Кадровый учет по упрощенной схеме
К примеру, определенный работодатель воспользовался законным правом перейти на ведение кадрового учета по упрощенной схеме. Он предоставляет рабочее место своему первому сотруднику. В этой ситуации необходимо надлежащим образом соблюсти соответствующие формальности, что предусматривает обязательное осуществление работодателем следующих действий:
- составление и подписание обеими сторонами договора, регламентирующего трудовые отношения;
- оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного работника на предприятии;
- внесение нужных сведений (данных) в трудовую книжку, принадлежащую нанимаемому сотруднику;
- заполнение персональной карточки субъекта, официально зачисленного в штат организации.
Все эти моменты, перечисленные выше, следует рассмотреть более подробно, так как детальное их изучение позволит лучше понять, в чем именно упростили кадровый учет с 2021 года для субъектов бизнеса, отнесенных к категории микропредприятий, и индивидуальных предпринимателей. Руководители и административные работники соответствующих коммерческих организаций, непосредственно отвечающие за делопроизводство в кадровой сфере, должны хорошо разбираться в том, как принять и уволить сотрудника по облегченной схеме, разрешенной государством.
Порядок и особенности ведения кадровой документации ИП
После выхода Федерального закона № 348-ФЗ от 03 июля 2021 года микропредприятия получили возможность с 1 января 2021 года больше не вести кадровый учет.
ФНС ведет единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Данный реестр находится в открытом доступе на сайте ФНС.
Кроме того, саму типовую форму можно несколько изменить, если от каких-то конкретных локальных актов работодатель отказываться не собирается.
Перечень локальных нормативных актов, от которых можно отказаться, остался открытым и весьма спорным, что может повлечь за собой вполне обоснованные претензии со стороны проверяющих органов», – говорит она.
Если микропредприятие решает вести кадровый учет в упрощенном виде, то ему нужно обязательно привести тексты заключенных трудовых договоров в соответствие с типовой формой и включить в них все условия, регулируемые локальными нормативными актами. Трудовые отношения с вновь принимаемыми работниками следует оформлять на основе типовой формы трудового договора.
Первичным документом кадрового учета является приказ. Все приказы регистрируются в специальных журналах. К подобным документам относятся те бумаги, которые не вписаны в законодательство. Так, Коллективные договора нельзя причислить к локальным — они являются всеобъемлющими соглашениями.
Кто в РФ может использовать упрощенный порядок учета кадров
Сразу следует отметить, что облегченная схема учета и делопроизводства в работе с персоналом доступна любому субъекту бизнеса, относящемуся на законных основаниях к категории микропредприятий. В юрисдикции РФ микропредприятиями принято считать небольшие коммерческие структуры (организации, предприятия), а также физических лиц, официально зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.
Специальный реестр, содержащий сведения о представителях малого и среднего бизнеса, в РФ уполномочена вести налоговая администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют следующим требованиям:
- размер годовой выручки не превышает 120 (ста двадцати) миллионов рублей; штатная численность – не более 15 человек;
- доля участия государства – максимум 25%.
Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот реестр, он вправе перейти на облегченный порядок кадрового учета.
Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.
Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2017, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.
Как на практике перейти на новый порядок работы
Поскольку в названии этих документов есть слово “нормативные”, то такие бумаги являются правовым полем, в котором работают начальник и подчиненный. Они призваны контролировать взаимоотношения между всеми сотрудниками и возлагать на них какие-либо полномочия и обязанности.
Средняя численность работников микропредприятия за календарный год определяется с учетом всех его работников, в том числе работников, работающих по гражданско-правовым договорам или по совместительству, с учетом реально отработанного времени работников представительств, филиалов и других обособленных подразделений микропредприятия.
Чтобы применять упрощенный кадровый учет, микропредприятие должно быть включено в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. При утрате своего статуса и исключении из реестра микропредприятие должно в течение четырех месяцев оформить все кадровые документы, от ведения которых оно отказалось, будучи в статусе микропредприятия.
Помимо обязательных для любого предприятия документов существуют еще и локальные нормативные акты, касающиеся деятельности конкретного предприятия.
Оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве
Издание работодателем приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного наемного работника считается необходимым актом, юридически фиксирующим факт принятия физического лица на работу с определенной даты. Этот документ является основанием для выплаты сотруднику оговоренной заработной платы, а также упоминается при внесении необходимых сведений о принятии на работу в его трудовую книжку.
Основные реквизиты приказа (распоряжения) о трудоустройстве работодателем наемного работника:
- наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
- дата составления и регистрационный номер документа;
- срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
- ФИО оформляемого работника;
- наименование подразделения;
- должность нанимаемого сотрудника;
- условия трудоустройства, характер работы;
- размер оговоренной ставки (оклада);
- величина обусловленной надбавки;
- продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
- основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
- подпись руководителя (с расшифровкой);
- подпись работника об ознакомлении с данным приказом.
Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции
Чтобы упростить работу с документами, составьте инструкцию по кадровому делопроизводству. Пропишите в ней правила заполнения кадровых документов по новому ГОСТу. Редакция журнала «Кадровое дело» разобрала для вас, как создавать шаблоны самых популярных кадровых документов
. Перенесите эти правила в свою инструкцию, и вы никогда не допустите ошибок в делопроизводстве.
После изучения основной информации, регламентируйте кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции. Так как единого поэтапного плана, обозначающего работу кадровика, нет, составьте индивидуальный алгоритм действий. Учитывайте, что он не должен перечить пунктам должностной инструкции , с которой знакомили сотрудника при трудоустройстве.
Внесение сведений о трудоустройстве в трудовую книжку
Трудовая книжка физического лица является своеобразным досье, содержащим подробные сведения обо всех фактах, связанных с его трудоустройством:
- принятие (оформление) на работу в определенной должности перевод на другую позицию или в иное подразделение организации;
- увольнение (сокращение);
- другие обстоятельства, события.
Каждая запись, внесенная работодателем в трудовую книжку, должна быть обоснована ссылкой на соответствующий документ (приказ, регламент, нормативно-правовой акт) с указанием его наименования, номера и даты.
Информация о трудоустройстве обязательно должна быть внесена работодателем в трудовую книжку, если сотрудник отработал более 5 (пяти) дней на основном месте занятости по трудовому договору.
Льготы для малого бизнеса: на что можно рассчитывать
Согласно Постановлению Правительства РФ от 19.08.2021 № 819 c 1 января 2021 года годовой объем прямых закупок госкомпаний у субъектов МСП вырастет до 15 %. Хотя стратегия развития МСП до 2030 года, принятая в июне, подразумевает постепенное наращивание квоты до 25 % с 2021 года.
Рекомендуем прочесть: Скидка На Жд Билеты Пенсионерам 2021
Условия и порядок получения субсидии лучше уточнять на региональных сайтах администраций, центров развития и поддержки предпринимательства и других госструктур, связанных с проблемами предпринимательства. Например, на сайте Департамента науки, промышленной политики и предпринимательства города Москвы можно найти информацию по субсидиям как для начинающих предпринимателей (с момента регистрации юрлица, ИП — не более двух лет), так и для более опытных бизнесменов.
Заполнение персональной карточки трудоустроенного сотрудника
Персональная карточка трудоустроенного лица заполняется работодателем и содержит подробную информацию о трудовой занятости конкретного работника в определенной организации:
- Общие сведения о трудоустроенном сотруднике.
- Данные о пребывании на воинском учете.
- Информация о принятии физического лица на работу и его перемещениях по должностям и структурным подразделениям в рамках организации.
- Аттестация работника.
- Повышение квалификации (ПК).
- Профессиональная переподготовка (ПП).
- Поощрения, награды, вознаграждения, почетные звания.
- Отпуска.
- Социальные льготы, дотации, субсидии от государства, на которые сотрудник вправе претендовать.
- Дополнительная (прочая) информация.
Увольнение (выбытие) сотрудника сопровождается закрытием его персональной карточки, что удостоверяется росписью работодателя с указанием должности, а также подписью работника, согласившегося со всеми сведениями, ранее внесенными в карточку.
Новые изменения для малого бизнеса в 2021 году вступившие в силу
Малым предприятиям, где работают сотрудники – родители трех или более детей не старше 12-ти лет, необходимо правильно сформировать график отпусков на 2021г. Теперь такие многодетные родители отнесены ко льготной категории лиц, которые могут заявить о своих отпусках в первоочередном порядке – наряду с другими льготниками.
Программа БухСофт учитывает все указанные выше особенности. Она создана специально для малого бизнеса Она включает в себя бухгалтерский и кадровый учет, выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование всей отчетности (ФСС, 2-НДФЛ, РСВ, персучет и т.д.) и многое другое.
Новое в кадровом делопроизводстве в 2021 году
Но, как следует из разъяснений Роструда, отпуск в период, выбранный работником, может быть предоставлен только целиком. Если сотрудник хочет использовать его частями, по своему желанию он сможет выбрать удобное время только для какой-то одной части отпуска.
- в течение двух недель оповещать военкоматы о всех случаях выявления работников призывного возраста, не служивших в армии и не числящихся на воинском учете, но обязанных состоять на нем;
- оформлять направления для постановки на учет в военкомат и вручать их работникам, уклоняющимся от воинской обязанности.
Рекомендуем прочесть: Какая фиксированная сумма алиментов в иркутске 2021 год
Нюансы хранения бумаг
Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом
Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.
Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например, правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру, трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет.
Юридическим лицам рекомендовано создать специально оборудованный архив документов в помещениях с допустимым температурным режимом. Ввиду отсутствия возможностей для его организации, документы могут быть переданы в государственный архив.
Обязательные кадровые документы для ООО в 2021-2021 годах
Перечисленные выше документы составляются всеми ООО вне зависимости от того, какую деятельность они выполняют. При этом важно понимать, что помимо обязательных для ведения документов существуют и те, формирование которых осуществляется опционально.
Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п. 8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2021 № 115).
