Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Определение сроков хранения архивных документов не всегда укладывается в положения типовых и ведомственных перечней. Выходом из ситуации может стать проведение экспертизы ценности документа. Однако и здесь есть свои тонкости, о которых расскажет опытный специалист по архивоведению Б. В. Альбрехт.

Экспертиза ценности документов – это самый ответственный и сложный этап архивного дела, от которого зависит дальнейшая судьба документа, т. е. принятие решения о его дальнейшем хранении или выделении к уничтожению. По сути это классическое определение экспертизы, которое можно найти во всех нормативных и методических документах. Вместе с тем реальность показывает, что проблемы экспертизы и установления сроков хранения документов в архиве гораздо сложнее.

Понятие экспертизы ценности документов дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В том же законе, в статье 6 указано, что федеральный орган государственного управления в области архивного дела разрабатывает и утверждает Перечни типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.

Данные перечни являются основным нормативными и методическими документами для проведения экспертизы и установления сроков хранения всех категорий типовых организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности всех юридических лиц независимо от форм собственности.

Статьей 23 данного закона определено, что федеральные органы исполнительной власти разрабатывают и после согласования с центральной экспертно-проверочной комиссией федерального органа власти в области архивного дела, утверждают отраслевые (ведомственные) перечни документов, образующихся в деятельности органов и организаций данной системы.

Эти перечни являются основными нормативными и методическими документами при установлении сроков хранения документов, в которых отражается специфическая (отраслевая) деятельность органов и организаций отрасли. При этом сроки хранения типовой организационно-распорядительной, научно-технической и иной специальной документации, установленные отраслевыми (ведомственными) перечнями, должны соответствовать срокам хранения идентичных видов документов, указанным в перечне типовых документов.

Необходимо отметить, что на современном этапе развития государственных, экономических и социальных структур российского общества и государства создание таких документов, какими являются перечни архивных документов со сроками хранения, значительно осложняется по ряду объективных причин.

При разработке отраслевых (ведомственных) перечней это связано прежде всего с тем, что для большинства сфер экономической деятельности исчезла жесткая вертикаль, являющаяся доминантой управления всеми отраслями экономической (хозяйственной) деятельности. Структура этой вертикальной отраслевой системы управления служила основой для разработки (составления) практически любого отраслевого перечня, когда все виды органов и организаций отрасли и виды документов в них образующихся, укладывались в жесткую схему и соответственно определялись сроки хранения документов в архиве, образующихся в категориях организаций, данных в конкретном звене перечня.

В современных условиях, когда исчезла старая система управления экономикой, создание отраслевых перечней по традиционной схеме представляется невозможным. Одним из путей выхода из этого своеобразного кризиса является создание перечней документов не по вертикали, а по горизонтали, для массовых групп, однородных по своей деятельности организаций – в первую очередь частных. Например, для банков, страховых компаний, организаций торговли, аудита и т. д. Целесообразнее всего подобные перечни разрабатывать для групп организаций, работающих (действующих) в новых, не традиционных сферах производства и услуг, где как раз важно определить специфический состав документов, образующихся в их деятельности, и сроки их хранения.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.
Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.

Правовая значимость архивного документа

Хотелось бы обратить внимание на еще один немаловажный аспект отнесения ряда видов документов к постоянному сроку хранения, который обычно опускается оппонентами – это правовая значимость документа, его временное правовое действие и применение.

В современных условиях постоянного развития и трансформации правового поля принимаются тысячи правовых актов, иногда противоречащих друг другу. Неизбежно возникают многочисленные судебные конфликты о правах собственности, законности изъятия имущества, приватизации и соблюдении правовых норм.

Банкротство, залоговые аукционы, аудит, рынок ценных бумаг, эмитенты, конкурсы – эти понятия вошли в экономическую жизнь общества. Вместе с ними образовался громадный пласт документов, освещающих эти процессы.

Как правило, виды этих документов имеют долговременное правовое применение. К сожалению, в большинстве нормативных актов не обозначены четко даже сроки действия этих документов, не говоря о сроках их архивного хранения после окончания их непосредственного правого действия.

Как показывает практика, в настоящее время органы суда и прокуратуры все чаще обращаются к документам по приватизации, банкротству юридических лиц и другим документам, отражающим те или иные экономические и финансовые действия организаций, и выражают недовольство по поводу их отсутствия.

В этих обстоятельствах, при явной недостаточности правовых норм, определяющих сроки хранения этой информации, профессиональные архивисты не могли брать на себя бремя ответственности за установление конкретных сроков хранения этих видов документов, и поэтому также исходили из максимальных сроков.

Специалисты архивной отрасли совершенно справедливо полагают, что определить сроки хранения многих специфических видов документов, имеющих правовое значение и нести ответственность за эти сроки должны не они, а соответствующие государственные органы управления (курирующие, контролирующие, надзирающие). Существующая практика пока не дает возможности реализовать в полной мере этот важный фактор определение сроков хранения ряда архивных документов.

Хотелось бы так же напомнить, что не все архивные документы, которым установлен в Перечне срок хранения «постоянно» в оперативном порядке автоматически включаются в состав Архивного фонда РФ.

С целью разъяснения этой позиции в Перечне типовых управленческих документов…(2010 г.) на стр. 7 в примечании с одной звездочкой указано буквально следующее: «Срок хранения «постоянно» этих видов документов в организациях, не являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет». На стр. 12 Перечня примечание с двумя звездочками указывает, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, эти виды документов могут быть приняты на хранение по принципу выборки организаций и документов.

Имея в виду, что из 2,5 млн зарегистрированных юридических лиц только около 120 000 (менее 5%) являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов проблема опасения засорения Архивного фонда лишними документами во многом снимается. Речь может идти лишь о длительности сроков и порядке хранения документов в организациях, их создающих.

Таким образом, нужно признать, что контраргументы архивистов, участвовавших в разработке Перечня типовых документов, не менее основательны и имеют под собой нормативную основу в лице закона.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

• подразделение организационных вопросов (канцелярия);
• кадровое подразделение;
• департамент труда и заработной платы;
• отдел экономического планирования, статистики и финансов;
• департамент бухгалтерского учета и отчетности;
• департамент налогового учета и декларирования;
• отдел охраны труда;
• производственно-технический отдел (ПТО);
• другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Что относится к документам постоянного хранения?

• приказы по основной деятельности;
• акты об уничтожении дел и утрате документов;
• номенклатура дел;
• штатные расписания;
• журнал регистрации приказов по основной деятельности;
• описи дел постоянного хранения и по личному составу;
• целевые программы информатизации;
• ценники, тарифы на продукцию и услуги;
• уставные документы;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
• годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
• документы о приватизации;
• списки лиц, имеющих право на дивиденды;
• паспорта сделок;
• документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
• документы о благотворительной деятельности.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

• о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
• о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

• постоянного срока хранения;
• временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-­заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

• общее количество листов;
• пропущенные номера;
• литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. […] Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

[…]

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

[…]

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Извлечение

из Основных правил работы архивов организаций

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

[…]

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из­-за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

• о надорванных листах;
• склеенных листах;
• брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
• листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

• Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах – товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

• Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторон­ний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении – полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

• Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии с рекомендациями ГОСТ 17914­72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) лист­заверитель.

• Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет – просто выводятся с внутренней стороны без каких-­либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3 ).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления до­кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

• образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
• узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала .

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2019 — 2020)».

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

Что делать с документами при ликвидации компании

При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:

• документы по личному составу организации;
• документы, сроки временного хранения которых не истекли;
• документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).

Все вышеперечисленные документы передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий архив на основании договора. до передачи документация ликвидационная комиссия должна будет ее упорядочить.

Для этого документы группируются по типу, хронологии, срокам хранения. Затем они нумеруются, подшиваются, рассортировываются по пачкам, коробкам. Затем документы с описью передаются в архив.

Если организация прекращает свое существование в результате реорганизации, документация передается ее правоприемнику (п. 3.3.4 Основных правил работы архивов организаций).

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

Сдача документов в архив

Хранить бухгалтерские документы, в соответствии с положением, утвержденным еще письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом «архив». Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены в Правилах, утвержденных коллегия Росархива 6 февраля 2002 года. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет. А вот документы и бланки строгой отчетности обязательно нужно хранить в сейфах или специальных отдельных помещениях, оборудованных для обеспечения сохранности. Такие требования определены в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Аналогичные условия хранения необходимо обеспечить для документов, имеющих гриф «коммерческая тайна». Все остальные документы можно хранить просто в шкафах или на стеллажах. Можно даже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом, такие документы, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно хранить в хронологическом порядке в переплетенном виде. Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб, либо если у нее недостаточно места для хранения документов, она может передать их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы можно (а иногда и необходимо) уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет документы, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт. Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки хранения документов, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно может потребоваться ему самому, или же его сотрудникам, для отстаивания своих законных прав и интересов.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

Хранение документов по кадрам

Кадровые документы практически всегда являются документами строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть обеспечены особые условия хранения. Ответственность за сохранность как самих документов, так и содержащихся в них данных несет специально уполномоченный человек — инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечать за кадровые документы будет главный бухгалтер или руководитель. В ведении такого инспектора находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления, а также трудовые книжки. При формировании первичных документов кадровых документов и документов по оплате труда, следует руководствоваться нормами Федерального закона «О бухгалтерском учете». Как следует из этого закона, первичные учетные документы могут быть приняты к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы, утвержденные . Такие документы, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках, а также лицевые счета работников должны хранится в течение 75 лет. Табели учета рабочего времени, штатное расписание, служебные записки и документы по командировкам необходимо хранить не менее 5 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках можно сохранять только в течение следующего года.

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 326, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 3 (например, журнал инструктажа по пожарной безопасности) до 45 лет (документы СОУТ).

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

• Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
• Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования.

Вот лишь несколько преимуществ данной услуги в компании Rentabox:

1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
2. Полная защита и сохранность.
3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых бумаг.
5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ содержания важных бумаг, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам арендовать боксы для хранения документов сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 236, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 236, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета