Есть важные примечания
Вторая половина января – это время, когда бухгалтера по всей России проверяют, перепроверяют или «с нуля» составляют учетную политику предприятия. Каждый год наши профильные Ведомства привносят очередные изменения, которые не только влияют на характер работы всей организации, но вынуждают наших коллег адаптироваться, требуя от работников выполнения их должностных обязанностей с учетом этих изменений.
Сегодня мы поговорим о том, как заполняются и как будут заполняться путевые листы в 2021 году с учетом последних изменений. Одно хочется сказать наверняка – что-то кардинально не изменилось, но есть нюансы, которые не следует упускать из виду.
Новые правила заполнения путевок с 01.01.2021
Минтранс приказом от 11.09.2020 № 368 утвердил новые правила заполнения путевых листов. Они вступают в силу с 01.01.2021 года и будут действовать до 01.01.2027 года. В путевку ввели новый обязательный реквизит – «Сведения о перевозке» для указания данных о видах перевозок и типе сообщения в соответствии с требованиями статей 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Типов сообщения предусмотрено четыре:
- по городу (местное);
- пригородное;
- междугородное;
- международное.
Вид перевозки зависит от деятельности владельца или арендатора транспортного средства. Это могут быть регулярные пассажирские перевозки, работа ТС по заказам, грузовые перевозки.
Изменился порядок заполнения обязательных сведений о транспортном средстве. С 01.01.2021 года там необходимо указывать марку транспортного средства. До сих пор в этом писали только тип и модель ТС. Установлено, что организации и ИП вправе добавлять в путевые листы дополнительные реквизиты по своим потребностям.
Оформление путевого листа становится обязательным для всех случаев выезда автомобиля из гаража или с парковки. Из правил удалена оговорка о том, что путевой лист оформляют только при эксплуатации ТС при перевозке пассажиров или грузов.
В 2021 году автовладельцы или арендаторы ТС должны проставлять в путевке обязательную о. В 2021 году это было просто рекомендацией.
Следите за изменениями в работе с помощью КонсультантПлюс. Настройте индивидуальный профиль и получайте уведомления о новостях и поправках сразу, как они появляются. Инструкции в системе обновляются сразу после изменений и всегда актуальны. Попробуйте бесплатно 2 дня!
Получите бесплатный доступ на 2 дня
Специфические особенности
Как и в предыдущие годы, форма путевого листа публикуется Минтрансом в качестве рекомендованной, но не обязательной к применению. Изменения в порядок заполнения путевых листов Минтранс внес приказом от 18.01.17 № 17. Теперь в них должны быть отражены сведения о предрейсовом контроле состояния автомобилей. Этого требуют правила безопасности (пункт 29 приказа Минтранса России от 15.01.2014 № 7).
Данное изменение является ключевым в 2021 году. Понятное дело, что раньше всем компаниям, которые оказывают транспортные услуги, было предписано проверять техническое состояние транспортного средства непосредственно до того, как оно будет отправлено в рейс. Разница между предыдущими и текущими требованиями сводится к тому, что в 2021 году необходимо отражать сведения об исправности легкового или грузового автомобиля в путевом листе два раза.Во многом это объясняется статистикой по количеству ДТП за 2021 год, согласно которой причиной аварий становилась неисправность транспортного средства.
Здесь не лишним будет сказать и о том, что к большому числу ДТП приводит неудовлетворительное физическое состояние самих водителей. По независимым данным, около 16% всех трагедий на дорогах произошли из-за того, что водитель уснул за рулем или находился в состоянии алкогольного опьянения.
(так выглядит лицевая сторона бланка путевого листа, уже непригодная к применению)
Минтранс провел работу над ошибками и со своей стороны предписал компаниям более тщательно следить за состоянием автомобилей и водителей, сделав ход в сторону более тщательного предрейсового осмотра всего, что только можно. Давайте посмотрим на форму документа, которую следует использовать уже сейчас:
Обращаем ваше внимание на правую часть бланка, где сказано о предрейсовом контроле. Если говорить о юридической стороне вопроса, то раньше механик имел право (теоретически) поставить отметку об исправности транспортного средства как до отправки автомобиля в рейс, так и после него. Теперь же бланк подразумевает указание отметок до рейса и после него в обязательном порядке.
Более того, механик не должен оставаться «безликим». Минтранс требует того, чтобы четко и ясно были прописаны инициалы специалиста, который дает разрешение на использование машины. По неофициальной статистике около трети всех «легковушек» и грузовиков в нашей стране отправлялось в дорогу, не имея на то прав ввиду несоответствия должным требованиям безопасности.
Мы поговорили с нашим клиентом по с целью узнать, насколько требовательно руководство их компании относится именно к предрейсовому осмотру ТС:
«Сейчас мы стали следить за машинами более внимательно. Когда в конце октября 2021 года наступили первые заморозки, на дорогах образовался гололед. У нас предусмотрена развозка персонала от метро и до офиса. Наверное, нас спас Бог, когда мы чуть не врезались в светофор. Дело в том, что наш водитель вместе с механиком договорились отложить замену тормозных колодок на более поздний срок.
В итоге, тормоза сработали неправильно и нашу машину «повело» юзом. Было очень много разбирательств на этот счет. Остановились на том, что механику и водителю сделали выговоры. Хорошо, что с того момента больше происшествий у нас не было».
Уверены, что подобные происшествия происходят у нас в стране очень часто. Возможно, нам всем нужно радоваться тому, что за решение данной проблемы взялись на государственном уровне.
Бухгалтеру или логисту теперь не обязательно скачивать бланк, заполнять его в «Ворде», распечатывать и отдавать на подпись должностным лицам. В облачной 1С уже сейчас можно найти требуемую форму документа и без труда заполнить необходимые строки.
Следует отметить, что согласно авторитетным правовым источникам, бланк путевого листа, рекомендованный Минтрансом, обязателен к применению в автотранспортных компаниях. В тех же организациях, в которых не предусмотрен этот вид деятельности, допустимо применение форм на свое усмотрение, но с учетом основных требований:
- Как мы и сказали, должны быть указаны сведения о предрейсовом осмотре;
- Эта форма должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным документами, что следует из ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ;
- Если форма отлична от той, что рекомендовал Минтранс, то ее следует отразить в учетной политике предприятия;
- В ней должны содержаться реквизиты (срок действия путевого листа, информация о водителе или водителях, если автомобилем управляют поочередно несколько людей, сведения о заправляемом горючем, маршруте следования и т.д.);
- Организация имеет права не ставить на документе печать. Теперь это не обязанность, а право юридического лица.
Однако мы не видим острой необходимости в том, чтобы самостоятельно разрабатывать бланк, с учетом того, что более подробная и гарантированно «безопасная» форма уже существует.
Для чего нужен путевой лист
Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.
Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.
Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.
Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.
Роль документа
Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:
- его техническое состояние;
- пройденный километраж;
- часы работы водителя;
- совершенные переезды в течение смены;
- расход горюче-смазочных материалов и пр.
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.
Новая форма путевого листа в 2021 году: особые требования
Изменения в путевых листах в 2021 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2021 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.
Как утвердить свою форму
Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:
- Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
- Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
- Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
- Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
- Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
- Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
- Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
- Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
- Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
- Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.
Итоги
Штраф за отсутствие путевого листа накладывается как на водителя, управляющего транспортным средством, так и на организацию (либо индивидуального предпринимателя), являющуюся собственником транспортного средства. Его размер зависит от статьи, на которую сошлется инспектор ГИБДД при составлении протокола административного правонарушения, и варьируется от 500 до 30 000 руб. Это достаточно ощутимые суммы даже для крупных организаций, не говоря уже об индивидуальных предпринимателях, которые работают на себя. Вот почему всем субъектам бизнеса, использующим в работе транспортные средства, необходимо выдавать своим сотрудникам путевые листы и следить за правильностью их заполнения.
Источники:
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368
- Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Что будет за нарушения
Путевой лист 2021 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).
Наказание за нарушения в оформлении и отсутствие путевого листа
Следует учитывать, что административные штрафы по статьям КоАП РФ, где упоминаются должностные и юридические лица, распространяются на ИП несмотря на коммерческую деятельность в статусе физлица. Самозанятые не упоминаются в нормативах, но несут ответственность, как индивидуальные предприниматели, а не водители-граждане.
Все знают о наказании за отсутствие путевки по ст. 12.3 КоАП — штраф 500 р. или вовсе предупреждение от инспектора ДПС. Но это как повезет. Езда без п/л предполагает не пройденный предрейсовый медосмотр и техконтроль. А это уже совсем другие суммы.
Штрафы
| КоАП РФ ст. 12. 31.1 | |||
| № п/п | Вид нарушения | Должностное лицо | Юридическое лицо и ИП |
| 1 | Отсутствие отметки о предрейсовом медосмотре | 5 000 | 30 000 |
| 2 | Отсутствие отметки о техсостоянии ТС в п/л | 5 000 | 30 000 |
| КоАП РФ ст. 12.32 | |||
| 1 | Отметка медика признана не действительной (например, водитель пьян) | 20 000 | 50 000 |
| 2 | Отметка контролера не соответствует техсостоянию ТС (авто имеет неисправности) | от 5 000 до 8 000 | |
| КоАП РФ ст. 11.32 | |||
| 1 | Отсутствие медосмотра вовсе: в организации их не проводят | от 2 000 до 3 000 | от 30 000 до 50 000 |
| НК РФ ст. 122 п. 1 | |||
| 1 | Отсутствие п/л или заполнение с нарушением Приказа Минтранса № 368 | 20 % доначисления суммы налога на прибыль = (з/п водителя + расход ГСМ + амортизация ТС) х 0,04 | |
Путевые листы: правила заполнения в 2021 году
Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2021 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.
| Вид ТС | Путевой лист, бланк | Отличительные особенности в заполнении | |
| Форма | ОКУД | ||
| Легковые автомобили | № 3 | 0345001 | Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов. |
| Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям | № 4-С | 0345004 | Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую. |
| Грузовые машины с повременной оплатой водителям | № 4-П | 0345005 | Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день. |
| Спецмашины | № 3-спец | 0345002 | Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги. |
| Такси легковое | № 4 | 0345003 | Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу. |
| Автобусы для общественного и иного пользования | № 6 № 6-спец | 0345006 и 0345007 | Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна. |
Сроки хранения и ответственность
Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.
Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.
