Каким должен быть авансовый отчет по загранкомандировке: образец

Направление работника на выполнение трудовой функции в другое государство оформляется по общему порядку с учетом некоторых особенностей.

Для заграничных командировок применяются те же законодательные нормы, что и для служебных поездок в пределах России, включая и пункт 10 Положения о командировках, закрепляющий обязательство направляющего предприятия (организации) нести финансовое покрытие всех платежей, связанных с поездкой.

Значительной отличительной чертой таких командировок являются валютные растраты, подтверждение которых должно отображаться работником по приезду в авансовом отчете и в дальнейшем компенсировано предприятием в рублевом эквиваленте.

Что нужно знать про отчет о командировке

По возвращении из командировки, в том числе зарубежной, работник обязан отчитаться по ней и сдать в бухгалтерию авансовый отчет.

Форма авансового отчета может быть утверждена локальным актом компании. Или по старинке используют отчет по форме АО-1.

Независимо от формы нужно соблюдать срок сдачи отчета – 3 рабочих дня по завершении командировки.

К авансовому отчету по командировке за границу работник прилагает все документы, подтверждающие расходы. А именно:

• проездные билеты и посадочные талоны (если билеты электронные, необходимо их распечатать);
• квитанции за пользование постельным бельем;
• счета и чеки гостиницы (договор найма жилого помещения), квитанции;
• квитанции сборов (комиссия агента за покупку билета, квитанция за провоз багажа и т. п.);
• документы, подтверждающие уплату визовых или консульских сборов;
• другие подтверждающие документы.

СОВЕТ

Для удобства оформления и проведения авансового отчета подтверждающие документы можно наклеить на чистые листы А4 с полем для подшива документов слева.

Если работодатель приобретает билеты и заказывает гостиницу через агентство или напрямую у исполнителя, к отчету надо приложить документы на поездку и проживание (посадочный талон или ваучер, счет гостиницы или справку о проживании).

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организациейп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.

2008 № 749 (далее — Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужноч. 2 ст. 168 ТК РФ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетсяПисьмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741.

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировкеп. 3 ст. 217 НК РФ: в России — 700 руб., за рубежом — 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда — по российскимп. 18 Положения № 749; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140.

Если ваша организация выплачивает суточные в бо´ль­ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛПисьма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140.

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплатыПисьмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135. Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть — после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Пересчет валюты

Рассмотрим ситуацию, когда работник получил аванс на командировку в рублях, а расходы были понесены в валюте.

Работник может самостоятельно обменять рубли на валюту в обменном пункте на территории РФ или уже будучи в командировке за границей. В этом случае курс берут на дату покупки работником валюты, если к авансовому отчету он приложил справку из обменного пункта.

Часто бывает так, что сотрудник не может подтвердить факт покупки валюты. Например, из-за утери справки из банка о совершенном обмене. Также может быть, что при обмене валюты на территории другой страны обменный пункт не выдал сотруднику документ о конвертации.

В этом случае для пересчета берут официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем компании. Эту позицию подтверждают письма ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 и Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193.

Пример пересчета суточных, выданных в валюте, смотрите в нашей статье «Налоги и взносы с суточных за границей: примеры расчета».

По какому курсу и на какую дату считать валюту?

Представленный вопрос разъясняется Письмом Федеральной налоговой службы от 21 марта 2011 года, а также Письмом Министерства финансов от 31 марта 2011 года.

Указанные документы поясняют, что при финансовом расчете сумм по авансовым отчетам в иностранных валютах необходимо:

• При наличии документах из банка с указанием информации о курсе обмена на дату произведения работником конвертации – используется курс, указанный в приложенном к отчету чеке;
• При отсутствии подтверждающих банковских чеков – по официальному курсу Центрального банка России, который действовал на момент утверждения авансового отчета.

Также следует учитывать случаи, когда работник производил валютный обмен предоставленных направляющим предприятием (организацией) денежных средств по частям.

В такой ситуации следует для более точных расчетов следует произвести несколько исчислений по каждой дате, на которую имеется чек о произведении обмена валюты с учетом курса, отмеченного в соответствующей квитанции.

Бухгалтерии предприятия (организации) следует учитывать, что платежи, связанные с услугами банка по обмену валюты в заграничных командировках, также подлежат возмещению (даже при условии, что производилась обратная конвертация с целью возвращения в кассу остатка по авансу в валюте его выдачи).

Срок сдачи

При подписании приказа о направлении в командировку работник уведомляется о необходимости предоставления отчета о потраченных суммах в бухгалтерию направляющего предприятия (организации) в течении трех рабочих дней с момента возвращения из служебной поездки.

Представленный срок устанавливается не самим юридическим лицом, на котором официально трудоустроен командируемый работник, а Банком России в своем Указании №3210-У от 11 марта 2014 года.

Заграничные командировки в представленном вопросе не являются исключением.

Важно отметить, что возвращением здесь следует считать приезд работника к месту постоянной работы, а не пересечение границы Российской Федерации.

Отсчет трех суток, предоставленных на предоставление авансового отчета, начинается после даты, которая была отмечена в приказе о направлении как дата окончания служебной поездки.

Если работник возвращается из командировки досрочно, как правило, в приказе о преждевременном окончании служебной поездки указываются сроки, предоставляемые для подачи в бухгалтерию соответствующего отчета.

Если возвращение работника из поездки совпало с оформлением листа нетрудоспособности, три дня начинают отсчет с даты закрытия представленной медицинской справки, поскольку в Указании Банка России закреплено положение о рабочих днях, а не о календарном исчислении.

Как оформить форму АО-1?

Заполнение авансового отчета по заграничной командировке должно осуществляться командированным сотрудником, однако на практике часто представленные документы составляются бухгалтером.

Выше указывалось, что отчетность по расходованию денежных средств, выданных работнику на заграничную поездку на выполнение служебного задания, предоставляется на унифицированном бланке или на фирменном бланке предприятия, разработанным для соответствующих целей.

Авансовый отчет заполняется на русском языке. Если имеются специальные отметки на иностранном языке – они дублируются русским.

Все документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки об оплате проживания, проездные документы и пр.) должны иметь приложенный перевод на русский язык).

Полная сумма трат, произведённых командированным сотрудником, фиксируется на обратной стороне унифицированного бланка или в специальной графе, отведенной для соответствующих ведомостей в фирменном бланке предприятия.

Также в отчете следует отметить сумму аванса, если она произведена в иностранной валюте (с указанием ее названия), а также ее пересчет на российские рубли (с учетом курса, действующим на момент утверждения авансового отчета по соответствующей командировке).

Для удобства расчётов все суммы лучше вносить в двух валютах (иностранная и рубли). В унифицированном бланке для таких ведомостей представлена специальная графа.

Если на бланке предприятия не отведено место для произведения соответствующих записей, допускается их приложение на отдельном листе.

Авансовый отчет

Посмотреть, как правильно заполнять авансовый отчет по загранкомандировке, можно здесь:

По общему правилу работник должен самостоятельно заполнить авансовый отчет.

В авансовом отчете важно указать все расходы, произведенные работником во время служебной командировки за границу.

Если сотрудник понёс какие-то расходы, которые не предусмотрены организационно-распорядительным документом компании, необходимо приложить к отчету служебную записку с положительной резолюцией руководителя.

В заграничной командировке могут возникнуть непредвиденные расходы – такси, химчистка одежды, расходы на сотовую связь или Интернет, покупка ноутбука и т. д. и т. п. Каждую ситуацию нужно рассматривать отдельно.

О специфике работы, находясь постоянно в зарубежных командировках, вы можете узнать из нашей статьи «Работа, связанная с командировками за границу: что нужно знать».

Выплата суточных в иностранной валюте по закону

Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.

Правительство РФ 26.12.05 выдвинуло Постановление № 812. Оно регулирует некоторые моменты выдачи и размеров суточных выплат в иностранных валютах. Согласно ему, установлены размеры суточных для работников бюджетных организаций, прибывающих в тех или иных странах.

Загранкомандировка: как считать суточные

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.

По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
• при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет – просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Полученная сумма учитывается в расходах.

При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531).

По общему правилу суточные, выплачиваемые работникам в 2018-2019 гг., облагаются страховыми вносами по тому же принципу, что и НДФЛ. То есть взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 рублей (п.2 ст.422 НК РФ).

Какие существуют нормы для заграничной командировки

Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства. Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов.

Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.

Рассмотрим основные направления командировок за рубеж:

Внимание! Кроме этого, этот акт устанавливает и надбавки к нормам для определенных категорий работников, направляемых в иностранные поездки. Коммерческие компании могут использовать нормы данного Постановления, или применять разработанные на его основе свои нормативы.

Скачать нормы суточных при заграничных командировках (Приложение №1) в формате Word.

Вам будет интересно:

Можно ли отказаться от командировки — в каком случае это возможно, последствия необоснованного отказа

Скачать размеры надбавок к зарубежной поездке (Приложение №2) в формате Wod.

Итоги

Несмотря на кажущуюся сложность расчета суточных по заграничным служебным поездкам, обычно бухгалтеры быстро «набивают руку» и практически не допускают ошибок. Главное — правильно зафиксировать необходимые нормы выплат, корректно рассчитывать суммы к выдаче и аккуратно вести документацию. В этом случае налоговикам будет не к чему придраться.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

Уроки по 1С Бухгалтерия 8 >> Банк и касса
2016-12-08T12:30:37+00:00

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

• Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
• Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
• Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.