Приказ на командировку (форма Т-9 и Т-9а). Как оформить правильно

Одной из форм организации труда сотрудника на предприятии может быть командировка. Понятие служебной командировки раскрыто в ТК РФ. Под командировкой принято считать выполнение сотрудником (сотрудниками) предприятия своих должностных обязанностей вне своего постоянного трудового места, как правило, в другой местности (поселке, городе, стране) по письменному распоряжению работодателя. В том случае, если работа сотрудника имеет характер постоянных поездок, то разъезды не будут считаться командировкой (ст. 166 ТК РФ от 30.12.2001г. № 197-ФЗ).

При отправке работника в служебную командировку следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749.

Командировка совершается на средства предприятия, командировочные дни также оплачиваются. Согласие сотрудника на поездку в командировку по делам организации не требуется, поскольку она оформляется непосредственным приказом первого лица организации (директора, генерального директора и т.д.).

Отказаться от командировки имеют право:

• Один из родителей, который воспитывает ребенка один (мать, отец).
• Сотрудники, которые имеют многодетные семьи.
• Работники, родственники которых являются иждивенцами или ухаживают за больными.

Перечисленные категории сотрудников все же могут быть отправлены в командировку, но им необходимо в письменной форме подтвердить свое согласие на поездку.

В командировку запрещено направлять:

• Беременных женщин, работающих на предприятии;
• Сотрудников, возраст которых не достиг 18 лет.

Для отправки работника в служебную командировку, как правило, готовится приказ по форме Т- 9 (когда в командировку направляется один человек) или Т-9а (когда в командировку направляется несколько сотрудников).

Приказы форм Т-9 и Т-9а аналогичны, за исключением того, что в форме Т-9а предусмотрена табличка, где заполняются данные по нескольким сотрудникам предприятия, что позволяет рационально тратить время на подготовку необходимой документации.

На текущий момент в практике ведения хозяйственной жизни жестких требований по использованию вышеуказанных унифицированных форм нет, работодатель вправе их использовать по собственному усмотрению. Предприятие (фирма) может создать собственную форму приказа самостоятельно и утвердить ее.

Допустимо также внесение некоторых изменений в формы Т-9 и Т-9а, сделав их более удобными для потребностей предприятия или работы индивидуального предпринимателя.

Что может быть основанием для создания приказа о служебной командировке

Ряд документов могут быть основанием для создания приказа о служебной командировке:

• Служебное задание.
• Служебная записка.
• Указание организации, имеющей большие полномочия по отношению к данному предприятию.
• Указание руководителя предприятия, индивидуального предпринимателя.

Не смотря на то, что с 2015 года такой документ как «служебное задание» не является обязательным для создания приказа об отправке сотрудника в служебную командировку, специалисты рекомендуют его ввести во внутренний документооборот предприятия, утвердив его приказом.

Это позволит систематизировать и упорядочить работу в организации.

Приказ об отправке в служебную командировку в свою очередь, является основанием для создания последующих необходимых документов и действий, а именно:

Документы:

• Документ по форме Т-12 и Т-13 – бланк табеля по учету рабочего времени сотрудника предприятия.
• Документ по форме Т-10 – бланк командировочного удостоверения.
• Авансовый отчет – документ, подтверждающий расходы сотрудника в ходе служебной командировки

Действия:

• Выдачу денег под отчет, как правило, из кассы предприятия, на возможные расходы во время прохождения командировки.
• Расчет зарплаты работнику за дни, в которые он находился в служебной командировке.

Для чего необходима

Личная карточка работника нужна, чтобы сохранились записи из его трудовой книжки (после увольнения), персональная информация и сведения о заработной плате. Это делается как в интересах работодателя, так и в интересах работника.

Хранится карточка длительно — 75 лет. На предприятии обязаны вести архив ЛКР. До 2021 года Личные карточки использовались для учета военнослужащих. Но после внесения корректив в правила учета военнообязанных лиц (ПП №1302 РФ от 09.10.19) Минобороны должно утвердить иной перечень документов воинского учета.

В каком порядке следует заполнять форму Т-9

Заполнить форму Т-9 достаточно просто, поскольку для каждой строки, графы есть пояснение в самой форме, что в ней необходимо указать. Очень важно не ошибиться при заполнении, так называемой «шапки» формы Т-9.

Далее переходим к заполнению той части бланка, которая содержит непосредственную информацию по данной служебной командировке, включая о сотруднике, который должен быть направлен в поездку

Оставить комментарий к документу

Считаете документ неправильным? Оставьте комментарий, и мы исправим недостатки. Без комментария оценка не будет учтена!
Спасибо, ваша оценка учтена. От вашей активности качество документов будет расти.

В каком порядке и с учетом каких особенностей следует заполнять форму Т-9а

Форма приказа Т-9а как правило применяется в тех случаях, когда в служебную командировку необходимо направить несколько сотрудников. Отличием данной формы по своей структуре является то, что здесь список сотрудников расположен слева направо, а не сверху вниз, поэтому бланк можно использовать только для ограниченного числа работников предприятия.

Так называемая «шапка» бланка заполняется аналогично форме Т-9. Далее заполняются все необходимые строки и графы но в отношении нескольких сотрудников одновременно.

Основание: Служебное задание от 20.03.2020г.

Когда все строки будут заполнены, документ подписывают руководитель предприятия и сотрудник, отправляемый в командировку. Подписи должны быть расшифрованы.

Каким образом определяются продолжительность служебной командировки и даты выбытия/прибытия из служебной командировки

Продолжительность служебной командировки определяет непосредственный руководитель сотрудника, при этом он учитывает сложность, объем и другие факторы служебного задания.

Дату отправления транспортного средства, например, поезда, автобуса, самолета от основного рабочего места командируемого принято считать днем выезда сотрудника в служебную командировку. Соответственно, дата возвращения из командировки, это дата прибытия какого-либо транспортного средства к месту обычной работы сотрудника (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749).

Важно! Независимо от конкретного времени выезда или возвращения сотрудника сроки служебной командировки должны быть указаны полными днями. Так, например, если сотрудник уехал в 22:15, то следует указать дату именно этого дня и этот самый день должен быть включен в продолжительность служебной командировки.

При возвращении работника из служебной командировки, к примеру, в 00:20, то этот день надо зафиксировать как полный день возвращения из служебной командировки.

Важно! Запрещено проводить процедуру оформления командировки после ее выполнения, т.е. задним числом.

Комментарий к оценке

Спасибо, ваша оценка учтена. Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

Образец документа полезен?

Если документ «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Форма N Т-9» оказался для вас полезным, просим вас оставить отзыв о нём.
Запомните всего 2 слова:

Договор-Юрист

И добавьте Договор-Юрист.Ру в закладки (Ctrl+D).

Он Вам ещё пригодится!

Как должен выглядеть журнал для регистрации приказов на отправку в служебную командировку

Ответственный сотрудник, обычно это бухгалтер, обязан провести регистрацию всех приказов по отправке сотрудников предприятия в служебную командировку в отдельном журнале, который специально для этого предназначен. Журнал может быть составлен в произвольной форме, на листах, распечатанных на компьютере или же разграфленных вручную. Столбцы, строки журнала создаются произвольно, но важно наличие следующих информационных данных:

• Дата составления документа.
• Порядковый номер, под которым регистрируется приказ.
• Название должности сотрудника, направленного в служебную командировку.
• Полностью прописано ФИО сотрудника, направленного в служебную командировку.
• Название структурного подразделения (при его наличии), где непосредственно работает сотрудник.
• Цель служебной командировки.
• Дата начала/ окончания служебной командировки.
• Местность, куда направляется сотрудник.

Ведение и заполнение журнала обязательно для ответственного сотрудника, поскольку отсутствие заполненного журнала может привести к наказанию ответственного за это работника и предприятия в целом. Эта информация может быть полезной впоследствии при возникновении отдельных спорных вопросов.

Валентина Митрофанова: что будет, если работодатель не ведет личные карточки

Построение эффективной кадровой службы 2.0
15802

Новейший курс по кадровому делопроизводству 2.0

16552

Отмена трудовых книжек, новая отчетность в Пенсионный фонд с 2021 года

9611

Зачем нужна личная карточка

1. Хранение и систематизация информации. Личная карточка является своеобразным досье сотрудника. В сжатой форме в карточке указывается вся информация о нем: паспортные данные, адрес регистрации, специальность, номер диплома, уровень владения иностранными языками, сведения о семье и т.д. Личную карточку имеет право использовать в своей работе сотрудник отдела кадров. Например, кадровик может сформировать какие-либо льготы для работника, исходя из состава семьи, указанного в карточке. Так же ей может пользоваться бухгалтер — в Т-2 могут быть сведения, являющиеся основаниями для каких-либо дополнительных выплат. Отдельные записи о квалификации специалиста могут помочь ему занять более высокую должность или расширить функционал.

2. Документирование важных изменений. Дата поступления на работу, номер приказа, перевод с одной работы на другую, повышение в должности, награды и поощрения — все это важные сведения о работнике. Разумеется, они сопровождаются своевременными приказами, графиками, актами и прочим — однако вся сумма знаний об этих изменениях содержится именно в личной карточке — их можно увидеть хронологически. Хранение данных на едином бланке Т-2 поможет избежать недоразумений или конфликтных ситуаций. Большое количество информации можно будет восстановить в случае утери. Обо всех изменениях, происходящих в его карьере, сотрудник расписывается в личной карточке, удостоверяя своей подписью принятие этих изменений и согласие с ними.

3. Воинский учет. Работодатель обязан вести учет сотрудников (это указано в Федеральном законе «О воинской обязанности и военной службе»). Сам учет осуществляется по личным карточкам, в которых заполняется соответствующий раздел. Так же работодатель, заполнив личную карточку, должен разъяснить военнообязанным сотрудникам порядок исполнения ими воинской обязанности.

4. Статистика и информация к размышлению. В целом информация из Т-2 может служить своеобразной базой данных о человеческих ресурсах организации. Проанализировав эти данные, администрация предприятия может сделать выводы о квалификации своих специалистов, об их успехах и движении по карьерной лестнице и использовать эти знания в целях развития компании.

Какие бывают карточки

Есть две официальные формы карточек — обычная Т-2 и на государственного служащего Т-2ГС (МС). Бланки отличаются только тем, что для государственного служащего отдельно указывается стаж работы на госслужбе, который дает право на надбавки за выслугу лет и на доплаты к пенсии.

Как вести и хранить карточки

Создание, ведение и хранение личных карточек обязательно. Существовать они могут исключительно на бумаге. Хранение их в электронном виде не предусматривается законом потому, что на них должны присутствовать собственноручные «живые» подписи сотрудников.

Держать карточки необходимо в строгом порядке в закрытом сейфе или шкафу. Доступ к ним должен быть у ответственного специалиста кадровой службы. Ни при каких обстоятельствах нельзя предоставлять доступ к карточкам третьим лицам, потому что работодатель обязан обеспечить полную конфиденциальность персональных данных сотрудников. Если специалист уволился — карточка сдается в архив и хранится в течение 75 лет.