В ней на основании соответствующих актов о профзаболеваниях и о несчастных случаях на работе указывается число пострадавших при этом человек.

Таблица 5 предназначена для сведений о результатах спецоценки условий труда и проведенных медосмотрах работников. Здесь отражается количество рабочих мест, подлежащих оценке, число работников на вредных производствах и соответственно число оцененных рабочих мест и количество работников, прошедших медосмотры на начало года.

Форма 4-ФСС 2021: можно здесь.

Порядок составления отчета 4-ФСС в 2021 году

Точный и подробный регламент заполнения ф. 4-ФСС страхователи могут найти в Приложении 2 к Приказу № 381. Для удобства пользователей далее приведены основные правила составления документа, включая нововведения по отчету. Что поменялось в последней редакции:

• На титульном листе документа – добавилась ячейка для бюджетных учреждений. Кодировка 1 предназначена для финансирования средствами из федерального бюджета, 2 – регионального бюджета, 3 – муниципального, 4 – смешанного.
• В таблице 2 – появились новые строки: 1.1 – по задолженности реорганизованного страхователя либо ОП, снятого с госучета; 14.1 – по задолженности Соцстраха перед страхователем или его ОП, снятым с учета.

Общепринятые требования к заполнению заключаются в следующем. Отчет формируется «от руки» или же с использованием компьютерного оборудования. При это в 4-ФСС не должно быть зачисток, помарок, исправлений корректирующими средствами и неточностей. Если проверка отчета 4 показала ошибки, необходимо исправить неверную запись путем зачеркивания и внесения верных данных. Заверение производится ответственным сотрудником, дополнительно ставятся дата и печать.

По каждой соответствующей строке вписывают только одну запись, если сведений для отражения нет, проставляются прочерки. Чтобы фонды не отказали в приемке документов, помните, что заполнять информацию следует только печатными буквами с применением синих (черных) чернил. Отчет распечатывают и заверяют все страницы подписью руководителя страхователя, при наличии печати также ставится оттиск. Страницы нумеруются в хронологическом порядке, те листы, которые являются не обязательными, а дополнительными сдавать не нужно.

Если отчетность отправляется по ТКС, предварительно следует выполнить проверку отчета 4. Это поможет выявить и исправить неточности и ошибки. Распространен код ошибки – 503, что означает некорректное имя файла. Кодировка 598 показывает внесение неверного ИНН страхователя, а 508 – сигнализирует о непрохождении форматно-логического контроля. Причиной может быть неполная выгрузка документа в 1С или использование устаревшей версии формирования расчета.

Далее поговорим о формате и сроках сдачи отчетности в Соцстрах.

Смена контролирующего органа при уплате страховых взносов

Раньше всеми отчислениями работодателей по ОМС и ОПС занимался Пенсионный фонд, а Фонд социального страхования контролировал, соответственно, обязательные поступления по социальной сфере.

С 1 января 2021 года почти все административные функции с внебюджетных фондов перешли к налоговикам. Теперь ФНС России будет собирать с работодателей необходимые страховые взносы и проверять их на полноту и правильность всех расчетов. Кроме этого, новый контролирующий орган призван следить за своевременностью платежей и предоставлением соответствующей финансовой отчетности по ним. А в случае нарушений по порядку сдачи или по срокам налоговая служба имеет право применять штрафные санкции к нерадивым работодателям.

Полный перечень приобретенных полномочий закреплен в письме ФНС под номером БС-4/11/1539, которое содержит подробный проект «реформы». Оно датировано 2 февраля 2021 года, когда нововведение еще только находилось на рассмотрении Правительством РФ.

Одним из внебюджетных фондов, попавших под действие изменений, является Фонд социального страхования. Однако он не полностью передает свой функционал налоговикам, а только ту часть, которая включает отчисления по временной нетрудоспособности и материнству. Взносы на так называемый «травматизм» на производстве по-прежнему остаются под контролем у соцстраха.

Далее мы рассмотрим, каким же образом организации и ИП отчитывались перед ФСС раньше и что изменилось для них в наступившем 2021 году.

Изменения и корректировки

Фонд социального страхования внес изменения в форму отчета 4-ФСС распоряжением от 07.06.2017 № 275, при этом в новом виде документ должен сдаваться, начиная с отчетности за 9 месяцев. Вследствие этого за III квартал ФСС отчет будет приниматься уже только в новой форме.

Срок предоставления отчета остается прежним, без изменений. Расчет необходимо предоставлять ежеквартально не позднее 20 числа в случае, если он предоставляется на бумажном носителе, и 25 числа – в электронном виде, в месяце, следующим за отчетным.

Рассмотрим основные изменения, которые нужно учесть при формировании отчета:

1. в таблице 2 добавлены строки с целью отражения организацией-правопреемницей данных о преобразованной организации или обособленном подразделении;
2. на титульной странице соответствующую запись и о проставляют только бюджетные предприятия;
3. в соответствии с новыми требованиями отчет 4-ФСС в электронном виде обязаны сдавать бухгалтеры организаций, в которых среднесписочное количество работников за предыдущий год более 25 человек;
4. остальные организации выбирают форму подачи отчетности на свое усмотрение – в бумажном варианте или в электронном виде;
5. распоряжением ФСС от 09.03.2017 № 83 была утверждена электронная форма для исчисления взносов за производственный травматизм;
6. предприятия, которые осуществляют начисления трудоустроенным инвалидам, вследствие чего используют сниженную ставку при расчете страховых платежей, или компании, которые оплачивают дополнительные выходные дни по уходу за детьми-инвалидами, обязаны предъявить подтверждающую документацию (выписка учреждения медицинско-социальной экспертизы, справка от родителей ребенка-инвалида, ВТЭК);
7. кроме того, предоставление документов, подтверждающих правильность расчета, по инвалидам и детям-инвалидам обязательно, независимо от того, предоставляется отчетность в бумажном или электронном виде.

Как заполнять форму отчетности, если компания временно не ведет деятельность и не начисляет зарплату сотрудникам?

Автор: Татьяна Суфиянова (консультант по налогам и сборам)

Наступило отчетное время и все бухгалтеры готовят отчетность за 9 месяцев. Очень часто бывает так, что в середине изменяется та или иная форма отчетности. В частности, это произошло с формой 4-ФСС. Если за полугодие 2021 года мы сдавали данные по старой форме, то за 9 месяцев 2021 года отчитаться следует уже по новой форме.

Напомним, что приказом Фонда социального страхования Российской Федерации от 07.06.2017 г. № 275 «О внесении изменений в приложения № 1 и 2 к приказу Фонда социального страхования Российской Федерации от 26 сентября 2021 г. № 381 «Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и Порядка ее заполнения» были внесены некоторые поправки в форму отчетности 4-ФСС.

Новая форма должна применяться, начиная с отчетности за девять месяцев 2021 года.

Сразу хочу обратить внимание на следующее: если компания или предприниматель захотят подать корректировку за прошлые периоды, например, в первом квартале 2021 года была обнаружена ошибка, то корректировку подавать следует по той форме, по которой была сдана первичная форма отчетности.

Какие изменения были внесены и на что обратить внимание?

1) На титульном листе формы справа появилось новое поле «Бюджетные организации». Такие работодатели ставят там признак страхователя в соответствии с источником финансирования;

2) Появились новые строки «1.1» «Задолженность за реорганизованным страхователем и (или) снятым с учета обособленным подразделением юридического лица» и «14.1» «Задолженность за территориальным органом Фонда страхователю и (или) снятому с учета обособленному подразделению юридического лица» в таблице № 2.

Как правильно заполнять форму 4-ФСС?

Форма расчета 4 — ФСС заполняется с использованием средств вычислительной техники или от руки шариковой (перьевой) ручкой черного либо синего цвета печатными буквами.

При заполнении формы в каждую строку и соответствующие ей графы вписывается только один показатель. В случае отсутствия каких-либо показателей, предусмотренных формой Расчета, в строке и соответствующей графе ставится прочерк.

Титульный лист, таблица № 1, таблица № 2, таблица № 5 формы Расчета являются обязательными для представления всеми страхователями. Если у компании не было начислений, не велась деятельность, тогда указанные «обязательные» таблицы и титульный лист представляются нулевые.

Такие таблицы, как № 1.1, № 3 и № 4 заполняются по необходимости. В случае отсутствия показателей для заполнения таблицы № 1.1, таблицы № 3, таблицы № 4 формы Расчета указанные таблицы не заполняются и не представляются.

После заполнения формы Расчета проставляется сквозная нумерация заполненных страниц в поле «стр.». В верхней части каждой заполняемой страницы Расчета поля «Регистрационный номер страхователя» и «Код подчиненности» заполняются в соответствии с выданным при регистрации (учете) в территориальном органе Фонда извещением (уведомлением) страхователя.

В конце каждой страницы Расчета проставляются подпись страхователя (правопреемника) либо его представителя и дата подписания Расчета.

В каком виде подается форма Расчета 4-ФСС?

Если у компании или предпринимателя численность наемных работников превышает 25 человек, то сдавать отчет следует в электронной форме. А в остальных случаях – можно на «бумаге». Но от выбранного способа сдачи отчета будет зависеть срок представления Расчета.

1) Для электронной формы сдачи Расчета – срок до 25 октября 2017 года за девять месяцев 2021 года;

2) Для «бумажной» формы сдачи Расчета – срок до 20 октября 2017 года за девять месяцев 2021 года.

Куда сдается Расчет 4-ФСС?

Напомним, что сдавать отчет надо в Фонд социального страхования, а не в налоговую инспекцию, которая с 1 января 2021 года администрирует другие (кроме взносов на травматизм) обязательные страховые взносы. Если у компании нет обособленных подразделений, то 4-ФСС надо отправить в территориальное отделение соцстраха по местонахождению организации.

На что следует обратить внимание при заполнении отчета?

1) Правильность заполнения ИНН организации.

При заполнении организацией ИНН, который состоит из десяти знаков, в зоне из двенадцати ячеек, отведенных для записи показателя ИНН, в первых двух ячейках следует проставить нули (00).

2) Правильность заполнения ОГРН.

При заполнении ОГРН юридического лица, который состоит из тринадцати знаков, в зоне из пятнадцати ячеек, отведенных для записи показателя ОГРН, в первых двух ячейках следует проставить нули (00).

3) Правильность внесения номера телефона.

В поле «Номер контактного телефона» указывается городской или мобильный номер телефона страхователя/правопреемника или представителя страхователя с кодом города или оператора сотовой связи соответственно. Цифры заполняются в каждой ячейке без применения знаков «тире» и «скобка». Посмотрите, как это сделано на рисунке:

Отчет перед ФСС до разделения контролирующих функций

Ранее юридические лица и ИП предоставляли в ФСС сводный отчет по форме 4-ФСС. Эта форма представляла собой довольно объемный документ на 14 страниц. В нем содержалась информация по расчету и уплате взносов на «социалку» (обязательное социальное страхование) в следующих случаях:

• временная нетрудоспособность;
• материнство;
• несчастный случай на производстве;
• профессиональные заболевания.

Два первых случая входили в первый раздел формы, а два последних – во второй. Отчет по ней на бумажном носителе сдавался каждый квартал до 20 числа месяца, следующего после завершения отчетного периода. Электронный вид этого же отчета допускалось предоставлять до 25 числа.

Если в организации насчитывалось менее 25 сотрудников, работодатель самостоятельно решал, какой вариант сдачи 4-ФСС ему выбрать. Если же сотрудников было больше, разрешался исключительно электронный вид отчета, переданный по телекоммуникационным каналам связи.

С приходом нового контролирующего органа 4-ФСС значительно упростилась, и ее прежний формат стал пригоден лишь для отчета за 2016 год и уточняющих или корректирующих данных за тот же период.

Что изменилось в расчете 4-ФСС за 9 месяцев 2021 года

Бланк 4-ФСС за 3 квартал 2021 года введен в действие Приказом № 381 от 26.09.16 г. Впервые предоставить данные о травматизме по новой форме было необходимо за 1 квартал 2021 г. и полугодие. За 9 месяцев требуется отчитываться на скорректированном бланке (изменения регулируются ФСС в Приказе № 275 от 07.06.17 г.). Обновление документа произошло, прежде всего, по причине перехода администрирования взносов по социальному страхованию к ИФНС РФ. Под контролем ФСС остался травматизм – начислять и уплачивать подобные платежи необходимо, как и ранее, в Сострах.

Обновленная 4-ФСС за 3 квартал 2021 года, заполнения можно ниже, более не содержит сведения о страхвзносах по ВНиМ (временная нетрудоспособность и материнство). За ненадобностью соответствующие разделы исключены. Что же поменялось в отчете за девять месяцев? По сравнению с предыдущими документами изменения не так существенны. В новом бланке отчетности содержатся следующие поправки:

• В перечень реквизитов титульного листа добавлено специальное поле «Бюджетная организация», где соответствующие учреждения указывают код финансирования – от 1 при субсидировании федеральными средствами до 4 при смешанном финансировании.
• На титульном листе уточнен алгоритм расчета значения среднесписочной численности сотрудников – показатель определяется с начала отчетного года.
• В табл. 2 с данными по расчетам с ФСС добавлена стр. 1.1 о сумме задолженности, перешедшей к страхователю в порядке правопреемства после процедуры реорганизации или снятия с регистрационного учета ОП (обособленного подразделения) компании. В связи с расширением показателей изменился алгоритм расчета итоговой величины средств по стр. 8.
• В табл. 2 добавлена стр. 14.1, где отражаются данные о долгах ФСС перед страхователем, перешедших в результате завершения реорганизации или закрытия ОП юрлица. Изменился расчет итоговой суммы по стр. 18.

Приведенные изменения следует учесть страхователям, особенно бюджетникам и реорганизованным компаниям, при заполнении формы уже за третий квартал 2021 г. Нормативные дополнения затронули и Порядок формирования 4-ФСС за 3 квартал 2021 года: документ предоставляется по новому регламенту согласно законодательным требованиям. При необходимости сдать в Соцстрах уточненные расчеты за прошлые периоды, используются типовые бланки, актуальные на период корректировки информации (п. 1.5 стат. 24 Закона № 125-ФЗ от 24.07.98 г.).

Страховые взносы в ФСС в 2021 году

Куда сдавать 4-ФСС на бумажном носителе

Отчеты 4-ФСС организации без обособленных подразделений сдают в территориальные отделения Фонда соцстраха по своему месту нахождения, т. е. туда, где фирма зарегистрирована и состоит на учете в качестве страхователя.

При наличии обособок форму нужно представить:

• по месту нахождения подразделения, если у него открыт собственный расчетный счет и оно самостоятельно начисляет зарплату сотрудникам;
• по месту нахождения «головы», если подразделение самостоятельно не начисляет выплаты, у него нет расчетного счета или оно располагается за пределами Российской Федерации.

Предприниматели, частнопрактикующие и остальные физлица-страхователи отчитываются по месту жительства либо регистрации.

Заполнение в «1С»

В программах данные для титульного листа заполняются из справочника «Организации» автоматически при создании отчета. В ячейки, выделенные желтым цветом показатели вносятся вручную или при необходимости могут быть измены. Если ячейка осталась не заполнена и внести изменения вручную нет возможности, это указывает, что в информационную базу не внесены данные, которые необходимо указать в справочнике «Организации». После заполнения справочника необходимо вернуться к отчету и обновить по одноименной кнопке «Обновить».

Отправленный файл подлежит проверке на соответствие требованиям, предъявляемых расчету в электронном виде. В случае положительного ответа расчет считается предоставленным. При отрицательном ответе страхователю необходимо заново произвести процедуру предоставления расчета. Отправку отчета желательно осуществлять за двое-трое суток до конечной даты подачи, чтобы исправить ошибки в случае их возникновения.

В программах «1С» реализация данной формы запланирована на конец августа.

Таблица первая

В таблице 1 необходимо представить структуру и расчёт налогооблагаемой базы для исчисления взносов. Этот раздел, как правило, тщательно проверяется инспекторами фонда социального страхования при выездных и камеральных проверках. К его заполнению надо подойти особенно тщательно. Основные требования заполнения таблицы 1 приведены ниже.

В строке 1 отражаются все начисления по заработной плате и вознаграждению за труд работников организации и других физических лиц. Суммы указываются за каждый месяц отчётного квартала и итоговый результат за год.

Так, в первом квартале в графе 3 будет указана сумма граф 4, 5, 6.

Во втором квартале в графе 3 будет указана сумма графы 3 предыдущего квартала (первого) плюс сумма граф 4, 5, 6 второго квартала.

Третий и четвёртый квартал заполняются аналогично.

Пример изображён на схеме.

Очень важными являются показатели строки 2. В ней указываются суммы, необлагаемые страховыми взносами (материальная помощь менее четырёх тысяч, пособия за счёт ФСС по листам нетрудоспособности в связи с болезнью, беременностью и родами, по уходу за детьми до полутора и трёх лет и т. д.)

Строка 3 является расчётной и показывает налогооблагаемую базу.

В строке 4 указываются начисления работникам-инвалидам (если в организации работают такие).

В строке 5 проставляется тариф, присвоенный ФСС по виду основной экономической деятельности.

Пример формирования таблицы 1: