Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников. Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.
Личное дело — это удобно, все документы, касающиеся работника собраны в одной папке. При увольнении сотрудника возникает разумный вопрос, что делать с личным делом, нужно ли его хранить, а если нужно, то сколько лет? Точных стандартов поведения с делами уволенных граждан нет, поэтому у организаций, как правило, возникают сложности.
Как правильно хранить личные дела сотрудников
Учитывая законы о том, как хранить документы сотрудников, которые уволены, они должны храниться в государственных учреждениях. Всю архивную информацию коммерческие организации обеспечивают самостоятельно, поэтому если возникает потребность потвердеть трудовой стаж для пенсии, все документы можно будет получить в архиве.
Бывший сотрудник имеет полное право потребовать предоставить ему возможность получить информацию, которая содержится в архивных бумагах, никто не может отказать ему в этом.
Что собой представляет личное дело
Личное дело на любого сотрудника представлено в виде папки, где собран весь пакет документов и сведений о работнике. Там указываются все должности, какие занимал сотрудник во время работы на предприятии. Эта совокупность документов готовится индивидуально для каждого работника. Учитывая ФЗ № 79-ФЗ и указ президента № 609, все личные дела для государственных служащих и других категорий работников, могут оформляться по желанию самого работодателя. Как показывает опыт, каждое предприятие ведет учет личных дел, так как это помогает систематизировать работу отдела кадров и организаций.
Как оформляется личное дело сотрудника
Рассмотрим, как оформить личное дело сотрудника. Личное дело сотрудника, который уволился должно включать досье и храниться в отделе кадров до конца года. Далее на протяжении трех лет после увольнения, все документы должны пройти техническую обработку и быть переданными в архив для дальнейшего хранения. После передачи папки в архив, есть еще некоторые аспекты, которые стоит выполнить:
- Дело должно быть прошитым или находиться в переплете.
- Не разрешается хранение с кнопками и скрепками, поэтому они предварительно убираются. Дело прошивается и упаковывается в твердую обложку. Это делается для того, чтобы бумаги лучше сохранились и не подвергались обтрепыванию.
- Все личные документы должны быть вложены в конверт, который потом подшивается в дело и нумеруется. Все вложения и приложения, которые делаются, нумеруются по очереди. Сюда входят: военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и другие документы, которые имеют значение.
- В конце дела подшивается чистый лист и составляется лист – заверитель, он не входит в общее количество листов, которые имеются в папке. Такие листы обязательно заполняются согласно нормативным актам, вся информация, которая на них содержится очень важная, так как там указывается весь перечень документов и дата хранения.
Это тоже важно знать:
Ведомость начисления заработной платы — образец
Особое внимание уделяется документам, которые находятся внутри папки. Они обязательно располагаются по хронологическому признаку. То есть, все должно идти от первого документа и до последнего по очереди, таким образом, выходит, что самым первым будет ранний документ, например, это может быть письменное разрешение сотрудника обрабатывать его данные, а последний документ соответственно будет сам приказ об увольнении.
Образец оформления
Согласно приказу под № 609, который был издан президентом 30.05.2005, каждое предприятие обязательно должно собирать данные о сотрудниках. Обязательными являются следующие документы:
- Анкета, резюме и характеристика, также отдельно включается листок по отделу кадров.
- Сотрудник должен предъявить копии паспорта, документов об образовании, ИНН, страхового свидетельства и документы, указывающие на семейное положение. Документы, которые несут личную информацию о человеке, например, такие как его семейное положение могут и не предъявляться работником, это делается по его собственному усмотрению. Иногда данная информация может как-то затргивать политические или регилиозные взгляды, что является ущемлением прав, поэтому данные документы могут приниматься только с согласия самого сотрудника.
- Сведения об аттестации.
- Контракт или трудовой договор.
- Приказы работодателя, которые связаны с переводом на иную должность или место работы, приказы об отпусках.
Какие документы должны входить в личные дела
Состав каждого личного дела и порядок формирования для предпринимателей не закреплен в законах, но в локальном акте фирмы обязательно должна присутствовать оговорка. Все документы, которые можно отнести к личным делам, условно можно поделить на несколько групп:
- Первичная документация, которая оформляется, когда человек поступает на работу. К этим документам относятся те, которые сдаются сотрудником, когда он устраивается на работу, например, резюме, документы об образовании и квалификации, ксерокопии паспорта, СНИЛСа, ИИН, рекомендации от бывших работодателей, если конечно они имеются, документы о воинском учете, справка об отсутствии судимости, медосмотр, заявление о трудоустройстве, копия приказа, трудовой договор.
- Вторая группа, включает в себя все бумаги, которые появляются в процессе работы. Они указывают на профессиональные достижения работника и его карьерный рост. К таким бумагам, как правило, относят следующие:
- удостоверения, которые указывают на повышение квалификации;
- права водителя;
- свидетельство о браке или разводе, рождения детей;
- должностные инструкции, если заключались дополнительные соглашения, то вкладываются и они;
- договор о материальной ответственности;
- акты по аттестации;
- ксерокопии приказов, которые указывают на внутреннее изменение должности человека, например, когда работник переводится на другую работу;
- дисциплинарные взыскания и поощрения;
- заявление на отпуск.
Это тоже важно знать:
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Следующая группа документов оформляется только в том случае, когда трудовые отношения с работодателем прекращаются. Учитывая то, что производственное дело прекращает свое существование, его следует правильно завершить. В папке последними должны находиться такие документы:
- заявление на увольнение;
- ксерокопия приказа на увольнение;
- документы об увольнении, если был произведен внешний перевод;
- свидетельство о смерти сотрудника, если работник погиб.
Состав личного дела работника
Личные дела (ЛД), в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию.
Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.
Поэтому познакомимся с ними внимательнее.
Понятие ЛД
Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).
Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия.
Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:
- какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
- порядок ведения;
- перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
- порядок доступа к информации;
- сроки и режим хранения;
- особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.
Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.
Какие документы входят в состав ЛД
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие.
Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу могут войти:
- резюме, составленное для вакансии соискателем;
- анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
- заявление о приеме на работу;
- характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
- копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки,
- служебные записки,
- различные акты и уведомления.
Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.
На что очень важно обратить внимание
Есть несколько ключевых моментов.
Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.
В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2018) «О персональных данных»).
Источник: //clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika
Личные дела и должности сотрудников
Как правило, кадровая документация заводиться на руководителей заместителей разных уровней. Также в эту категорию попадают ключевые специалисты, сотрудники, которые отвечают материально и кадровый резерв.
Важно учитывать, что на таких сотрудников необходимо заводить личные дела, не зависимо от того работают они по совместительству или на постоянной основе, по срочному договору или же на основной работе. Чаще всего никакой документации не ведется, если человек занимает должность, которая не нуждается в повышении квалификации, например, уборщица или дворник.
Бесплатная консультация юриста
Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Задать вопрос
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Задать вопрос
Какой порядок ведения документов
Личное дело представляет собой совокупность всех документов, которые имеют отношение к одному работнику, и содержит сведения о его трудовой деятельности и стаже. Все бюджетные организации ведут такую документацию, но иногда бывает и выборочное ведение, например, кадровый учет, распространяется на руководящий состав и лиц, которые несут материальную ответственность. Оформление личных дел уволенных подразумевает под собой следующие моменты:
- Необходимость внесения записей о всех изменениях, которые происходят с работником;
- Приобщение всех материалов, связанных со службой и их изъятие;
- Выдача материалов и заверение копий;
- Ведение внутренней описи;
- Периодическая проверка состояния документации;
- Закрытие и передача в архив для дальнейшего хранения.
Важно помнить, что ведение документов, которые включены в личное дело, обязательно должно быть утверждено локальным актом.
Правила их хранения
Весь период работы сотрудника его дело пребывает в кадровой службе. Хранение осуществляют в специально отведенных местах без доступа третьих лиц:
- металлических шкафах;
- отдельных запирающихся комнатах;
- сейфах.
Дела подлежат учету, регистрации в спецжурнале и систематизации по алфавиту, номеру и так далее. За ведение документации отвечает лицо, действующее на основании приказа руководителя организации.
Уполномоченные сотрудники вправе:
- обрабатывать и анализировать данные;
- привлекать для защиты сведений официальных лиц;
- изучать медицинские заключения, внесенные в дело;
- требовать извещения лиц об изменениях сведений;
- заявлять о необходимости удалить или отредактировать неверную информацию;
- обжаловать в суде решение работодателя о распространении личных сведений сотрудника с возмещением ущерба.
Сотрудники организации должны дать письменное согласие на обработку их персональных данных в целях ведения кадрового учета. Без этого контролирующие органы могут решить, что нарушается порядок работы с персональными данными.
Работник имеет право запрашивать копии документации из своего дела, кроме бумаг, обозначенных п.8 ст. 14 ФЗ №152 от 27.07.06. По распоряжению сотрудника информацию разрешено предоставлять сторонним лицам. Также доступ к ним по официальному запросу могут иметь правоохранительные и иные уполномоченные органы.
После увольнения запускается процедура проверки и закрытия документации, отправки ее на хранение. Завершенные дела находятся отдельно от действующих, но по-прежнему соблюдаются защита их конфиденциальности, охрана от хищения и порчи.
Согласно ФЗ № 152 от 27.07.06, работодатель обязан держать в тайне персональные сведения о работнике, что касается и данных личного дела уволенных граждан. За разглашение информации возможно привлечение к административной и уголовной ответственности.
Ответственность
Список работников, которые могут иметь дело с личными делами, обязательно составляется руководителей организации и им же издается соответствующий приказ. Каждый работник имеет полное право ознакомиться с информацией, которая касается его у кадровика.
Третьи лица к такой информации не могут иметь никакого отношения, потому что это уже будет считаться, нарушением законодательства РФ. В законах предусматривается ответственность по ст. 81 и ст. 192 ТК РФ, ст. 243 ТК РФ, ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ, ст. 137 и 140 УК РФ.
Как формируется личное дело после того, как сотрудник был уволен
Личное дело обязательно должно быть закрытым в тот день, когда сотрудник уволился. После этого, уполномоченный специалист проводит такие манипуляции:
- Проверяет, чтобы все документы были в наличии.
- Проверяет хронологию документов в папке.
- Сверяет нумерацию листов.
Это тоже важно знать:
Порядок привлечения к сверхурочной работе: образец приказа, расчет и оплата ненормированных рабочих дней
На внутренней описи обязательно делается итоговая запись. В ней вписывается количество листов, из которых состоит личное дело, количество листов описи. Составитель обязательно подписывает и делает итоговую запись, после составляется лист-заверитель, в котором описывается личное дело. Все бумаги сшиваются, в начале будет находиться лист опись, а в конце лист-заверитель. Титульный лист должен содержать дату закрытия, которая должна соответствовать приказу об увольнении и срок хранения папки.
Важно обратить внимание, что если уволенный работник не забрал подлинники документов, то их следует хранить до тех пор, пока он не обратиться за ними. Все документы размещаются в конверты, каждый кладется отдельно, и подшиваются к папке. Конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью.
Срок Хранения Личных Дел На 2021 Год
На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение.
Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».
Как правило, оно имеет свой номер и наименование.
Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.
Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации.
Актуальный образец номенклатуры дел на 2021 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.N 1865-Т3О СРОКЕХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГРАЖДАН, ПРИЗНАННЫХ В УСТАНОВЛЕННОМПОРЯДКЕ БЕЗРАБОТНЫМИВ связи с поступающими запросами территориальных органов по вопросам занятости населения Федеральной службой по труду и занятости о разъяснении сроков хранения личных дел граждан, признанных в установленном порядке безработными, сообщаем следующее.N 98ИНСТРУКЦИЯО ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫХНА
Доступ к документам
Каждое личное дело включает в себя персональные данные о человеке, поэтому возникает необходимость соблюдать их защиту. Работодатель должен ограничить список тех лиц, которые имеют доступ к таким документам, и создать по организации соответствующий приказ. Лица, которые получили такой доступ, не имеют никакого права раскрывать данные без согласия субъекта, это четко прописано в федеральном законе.
Руководитель приказом назначает человека, который будет считаться ответственным за документацию данного рода и ее хранение. В список тех, кто имеет доступ к информации могут входить:
- Руководитель организации и его заместители.
- Руководитель и работники отдела кадров.
- Руководители и работники юридической службы.
- Сотрудники бухгалтерии, которые начисляют зарплату и делают отчисления в налоговую инспекцию.
- Руководители структурных подразделений.
Сторонние организации могут получить доступ к личным делам, но только в том случае если будет дан письменный запрос и руководитель организации даст свое согласие.
Срок хранения личных дел 2021г
24.06.2021 Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании.
Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.
Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам.
Разбираемся в статье. Относительно перечня кадровой документации, действующее трудовое законодательство Республики Казахстан сосредотачивает в себе большое их количество. При этом, в отношении ТОО, или каких-либо иных форм юридических лиц не устанавливается каких-либо особенностей в части кадровой документации, поскольку кадровая документация имеет привязку к термину “работодатель”, которым, исходя из пп.39 п.1 ст. 1 Трудового кодекса РК (далее – ТК РК) может быть не только юридическое, но и физическое лицо.
Содержание: Согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Документы Архивного фонда РФ – архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
После расторжения трудового договора с работником его личное дело направляется в архив, где оно будет храниться в течение 75 лет.
Как хранятся дела в отделе кадров
Отдел кадров должен хранить документы только тех сотрудников, которые работают. Они размещаются в специальном месте, к которому не могут иметь доступ третьи лица, это исключает возможность их потери или кражи. Как правило, для хранения используются специальные сейфы, которые запираются на ключ. Все документы располагаются в вертикальном положении под порядковым номером и в алфавитном порядке. В хранилище должен также присутствовать список всех личных дел.
Отдельно ведется журнал учета. Что касается общей формы, то она не утверждена, поэтому можно ее каждой организации разработать самостоятельно. По всем правилам, в конце рабочего дня обязательно проверяется наличие бумаг в сейфе. В случае пропажи должны немедленно приниматься меры по возвращению их на место.
Срок хранения документов в 2021 году: таблица, новые сроки хранения
» Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.
Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.
Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год. ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п.
3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002). Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню. ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях.
Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы.
В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:
- кадровое подразделение;
- департамент бухгалтерского учета и отчетности;
- подразделение организационных вопросов (канцелярия);
- департамент налогового учета и декларирования;
- департамент труда и заработной платы;
- отдел экономического планирования, статистики и финансов;
- отдел охраны труда;
- производственно-технический отдел (ПТО);
- другие подразделения.
Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре
Сколько хранятся папки с бумагами уволенных сотрудников
На вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, ответ прост. Стоит учитывать, что эти бумаги длительного хранения, поэтому те, документы, которые заводились в 2003 году, будут храниться 50 лет, раньше, этот срок составлял 75 лет. Чтобы все было правильно, при увольнении, проводиться сверка всех бумаг, закрывается опись и в конце вкладывается лист-заверитель, который прошивается на все 4 протокола.
Это тоже важно знать:
Ведомость начисления заработной платы — образец
В архив дело передается после трех лет, как оно было закрыто. Хранение личных дел уволенных сотрудников должно осуществляться отдельно от действующих. Практически каждая организация имеет архивное хранилище, куда документы и перемещаются. Если такого помещения нет, тогда все бумаги могут размещаться на отдельной полке.
Два важных изменения
Два важных изменения
1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу.
2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).
Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.
- созданные до 2003 г.
Срок хранения – 75 лет; не изменился;
- созданные начиная с 2003 г.
Срок хранения — 50 лет; изменился;
- образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.
Срок хранения — 75 лет; не изменился.
Наша справка
Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.
Документы по личному составу, созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г.[1], хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):
- в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
- в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
- в иных организациях (АО, ООО и др.).
Вопрос в тему
Кто относится к категории государственных служащих, не являющихся гражданскими служащими?
К этой категории относятся граждане, находящиеся на:
- военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);
- правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);
- федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.
Как используется архивная информация
Есть определенные правила, которые относятся к архивной информации. Они устанавливаются актуальным законодательством и практикой делопроизводства:
- Организация и физические лица должны сохранить данные о сотрудниках, которые ранее являлись работниками в течение определенных периодов, все они прописаны в законе.
- Граждане могут подавать запросы для того, чтобы получить информацию из архива.
- Копии и справки, которые имеют отношение к социальным и пенсионным вопросам о получении льгот выдаются бесплатно.
- Архивные данные на сегодняшний день можно передавать в электронном виде.
Сроки хранения документов в 2021 году в организации: кадровых, бухгалтерских
Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2021 году в сроки, которые установлены законодательством.
В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию.
А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи. При определении сроков хранения документов в 2021 году компания должна полагаться на действующее законодательство:
- Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
- Налоговый кодекс РФ
- Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Таблица Документ и срок хранения Бухгалтерский учет
- регистры бухгалтерского учета
- первичная документация
- аудиторские заключения
5 лет после отчетного года
- инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств
5 лет
- документы учетной политики и прочие документы, которые относятся к организации и ведению бухгалтерского учета
5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности
- квартальная бухгалтерская отчетность
5 лет
- годовая бухгалтерская отчетность
в течение всей своей деятельности
- аудиторское заключение
5 лет после отчетного года Налоговый учет
- книга покупок и доп. листы к ней
4 года с даты последней записи
- книга продаж и доп.
листы к ней
4 года с даты последней записи
- документы, подтверждающие расходы на обучение
4 года
- документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников
4 года
- документы, подтверждающие убыток и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду
в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Как хранить документы
Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Звоните: 8 800 511-39-66
Нормативные акты состав документов в личном деле могут не указывать. Есть строго регламентируемый перечень для сотрудников государственной службы. Каждое предприятие может свободно в своей работе использовать такой список. В основном все зависит от направления деятельности. В каждом деле должны содержаться следующие копии:
Бесплатная консультация юриста
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Задать вопрос
- Паспорт, где указываются все заполненные страницы.
- Диплом и дополнительные бумаги, которые выдаются при повышении квалификации или аттестации работника.
- СНИЛС и ИНН.
- Военный билет для мужчин.
- Трудовая книжка.
Дополнительно в дело могут входить такие бумаги:
- Справки с медосмотра и об отсутствии судимости.
- Заявление специалиста о приеме на работу.
- Автобиография и трудовой договор.
- Документация об аттестации.
- Фотографии.
Если есть необходимость, то данный список можно откорректировать. Важно помнить, что включить сведения о личной жизни сотрудника можно только в том случае, если он дал на это свое согласие.
Срок Хранения Личных Дел На 2021 Год
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Срок хранения трудовых договоров, заключенных до 2003 г., в хозяйственном обществе составляет не менее 75 лет со дня заключения, срок хранения трудовых договоров, заключенных после 2003 г., составляет не менее 50 лет со дня заключения. Срок хранения личных дел работников 75 лет.
Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании. Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций. Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.
Содержание: Поскольку каждый вид деятельности ОУ предполагает документальное сопровождение, для школы особенно важно грамотно организованное документальное сопровождение.
Опись зависит от структуры, вида деятельности и правовой формы организации учреждения, для которого она составляется.
Ведение подобного перечня регламентируется ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 (ред.
от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации», письмом Минобрнауки «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 и правилами работы госархивов. По состоянию дел на 2021 год составление и актуализация номенклатуры дел является обязательным для всех образовательных учреждений. Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации — 5 лет.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Рассмотрим определение подробно.
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно ст.
Учет и регистрация данных
Порядок учета обязательно производиться согласно нормативным актом в трудовой сфере. Естественно, что все изменения должны регистрироваться в кадровом отделе и в определенном порядке. Чтобы было удобно вести такой учет заводиться специальный журнал. В момент регистрации могут быть внесены такие данные: учетный номер, ФИО работника, дата постановки на учет, отметка о снятии с учета.
Момент постановки на учет – это дата фиксации в книге регистрации. В делопроизводстве предусматривается возможность внести изменения в папки с личными делами. Такие изменения обязательно должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места жительства и при переводе на другое место работы.
Для того чтобы были внесены изменения сотрудник должен сам обратиться в кадровый отдел, после чего начальник архива дает команду внести данные. Внесение данных должно проходить по такому алгоритму:
- Сотрудник должен написать заявление, в котором будет просьба о внесении изменений в документацию. Данные могут быть внесены при определенных обстоятельствах и фактическом их подтверждении.
- Далее выдается приказ о том, что новшества должны быть внесены в учетную документацию.
- Приказ регистрируется в журнале.
- Непосредственно фиксируется вся информация.
Это тоже важно знать:
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Таким образом, можно сделать выводы, что регистрация документов, их хранение и утилизация персональных данных регламентируется законодательством.
Номенклатура дел: сроки хранения документов
Абрамсон София Автор PPT.RU 5 января 2021 Номенклатура дел — это документ, при помощи которого в организациях происходит систематизация всех накопившихся в процессе работы дел. При составлении этого документа необходимо руководствоваться различными нормативными актами.
В этом материале рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2021 год.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций».
Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения. Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:
- .
- , утверждающий Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (в том числе подробную таблицу со списком дел и сроками содержания).
- .
Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ.
Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции.
Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2021 год с новыми сроками хранения.
На обложке дела следует указывать следующую информацию:
- заголовок;
- наименование организации и структурного подразделения;
- номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
- срок хранения.
При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году.
Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Электронные бумаги
На сегодняшний день многие компании внедрили в своей работе автоматизацию кадрового производства. Все данные о сотрудниках хранятся в электронном виде на компьютерах. Бумажные документы также не исключаются, но это больше подходит в качестве перестраховки. Надо сказать, что такое ведение документации очень удобно. Поиск также совершается автоматически, что уменьшает затраты по времени на поиски. Важно помнить, что вести документацию в электронном виде можно, но вот на трудовые книжки это не распространяется. Есть также документы, где сотрудник должен поставить свою личную подпись, тогда кроме электронного вида обязательно сохраняется и бумажный вариант.
Дополнительные вопросы
Могут ли сроки хранения сотрудников сократить
Срок хранения личных дел уволенных работников составляют 50 лет. При этом все изменения обязательно учитываются и вносятся в папки. Существует специальный лист-заверитель, который находиться в конце и лист опись в начале. На титульном листе выносится дата закрытия дела и срок его хранения.
Если работник оставил документы – подлинники, то каждый такой документ вкладывается в отдельный конверт и также крепится к делу. Каждый такой конверт имеет свою нумерацию, что также очень важно при правильном делопроизводстве.
Что делать с делами сотрудников, которые были уволены
Как правильно осуществляется архивация личных дел уволенных сотрудников? Если человек увольняется, то его дело извлекается и прошивается. Оформляется лист-заверитель, который содержит всю информацию о количестве листов и нумерацию. В этот лист могут вноситься данные о поврежденных документах, если вместо них были вложены новые. Лист-заверитель клеится на обложку изнутри, и работник кадров должен поставить подпись. Работник имеет право в последний день своей работы попросить выдать ему копии всех необходимых бумаг.
Нормативно-правовая база
Срок хранения личных дел работников определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее — Перечень №558. Регламент утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
На все вопросы, касающиеся формирования, ведения и хранения личных дел сотрудников вам ответят эксперты «Системы Кадры». Узнайте о том, из каких документов формируется личное дело и как не получить крупный штраф.
Выводы
При увольнении сотрудника существуют определенные правила, которые требуется соблюдать:
- Дело должно быть закрыто в тот день, когда трудовые отношения были прекращены.
- Папка сотрудника в архив должна передаваться через три года после ее завершения.
- Ответственность за хранение несет кадровик.
Хранить документы уволенных сотрудников (все папки и бумаги) необходимо в отдельном помещении, которое недоступно для третьих лиц. Все бумаги размещаются в сейфе, для предотвращения их потери или кражи. Бывший сотрудник имеет право отправить запрос на предприятие о предоставлении ему всех документов. Если организация от них уже к тому времени избавилась, то руководитель будет нести наказание по ст. 13.20 КоАП РФ.
Подпишитесь на свежие новости
Источники:
- https://truddogovor.ru/kak-proisxodit-xranenie-lichnyx-del-sotrudnikov-obrazcy-dokumentov/
- https://assistentus.ru/sotrudniki/lichnoye-delo/
- https://gosuchetnik.ru/kadry/kak-pravilno-khranit-lichnye-dela-v-byudzhetnoy-organizatsii
- https://clubtk.ru/formirovanie-lichnogo-dela-rabotnika
- https://rossiz.ru/skolko-hranitsya-lichnoe-delo-sotrudnika-posle-uvolneniya/
- https://pravostoriya.ru/lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov/
- https://obd2bluetooth.ru/lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov/
Подпишитесь на свежие новости
