Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2021

Второй эксперимент Минтруда по кадровому электронному документообороту уже стартовал. Как быстро будут внесены поправки в законодательство по его результатам, предугадать сложно – это непредсказуемо. Но уже сейчас многие компании хотят перевести хотя бы часть кадровых документов «в цифру». Разбираемся, для каких бумаг это правомерно.

Сегодня явно прослеживаются два подхода к автоматизации кадрового документооборота. Первый – проактивный, когда компании не ждут результатов эксперимента Минтруда и переходят на электронный формат практически полностью. Второй – осторожный подход, когда в электронный вид переводятся только те документы, которые явно разрешены текущим законодательством.

Крупные компании с большой численностью сотрудников и внушительным объёмом кадрового документооборота уже не первый год прорабатывают вопросы перехода на ЭДО. Как правило, к анализу подключается команда из HR-специалистов, методологов, юристов, ИТ-специалистов. Такой подход позволяет посмотреть на вопрос комплексно.

К каким выводам приходят такие компании:

• неоднозначные формулировки трудового законодательства можно трактовать в пользу электронного взаимодействия. Например, «письменная форма» не равно «устная форма», поэтому под первой можно понимать как бумажный, так и электронный документ. Чтобы закрыть требование законодательства ознакамливать сотрудников «под подпись», можно использовать как «живую» подпись, так и электронную.
• практика прохождения проверок от Государственной инспекции труда в таких компаниях показала, что проверяющим важен сам факт наличия документа. И неважно, в какой форме этот документ существует – бумажной или электронной;
• даже если всем работникам раздать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), ежегодные затраты на покупку сертификатов окупятся за счёт снижения издержек, связанных с трудозатратами на оформление, согласование, подписание документов, ознакомление с ними и их пересылку. Если использовать простую подпись (ПЭП) или усиленную неквалифицированную (УНЭП), затраты будут ещё меньше.

Что важно: компании с проактивным подходом думают о выгоде от перехода на кадровый ЭДО не только для компании, но и для своих сотрудников. Они заботятся о том, чтобы у работников всегда был доступ к их документам в электронном виде, и неважно, офисные ли это специалисты или «синие воротнички».

Уже сейчас Трудовой кодекс РФ (ТК) позволяет для дистанционных работников вести кадровые документы полностью в электронном виде при использовании УКЭП. Для «стационарных» сотрудников такого разрешения нет, но ведь их в организациях больше всего. Поэтому далее в статье будут рассмотрены примеры основных документов с точки зрения оформления именно для «стационарных» работников. Можно условно выделить 3 группы кадровых процессов и документов:

• документы, в отношении которых законодательство требует письменную форму, под которой при осторожном подходе понимается именно бумажный оригинал;
• в рамках одного кадрового процесса часть документов должна быть только на бумаге, часть разрешается вести в электронном виде;
• HR-процессы, которые никак явно не регулируются ТК и их уже можно полностью переводить в электронную форму.

Понятие кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Итоги

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.

Источники:

• Трудовой кодекс РФ
• постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
• приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Задачи кадрового документооборота

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

— документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

— построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

— создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

— разрешить трудовые споры.

Другие

Рекомендуем:

• База пошаговых процедур в справочной онлайн базе ИКС (база для подписчиков журнала «Кадровик-практик») >>
• База 140 пошаговых процедур электронной библиотеки «Пакет Кадровика» >>

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные сми без письменного разрешения нашей редакции не разрешается. Получить разрешение >>

Кадровая политика и кадровый документооборот организации

Существование любой организации невозможно без ведения документооборота. Уже на этапе планирования какой-либо организации, человек сталкивается с составлением и оформлением первичных документов, таких как бизнес-план, свидетельства о государственной регистрации, документы, оформляемые в налоговых органах и т.д.

Далее, наряду с ведением текущей документации фирмы или организации, согласно действующему законодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающий организацию работы по управлению персоналом. Для эффективной организации данной работы, необходимо четкое осознание кадровой политики, проводимой в организации.

Кадровая политика – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления ее персоналом.

Исходя из определения, можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики является создание системы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административных методах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника и организации, достижение высокой производительности труда, повышения эффективности производства.

Главной задачей кадровой политики служит обеспечение условий реализации действующего законодательства в области трудовых взаимоотношений.

Какую ЭЦП выбрать для сотрудника

Для организации кадрового ЭДО нужно, чтобы у сотрудников была ЭЦП. Она может быть трех типов:

• простая (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная (НЭП);
• усиленная квалифицированная (КЭП).

В зависимости от того, какой документ подписывается, необходимо использовать тот или иной тип электронной подписи. К примеру, для ведения графика отпусков в формате Excel достаточно применять простую ЭЦП, а для ознакомления с локальной документацией компании нужно использовать неквалифицированную подпись. Если же нужно принять на работу сотрудника на удаленке, придется оформить и использовать только усиленную квалифицированную ЭЦП.

Электронные подписи можно использовать для таких документов:

• приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени — все типы электронной подписи (ПЭП, НЭП, КЭП);
• должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, правила внутреннего трудового распорядке — НЭП и КЭП;
• трудовые договоры, приказы об увольнении — только КЭП.

Простую и неквалифицированную ЭЦП выпускают только один раз — при трудоустройстве. Работодатель может сделать это самостоятельно в своей информационной системе. Важно — для НЭП требуется дополнительно приобрести специальную программу.

Оформление квалифицированной ЭЦП производится ежегодно через обращение в удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

Типы кадровой политики

Типы кадровой политики:

а) по уровню осознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий:

1) Пассивная, когда руководство предприятия не имеет четкого представления действий в отношении управления персоналом и вся кадровая работы сводится к устранению негативных последствий. Данная политика характеризуется отсутствием прогноза кадровых потребностей, средств оценки труда и персонала, и как следствие, руководство в данном случае зачастую вынуждено действовать в режиме экстренного реагирования на какие-либо конфликтные ситуации, без анализирования причин и возможных последствий этих ситуаций.

2) Реактивная. В данном случае руководство осуществляет контроль над симптомами негативного состояния в кадровой работе, причинами и ситуацией развития кризиса и принимает своевременные меры по локализации кризиса, нацелено на осознание причин, которые привели к кризису в кадровой работе.

3) Превентивная, т.е. данная политика направлена на предупреждение возникновения каких-либо трудностей в работе с персоналом и используется, когда руководство предприятия имеет оправданные прогнозы развития ситуации. В программах развития предприятия содержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах, сформулированы задачи по развитию персонала.

4) Активная. О существовании данной кадровой политики можно говорить, когда руководство предприятия имеет не только прогноз развития ситуации, но и средства влияния на данную ситуацию, а кадровая служба способна разрабатывать антикризисные кадровые программы, проводить регулярный мониторинг ситуации и корректировку исполнения программы.

б) по степени открытости организации к внешней среде при формировании кадрового состава:

1) Открытая кадровая политика характерна тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом структурном уровне. Такая политика может быть использована новыми организациями, ведущими агрессивную политику завоевания рынка, ориентированными на быстрый рост и выход на передовые позиции в своей отрасли.

2) Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентирована на включение в свой состав новых сотрудников только с низшего должностного уровня, а вакантные должности высшего уровня занимаются сотрудниками, уже некоторое время работающими в организации. Данная политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, а также работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов.

Читайте также: Кадровая стратегия и кадровая политика предприятий

Основным элементом кадровой политики является кадровое делопроизводство – отрасль деятельности, регламентирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала и является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые ресурсы, но и решить множество других задач, чем самым обезопасить себя от негативных последствий при решении трудовых споров в суде, где кадровая документация призвана выступать в качестве письменного доказательства. Таким образом, кадровое делопроизводство – это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную, стабильную систему управления персоналом.

[flat_ab id=»5"]

Увольнения

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

• прием;

• сортировка;

• рассмотрение руководством;

• направление исполнителям.

Входящие документы

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: нужно ли уничтожать конверты или их следует подшивать в дело вместе с письмами?

Конверты сохранять и подшивать в дело вместе с письмами не нужно за исключением случаев, когда:

• на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии отправителя;

• необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии подтвердить по нему дату получения документа;

• на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит личный характер;

• полученная корреспонденция требует доплаты.

Об этом сказано в пункте 3.1.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Виды документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

• организационные;

• распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

• информационно-справочные.

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Проверки работодателей

• С 2021 года в порядок проведения проверок внесены корректировки (Приказ Роструда от 22.04.2020 № 103).

Приказ № 103 внес поправки в текст Административного регламента, утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 № 160, который содержит порядок проведения надзорных мероприятий за соблюдением работодателями трудового законодательства.
Теперь при проверках инспекторы вправе истребовать у работодателя больше документов. Это связано в том числе с формированием сведений о трудовой деятельности сотрудников.

Внесены и другие поправки: определено, что Роструд больше не будет размещать на сайте территориального органа ежегодный план проверок, введены нормы о принудительном исполнении предписаний, скорректировано содержание предписаний об устранении выявленных нарушений.

• Кого проверят в 2021 году (Постановление Правительства от 03.04.2020 № 438).

Указанным постановлением утверждены новые планы проверок ГИТ. Для малого и среднего бизнеса, включенного в реестр МСП, предусмотрен мораторий на проверки (кроме плановых проверок ГИТ компаний с выручкой более 2 млрд руб. в год, а также с численностью свыше 250 чел.).

В план проверок на 2021 год войдут только компании со значительными, высокими и чрезвычайно высокими рисками. Кстати, Роструд до конца лета 2021 года планирует пересмотреть категории риска и список проверяемых компаний. Возможно, что некоторых работодателей начнут проверять дистанционно.

Подсказки для работодателя

Подстрахуйтесь от придирок контролеров, используя свежую судебную практику и разъяснения чиновников:

• Может ли работник подать заявление об увольнении по электронной почте (Письмо Роструда от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773).
• Можно ли уволить не прошедшего испытание работника, если условие об испытании в договоре зафиксировать забыли (Определение Мосгоросуда от 20.02.2020 по делу № 33-8165/2020).
• Можно ли сократить работника в выходной день (Определение Свердловского облсуда от 07.11.2019 по делу № 33-18662/2019).

Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него

Чтобы стать участником, работодатель должен написать заявление и направить его в Минтруд до 1 декабря 2021 года. Рекомендованная форма приведена в приложении № 1 к Положению. В заявлении следует указать:

1. ИНН.
2. Основной вид деятельности.
3. Штатную численность работников.
4. Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
5. Наличие профсоюзной организации.
6. Место проведения эксперимента.

ВНИМАНИЕ

Закон № 122-ФЗ не уточняет, какие именно работодатели — организации или ИП — могут присоединиться к эксперименту. Но в форме заявления об участии предусмотрено поле для наименования работодателя — организации, а поле для ФИО работодателя — предпринимателя отсутствует. В пункте 5 Положения говорится, что в заявлении необходимо указать «ИНН организации» (тогда как ИНН предпринимателя не упоминается). Отсюда можно сделать вывод: по версии Минтруда переходить на электронные кадровые документы пока могут только юрлица.

Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.

Информационно-справочные документы

Документооборот информационно-справочных документов складывается из трех частей (документопотоков).

Во-первых, входящая документация:

• указания вышестоящих организаций;

• отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;

• письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;

• заявки, жалобы, предложения граждан.

Во-вторых, исходящая документация:

• ответы на входящие запросы;

• инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

В-третьих, внутренняя документация:

• внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);

• другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Ситуация: обязан ли работодатель знакомить сотрудника с докладными записками на него?

Нет, не обязан.

Работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).

Докладные записки нормативными актами не являются, они лишь фиксируют факты исполнения или ненадлежащего исполнения сотрудником его должностных обязанностей. Поэтому с докладными записками, которые поступают на сотрудника, самого сотрудника знакомить не требуется. Правомерность такой позиции подтверждают и суды (см., например, апелляционное определение Архангельского областного суда от 7 октября 2013 г. № 33-5808/2013).