Как разработать и принять локальные нормативные акты в организации

В организации ЛНА – это набор обязательной документации, регламентирующей внутреннее устройство предприятия. Аббревиатура расшифровывается следующим образом: локальный нормативный акт. Документация имеет силу исключительно в пределах компании, ее издавшей, распространяется только на сотрудников. В большинстве ЛНА регламентированы особенности рабочего процесса, порядок начисления вознаграждений, тарифы, хотя этим полный спектр разнообразия не исчерпан.

Общее представление

ЛНА компании – это не самодурство или самовольство, а правовая документация, базирующаяся на действующем законодательстве и полностью ему подчиненная. Все положения, включаемые в такой набор документов, должны соответствовать требованиям кодексов, законодательных актов разного уровня. Недопустимы противоречие Конституции и нарушение прав, свобод человека. Компания, допустившая подобное при формулировании собственных ЛНА, при выявлении этого факта отвечает перед судебными инстанциями.

Разработка ЛНА предполагает участие юристов, специалистов по кадровому делу и других профессионалов, управляющих предприятием в целом и его отделами в частности. Для фирмы ЛНА становятся местными законами, полностью подчиняющими себе поведение людей на территории предприятия. Документация разрабатывается ответственными за это специалистами предприятия и утверждается руководителем компании, после чего используется для регулирования самых разных областей деятельности. Именно через ЛНА определяется, как необходимо вести себя в той или иной ситуации.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Все должно быть правильно

Зная, что это такое ЛНА, следует понимать, какие при этом есть возможности, какая возникает ответственность у разных лиц. К примеру, работник, официально ознакомившийся с локальной документацией, но нарушивший декларированные ею нормы поведения, может привлекаться к ответственности. Зная это, человек получает стимул соблюдать установленные нормы в пределах рабочего пространства.

Одновременно с этим официальное ознакомление с ЛНА представляет собой метод стимулирования персонала. В документации прописывается, в каких условиях кто из работников может рассчитывать на поблажки или преференции. Прекрасно понимая свою выгоду, люди заинтересованы работать эффективно, чтобы получить лучший результат.

С чем имеем дело?

Специалисты, особенно работники, обеспечивающие качественный документооборот, должны особенно хорошо знать, что это такое – ЛНА. Далеко не всякая бумага, принимаемая внутри компании, относится к такому классу документов. Сюда включают исключительно правовые, организационные акты, утвержденные в соответствующем порядке. Обычно это — инструкции, положения. Нередко роль ЛНА на предприятии играют правила, регламенты.

Зная, что такое ЛНА, это понимание можно применять на практике, оценивая общий объем документов внутри компании. При этом стоит помнить о некоторых характерных отличиях этой группы документации от всей прочей, присутствующей в компании. Наиболее информативным источником сведений становится изданное в 2007-м под номером 48 постановление пленума ВАС. Именно тогда заседание было посвящено проблематике определения ЛНА.

Кто и когда должен принимать внутренние акты

Взаимоотношения между работодателем и сотрудниками регламентируются нормами трудового права. В ТК РФ прописаны многие аспекты этих отношений, однако не все они жестко регламентированы. Некоторые вопросы решаются работодателем самостоятельно либо по соглашению с работником. Именно для того, чтобы закрепить внутри компании такие моменты и сделать их обязательными для исполнения, и принимаются локальные нормативные акты.

Примером может служить трудовой распорядок. В частности, в статье 91 ТК РФ указано, что стандартная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. Вместе с тем нормы Кодекса не регламентируют, во сколько должен начинается и какую длительность может иметь рабочий день. Подразумевается, что эти моменты и будут закреплены в локальных актах.

Внутренние нормативные акты принимаются всеми работодателями. Никаких поблажек в этом смысле для индивидуальных предпринимателей не предусмотрено — они точно так же, как и организации, имеют трудовые отношения с нанятым персоналом. Однако можно не составлять ЛНА микрокомпаниям, где работает не больше 15 человек, а объем дохода в год не превышает 120 млн рублей. При этом все обязательные положения должны быть прописаны в трудовом договоре. Также не составляют локальные акты физические лица, которые не зарегистрированы ИП, но привлекают наемных работников.

А если подробнее?

Вникнуть, что это такое – ЛНА, можно, если обратиться к упомянутому постановлению. В нем наибольшее внимание уделено документации государственного уровня, но есть возможность проведения параллелей с делопроизводством конкретного юрлица. На основании такого анализа представляется корректным определение наиболее характерных отличительных особенностей, определяющих ЛНА на фоне прочих документов.

Одно из важнейших условий – процедура создания бумаги. Необходимо придерживаться официального порядка. Внутри документа должны содержаться нормативы, общие правила, регламентирующие деятельность некоторых лиц либо процессов, происходящих внутри фирмы. Указанный в ЛНА круг должностей обязан соблюдать положения этого документа. Одно из главных условий – возможность неоднократного применения. Хорошие образцы ЛНА – приказы по основной деятельности.

Как оформляются ЛНА

У некоторых актов есть общепринятая форма, например у штатного расписания – Т-3. Формы не строго обязательны к применению, они могут быть адаптированы к вашей компании. Но есть обязательные включения, без которых не обойтись:

• название фирмы;
• название документа (инструкция, положение и т.п.);
• дата утверждения и реквизиты приказа.

Страницы акта нумеруются, сам он сшивается и скрепляется печатью. Если есть приложения к акту, укажите их и прикрепите к документу.

Внимание! Мнение коллектива отражается на первой странице фразой: «СОГЛАСОВАНО. Протокол заседания профкома от 10.12.2015г. №1».

Для примера вот вам образец Положения о проходной.

Что бывает?

Обязательные ЛНА – это приказы, регламентирующие деятельность компании. Сюда относятся различные распорядительные официальные бумаги, призванные организовывать взаимодействие на рабочем месте. Кроме собственно приказов можно издавать инструкции, публиковать правила и утверждать рабочие положения. Нередко условиям принадлежности к ЛНА соответствуют документы, оформленные в ходе заседания, совещания, а также записки, акты, договоренности, переписка, формируемые в ходе рабочего процесса.

Как следует из расшифровки, ЛНА предназначены для нормализации рабочего процесса. Следовательно, все документы такого типа должны оформляться в единой форме. Таковая прописывается при утверждении на предприятии инструкции по делопроизводству. Не менее важно задекларировать порядок присвоения реквизитов, позволяющий ориентироваться во всех ЛНА в пределах фирмы.

Упорядоченность во всем

Чтобы все обязательные ЛНА на предприятии были не просто оформлены в одном стиле, но еще и понятны всему персоналу, при их формировании следует использовать специальные правила форматирования. Таковые рекомендовано в пределах каждой конкретной организации согласовывать индивидуально, утверждать, оценив мнение всех заинтересованных лиц. Наиболее веским считается мнение отдела, ответственного за формирование единого корпоративного стиля. Зачастую уже на этапе принятия самых первых документов в компании издают бумагу, регламентирующую, какие цвета, шрифты и прочие особенности необходимо применять, оформляя текст.

Подобные мелочи иным могут показаться не слишком важными, ведь суть расшифровки ЛНА – нормативные акты, то есть призванные регулировать поведение персонала. И все же не стоит недооценивать единство стилистического оформления. Это создает благоприятное впечатление, дает понять, насколько компания серьезно относится к рабочему процессу и требовательна к мелочам. Все это позволяет настроить персонал (без исключений) на рабочий лад, поднять коллективное чувство ответственности.

Что такое ЛНА: расшифровка и смысл

Аббревиатура расшифровывается просто:

• Л — локальный, то есть имеющий силу на конкретном предприятии;
• Н — нормативный, то есть устанавливающий правила для данной организации;
• А — акт, то есть документ.

Правила, содержащиеся в ЛНА, обязаны соблюдать как работодатель, так и работники. При условии, что нет противоречия с действующим законодательством. Это требование статьи 8 ТК. Говоря проще, локальные нормативные акты — как штаты или республики: у каждого свои внутренние законы, но в целом они подчиняются Конституции страны.

Согласно статье 5 ТК, такие документы являются частью правовой системы: они регулируют взаимодействия внутри предприятия и лежат в основе предпринимательского права.

3 отличительных признака локальных нормативных правовых актов:

1. Подзаконность. Законодательство обеспечивает трудящимся ряд гарантий, и этот базовый набор обязательно должен быть соблюден. Работодатель может дать больше, но уменьшать или менять — не имеет права.
2. Замкнутость. ЛНА создаются учетом особенностей деятельности конкретной компании и действуют только для нее. То есть у каждой организации свой набор локальных нормативов, и их содержание тоже индивидуально.
3. Коллективность. Действуют для всего коллектива (или для отдельных категорий работников), а не для конкретного сотрудника. Трудовой договор, а также приказы и распоряжения, которые касаются определенного человека, — это не ЛНА.

Несмотря на то, что действующее трудовое законодательство четко определяет, что такое локальные нормативные акты организации, перечень таких документов законом не ограничен. Руководители могут сами формировать внутренние правила компании, действуя в интересах бизнеса и в рамках закона.

К ЛНА относятся:

• Правила трудового распорядка.
• Положение об охране труда, оплате, премированиях, командировках, аттестации, матпомощи.
• Акт о повышении квалификации.
• Штатное расписание.
• Должностные инструкции.

Табели в список не входят: они не обладают признаком нормативности, поскольку являются распорядительными актами. А вот с графиком отпусков сложнее. С одной стороны, это тоже распорядительный документ. С другой, Роструд называет его в числе локальных нормативов. Так или иначе, это обязательный кадровый акт, который непременно должен быть в организации.

На примерах

Анализируя обязательные ЛНА в организации, в первую очередь нужно отметить приказ по о/д (основной деятельности). Это документ, устанавливающий основные директивы руководительствующего состава. Ежегодно первый принимаемый на новый календарный год документ – это приказ по о/д, пронумерованный первым и датированный первым рабочим днем наступившего года. Если персонал компании пренебрегает исполнением требований, прописанных в таком акте, у работодателя появляются возможности привлечения его к ответственности.

Преимущественно ЛНА, обязательные для работодателя, издаются официально в бумажной форме. Это характерно и для современных предприятий, ведущих документооборот в электронном формате. Обусловлено это действующими требованиями к ознакомлению. Персонал обязан соблюдать ЛНА лишь в случае, если им был предоставлен экземпляр для внимательного прочтения, по итогам чего ответственный работник собирает подписи с указанием должности, расшифровки, а также даты ознакомления. Лишь после оформления такого перечня с участием всех трудоустроенных на предприятии можно требовать от персонала выполнения установленных ограничений, правил.

Последствия нарушений

Локально нормативный акт — это, как правило, объект пристального внимания проверяющих органов. Особенно, если он входит в установленный законом перечень. Если какого-то из обязательных документов не окажется, может последовать наказание по статье 5.27 КоАП:

1. Штраф 1000–5000 рублей — на руководителя или ответственное лицо.
2. Штраф 30000–50000 рублей — на компанию.

Помимо проверки наличия органы надзора могут проконтролировать суть и выполнение ЛНА. Например, в части о защите персональных данных. Если найдут нарушения — может последовать административная, гражданско-правовая и даже уголовная ответственность.

Некоторые особенности

Один из вариантов ознакомления персонала с ЛНА – это обеспечение всем и каждому электронной цифровой подписи. Процедура довольно дорогостоящая, но в ряде случаев она себя действительно оправдывает. Компании, организовавшие такого рода рабочий процесс, могут не беспокоиться относительно организации делопроизводства в распечатанном виде. А вот всем остальным приходится вести специальный журнал ознакомления с ЛНА. Это — документ установленной формы, фиксирующий, кто из работников в какой день был ознакомлен с каким именно локальным актом.

Организуя делопроизводство на крупном предприятии, разумно в качестве базового журнала выбрать стандартный документ, издаваемый на федеральном уровне. Такие бланки сейчас есть в свободной продаже во многих магазинах, как книжных, канцелярских, так и специализированных, работающих с предприятиями и помогающих организовать документооборот. Для маленькой фирмы такая трата денег выглядит довольно неоправданной, поэтому можно самостоятельно оформить журнал даже из простой тетради. Впрочем, здесь следует в первую очередь прислушаться ко мнению руководящего состава. Пока одни стремятся к максимально разумному расходованию средств, другие заинтересованы вкладывать немалые суммы в оформление рабочего процесса согласно статусу успешной фирмы.

Ответственность и обязательства

В норме приказы по основной деятельности, ЛНА, различные нормативные документы, принимаемые для конкретной ситуации, ряд документации – сфера ответственности отдела делопроизводства. А вот кадровые приказы и ведение личных дел, иного рода бумажные и электронные документы, связанные с трудоустройством, должны вестись бухгалтерией предприятия. В небольших фирмах ответственность за оба направления деятельности может возлагаться на один и тот же персонал, что придется четко указать в должностных обязанностях, так как в общем случае бухгалтеры не должны вести о/д, а делопроизводители – кадровые документы.

Некоторые приказы, связанные с работой с личным составом, все же относятся к области ведения делопроизводителей. Это касается документации, формируемой в свободной форме.

Напомним об основных признаках ЛНА

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.
ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2021 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

Распоряжаемся фирмой

В число ЛНА входят распоряжения. Во многих компаниях именно документы такой формы – наиболее часто встречающиеся, многочисленные, регламентирующие работу фирмы. В то же время ранг распоряжения ниже, нежели приказ, изданный основным управляющим лицом – генеральным директором или иным человеком, занимающим самую высокую должность. Приказ – документ, который регламентирует работу предприятия в целом, подчиняет себе весь персонал компании, исключений быть просто не может. А вот распоряжение издается начальником отдела, распространяется только на тех лиц, кто у него в подчинении в соответствии с иерархией должностей.

Распоряжение (в большинстве случаев) представляет собой документ, расписывающий те установки, которые ранее были получены от лиц более высокого должностного уровня. Обычно они принимаются, чтобы зафиксировать все оперативные задачи, решение которых обозначено как первоочередное.

Единоличное утверждение ЛНА

Если мнение коллектива можно не учитывать, то акты принимаются так:

• разрабатывается проект акта;
• согласуется с заинтересованными лицами;
• утверждается директором.

Сотрудники, с которыми нужно согласовывать акт, это руководители отделов, которые будут непосредственно работать с этим документом. Например:

• оплата труда согласуется с главбухом и экономистом;
• положение об отделе кадров – с начальником ОК;
• об охране труда – с инженером по ОТ.

И конечно все акты лучше согласовывать с юристом, своей визой он подтвердит соответствие законам.

Утверждение, естественно, закрепляется приказом. Для наглядности вот образец приказа об утверждении штатного расписания.

Создаем правильно

Чтобы ЛНА на предприятии имели одинаковую форму, были структурированы и стандартизированы, требования к их оформлению следует закрепить в инструкции, распространяющейся на отдел делопроизводства. В такой документации четко фиксируется, как именно можно создавать ЛНА. Прежде чем перечислять все те требования, которым должны соответствовать принимаемые ЛНА, следует прописать в инструкции все используемые термины и дать им развернутые определения, дабы предупредить разночтения в процессе работы с учетом изданного документа. Ориентируясь на определения (для их формулирования стоит обратиться к общепринятой практике федерального уровня), можно избежать многочисленных казусов.

Правильность рабочего процесса относительно ЛНА необходимо установить инструкциями с максимальной четкостью. Следует прописать процедуру оформления, четко отметить все этапы согласования проектов документа и сроки, в которые он должен быть принят. Инструкция должна содержать требования к процедуре ознакомления персонала с документом.

Пришло время посоветоваться

Невозможно представить себе работу предприятия без регулярной организации совещаний, заседаний. Для правильного ведения такого мероприятия необходимо назначение лица, ответственного за формулирование протокола, фиксирующего все, что происходит во время общения коллег. Протоколы бывают краткие, полные, но в любой форме после утверждения они становятся ЛНА. При составлении краткой формы документации указывают задачи, которые обсуждали, решения, принятые по озвученным вопросам. Второй вариант предполагает буквально дословное фиксирование всего сказанного.

Довольно распространенная практика – ведение полного протокола при организации внешнего совещания, участие в котором принимают не только трудоустроенные в фирме лица, но и представители других компаний, а также госорганов. А вот для внутренних, обычно, хватает краткой формы. Наиболее современные, обладающие хорошим техническим оснащением фирмы могут позволять себе оформление внутренних протоколов в электронном виде. А вот внешние все равно придется делать печатными, если с компаниями, чьи представители присутствовали на мероприятии, не заключено специального соглашения, регламентирующего возможность обмена документацией в электронном виде.

Важно знать

Если компания совсем небольшая, таковая редко располагает мощной техникой, не обладает возможностями обеспечения всего персонала электронными подписями. В этой ситуации любые протоколы разумно оформлять в бумажной форме, своевременно собирая подписи у всего персонала, чтобы подтвердить ознакомление работников с документом. А вот при наличии ЭЦП у трудоустроенных лиц, чье ознакомление необходимо подтвердить в конкретном случае, достаточно оформить документацию и разослать ее по электронной почте, после чего направить подготовленный и заверенный документ в СЭД, то есть систематизированное хранилище документации.

Многие современные компании активно развивают электронный документооборот, и среди прочих моментов необходимо отметить и электронное оформление, ведение протоколов, ознакомление персонала с этими документами. Исследования, не раз проводимые на эту тему, наглядно показывают: тем выше эффективность работы предприятия и меньше вероятность ошибок, чем эффективнее отлажено делопроизводство в электронном формате, в то время как объем бумажных документов сокращается.