Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут
Государственная дума приняла во втором чтении законопроект №759112-7 с поправками к КоАП РФ об ужесточении санкций за неправильное хранение архивной документации. Автором инициативы выступил Госсовет Республики Татарстан. Штрафы вырастут для должностных и юридических лиц.
Сейчас нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил:
- хранения;
- комплектования;
- учета;
- использования архивных документов.
Наказанием за подобное нарушение является предупреждение либо штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций ответственность за это не предусмотрена.
Законодатели предлагают сохранить предупреждение для должностных лиц за первое нарушение, а размер штрафа увеличить:
- для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
- для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.
Новые нормы начнут действовать спустя 10 дней после официального опубликования принятых и подписанных президентом поправок к КоАП, то есть еще в этом году.
Нормативная база
Порядок комплектования дел и хранения документов, образующихся в процессе деятельности, определяет архивное законодательство:
- Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
- Закон «Об архивном деле в РФ» №125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
- «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информационный характер).
- Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2021 год определяются внутренними документами организации.
ВАЖНО!
18.02.2020 Приказ Минкультуры №558 от 25.08.2010 утратил силу. Взамен появился перечень, утвержденный Приказом Росархива №236 от 20.12.2019. Учитывайте эти изменения в ЛНА.
Что делать, если срок не истек, но документ поврежден или испорчен
Кадровые акты, утраченные или испорченные, подлежат восстановлению:
- это отвечает нормам законодательства;
- защищает интересы работников;
- отводит руководителей от ответственности по КоАП.
Утраченные подлинники восстанавливаются в несколько этапов:
- составляется акт об утрате с указанием причин (халатность, чрезвычайное происшествие, массовая утрата или порча);
- создание или заказ дубликата;
- восстановление содержания;
- сбор подписей сотрудников.
Например, срок хранения приказов по кадрам — 75 лет. Утраченные или испорченные приказы подлежат обязательному восстановлению. Дубликаты передаются в архив с указанием реквизитов акта ЭПЦ.
Правила хранения
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.
Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
- Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
- В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
- Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.
Сколько лет хранится кассовая документация
5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм). На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.
Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.
Если документы используются в качестве доказательств в судебных разбирательствах – их нельзя уничтожать до вынесения окончательного решения суда.
Сроки хранения
В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие сроки хранения кадровых документов в организации, где все работники дистанционные. Используйте эти инструкции бесплатно.
Пример:
Федеральный закон №152-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 24.04.2020) «О персональных данных» ограничивает период обработки (в т.ч. хранения) персональных данных достижением цели их обработки. После того как задача, для которой они запрашивались, решена, ПД необходимо уничтожить. Конкретный срок определяется законодательством или специалистами организации, если таких норм не установлено.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 увидим задачи, решаемые вышеуказанным органом.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе Приказа Росархива №2 от 19.01.1995 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
При установлении времени иногда используются пометки такого вида:
- по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется, используется приказ о сроках хранения документов в организации, которым закрепляется решение о необходимости хранить документы или уничтожить их;
- «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. время устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).
Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
ВАЖНО!
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор делают в пользу большего.
Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:
| Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году | ||
| Постоянное | ||
| Положение о защите персональных данных | П. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ | |
| Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) | ст. 21 ТК РФ | |
| Положение об аттестации | ||
| Положение о системе обучения | ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ | |
| Приказы по основной деятельности | ||
| Длительное | ||
| Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания | Ст. , 72.1, , ч. 1 ст. 80, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ | 75 |
| Личные карточки работников (Т-2) | Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 | 75 |
| Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении | 75 | |
| Табели учета рабочего времени | Ч. 3 ст. 91 ТК РФ |
|
| Трудовые договоры, соглашения к ним | Ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ | 75 |
| Ограниченное | ||
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий | 10 | |
| Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков | Ст. 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ | 5 |
| Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда | Ст. 135, 144, 147 ТК РФ | 5 |
| Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | 5 | |
| Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок | 5 | |
| Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или без сохранения заработной платы и др.) | Ст. 6 перечня Росархива от 06.10.2000 | 75 |
| Приказы о командировании, о дежурствах | 5 | |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 | |
| Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | 5 | |
| Журналы учета рабочего времени | 1 | |
| Графики предоставления отпусков | ст. 123 ТК РФ | 3 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | Ч. 4 ст. 189 ТК РФ | 1 |
| Перечень профессий с вредными условиями труда | ст. 221 ТК РФ | ДЗН (до замены новыми) |
| Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции | 5 | |
| Таблица сроков хранения договоров в организации в 2020 году | ||
| Наименование | Статья перечня | Срок хранения |
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 301 | 50/75 лет |
| Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам | 5 лет | |
| Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества | Постоянно | |
| Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд | 224 | 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту |
| Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним | 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору | |
| Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации в 2021 году | ||
| Наименование | Статья перечня | Срок хранения |
| Годовые отчеты | 269 | Постоянно |
| Квартальные отчеты | 269 | 5 лет. При отсутствии годовых отчетов — хранятся постоянно |
| Месячные отчеты | 269 | 1 год при условии, что в компании формируется квартальная и годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно |
| Акты аудиторских проверок | 287 | 5 лет
|
| Документы учетной политики | 268 | 5 лет. Отсчет срока начинают с первого дня действия новых |
Любая первичка, в частности:
| 278 | 5 лет. Отсчет срока начинается с момента окончания отчетного года |
Регистры бухучета, в том числе:
| 277 | 5 лет, если проводилась ревизия |
| Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности | 267 | 5 лет с момента погашения долга |
| Информация о недостачах, растратах, кражах | 277 | 10 лет
|
| Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат | 295 | Не менее 6 лет. При отсутствии лицевых счетов:
|
Какие документы являются кассовыми
В 2021 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:
- ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
- РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
- Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).
Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.
ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.
Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».
Административная ответственность
В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, которая ждет, если не соблюдать сроки хранения документов по личному составу и других: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения, разработанные Минкультуры 2007 года. Несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.
В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — до 300 000 рублей.
Итоги
При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.
Источники:
- закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
- приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
