Новая форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности работника

В 2021 году у работодателей появилась новая обязанность: предоставлять по запросам сотрудников сведения о трудовой деятельности. Форма СТД-Р предоставляется работодателем по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя (ст. 66.1 ТК РФ). Для оформления таких сведений нужно использовать бланк СТД-Р. Форма утверждена приказом Минтруда от 20.01.20г. № 23н, действует с 7 марта 2021 года.

С 2021 года начался переход на электронные трудовые книжки. Сразу же у сотрудников возник вопрос — а как получить данные из такой книжки?

Для чего нужна и что собой представляет

С 01.01.2021 впервые устроившимся на работу россиянам не оформят бумажную трудовую книжку. Их данные о трудовой деятельности и стаже сразу начнут передавать в информационную базу данных Пенсионного фонда. При увольнении в подтверждение факта работы человеку выдадут форму СТД-Р (название расшифровывается как сведения о трудовой деятельности работника). Аналогичную справку получит трудящийся, который до 31.12.2020 в письменной форме заявит о желании перейти на электронную трудовую книжку.

Хотя новые правила формирования данных о стаже вступят в силу с 2021 года, приказ Минтруда об утверждении СТД-Р опубликован и начинает действовать с 07.03.2020. Документ находится в свободном доступе, и у работодателей есть возможность заранее с ним познакомиться.

ВАЖНО!

В интернете много сайтов, где взять бланк новой формы. Но не везде предложенные ссылки актуальны: чиновники несколько раз дорабатывали документ. Пользоваться следует окончательным вариантом: форма СТД-Р утверждена приказом Министерства труда и соцзащиты от 20.01.2020 № 23н.

Итоги

Переход к электронному способу ведения трудовых книжек привел к необходимости создания документа, заменяющего их для работников. Форму такого документа утвердил Минтруд. Основу формы составляет таблица, отражающая сведения, обычные для бумажной трудовой книжки. Заполняться документ будет автоматически по данным, хранящимся в ПФР. Оформить его можно в бумажном или в электронном варианте.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кому и когда выдавать

В ТК РФ сведения о трудовой деятельности работника по новой форме фактически приравнены к бумажной трудовой книжке. Отсюда вывод, кому выдается справка СТД-Р, — тем, кто отказался от бумажного документа. Либо тем, у кого информация о стаже изначально формировалась в электронном формате. Но если за справкой обратится человек, у которого имеется бумажная трудовая, не отказывайте ему: законом это не предусмотрено (см. ст. 66.1 ТК РФ), но проще подготовить одну бумагу, чем готовиться к внеплановой проверке ГИТ.

Что касается правил, когда выдавать форму СТД-Р, законом определено 2 ситуации:

• при увольнении;
• при обращении.

В зависимости от причин отличаются и сроки подготовки справки. При расторжении договора она готовится заранее и выдается сотруднику в последний рабочий день. Если человек обратился за документом для собственных нужд, на заполнение справки по форме СТД-Р у работодателя есть 3 рабочих дня. Аналогичные требования прописаны для сроков подготовки бумажных трудовых книжек.

Как отразить отмену и корректировку сведений о трудовой деятельности

Если сведения о трудовой деятельности сотрудника были отменены, необходимо заполнить соответствующий раздел формы СТД-Р. В нем следует указать всю отмененную информацию, а в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить знак «Х».

В случае, когда сведения были скорректированы, следует заполнить форму СТД-Р с двумя строками:

• первая строка — с информацией до корректировки и со знаком «Х» в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении»;
• вторая строка — с информацией после корректировки.

Как заполнять: пошаговая инструкция

В нормативных документах заявлено, что бланк готовят либо на бумаге, либо в электронном виде. В последнем случае справку СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) в 1С (или иной программе) подписывают усиленной квалифицированной подписью. Если таковой нет, заполненный документ распечатывают и заверяют традиционным способом — печатью организации, подписью ответственного лица.

Предлагаем пошаговую инструкцию, как заполнить новую форму.

Шаг 1. Вписать данные работника

Вначале работодатель указывает данные сотрудника. Фамилия и имя — поля обязательные, отчество вписывают, если оно имеется.

Для СНИЛС чиновники придумали 2 формата: XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX. Выбирать, какой больше нравится, нельзя: правила заполнения отчета по форме СТД-Р требуют, чтобы в справке фигурировали только данные из «зеленой карточки» или документа, подтверждающего регистрацию в системе пенсионного страхования (выдают с 29.09.2019).

Шаг 2. Указать данные работодателя

В этом разделе нет каких-то исключений. Регистрационный номер состоит из 12 цифр в формате XXX-XXX-XXXXXX, ИНН — из 12 символов, а если их 9, как у ИП, то в оставшихся строчках ставят прочерки. Если у работодателя отсутствует КПП, он пропускает предусмотренное для этого номера поле.

Что касается наименования, допускается при его написании использовать русский и латинский алфавиты. Вписывать название работодателя следует полностью, без сокращений. Например:

• Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»;
• Индивидуальный предприниматель Воронов Андрей Викторович;
• Адвокат Смирнова Валентина Федоровна;
• Индивидуальный предприниматель Глава крестьянского (фермерского) хозяйства Запашных Игорь Алексеевич.

Шаг 3. Уточнить, подано ли заявление о переходе на электронную трудовую

Следующие два поля предусмотрены для указания решения работника:

• если он хочет сохранить бумажный документ, заполняем первое поле;
• если согласен на электронную трудовую — второе.

В обоих случаях дату вписывают в формате «число, месяц, год».

Шаг 4. Вписать сведения о трудовой деятельности работника

Переходим к табличной части. Если вы заполняете бланк с помощью СБИС или Документы ПУ 6 — программ, которые используются для передачи данных в ПФР, данные впишутся автоматически. Если вся документация ведется на бумаге, сведения переписывайте из приказов, распоряжений, иных решений о кадровых мероприятиях.

Из наименования граф понятно, какую информацию вписать.

Графа 1 — порядковый номер записи в этой справке (1, 2, 3).

Столбец 2 — число, месяц, год кадрового мероприятия.

Графа 3 — наименование кадрового мероприятия. По мнению чиновников, кадровые мероприятия ограничиваются пятью видами. И для каждого из них придуман цифровой код. Вы можете использовать либо эти коды, либо полностью писать наименование мероприятия.

Графа 4 — должность, профессия, трудовая функция работника в соответствии со штатным расписанием работодателя, квалификационными справочниками, реестрами должностей.

Столбец 5 — код выполняемой функции. Вписывают только с 01.01.2021 и при условии, что у работодателя применяются профессиональные стандарты.

Столбец 6 — основания для увольнения. Если указано иное кадровое мероприятие, к примеру, перевод на другую работу, графу не заполняем.

Столбец 7 — наименование документа, утвердившего кадровое мероприятие. Указывают только наименование: приказ, решение, распоряжение.

В графы 8 и 9 вписывают реквизиты документа: дату и номер. Для каждого реквизита — отдельный столбец.

Столбец 10 заполняют только в одном случае: если сведения отменены. Если проводить аналогию с традиционной бумажной трудовой книжкой, с помощью графы 10 вы отменяете недостоверную запись. А в следующей строке вы указываете правильные данные, и уже графу 10 оставляется незаполненной.

Шаг 5. Подписать

Чтобы документ имел силу, его следует заверить печатью (при наличии) и подписать. Если вы сомневаетесь, кто подписывает справку СТД-Р, посмотрите в ЛНА, на кого возложена обязанность по ведению кадровой документации. Если это директор, значит, ему и подписывать. Если это начальник отдела кадров, он ставит свою подпись.

Не забудьте указать должность ответственного лица и дату составления бумаги.

FAQ: все что нужно запомнить про форму СТД-Р

Когда начинать выдавать форму СТД-Р?

Приказ Минтруда, которым утверждена справка, вступает в силу 07.03.2020. С этого момента у работодателей появляется возможность пользоваться бланком и правилами его заполнения. Но только с том случае, если в организации уже прошли переходный период: подготовили базу для электронных трудовых, уведомили работников о реформе в сфере формирования сведений о стаже, собрали заявления о переходе на онлайн-формат или сохранении бумажных документов.

Надо ли вносить в СТД-Р сведения об изменении Ф.И.О. работника, а в основании вписывать свидетельство о перемене персональных данных или свидетельство о браке?

Все данные в справке переписываются из «зеленой карточки» (СНИЛС) или заменяющего ее документа о регистрации в системе персонифицированного учета. Она касается только трудовой деятельности работника. По этой причине об изменениях персональных данных в СТД-Р не пишут. Но если выдан новый СНИЛС или в нем прописаны обновленные Ф.И.О., справку заполняют с учетом «свежих» данных.

СТД-Р и СЗВ-ТД: в чем разница?

Немногие понимают, в чем отличия новых форм СТД-Р и СЗВ-ТД, поскольку бланки и сведения в них практически идентичны. Но разница очень большая: СЗВ-ТД — отчет для Пенсионного фонда, СТД-Р — форма, заменяющая бумажную трудовую книжку, и выдается она только работнику. Дополнительно отчитываться, что вы подготовили такой документ, никуда не надо.

Зачем работнику такая справка?

Поскольку СТД-Р выступает аналогом бумажного документа о трудовой деятельности и стаже, работники предъявляют ее по месту требования — новому работодателю, в банк, в государственные структуры.

Работник уволился, но справку потерял. Обязан ли работодатель выдать новую?

В абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ четко прописано, кто должен выдавать сведения о трудовой деятельности работникам, и там же указан работодатель по последнему месту работы. Если за год человек сменит несколько мест, то полные данные о стаже ему оформят по заявлению в ПФР или МФЦ. Есть еще возможность запросить справку на сайте госуслуг.

Нужно ли регистрировать

Требование о регистрации всех выданных форм СТД-Р законодательством не установлено. Однако их регистрацию все-таки рекомендуется проводить в специальном журнале на добровольных началах. В случае возникновения спора с работником работодателю может потребоваться подтверждение того, что форма действительно была выдана в установленный законом срок.

Мнение эксперта

Юрист по трудовому праву Ольга Смирнова

Форма для такого журнала законодательством не установлена. Целесообразно включить в него графы с порядковым номером, наименованием документа, датой выдачи и подписью работника в получении с расшифровкой.

Подпись в получении можно также поставить на втором экземпляре СТД-Р, но этот метод требует больших трудозатрат по хранению форм.

Штрафы

Если смотреть на справку СТД-Р как на замену трудовой книжки на бумаге, то и санкции за неправильное оформление документа или отказ его выдать аналогичные. Ответственность за подобные нарушения разная:

• дисциплинарная (ч. 1 ст. 192 ТК РФ);
• материальная (ч. 1 ст. 233 ТК РФ);
• административная (ст. 5.27 КоАП РФ);
• очень редко уголовная (ст. 325 УК РФ (хищение или повреждение документов, штампов, печатей), ст. 292 УК РФ (служебный подлог), ст. 140 УК РФ (отказ предоставить информацию)).

Но наказывать сразу никого не будут. Официальный переход на электронные трудовые книжки и на заменяющую их форму СТД-Р запланирован на 2021 год, и до тех пор можно практиковаться без боязни за кошелек или должность.

Ответственность работодателя.

Как и прежде работа специалистов по кадровому учету и ведению трудовых книжек требует точности и соблюдения сроков. Любые нарушения в этом направлении могут повлечь наказание как для самого должностного лица, так и для организации в целом.

• Административная ответственность наступает, если в документах указаны недостоверные или неполные данные, а также не соблюдены сроки предоставления (статья 17 ФЗ № 27).
• Материальная ответственность грозит за аналогичные нарушения и неверные формулировки оснований увольнения из-за которых гражданин не сможет трудиться. Неполученный ввиду таких нарушений заработок работником возмещается работодателем (статья 234 ТК РФ).

Что касается возможных штрафов, то за подобные нарушения их планируют установить в следующих размерах:

• 300 – 500 рублей для ответственных должностных лиц;
• 30000 – 50000 рублей для работодателей.