Сроки хранения документов по номенклатуре дел — это периоды от их создания до утилизации, утвержденные нормативными актами. Варьируются от 3 до 75 лет, а некоторые виды документации хранятся бессрочно.
Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела. При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2021 год с новыми сроками хранения.
Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Это определено как систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием периода их содержания.
Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.
Согласно ст. закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2020 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами.
Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.
Правила формирования
Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.
Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.
Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.
Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.
Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1
| Документ | Срок хранения бухгалтерских документов в организации | Основание |
| Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета | Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности | Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29 |
| Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.) | 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года | Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276 |
| Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней | Годовая — постоянно Промежуточная – 5 лет (постоянно — при отсутствии годовой отчетности) | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286 |
| «Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка) | 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года | Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277 |
| Путевые листы | 5 лет При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда: 50/75 лет (75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003) | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553 |
| Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы) | 6 лет При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298 |
| Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка) | 5 лет | |
| Документы об инвентаризации активов и обязательств | 5 лет при условии проведения ревизии | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322 |
| Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Постоянно | |
| Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА | 5 лет после выбытия ОС и НМА | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323 |
| Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301 |
| Документы к договорам, соглашениям, контрактам | 5 лет | |
| Учредительные договоры организации | Постоянно | |
| Документы по проводимым валютным операциям в РФ | Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора | Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24 |
Сфера предназначения
Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.
Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:
- упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
- уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
- облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
- обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.
Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.
Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2
| Документ | Срок хранения | Основание |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами | Минимум 4 года | НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 |
| Налоговые декларации, расчеты по всем налогам | 5 лет Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310 |
| Счета-фактуры | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317 |
| Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные) | Минимум 4 года с даты последней записи | Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13 |
| Книги покупок/продаж (бумажные и электронные) | Минимум 4 года с даты последней записи | Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. ; приложение № 5, п. 22 |
| Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц | 5 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312 |
| Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) | В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет | НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283 |
| Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) | В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков | |
| Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка | НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов | 6 лет | НК РФ, п. 3.4 ст. 23 |
| Расчеты по страховым взносам | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309 |
| Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов | 6 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты | |
| Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении | Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом | Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3 |
ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ
Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).
1Пункт 4.18 Правил 2015.
Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).
Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:
Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.
Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3
| Документ | Срок хранения | Основание |
| Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения | 50/75 лет | Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1 |
| Личные дела, личные карточки руководителей и работников | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445 |
| Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним | 50/75 лет | |
| Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454 |
| Документы об обработке персональных данных | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное) | |
| Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения) | До востребования работниками Невостребованные документы хранятся 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449 |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450 |
| Штатное расписание | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40 |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402 |
| Графики отпусков | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453 |
| Отчеты о командировках | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452 |
| Больничные листы и журналы их регистрации | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619 |
| Приказы, распоряжения и документы к ним | По основной деятельности – постоянно По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19 |
| Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним | 50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434 |
| Должностные инструкции (регламенты) | Типовые – 3 года после замены новыми Инструкции работников – 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443 |
| Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев | 45 лет | ТК РФ, ст. 230, 230.1 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381 |
| Коллективные договоры | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386 |
Новые штрафы за нарушение правил хранения документации
С 26 октября 2021 г. вступают поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 существенно ужесточил наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2021 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:
- для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
- для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
- для организации – 5 – 10 тыс. руб.
Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.
Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция
В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.
- Сравните Перечень 2021 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
- Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2021 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
- Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.
Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.
