Как в бухгалтерском учете отражаются расходы на полиграфические услуги?

Изготовленная и приобретенная полиграфическая продукция учитывается в составе материально-производственных запасов. При бесплатной раздаче рекламной полиграфической продукции ее фактическая себестоимость списывается в состав расходов по обычным видам деятельности. При перепродаже полиграфической продукции признается доход от обычных видов деятельности в размере продажной стоимости такого товара, а его фактическая себестоимость относится на себестоимость продаж текущего отчетного периода.
Затраты на изготовление деловых бланков и визиток списываются в состав расходов по обычным видам деятельности организации при передаче такой полиграфической продукции работникам для ее использования.

Стоимость переплета, ксерокопирования, набора текста, используемых при осуществлении операций, являющихся предметом деятельности организации, признается в составе расходов организации по обычным видам деятельности в качестве управленческих расходов.

Отражение в бухгалтерском учете расходов на полиграфические услуги и продукцию зависит от назначения их дальнейшего использования, в частности — для рекламы, перепродажи или в управленческих целях. Рассмотрим несколько вариантов.

Стандартные проводки в бюджетных учреждениях

Учет печатей бюджетных подразделениях намного сложнее, чем обычных. Изначально, принимается решение, по какой статье необходимо отразить: 310 (если печати будут использоваться более года) или 340 (срок использования меньше 1 года).

На основании Инструкцией № 157н, учёт объекта, который применяется в работе более года,ведётся как основное средство, при этом не зависимо от их цены. Когда в работе печати используются меньше года. Если срок полезного использования менее года, тогда печати относят к материальным запасам. Решение об этом принимает комиссия.

1. Если принятие осуществилось в качестве Основного средства. В проводках указывается стоимость всех затрат,с учётом НДС. Если она менее 3 тысяч рублей, то списание со счета происходит с одновременным отражением на его на 21 «Основные средства стоимостью до 3 тысяч рублей включительно в эксплуатации»».
2. При отнесении печати к категории «Материальные запасы». Если принято решение зачислить их в качестве материальных запасов, то отнесение к ним происходит на основании документов:

• товарной накладной;
• счет-фактуры;
• товарно-транспортной накладной;
• акт о приёме установленной формы (0315004).

Полиграфическая продукция, предназначенная для перепродажи

При перепродаже полиграфической продукции организация признает доход от обычных видов деятельности в размере продажной стоимости такого товара (п. п. 5, 6, 6.1, 12 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н). Одновременно фактическая себестоимость этого товара относится на себестоимость продаж текущего отчетного периода (п. п. 5, 7, 9, 16, 18, 19 ПБУ 10/99).

Сумма НДС, предъявленная изготовителем полиграфической продукции, принимается к вычету в полном объеме в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры, оформленного в соответствии с требованиями налогового законодательства, после принятия ее на учет и при наличии соответствующих первичных документов (п. 2 ст. 169, пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, Письмо Минфина России от 17.10.2016 N 03-03-06/2/60252).

В бухгалтерском учете производятся следующие записи (Инструкция по применению Плана счетов):

• дебет 41 кредит 60 — принята к учету полиграфическая продукция на основании отгрузочных документов изготовителя и приходного ордера;
• дебет 19 кредит 68 — отражен НДС, предъявленный изготовителем полиграфической продукции, на основании счета-фактуры;
• дебет 68 кредит 19 — принят к вычету НДС на основании счета-фактуры;
• дебет 60 кредит 51 — произведена оплата изготовленной полиграфической продукции на основании выписки банка по расчетному счету;
• дебет 62 кредит 90-1 — признан доход от перепродажи полиграфической продукции на основании товарной накладной;
• дебет 90-2 кредит 68 — начислен НДС со стоимости полиграфической продукции;
• дебет 90-2 кредит 41 — списана фактическая себестоимость полиграфической продукции на основании бухгалтерской справки-расчета.

Как заполняется журнал учёта печатей и штампов

Все печати и штампы должны строго учитываться Для этого существует специальный журнал. В нём содержатся их оттиски и информация о том, в какой отдел они переданы, с подписью ответственных лиц. Журнал содержит 8 граф:

• В первой графе указывается порядковый номер.
• В графе «Наименование печати» прописывается её назначение, например «Печать для документов».
• В третьей графе обязателен оттиск, он должен быть чётким, не размытым.
• В графе № 4 указывается, например: «менеджер по продажам Коваленко А.М.»
• В 5 графе – подпись ответственного лица с указанием даты получения.
• 6-7 графа заполняются аналогично графам № 4 и 5, только в случае возврата.
• Строка «Примечание» заполняется в случае уничтожения печати, с указанием номера акта и даты составления.

Журнал заполняется в рукописном виде, поскольку в нём необходимо наличие оригинальной подписи ответственных лиц. Название столбцов может меняться, в зависимости от необходимости и деятельности организации. Строго установленной формы Журнала нет. Форма не регламентирована законодательством.

Несмотря на это вести его необходимо с соблюдением всех требований строгой отчетности:

• обязательна порядковая нумерация страниц;
• журнал необходимо прошнуровать;
• на документе ставится печать и подписьруководителя;
• хранится журнал в железном сейфе.

Законодательством не установлен обязательное наличие граф в Журнале. Организация вправе их корректировать, в зависимости от своей деятельности.

Деловые бланки и индивидуальные визитки

Деловые бланки используются работниками организации для ведения деловой переписки и содержат логотип организации, ее местонахождение, контактные телефоны и интернет-сайт организации.

Визитка — визитная карточка, на которой указаны служебная информация о работнике (его Ф.И.О., должность, телефон, адрес электронной почты, наименование, адрес и интернет-сайт организации, в которой он работает). Также на визитке может быть помещен логотип организации.

Изготовленные деловые бланки и визитки принимаются к бухгалтерскому учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, определяемой исходя из суммы, уплачиваемой полиграфической организации за их изготовление (без учета НДС) и отражаются записью по дебету счета 10 в корреспонденции с кредитом счета 60 (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01, Инструкция по применению Плана счетов).

Затраты на изготовление деловых бланков и визиток списываются в состав расходов по обычным видам деятельности организации с использованием счетов 26 или 44 (п. п. 5, 6, 16 ПБУ 10/99). Списание производится при передаче такой полиграфической продукции работникам, ее использующим, на основании требования-накладной (п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).

Если организация вправе вести упрощенный бухгалтерский учет, она может списывать деловые бланки и визитки в расходы по обычным видам деятельности в полной сумме непосредственно в момент покупки (п. 13.3 ПБУ 5/01, Информационное сообщение Минфина России от 24.06.2016 N ИС-учет-5). В этом случае при передаче деловых бланков и визиток работникам, их использующим, никаких проводок делать не надо. В бухгалтерском учете производятся следующие записи (Инструкция по применению Плана счетов):

• дебет 10 кредит 60 — приняты к учету изготовленные деловые бланки (визитки) на основании отгрузочных документов изготовителя;
• дебет 19 кредит 68 — отражен НДС, предъявленный изготовителем бланков (визиток), на основании счета-фактуры;
• дебет 68 кредит 19 — принят к вычету НДС на основании счета-фактуры;
• дебет 60 кредит 51 — произведена оплата изготовленных деловых бланков (визиток) на основании выписки банка по расчетному счету;
• дебет 26, 44 кредит 10 — списана стоимость израсходованных деловых бланков (визиток) на основании требования-накладной.

Хранение печатей и штампов в организации

Способ хранения печатей и штампов зависит от их вида и назначения. Круглая печать (основная), находитсяв сейфе, доступ которому есть только у руководителя организации. В случае его длительного отсутствия – передается под расписку ответственному сотруднику.

Вспомогательные печати и адресные штампы находятся у ответственных работников, которые пользуются ими для исполнения ежедневной работы. Хранятся он также в опечатанных металлических шкафах, к которым имеет доступ определенный круг лиц. Штампы должны находиться в задвигающихся ящиках.

Итоги

Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Проверка состояния печатей и штампов

Процедура бывает плановой, а может поводиться при наличии подозрений на использование поддельной печати. В любом из перечисленных случаев собирается специальная комиссия. По результатам проверки составляется акт, который передается руководителю организации. В нем излагаются выявленные проблемы, недочёты и рекомендации по их устранению.

При увольнении работника, генеральный директор направляет комиссию для установления факта наличия печатей, а также установления их подлинности. По итогам составляется акт приёма – передачи, с которым необходимо ознакомить нового сотрудника. Выявить подлинность печати опытный эксперт может даже визуально, если появляются подозрения, то для их подтверждения предмет исследования отправляют в лабораторию.

Как осуществляется замена печатей

Чтобы ввести на организацию новую печать, необходимо уничтожить старую. Существуют следующие варианты:

При утилизации собственными силами, акт необходимо хранить на всём протяжении деятельности организации, чтобы избежать неоднозначных споров. Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно. Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.

Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета. Способ утилизации фирма выбирает сама

ОСНО и ЕНВД

Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД, а приобретенные канцтовары использует в обоих видах деятельности, то стоимость этих канцтоваров нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ).

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре на приобретение канцтоваров, также нужно распределить. Распределите НДС по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Ключевые моменты по контролю печатей и штампов

Организации всегда были обязаны иметь круглые печати, на которых, в обязательном порядке, содержалась информация о наименовании фирмы и её адрес. Федеральный закон № 82 ФЗ говорит не об обязанности, а о праве иметь такую печать.

Из этого же закона следует, что информация о печатях должна содержаться в уставе. Несмотря на то, что законодательство не прописывает обязательное наличие печати, деятельность фирмы без нее просто невозможна. Она необходима:

1. при принятии (если это первое место работы) и увольнении сотрудника;
2. при предоставлении документов в налоговые органы (заверенные копии, декларации на бумажном носителе);
3. сдача отчётности в ФСС и ПФР;
4. оформление внутренней кадровой документации, составление писем и многое другое.

УСН

Если организация платит единый налог с доходов, то при расчете налоговой базы стоимость канцтоваров не учитывайте (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, стоимость канцтоваров уменьшает налоговую базу (подп. 17 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Учесть расходы на приобретение канцтоваров можно сразу же после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете единого налога в момент их передачи в подразделения.

При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

Входной НДС по приобретенным канцтоварам тоже включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Нужно ли регистрировать новую печать?

Обязательная регистрация отменена, сделать это можно по желанию, для присвоения регистрационного номера.

Вопрос №2. Можно использовать логотипы, графические изображения в оттисках?

Это не запрещено, если не является недобросовестной конкуренцией и скрытой рекламой организации.

Вопрос №3. Обязательно ли уничтожать печать при реорганизации фирмы?

Нет, не обязательно, но лучше утилизировать, чтобы избежать вопросов.

Вопрос №4. В чём отличие печати от штампа?

Штамп не имеет юридической силы, а служит для облегчения работы.

Вопрос №5. Отличается ли учет печатей в частных и бюджетных организациях?

Да, план счетов в бюджетной организации совсем другой, соответственно и бухгалтерский учёт печатей сильно отличается.

Расшифровка КОСГУ 310 с 2021 года

В 2021 году в силу вступает новый Порядок применения КОСГУ по приказу Минфина №209н.

Рассмотрим, как теперь относить расходы по статье КОСГУ 310 и как отличить основные средства от материальных запасов.

Согласно положениям Приказа № 209н на статье 300 группируются хозяйственные операции, связанные с созданием или приобретением нефинансовых активов. Подробнее про новый порядок применения КОСГУ с 2021 году читайте в . Классификация имущества выполняется по основным средствам; биологическим, непроизведенным или нематериальным активам; материальным запасам; неисключительным правам или правам пользования.

Требования едины для бюджетных учреждений всех уровней. Статья 310 КОСГУ расшифровка 2021 года означает увеличение стоимости основных средств организации.

По п. 11.1 Приказа № 209н сюда относятся следующие затраты учреждения, связанные с основными средствами:

1. На оплату муниципальных или государственных контрактов.
2. По договорам на закупку (производство или строительство) объектов.
3. В части договоров на модернизацию, реконструкцию, расширение, техническое перевооружение, дооборудование уже имеющихся в организации объектов.