Оформление электронного больничного листа: порядок, условия, действия работодателя

Зачем потребовался «цифровой» больничный

Вводя электронный больничный лист, законодатели преследовали три основных цели:

• упростить взаимодействие между лечебной организацией, работодателем, заболевшим работником и ФСС;
• уменьшить оборот бумажных документов;
• повысить контроль над подлинностью листков нетрудоспособности, сделать прозрачной их выдачу.

Несмотря на то, что оформление «цифровых» больничных – законодательно разрешенная медицинская госуслуга, выписать их врач сможет только при выполнении трех обязательных условий:

1. Работодатель сотрудника зарегистрировался на официальном ведомственном сайте ФСС и открыл там личный кабинет.
2. Медицинское учреждение подключилось к специальной информационной системе по выдаче электронных листков нетрудоспособности.
3. Пациент оформил и подписал согласие о выдаче цифрового документа.

. Форма актуальна на январь 2021 года.

Если хотя бы одно из вышеуказанных обстоятельств отсутствует, работнику будет выдан обычный бумажный больничный.

. Форма актуальна на январь 2021 года.

Что делать кадровику, если у работника виртуальный больничный?

В первую очередь отдел кадров должен знать — есть ли в организации техническая и программная возможность обрабатывать ЭЛН.

Если в компании пока не ведется эта работа, попросите сотрудника обменять электронный больничный на традиционный бумажный. В поликлинике ему не имеют права отказать — письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462.

Однако, безбумажная технология информационного взаимодействия с ФСС совсем не сложна. Обратитесь к специальной странице Электронный больничный лист, инструкции на сайте ФСС. Там размещены ссылки на скачивание АРМ «Подготовка расчетов для ФСС» и сервисы для доработки имеющегося в организации ПО с подробными инструкциями.

• Вход в личный кабинет на сайте ФСС для работника

• Для работодателя

После нажатия кнопки «Войти» для просмотра электронного больничного листа система перенаправит вас на госуслуги для авторизации.

Законодательная база

Выдача электронных больничных листов, их заполнение в 2021 году регулируются несколькими нормативными актами:

Федеральный закон № 86 от 01.05.2017 о внесении изменений в отдельные правовые документы, запустивший эту систему в действие (повсеместно).

Федеральный закон № 255-ФЗ от 29.12.2006 – основной закон о страховании сотрудников на случай нетрудоспособности, беременности и родов. Услуге по выдаче больничных в электронном виде посвящена статья 13.

Правительственное Постановление № 1567 от 16.12.2017, утвердившее инструкцию взаимодействия между страхователем (работодателем), страховщиком (ФСС) и медучреждением.

Приказ Минздравсоцразвития № 624н от 29.06.2011 о порядке выписки больничных.

Электронный больничный лист в 2021 году: плюсы и минусы электронного листа, порядок оформления

Больничные листки являются первичными учетными документами, со сроком хранения не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Федеральным законом от 01.05.2017г. № 86-ФЗ в статью 13 Федерального закона от 29.12.2006г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статью 59 Федерального закона от 21.11.2011г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» были внесены изменения. С 01 июля 2021 года в России введены электронные листки нетрудоспособности – больничные листы. О преимуществах электронного больничного листа, а также о том, что представляет собой процедура оформления и оплаты электронных больничных листов, читайте в нашей статье.

Преимущества электронного листа нетрудоспособности

Итак, Федеральным законом от 01.05.2017г. № 86-ФЗ предусмотрена возможность с 01 июля 2021 года использовать как бумажные листки нетрудоспособности, так и электронные, с письменного согласия застрахованного лица (работника). Электронный листок нетрудоспособности имеет массу преимуществ, которые в значительной степени упрощают взаимодействие всех участников процесса и позволяют им быстрее обрабатывать информацию о положенных выплатах. Электронный больничный лист формируется в автоматизированной информационной системе, которая находится под контролем Фонда Социального Страхования РФ (ФСС России).

Преимущества электронных листков нетрудоспособности, в сравнении с бумажными:

• все участники процесса будут иметь доступ к автоматизированной системе и смогут отслеживать статус электронных больничных: работодатели, ФСС, медицинские учреждения;
• электронные листы невозможно подделать или утерять;
• снижение рисков работодателей в получении штрафных санкций за принятие к выплате листков нетрудоспособности, не соответствующих требованиям ФСС;
• работодателю не нужно хранить бланки больничных листков (строгой отчетности);
• пациент может не приходить в медицинское учреждение, не стоять в очередях, а, связаться с врачом и сообщить, что выходит на работу;
• медработнику не нужно тратить время на заполнение необходимых бумаг/

По большому счету, новый электронный формат больничного листа – это аналог обычного бумажного больничного листа. Разница между электронным больничным листом и бумажным лишь в том, что сегодня все сведения в виртуальную базу данных либо в электронную медицинскую карту вносятся сразу, как только сотрудник обратился в за медицинской (врачебной) помощью.

Порядок перехода на электронный больничный лист в 2018 году

Работодатель, принявший решение перейти на электронный документ, должен:

1. Оповестить подчиненных, поставить их в известность о том, что они также могут контролировать содержание больничного и начисленные на его основании выплаты.
2. Поставить в известность бухгалтерию, отметив, что бумажные листки нетрудоспособности по-прежнему сохраняют свою силу.
3. Внести корректировки в Учетную политику компании, которые позволят принимать в обработку электронные больничные листы.
4. Зарегистрировать личный кабинет для работы с электронными больничными листами на официальном сайте ФСС России fss.ru. Для этого необходимо выполнить следующее:

• Получить электронную цифровую подпись (ЭЦП), совместимую с ЕИИС «Соцстрах» (приобрести ЭЦП можно в любой аккредитованной компании – удостоверяющем центре). Важно! Работодателю, приобретая ЭЦП, нужно удостовериться, что она подходит для работы на сайте ФСС РФ.
• Зарегистрироваться на Портале госуслуг РФ Gosuslugi.ru (регистрация работодателя-директора в качестве физического лица и подтверждение своей учетной записи, путем обращения в Центр обслуживания, получения кода на e-mail, использования Универсальной электронной карты). Это позволит иметь доступ ко всем разделам портала.
• Создать учетную запись юридического лица (или ИП) через свой личный кабинет.
• Все сотрудники должны зарегистрироваться и иметь свои личные кабинеты на Портале госуслуг РФ Gosuslugi.ru.
• Заключить договор со своим отделением Фонда о сотрудничестве. Для этого следует подать подписанное работодателем соглашение в отделение Фонда (соглашения можно на сайте ФСС РФ fss.ru).
• После совершения всех вышеперечисленных действий работодатель может приступить к работе в качестве страхователя в своем личном кабинете. Там будет отображаться список больничных всех сотрудников.

Также работодателю необходимо издать приказ о введении в компании электронных больничных листов. Закон не обязывает работников использовать новую форму больничного, поэтому они могут самостоятельно выбирать, в каком формате подавать больничный лист. Если компания (работодатель) отказалась от применения электронных больничных листов, она может по старинке принимать бумажные варианты. Только в таком случае работодателю нужно не забыть предупредить сотрудников о том, что электронные листки в компании не будут использоваться, и даже если кто-то из сотрудников оформит электронный больничный лист, они должны будут такой лист переоформить на прежний бумажный вариант.

Похожее

Как это работает

Электронный больничный документ медицинское учреждение открывает по следующей схеме:

1. Работник, посетив кабинет врача, сообщает ему о желании взять электронный листок нетрудоспособности (кратко – ЭЛН). При этом он:
   сообщает доктору об участии работодателя-страхователя в информационном обмене сведениями, необходимыми для формирования «цифровых» больничных;
2. заполняет и подписывает заявление о согласии на выдачу документа в электронной форме;
3. предъявляет СНИЛС или сообщает его номер.
4. Врач отправляет онлайн-запрос в информационную систему («Соцстрах») о присвоении документу номера. Получив его, медработник при помощи специально разработанного программного обеспечения производит заполнение ЭЛН. Номер больничного сообщают застрахованному лицу (пациенту).
5. Завершив действия по оформлению электронного больничного, доктор удостоверяет его цифровой личной подписью.
6. Сформированный документ по сети медицинское учреждение заверяет собственной подписью и направляет в «Соцстрах».

Если болезнь сотрудника затянулась, и понадобилось продление листка нетрудоспособности, он, по мере необходимости, дополняется новыми записями. После закрытия больничного, в ЭЛН вносится соответствующая запись, документ заверяется цифровой подписью доктора и клиники, а затем отправляется в «Соцстрах».

Данная услуга оказывается пациентам лечебных организаций бесплатно. Вся информация передается по специальным защищенным каналам, которые считаются недоступными для чужого взора или коррекции данных со стороны постороннего лица.

Кто может оформить?

• Граждане, осуществляющие официальную трудовую деятельность, в том числе священники, индивидуальные предприниматели и адвокаты;
• Люди, заболевшие, либо получившие травму в период тридцати дней с момента расторжения трудового договора;
• Гражданские лица, что были признаны официально безработными и стали на учете в службе занятости населения;
• Женщины, которые были уволены по причине прекращения деятельности ИП, ликвидации предприятия, прекращения полномочий адвокатов, или нотариусов, а также при беременности в срок до двенадцати месяцев, с момента получения официального статуса безработной.

Действия кадровиков при получении ЭЛН

Узнав номер электронного листка нетрудоспособности, сотрудник сообщает его работодателю. По нему и номеру СНИЛС самого работника кадровики или бухгалтеры в электронном виде запрашивают данные о больничном в ФСС. Чтобы она высветилась на экране, необходимо щелкнуть по кнопке «ПОЛУЧИТЬ ЛН».

Важное замечание! Работодатель получает доступ к цифровому больничному листу сотрудника только после того, как документ будет закрыт медицинской организацией. Просмотреть действующий ЭЛН он не сможет.

Когда представитель работодателя получит электронный документ, он вносит в него недостающую информацию, и исправляет, если что-то заполнено неверно (сообщение об этом он видит внутри системы). Для него в программе имеется красноречивая вкладка: «Заполняется работодателем». Туда он, в частности, вносит:

• наименование компании, где трудится застрахованное лицо;
• совместителем или основным работником является владелец гражданин, которому выписан больничный;
• его ИНН;
• фамилии с инициалами – руководителя фирмы и главбуха;
• средний заработок застрахованного сотрудника и его стаж;
• период нетрудоспособности;
• дата, когда он приступил к работе, и иные сведения.

На основе введенных данных пособие, положенное сотруднику в связи с нетрудоспособностью, рассчитывается программой автоматически. Сотрудник получает выплату за больничный лист, а данные о ее размере сообщаются страховщику – в ФСС.

Оформление больничного листа: образец 2021 г.

Сведения в бланк листка нетрудоспособности следует вносить в определенной последовательности с соблюдением рассмотренных выше правил. Чтобы произвести правильное оформление больничного листа работодателем, образец, прилагаемый к этой статье, можно использовать в качестве наглядного примера. Рекомендуется следующий порядок внесения информации:

1. Сведения о компании.
2. Вид труда (основной или по совместительству).
3. Регистрационный номер от ФСС и код подчиненности.
4. ИНН и СНИЛС застрахованного лица.
5. Трудовой стаж (если менее месяца, проставляются нули).
6. Графа Н-1 (при получении производственной травмы).
7. Дата возврата на работу.
8. Показатели о заработке сотрудника (берутся из бухгалтерии компании, о расчете среднедневного заработка и больничного пособия можно прочесть в этой и этой статье). Размер начислений отражается в двух частях: за счет средств предприятия и за счет ФСС.
9. Подписи руководства и главного бухгалтера с расшифровками. При отсутствии в компании бухгалтера обе графы заполняются руководителем.
10. Фирменная печать (если есть).

Преимущества и недостатки электронного оформления

С одной стороны, сокращение бумажной работы и высокая степень достоверности ЭЛН являются его неоспоримыми преимуществами над бумажными аналогами. Однако и недостатков у данного метода пока хватает.

Таблица 1. Достоинства и недостатки оформления больничных листов в электронном виде

Также читайте:

Цифровая медицина — реальность ближайшего будущего Врачам предписано выдавать электронные рецепты своим пациентам Персональные данные пациентов в медицинских организациях: требования к обработке и ответственность

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

Порядок оформления

Законодательство устанавливает не только перечень организаций, которые могут выписывать листы нетрудоспособности, и требования к ним, но и порядок указания всех сведений в документе. Для работника алгоритм действий будет следующим:

1. при недомогании или болезни обратиться в медицинское учреждение и попросить завести больничный лист;
2. после выписки получить листок нетрудоспособности, на месте проверить, все ли даты и сведения внесены верно;
3. написать заявление по месту работы и приложить больничный лист.

На этом действия работника заканчиваются. Далее его заявление принимается, заполняется лист нетрудоспособности кадровым специалистом или иным сотрудником, на которого возложены эти обязанности. Потом бухгалтер просчитывает размер компенсации, отрывает нижнюю часть бланка и передает документ в ФСС.

ФСС рассматривает предоставленные документы. Если с ними все в порядке, то производится оплата больничного. О сроках по начислению и переводу средств работодателем и ФСС подробнее читайте в статье Оплата больничного.

Действия после выхода с больничного

Первоначально требуется обратиться к лечащему врачу, который произведет повторный осмотр. В случае если все признаки заболевания прошли, он закроет больничный лист. Данный документ требуется принести в бухгалтерию своего предприятия, но не позже, чем в шестимесячный срок.

Но рекомендуется сделать это раньше, так как больничный может быть оплачиваемый только за официальные дни болезни.

При превышении этого срока, оформляется незаконный прогул, что может повлечь санкции со стороны нанимателя.

Когда не выдают?

Требуется осознавать, что данный документ оформляется только, если сотрудник временно теряет трудоспособность, либо его близкий родственник болеет, и он вынужден за ним ухаживать.

Выдача больничных листов не производится в следующих случаях:

• Во время нахождения под стражей, либо административным арестом;
• При отсутствии признаков временной потери трудоспособности;
• В период посещения трудящимся оздоровительных процедур, либо обследований (манипуляций) в амбулаторных условиях;
• Если временная потеря трудоспособности происходит во время отпуска по вынашиванию ребенка и родам, уходу за детьми до трёх лет, или неоплачиваемого отпуска;
• В сроки посещения медицинских осмотров и проведения обследований (также и в центрах профзаболеваний).

Больничный лист нового образца

Особенности заполнения больничного листа работодателем

Как гласит Приказ Минздрасоцразвития №624н, документ по временной нетрудоспособности допустимо заполнять только черными чернилами. Перечень канцелярских принадлежностей, которые надлежит использовать для внесения сведений в лист:

• ручки с гелевыми чернилами, роллеры;
• ручки на капиллярной системе подачи чернил (рапидографы, линеры);
• ручки с перьевым наконечником.

Так как полномочия по заполнению документа лежат на двух организациях, сотрудники медицинских учреждений также могут допускать ошибки при внесении данных, используя неподходящие чернила или канцелярские принадлежности. Если часть медицинских данных были внесены с нарушениями правил, установленных законом, то лучше запросить другой экземпляр листа во избежание претензий со стороны органов ФСС.

Исходя из опыта судебной практики, заполнение бланка шариковой ручкой является формальным недочетом, что не может служить основанием для признания его недействительным, а также препятствием для выплаты пособия. Судебные органы обязывают сотрудников социальных служб принимать такие бланки к рассмотрению. Тем не менее законом допускается использование только тех принадлежностей, перечень которых отражен в Приказе.

По разъяснениям Фонда Социального Страхования данные могут быть внесены как рукописным, так и машинным текстом. Допустимо также совмещение печатного и ручного письма.

Что делать, если болезнь настигла во время отпуска?

В случае, когда работник получил временную недееспособность в момент официального оплачиваемого отпуска, то производится его продление, которое также будет оплачивать работодатель.

Также, возможен перенос отпускных на другие дни, по согласованию с работодателем.

Вышеупомянутое правило не применяется к отпуску за свой счёт.

Больничный не выплачивают, и открывают его только после того, как гражданин официально вернётся на рабочее место после такого отдыха.

Предельный срок больничного

Максимально продолжительный срок, на который работнику выдается форма больничного листа, напрямую зависит от основания его получения.

В большинстве случаев, его длительность составляет пятнадцать дней, при выдаче его лечащим врачом, и десять дней – фельдшером, либо зубным техником. Однако по заключении экспертной комиссии, длительность больничного листа может увеличиться.

В случае если работник ухаживает за недееспособным членом семьи, то срок действия больничного напрямую зависит от возрастной категории лица, за которым осуществляется уход:

• Дети до семи лет – на весь срок лечения ребенка (не больше шестидесяти дней в году), а в случае, если заболевание включено в особый перечень Министерства здравоохранения, то не больше девяноста дней;
• Дети с семи до пятнадцати лет – максимальная продолжительность больничного пятнадцать дней с вероятностью продления при помощи комиссии врачей;
• Граждане старше пятнадцати лет – сроком до трёх дней на любое заболевание, с вероятностью продлить на срок до семи дней;
• При вынашивании ребенка и родах – сто сорок календарных дней в году при стандартной беременности и сто девяносто четыре при рождении двух и более детей одновременно.

Электронный больничный ист

Отражение сведений больничного листа во внутренних документах

Подача больничного листа работником требует от специалиста по кадрам правильного приема документа. Ответственный сотрудник должен не только правильно заполнить листок нетрудоспособности, но и заполнить/составить иные внутренние документы предприятия.

Организация составляет приказ о назначении пособия заболевшему работнику. Основанием для этого становится предоставленный больничный лист. Единой формы у документа нет, поэтому компании составляют его самостоятельно, обязательно указывая сведения об организации, работнике.

Важно правильно отразить больничный лист и в других бумагах. В первую очередь, в табеле учета. Дополнительно организация может вести журнал регистрации больничных листов.

Отражение больничного в табеле учета

Табель учета рабочего времени – обязательный документ предприятия, с помощью которого отслеживается время работы по каждому сотруднику. Любая неявка отображается в табеле и обосновывается служащим. Причем для каждой причины есть свое обозначение в виде цифры или буквы.

Болезнь работника – пожалуй, самая частая причина отсутствия. Для ее отображения в табеле может быть использована одна из следующих маркировок:

• «19»;
• «Б».

Использовать можно любой из этих вариантов, если пособие начислено сотруднику. Однако большей популярностью пользуется буквенное обозначение, так как расшифровку «Б – болезнь» легче и быстрее запомнить. Кроме причин неявки указывается и отработанное время. Для болезни используется цифра «0». Можно и вовсе оставить графу пустой.

Наибольшее количество вопросов относительно внесения сведений о больничном в табель учета возникает из-за того, что сотрудники не знают, входят ли выходные дни в больничный лист. Подробнее об этом читайте в статье Расчет больничного: формула и примеры. Там же есть комментарий и относительно праздничных дней.

Общий порядок отражения подразумевает, что все дни с начала и до конца болезни отмечаются в табеле буквой «Б». Все выплаты производятся по общему количеству дней нахождения на больничном.

Важно: если больничный лист выписывается по беременности и родам, то кадровый специалист использует другую маркировку в виде буквы «Р».

В некоторых случаях работодатели не оплачивают больничный, но отразить отсутствие работника им все равно нужно. Например, такое возможно, если внешний совместитель получил пособие на другом месте работы. В этом случае в табеле проставляют букву «Т» или цифру «20».

Журнал учета листков нетрудоспособности

Журнал учета больничных используется не на всех предприятиях. Обычно они актуальны для крупных организаций, где важно систематизировать большое количество документов. Закон не устанавливает единую форму такого журнала, поэтому все вопросы по его ведению и назначению ответственных принимаются каждым предприятием отдельно.

Ведение журнала учета больничных листов позволяет быстро получить информацию по количеству болевших, длительности заболевания. К тому же, документ позволяет сверить информацию с табелем учета, занести туда пропущенные сведения. Выглядеть он может следующим образом (картинка кликабельна):

Журнал учета листков нетрудоспособности

Кто выдает и какие документы нужны для оформления?

Данный документ имеет силу и должен оплачиваться, только если он выдан лечащими врачами, фельдшерами и зубными.

Согласно действующему законодательству, его не могут предоставлять врачи, работники скорой медицинской помощи, сотрудники станций переливания крови, работающие в приемном отделении и ряде других медучреждений.

Для возможности предоставлять гражданам больничные листы учреждение, в котором осуществляет свою деятельность врач, должно быль лицензировано. В противном случае, больничные листы не являются действительными, и компенсация не насчитывается.

Порядок оформления требует предъявления только паспорта, либо другого документа, подтверждающего личность пациента.

Согласно законодательству, страховой полис и любые другие документ не потребуются.