ЭЛКОД: На каких документах в учреждении можно ставить оттиск гербовой печати, на которой не указан ОГРН, и в каких случаях обязательна гербовая печать согласно ГОСТ Р 51511-2001?

Каждое предприятие обязано иметь собственную печать. Оттиск придает документации юридическую силу, позволяя использовать его как внутри организации, так и передавать сторонним лицам.

Незаверенные бумаги можно использовать только во внутреннем документообороте. Любая юридическая сделка, заключенная с юридическим или физическим лицом за пределами предприятия, должна быть заверена оттиском.

Использование печати: как и куда ее ставить

Внутри одной организации могут использоваться разные виды печати: основные, структурные и специальные. Штампы ставятся на следующие виды документов:

акты;
доверенности;
договоры;
заключения;
исполнительные листы;
гарантийные письма;
реестры;
заявления;
командировочные документы;
поручения;
соглашения;
справки и характеристики;
ходатайства и гарантийные письма;
титульные списки;
сметы расходов;
уставы организаций.

Большая часть документов содержит специальную аббревиатуру «М. П.». Она отмечает место, на которое следует ставить печать. Если ее нет, можно поставить оттиск произвольно. Его нужно проставлять так, чтобы он не перекрывал подпись заверителя, но захватывал несколько букв из названия должности уполномоченного лица.

Если печать есть, нужно ее использовать

Из норм закона следует, что при наличии печати она должна проставляться. Ведь законодатели не предусмотрели, что печать проставляется «на усмотрение» или «по желанию». А значит, если печать у организации есть, то ей нужно пользоваться. И даже если компания была создана до того, как печать стала необязательной, лучше не спешить с ее уничтожением. Не исключено, что государственные органы могут потребовать оттиска печати на документах, ссылаясь на то, что такая организация должна иметь печать.

Форма и размер печати

В нормативных актах не регламентированы размер, цвет и форма указания реквизитов. Название организации и фактический адрес должны быть написаны полностью. Реквизиты можно указать на иностранном языке (к примеру, название фирмы можно прописать латиницей). Типичный размер оттиска – 38-42 мм. Как правило, для проставления штампа используются фиолетовые или темно-синие чернила.

Оттиск должен быть четким, ярким, но не слишком жирным. Если целостность печати нарушена или она износилась, организация обязана заказать изготовление другого экземпляра. Также новый штамп потребуется, если название или фактический адрес фирмы изменятся. Бумага, заверенная неисправной или недействительной печатью, теряет юридическую силу.

Выделим несколько ключевых моментов.

1) Теперь организации вправе, но не обязаны иметь печать. Другими словами, руководство может само решить, нужна ли обществу печать. 2) Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе. В уставе должно быть прописано, что у организации есть печать.. 3) Печать приравнена к средствам индивидуализации. Печать — это лишь средство индивидуализации организации (такое же, как эмблема или товарный знак). И она может быть любой (не обязательно круглой). 4) Отдельные законы могут предусматривать случаи, когда организация обязана использовать печать. На уровне федерального законодательства могут сохраняться случаи, когда без печати не обойтись.

Что с печатями ИП?
Законодательство РФ не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Вопрос об изготовлении и использовании печати предприниматели по-прежнему решают самостоятельно.

Что удостоверяет печать

Оттиском удостоверяют документы, подтверждающие права лиц на выполнение определенных должностных обязанностей. Перечень действий, требующих заверения и список печатей, регулирует инструкция. Ее разрабатывает и утверждает руководитель организации. В инструкцию могут входить разделы, содержащие информацию о:

перечне печатей;
порядке использования;
лицах, имеющих право на использование;
месте хранения;
перечне подлежащих заверению документов.

Печати находятся на учете и хранятся в запирающихся шкафах или сейфах. Использовать их разрешается только руководителю и работникам, уполномоченным специальным приказом.

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

Требует ли нотариального удостоверения передовериезаместителем генерального директора руководителям филиалов права подписи первичных документов?

Какие типы документов обязательно заверяются штампом

Обязательного проставления основной печати требует не вся документация. Типы бумаг, которые должны быть заверены, зависят от вида деятельности предприятия.

Первичные

Бумаги обобщенного типа относятся к первичной документации: они подтверждают акт проведения какой-либо юридической сделки. Все документы, относящиеся к первичным, проходят бухгалтерский учет.

При любых обстоятельствах сделки обязательна простановка штампов на документы, отпечатанные в соответствии с общепринятым нормативом. Если внутри организации используют документы с индивидуальной разработкой структуры, проставление печати на них остается на усмотрение руководителя.

Приказы

Они относятся к внутренней документации: приказы нельзя использовать за пределами организации. Если работнику требуется копия документа для личного использования, штамп ставится только на копии. Оригинал документа заверяется только подписью.

Фирменные бланки

Проставление штампа зависит от типа бланка. Если он относится к документам, подлежащим отчетности, на него обязательно ставят оттиск. Как правило, это доверенности и гарантийные письма, уполномочивающие физическое или юридическое лицо представлять интересы компании.

Если бланк выпущен на специальной бумаге с символикой организации, их не требуется заверять дополнительно.

Другие виды документации

Помимо основной документации, заверять необходимо договоры, акты и справки. Существует отдельный регламент на заверение трудовых книжек. При приеме на работу штамп ставится на титульную сторону первой страницы.

Любые изменения в анкетных данных (смена фамилии, адреса) заверяются проставлением второй печати на обратную сторону страницы. При увольнении рядом с соответствующей записью также проставляется печать организации.

Нужна ли печать на документах

По существующим правилам организации действительно обязаны применять печати в тех случаях, когда их использование предусмотрено соответствующим специальным законом (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Данное правило действует с 2015 года.

Вместе с тем с указанного момента во все законодательные акты, которые ранее обязывали применять печати, была внесена оговорка, согласно которой печати применяются только при их наличии.

Например, сейчас ст. 18 Федерального закона от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» гласит: «копии учредительных документов должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии)»

Когда на документах для суда можно не ставить печать

Аналогичная оговорка добавлена и в другие федеральные законы, в которых так или иначе говорится о печати организаций.

То есть сама организация решает, использовать печать или нет. Если у организации нет печати и ее использование не прописано в уставе, в документах печать не проставляется.

То же самое касается и налоговой отчетности. Вся налоговая отчетность, сдаваемая в электронном виде, оформляется электронными цифровыми подписями. Никакие печати в ней не проставляются.

Те же организации и ИП, которые отчитываются на распечатанных бланках, также могут не использовать печати в налоговой отчетности, поскольку НК РФ не устанавливает соответствующих требований. Налоговики в любом случае примут отчетность, если она подается по установленной форме и в ней содержатся все необходимые подписи.

В чем отличие простой печати от гербовой

В зависимости от внешнего вида, штампы могут быть:

Гербовыми. Помимо прочих данных, на них есть государственный герб Российской Федерации. Право использовать ее для заверения предоставляется только руководителям и должностным лицам из числа государственных органов.
Круглыми. Обязательна для каждой организации. Помимо наименования и адреса, на ней указывают номер свидетельства государственной регистрации.
Овальными и треугольными. Используются для внутренней документации (пропусков, пакетов, писем). Их нельзя проставлять на бумаги, подтверждающие финансовые операции.

Использование штампа с гербом лицами, не имеющими на это юридических прав, уголовно наказуемо. Остальные виды могут использовать юридические и физические лица.

Новый ГОСТ в оформлении документов

1 июля 2021 года вступил в действие ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». ГОСТ является основополагающим в области оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и правок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

В стандарте появился раздел «Общие требования к созданию документов».

Зафиксировано, что документы теперь могут создаваться не только на бумаге, но и в электронной форме. Документы на бумаге могут печататься как на одной стороне листа, так и с оборотом. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. Прописан порядок нумерации страниц: посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Абзацный отступ текста документа установлен 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, текст документа — через один или 1,5 интервала. Документы, которые будут печататься с уменьшением (две страницы на лист), могут печататься с двойным интервалом. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа)/ Распространённая ошибка — проставление по два, а иногда даже больше, пробелов между словами. В ГОСТе чётко обозначено: между словами ставится один пробел.

Отдельные реквизиты, такие как адресат, заголовок, подпись, могут выделяться полужирным начертанием шрифта.

Новое — рекомендации по использованию типовых шрифтов. Почему это важно? Так как библиотеки шрифтов насчитывают тысячи наименований, не редкость ситуация, когда отдельный сотрудник или даже целая организация используют при создании документов какой-то понравившийся, но нестандартный шрифт. Почему это плохо? При пересылке документов офисных форматов, например Microsoft Word, при использовании нестандартного шрифта происходит так называемая подстановка шрифтов (автозамена), т. е. документ будет отображаться на компьютере получателя с теми шрифтами, которые на данном компьютере установлены. А замещающий шрифт зачастую хоть немного, но другой по размеру, а это значит, что у сложно оформленных документов «поедет» все оформление. Для хранения в такой документ надо внедрять используемые шрифты, что существенно увеличивает размер файла документа. Поэтому рекомендуется использовать именно нижеперечисленные шрифты, заложив их в шаблоны электронных документов, а также прописав их использование в инструкции по делопроизводству организации. Это шрифты: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Из раздела «Оформление реквизитов документа» полезно будет знать об использовании на бланках документов всевозможной символики и гербов. Очень часто образовательные организации на свои фирменные бланки умудряются размещать герб Российской Федерации, герб субъекта РФ или герб муниципалитета, не имея представления о том, что использование этой символики регламентировано на законодательной уровне.

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

pen Остановимся ещё на одной очень распространённой ошибке. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. Таким образом, если в письме указано, что письмо направлено за подписью директора образовательной организации, то и подпись должна быть директора, а не его заместителя, либо изначально в письме (ином документе) указывается то должностное лицо, которое и будет подписывать данное письмо (документ).

Стандарт чётко указывает на необходимые реквизиты, если используется цифровая подпись. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). На какие документы нужно ставить печать, а на какие не нужно — рассмотрим в следующей публикации, которая будет посвящена делопроизводству.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

pen В ГОСТе в качестве приложения размещено достаточное количество образцов написания писем, форматов бланков, содержит схемы расположения реквизитов на бланке документа, как при использовании традиционного углового бланка, так и при продольном расположении реквизитов и т. д. Работнику образовательной организации, отвечающему за делопроизводство, будет полезно ознакомиться с данным материалом.

Автор — Звягин Александр Сергеевич
15.09.2018
Все консультации автора

В каких случаях обязательно заверять подпись руководителя печатью

Перечень документов, требующих заверения подписи, организации определяют самостоятельно. Проставление штампа обязательно для подлинников и копий бумаг, удостоверяющих:

рабочие обязанности сотрудников;
расходование средств и материальных ценностей;
представление интересов организации за ее пределами.

Ставить оттиск имеет право только уполномоченное должностное лицо, используя основной вид печати организации. Применять именной штамп имеют право только индивидуальные предприниматели.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

учредительные документы организации;
должностная инструкция;
локальные нормативные акты;
приказ;
распоряжение;
доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

Основные формы оттисков

Поскольку формальной классификации нет, в зависимости от типа организации выделяют четыре основных вида типичных оттисков:

Простой. Включает основную информацию: наименование компании, форму деятельности, адрес.
С микротекстом. Имеет сложную окантовку. Она проходит по краю печати в два слоя. Внешний включает текст мелким шрифтом, чаще всего там указывается реестровый номер. Внутренний содержит информацию о самом предприятии.
С окантовкой. Изготовление печатей по индивидуальному заказу позволяет выбирать разные типы оформления. Орнамент проходит между внешним и внутренним слоем, не затрагивая надписи.
Для ИП. Содержит информацию о предпринимателе: ФИО и реквизиты.

Выбор внешнего вида печати – ответственность руководителя. Узор на штампе должен быть лаконичным и понятным, а шрифт – четким и легко читаемым.

Дополнительно о приеме товара от поставщика, оформлении документов и круглой печати – ниже на видео.

Налоговая и прочая отчетность организации

Многие организации, которые сдают отчетность в электронном виде, уже давно забыли про печати на декларациях (ведь им достаточно лишь наличия электронной цифровой подписи).

А вот те, кто продолжает отчитываться «на бумаге», должны проставлять печать, поскольку формы некоторых отчетных документов предусматривают её наличие, например:

форма 4-ФСС;
книга продаж;
книга учета доходов и расходов (при применении упрощенной системы налогообложения).

Подпись по доверенности

ВАЖНО! Образец доверенности на право подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

связанных с банковскими расчетами;
различных ведомостях;
кадровых бумагах;
декларациях;
счетах-фактурах;
кассовых документах;
договорах, которые нужно регистрировать;
доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.