Выдача (расходование) денег наличными на разрешенные цели является важным аспектом ведения хозяйственной кассы организации.
Общеобязательный порядок выдачи (расходования, выплаты) кассовой наличности регламентируется Указанием Центробанка РФ №3210-У от 11.03.2014. Основные положения содержатся в пункте 6 этого нормативно-правового документа.
Выполнение этих правил является обязательным для хозяйствующих субъектов, осуществляющих кассовые транзакции.
Несоблюдение установленных норм влечет наложение штрафов.
Что изменилось — кратко в таблице
Порядок ведения кассовых операций регулируется Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Последние поправки к нему утверждены указанием ЦБ от 05.10.20 № 5587-У и вступают в силу с 30 ноября 2021 года. Эти изменения касаются следующих категорий:
- юридических лиц и ИП, в том числе из реестра МСП;
- работодателей, которые выдают сотрудникам деньги под отчёт;
- организаций с обособленными подразделениями.
Чтобы было удобнее сравнивать, мы собрали все последние изменения в таблицу. Далее рассмотрим их подробнее.
| Изменение | Было | Стало |
| Документы для выдачи подотчётных | Заявление работника содержит сумму, период, на который они получены, подпись руководителя и дату Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных | К заявлению нет требований Достаточно одного документа на несколько выдач наличных и подотчётников |
| Срок сдачи авансового отчёта | Три рабочих дня со дня выхода на работу или со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги | Устанавливает руководитель или ИП самостоятельно |
| Приём наличных | Нет контроля платежеспособности | Обязателен контроль платежеспособности. Все платежеспособные деньги нужно принять |
| Выдача наличных | Проверка качества банкнот перед выдачей не предусмотрена | Кассир не может выдавать банкноты даже с одним повреждением. Их нужно сдать в банк |
| Проверка получателя наличных | Обязательна проверка удостоверения личности, предусмотрен особый порядок проверки доверенности | Кассир сам решает, как проверить личность получателя |
| Кассовая книга в обособленных подразделениях (далее — ОП) | Кассовые книги обязательны для всех ОП | Можно не вести кассовую книгу, если после каждой смены наличные ОП передаются в кассу юрлица |
| Депонирование выплат | Обязательна отметка о депонировании и передача денег в банк | Депонировать не обязательно |
| Кассовые операции без кассира | Использование программно-технических средств | Использование автоматических устройств, которые принимают и выдают наличные, а также проверяют наличие защитных признаков на банкнотах |
Расчеты с физлицами
Но вот в старых правилах был пункт 5. В нем шла речь об отсутствии лимита расчетов между участниками наличных расчетов и обычными физлицами.
В новых правилах об этом ничего не написано. Можно сделать вывод, что при расчетах между фирмой (ИП) и физлицом также нельзя нарушать лимит в 100 000 тысяч рублей по одному договору.
Но это не так. Обратите внимание, что ограничение установлено для участников наличных расчетов. К ним относятся юрлица и ИП. Обычное физлицо к участникам наличных расчетов не относится. Расчеты с физлицом не имеют предпринимательской направленности.
Значит, если стороной сделки является физлицо, лимит расчетов наличными в сумме 100 000 рублей на эту сделку не распространяется. Снятие ИП наличных на личные цели также не лимитируется.
Самозанятый без статуса предпринимателя также не является участником наличных расчетов. При расчетах с ним лимит наличных расчетов не применяется (письмо УФНС РФ по г. Москве от 10 июня 2020 г. № 20-21/[email protected]).
Документы для выдачи денег под отчёт
Центробанк убрал требования к заявлению работника на получение подотчётных средств. Раньше в нём должны были содержаться сумма наличных, срок, на который они выдаются, подпись руководителя и дата. Теперь достаточно просто заявления, требований к его содержанию нет. Позже ЦБ может установить форму такого заявления.
Также в указаниях прописали, что можно составить один распорядительный документ на несколько выдач наличных. Подотчётное лицо в документе тоже может быть не одно. Главное — указать ФИО всех подотчётников, суммы денег и сроки, на которые их выдали. Раньше ЦБ тоже разрешал составлять один приказ на несколько подотчётов, но теперь правило правило закрепили официально, чтобы не было споров.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как необходимо оформлять перерасход подотчетных сумм, если приказом руководителя подписана меньшая сумма?
Ответ: В связи с тем, что приказ отразил определенную сумму средств, то нужно при перерасходу средств подотчетному лицу предоставить заявление на возмещение этой излишне потраченной суммы.
Вопрос №2: Можно ли выдать деньги в подотчет из кассы лицу, работающему по договору ГПХ?
Ответ: Неосновной работник также может получать подотчетные деньги на основании письма ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 на тех же условиях, что и основной работник.
Срок сдачи авансового отчёта
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:
- либо со дня выхода на работу,
- либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Составляйте авансовые отчёты и ведите учёт подотчётных сумм
Пример по синтетическому учета подотчетных сумм
Сотруднику Авзалову А.С. выдано из кассы на основании распоряжения руководителя 2000 руб. на приобретение канцтоваров: бумага для ксерокса – 1 коробка, ручки шариковые – 50 шт., органайзеры – 5 шт.
В авансовом отчете Авзалов А.С. приложил следующие документы (чеки) по расодам: бумага для ксерокса – 5 пачек по 220 руб , ручки шариковые – 50 шт. по 4,40 руб., органайзеры – 5 шт. по 187 руб. Канцтовары переданы на склад.
Авансовый отчет был утвержден и бухгалтер оформил операции следующими проводками:
| № п/п | Операция | Дебет | Кредит | Сумма |
| 1. | Выдано под отчет | 71 | 50 | 2000 |
| 2. | Бумага для ксерокса | 10 | 71 | 1100 |
| 3. | Ручки шариковые | 10 | 71 | 220 |
| 4. | Органайзеры | 10 | 71 | 935 |
| 5. | Выдан перерасход по авансу | 71 | 50 | 255 |
Контроль качества принимаемых наличных
Кассир теперь дополнительно должен будет проверять платежеспособность наличных по требованиям п. 1 Указаний Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособными считаются деньги, которые не содержат признаков подделки и повреждений, за исключением следующих:
- банкноты — загрязнение, износ, надрывы, потертости, небольшие отверстия, проколы, надписи, пятна, оттиски штампов, отсутствие углов или краёв;
- монеты — мелкие механические повреждения.
Если деньги повреждены, но всё ещё платежеспособны, кассир обязан их принять.
Как отразить денежные документы в учетной политике
Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.
Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:
- Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н);
- Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н);
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н);
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н);
- Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».
Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:
| Раздел | Что написать в учетной политике |
| Организация бухгалтерского учета | Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №… к настоящей Учетной политике. Выдача денежных средств и денежных документов под отчет производится согласно соответствующему Положению №… к настоящей Учетной политике |
| Порядок проведения инвентаризации | Для подтверждения данных бухгалтерского учета и показателей годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств:
|
| Учет финансовых активов | В составе денежных документов учитываются (на выбор учреждения):
Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости. |
Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.
Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.
Правила выдачи наличных из кассы
К выдаче повреждённых денег ЦБ отнёсся гораздо строже. В указаниях прописали, что кассир не должен выдавать наличные, у которых есть хотя бы одно из повреждений (абз. 6-15 п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П):
- загрязнения поверхностей, которые снизили яркость рисунка более чем на 8 %;
- посторонние надписи, рисунки, штампы;
- контрастные пятна с диаметром от 5 мм;
- разрывы краёв длиной от 7 мм;
- сквозные отверстия и проколы диаметром от 4 мм;
- надрывы, заклеенные скотчем;
- утраченные углы площадью от 32 мм²;
- утраченные края, если банкнота уменьшилась на 5 мм или больше;
- частично утраченный из-за потёртости или обесцвечивания красочный слой.
Если есть хотя бы одно повреждение из вышеназванных, деньги надо сдать в банк.
Кассир обязан проверить, что выдаёт деньги тому человеку, который указан в документах. Раньше требования к проверке были серьёзнее: надо было запрашивать паспорт, предусматривался особый порядок работы с доверенностью. Теперь это не обязательно: кассир сам может решать, как проверить получателя.
Пример по учету подотчетных сумм
Рассмотрим отражение операций в учете на данных предыдущего примера при несдаче отчета по подотчетным суммам.
| № п/п | Операция | Дебет | Кредит | Сумма |
| 1. | Выдано под отчет из кассы | 71 | 50 | 2000 |
| 2. | Подотчетная сумма отнесена на недостачи при не сдаче отчета | 94 | 71 | 2000 |
| 3. | Задолженность отнесена на работника | 73 | 94 | 2000 |
| 4. | Начислена заработная плата за июнь | 20 | 70 | 18000 |
| 5. | Удержан НДФЛ | 70 | 68 | 2340 |
| 6. | Удержан долг по подотчетной сумме | 70 | 73 | 2000 |
| 7. | Перечислена заработная плата работнику | 70 | 51 | 13660 |
Освобождение от кассовой книги для обособленных подразделений
ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
Вносите ПКО и РКО, а кассовая книга сформируется сама. Потом её можно распечатать
Автоматические кассовые операции без кассиров
До поправок кассовые операции разрешали вести с использованием программно-технических средств. Сейчас это положение конкретизировали: можно проводить их с помощью автоматических устройств, которые работают без кассира.
Такие устройства должны соответствовать параметрам:
- принимать и выдавать наличные;
- распознавать хотя бы четыре защитных признака на банкнотах (абз. 14–19 п. 1.1 положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П).
Принимать извлечённые из автомата наличные надо по ПКО, а загрузку автомата деньгами оформлять РКО.
