В жизни почти каждого сотрудника возникает необходимость внезапного отсутствия на работе. В такой ситуации человек может взять отпуск за свой счет. Право на него регулирует статья 128 Трудового кодекса РФ. Из этой нормы следует, что такой отпуск имеет следующие характеристики:
- Предоставляется без сохранения заработной платы.
- Дается на основании заявления сотрудника.
- За работником должно быть сохранено его рабочее место.
- Длительность отпуска устанавливается по согласованию между работодателем и работником.
- Поскольку ЗП не сохраняется, работодатель не должен выплачивать отпускные за период такого отпуска.
Обязательно ли предоставлять?
По общему правилу, работодатель предоставляет сотруднику отпуск за свой счет при наличии уважительной причины. Это может быть семейное обстоятельство или даже просто желание отдохнуть — степень уважительности заявленной причины определяется самой фирмой (ИП).
Но есть определены ситуации, когда отпуск без сохранения заработной платы предоставляется вне зависимости от желания работодателя. Эти случаи собраны в следующей таблице.
Таблица. Когда обязательно предоставление отпуска за свой счет
| Категория сотрудников и причина, по которой предоставляется отпуск | Продолжительность | Основание |
Любой сотрудник в случае:
| До 5 дней (здесь и далее — календарных) | Часть 2 статьи 128 ТК |
| Сотрудник – выпускник подготовительных отделений при вузах и абитуриенты | Выпускные экзамены в подготовительных отделениях – 15 дней. Вступительные испытания – 15 дней | Часть 2 статьи 173 ТК |
| Сотрудник – студент очной формы в вузе, имеющем госаккредитацию | Промежуточная аттестация – 15 дней в учебном году. Подготовка и защита дипломного проекта со сдачей итоговых государственных экзаменов – 4 месяца. Сдача итоговых государственных экзаменов – 1 месяц | Часть 2 статьи 173 ТК |
| Сотрудник – абитуриент учреждения среднего профессионального образования, имеющего госаккредитацию | Вступительные испытания – 10 дней | Часть 2 статьи 174 ТК |
| Сотрудник, который учится в учреждении среднего профессионального образования, имеющем госаккредитацию (очная форма обучения) | Промежуточная аттестация – 10 дней в учебном году. Подготовка и защита квалификационной работы и сдача итоговых государственных экзаменов – два месяца. Сдача итоговых экзаменов – один месяц | Часть 2 статьи 174 ТК |
| Сотрудник – участник Великой Отечественной войны | До 35 дней в году | Часть 2 статьи 128 ТК |
| Сотрудник-пенсионер (по возрасту) | До 14 дней в году | Часть 2 статьи 128 ТК |
| Сотрудник – отец (мать) или супруг (супруга) военнослужащих, погибших или умерших из-за ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие связанного с ней заболевания | До 14 дней в году | Часть 2 статьи 128 ТК |
| Сотрудник-инвалид | До 60 дней в году | Часть 2 статьи 128 ТК |
| Сотрудник-родитель или супруг сотрудника органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных во время службы либо в результате заболевания, связанного с прохождением службы | До 14 дней в году | Часть 2 статьи 128 ТК |
| Сотрудник – инвалид войны | До 60 дней в году | Подпункт 17 пункт 1 статьи 14 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ |
| Сотрудник – ветеран боевых действий | До 35 дней в году | Подпункт 11 пункт 1 статьи 16 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ |
| Сотрудник – член избирательной комиссии и кандидат на выборах депутатов Государственной думы, Президента РФ | Период со дня регистрации ЦИК России федерального списка кандидатов до дня официального опубликования результатов выборов депутатов Государственной думы. Период со дня регистрации ЦИК России кандидатов до дня официального опубликования результатов выборов Президента РФ | Часть 4 статьи 22, Часть 1 статьи 47 Закона от 18 мая 2005 г. № 51-ФЗ, Часть 14 статьи 11 Закона от 26 ноября 1996 г. № 138-ФЗ пункт 3 статьи 16, пункт 1 статьи 42 Закона от 10 января 2003 г. № 19-ФЗ, Часть 14 статьи 11 Закона от 26 ноября 1996 г. № 138-ФЗ |
| Сотрудник военнослужащий, который проходил службу в воинских частях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, или военнослужащий, награжденный в этот период орденами или медалями СССР | До 35 дней в году | Подпункт 9 статьи 17 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ |
| Сотрудник, работавший в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военноморских баз, аэродромов и других военных объектов в пределах тыловых границ действующих фронтов, операционных зон действующих флотов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог | До 35 дней в году | Подпункт 10 пункт 1 статьи 19 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ |
| Сотрудник, награжденный знаком «Жителю блокадного Ленинграда» | До 35 дней в году | Подпункт 9 пункт 1 статьи 18 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ |
| Сотрудник, работающий в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, следующий к месту проведения отпуска | Определяют в зависимости от времени, необходимого для проезда к месту использования отпуска и обратно | Часть 3 статьи 322 ТК РФ |
| Сотрудник – педагогический работник образовательного учреждения (не реже чем через каждые 10 лет непрерывной преподавательской работы) | 1 год | Статья 335 ТК РФ |
| Сотрудник – Герой СССР, Герой РФ или полный кавалер ордена Славы | До 3 недель в год | Пункт 3 статьи 8 Закона от 15 января 1993 г. № 4301-1 |
| Сотрудник – Герой Социалистического Труда или полный кавалер ордена Трудовой Славы | До 3 недель в год | Часть 2 статьи 6 Закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ |
| Сотрудник – супруг (супруга) военнослужащих из числа лиц гражданского персонала, работающих в Службе специальных объектов при Президенте РФ, которым отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих на основании заявления и справки с места военной службы военнослужащих о продолжительности их основного отпуска и сроках его проведения | Часть отпуска супругов военнослужащих, превышающая продолжительность ежегодного отпуска по основному месту их работы | Пункт 1 приказа Главного управления специальных программ Президента РФ от 31 августа 2009 г. № 30 |
| Сотрудник – народный дружинник и другие внештатные сотрудники полиции | До 10 дней в году | Пункт 3 статьи 26 Закона от 2 апреля 2014 г. № 44-ФЗ |
Госслужащие отдыхают иначе
Их коснулись последние изменения, внесенные в содержание ТК. В частности, продолжительности. Согласно положениям ФЗ-79, период отпуска рассчитывается, смотря по должности и текущего рабочего статуса гражданина:
- служащий, при замещении его на высшей/главной должности – 35 дней;
- замещающий должность в пределах гражданской службы – месяц;
- остальные работники – 28 дней.
Дополнительное время будет начислено по фактической выслуге лет (отработанный год будет равен 1 прибавленному дню). График ненормированный, тогда 3 дня. Если производство вредное – неделя, Крайний Север – 24 дня.
Узнать важное: Кому положены северные надбавки к пенсии и зарплате
Так было. Сейчас изменились алгоритмы начисления. Теперь все отдыхают одинаково, неважно какие должности люди занимают. Общее время – 30 дней.
Учитывается лишь выслуга лет:
· 1-5 лет + календарный день;
· 5-10 лет + 5 дней календарных;
· 10-15 лет + неделя;
· 15+… лет + 10 дней.
Годовой отпускной период будет 45 дней (максимум). И высчитывая продолжительность, кадровик к стандартным 30 дням прибавит все дополнительные услуги, что будут (ненормированный график, выслуги, опасные условия).
В отпуск за свой счет — только по желанию работника
Работодатель не может отправлять сотрудника в отпуск без сохранения заработной платы по своему решению. Это действие приведет к нарушению, что грозит штрафными санкциями по статье 5.27 КоАП РФ.
Должностному лицу или ИП в таком случае будет вынесено предупреждение или наложен штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей. В случае повторного нарушения штраф будет назначен уже в сумме от 10 до 20 тысяч рублей. Директор может быть дисквалифицирован на период от одного года до трех. Фирма будет оштрафована на сумму от 30 до 50 тысяч. В случае повторного нарушения штраф составит от 50 до 70 тысяч рублей.
Пример завления на отпуск за свой счет
Если деятельность организации приостановлена
Позволено ли отправить сотрудников в административный отпуск, если в деятельности работодателя возник перерыв? Вопреки расхожей практике, это запрещено! В соответствии со статьей 128 ТК РФ, обязательным условием предоставления отпуска за свой счет является инициатива сотрудника. Если же деятельность временно не ведется, можно оформить простой.
График
Крупные организации, где трудятся десятки-сотни человек, ежегодно устанавливают графики. Согласно им народ работает, затем поочередно оформляет отпуска. Это обеспечивает всем порядок, и предприятие работает постоянно, поддерживая темп. Тогда отсутствие одних компенсируется другими. Внеочередной отпуск может нарушить привычный график, поэтому такое нужно обговаривать с начальником заранее. Чтобы кадровая служба успела подстроить график к отсутствию сотрудника.
Работодатель может совершить ошибку и уволить незаконно, что с этим делать читайте отдельно.
Согласно положениям 123 статьи в ТК РФ все, даже мелкие фирмы обязаны составлять расписание, которому следует коллектив, включая директора. Туда включены рабочие смены, собрания, праздничные выходные и другие мероприятия. Подобные графики вывешиваются или раздаются всем отделам после составления. Это помогает людям трудиться спокойно, заранее рассчитывая время.
Документы
Отпуск без сохранения зарплаты следует оформить нормативным актом – приказом или распоряжением – по форме Т-6. Основанием служит заявление работника. Документ подписывается руководителем организации. Сотрудник также обязан расписаться в том, что он ознакомлен с приказом.
При выходе в неоплачиваемый отпуск отсутствуют отпускные начисления, поэтому записку–расчет по форме Т–60 не оформляют.
Информацию о предоставленном отпуске следует занести в личную карточку работника Т–2, в раздел VIII. Также заполняется карточка лицевого счета Т–54.
Работодатель может использовать аналогичные документы, разработанные самостоятельно.
Можно ли отозвать сотрудника из отпуска?
Согласно статье 125 ТК РФ, работодатель может отозвать сотрудника только из ежегодно оплачиваемого отпуска. Отзыв из неоплачиваемого отпуска не допускается. Под данный запрет попадают и другие виды отпусков, в том числе учебный.
Несмотря на действующий запрет, сотрудник по своему желанию может прервать свой отпуск. Добровольный выход на работу не противоречит Трудовому кодексу. При этом инициатором прекращения отпуска может выступать любая из двух сторон. Необходимо только согласовать все условия досрочного выхода.
Существует два варианта отзыва сотрудника из отпуска:
- Сам сотрудник изъявил желание прервать свой отпуск. В таком случае ему следует в свободной форме написать заявление на имя руководителя о досрочном выходе на работу.
- Когда работодатель является инициатором отзыва, сотруднику необходимо направить уведомление о досрочном прекращении отпуска. Сотрудник должен дать свое согласие или отказаться. В случае положительного ответа согласие на отзыв из отпуска должно быть зафиксировано документально. На основании письменного согласия работника в свободной форме оформляют приказ об отзыве из отпуска и выходе на работу. Все изменения заносятся в личную карточку сотрудника.
Если в организации всего один работник
Нередко в компании есть только один работник — это ее директор. Имеет ли он право взять отпуск за свой счет? Да, вполне. Никаких ограничений законодательно не установлено. Однако в этом процессе есть свои нюансы.
Перед выходом директора в такой отпуск должен быть обязательно назначен и. о. руководителя — временно исполняющий его обязанности, наделенный правом подписи. Ведь без руководителя компания работать не может. Она должна платить налоги, представлять различные формы отчетности и вести хозяйственную деятельность, которую необходимо фиксировать и оформлять документально.
Процедура оформления дней без оплаты
Издается приказ.
Необходимость взятия работником несколько дней без оплаты возникает при разных обстоятельствах. Начать их оформление следует с заявления, поданного в письменной форме. В тексте указывают дату начала отпуска за свой счёт и количество дней без оплаты, а также инициирующий факт (например, в связи с переездом или необходимостью переоформить документы на вступление в наследство).
Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты
Максимальный срок
Если предоставляется отпуск за свой счет, который является обязательным (см. таблицу выше), то его максимум регламентирует законодательство. Например, инвалид может рассчитывать на отдых длиною до 60 дней в году. При смерти близких родственников, свадьбе, рождении детей полагается до 5 календарных дней.
Продолжительность административного отпуска может меняться в сторону увеличения, но это право работодателя, а не его обязанность.
Максимальный срок дополнительного отпуска, предоставляемого работнику без сохранения заработной платы, определяют по согласованию с работодателем. Он может быть как несколько часов, так и несколько лет.
Отпуск продолжительностью более 14 календарных дней в году не входит в трудовой стаж, учитываемый при определении права на очередной оплачиваемый отпуск. Страховые взносы за этот период также не начисляются.
Минимальная продолжительность
Отпуск без сохранения оплаты можно предоставить даже на несколько часов. Желаемый срок работник должен указывать в своем заявлении — оно пишется в свободной форме.
В разделы «Б» и «В» приказа о предоставлении отпуска по форме № Т-6 вносятся графы для указания количества часов. В раздел VIII личной карты работника вносятся сведения о предоставляемом отпуске, а в табель учета времени – фактически отработанные часы.
Допустим, работник берет отпуск на 3 часа. Обычное рабочее время для него — 8 часов в день. В табеле учета рабочего времени общую продолжительность работы указывают цифрой «01» или кодом «Я», а время отпуска — цифрой «16» (кодом «ДО»). Оплата производится согласно часам, указанным в табеле.
Возможны такие варианты предоставления работнику отпуска (законного освобождения от работы) всего на несколько часов:
- При регулярном использовании такого вида отпуска необходимо на основании статьи 72, 93 ТК РФ установить режим неполного рабочего времени:
- в дополнительном соглашении к трудовому договорупрописать точное время начала и завершения работы, срок установки этого режима, а также продолжительность рабочей недели;
- в табеле учета рабочего времени необходимо указывать только фактически отработанные часы, ведь заработная плата напрямую зависит от их количества.
- При нерегулярном использовании такого вида отпуска или при отсутствии сотрудника менее 4 часов в рабочий день следует оформить отпуск без сохранения заработной платы. Минимальная продолжительность законодательством не предусмотрена.
Законодательное регулирование
На основании ст. 128 ТК у каждого гражданина имеется право на отдых. Его длительность стандартно составляет 28 дней, а также период отдыха определяется в начале года при составлении графика. В это время граждане получают отпускные выплаты. Но иногда у наемных специалистов возникают непредвиденные обстоятельства, при которых они должны временно приостановить рабочую деятельность.
Внимание! В ТК отсутствует информация о том, какие основания считаются уважительными, поэтому данный факт оценивается непосредственным работодателем.
Обычно предоставляется административный отпуск при смерти членов семьи, свадьбе или появлении малыша. Но существуют некоторые работники, которые по Трудовому кодексу легко оформляют дополнительный период отдыха, поэтому могут получить его без наличия дополнительных веских оснований. Иногда возможность оформления нескольких дней отдыха без оплаты фиксируется в коллективном трудовом договоре.
