Смена юридического адреса. Пошаговая инструкция 2021 года

Внимание! С 25 ноября 2021 года заявление о внесении изменений в ООО надо подавать по единой форме Р13014. В новой статье мы расcказали о заполнении формы Р13014 при изменении адреса.

Гражданский кодекс РФ не дает точного понятия юридического адреса, но определяет, что регистрация организации осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа. Этим исполнительным органом является руководитель ООО, поэтому юридическим адресом признается тот адрес, где находится директор: офис или его домашний адрес (в случае, если общество зарегистрировано по прописке директора).

Закон от 05.05.2014 N 99-ФЗ разделил понятия «место нахождения юридического лица» и «адрес юридического лица»:

место нахождения – это наименование населенного пункта;
адрес юридического лица – это полный адрес ООО, указанный в ЕГРЮЛ.

В едином государственном реестре юридических лиц должен быть указан адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица (п. 3 ст. 54 ГК РФ).

Знать о разнице между этими понятиями необходимо, т.к. смена адреса ООО в пределах одного населенного пункта и смена места нахождения оформляется по-разному.

Бесплатная консультация по регистрации бизнеса

Как заполнять форму при смене юридического адреса? В уставе можно указать только населенный пункт (например, г. Казань), поэтому если вы переезжаете в пределах одного населенного пункта, то изменения в устав не вносят. В этом случае форма Р13014 заполняется с признаком 2 — изменение сведений в ЕГРЮЛ. Если же происходит смена места нахождения юридического лица, т.е. наименования населенного пункта (из Казани организация переехала в Нижний Новгород), то в форме проставляется признак 1 — внесение изменений в учредительный документ.

Как сменить юридический адрес? Читайте нашу пошаговую инструкцию по смене адреса юридического лица 2021.

Общее правило

Согласно п. 1 ст. Налогового кодекса, организации подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения организации и месту нахождения ее обособленных подразделений. Из этого со всей очевидностью следует, что изменение места нахождения организации влечет также и снятие с налогового учета по прежнему месту нахождения и постановку на налоговый учет по новому.
Данная операция проводится налоговыми органами самостоятельно, в порядке, предусмотренном п. 4 ст. НК РФ. Так, налоговый орган по старому адресу в течение 5 рабочих дней со дня внесения соответствующих записей в ЕГРЮЛ должен снять компанию с учета и переслать документы в новую инспекцию. Налоговый орган по новому адресу, получив эти документы, должен поставить организацию на налоговый учет. При этом свидетельство о постановке на учет, выданное организации налоговым органом по прежнему месту нахождения, признается недействительным и не представляется в налоговый орган по новому месту нахождения. Датой постановки организации на учет по новому месту нахождения является дата внесения в ЕГРЮЛ записи об изменении места нахождения юридического лица (п. 3.6.3 Приложения № 1 к приказу МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178).

Определяющим фактором при переезде является дата отражения в ЕГРЮЛ нового адреса: до этой даты компания продолжает числиться на налоговом учете по старому адресу, а со дня внесения изменения в ЕГРЮЛ — уже по новому. (Это правило применяется, несмотря на то, что на фактическую пересылку дела НК РФ отводит 5 дней и нового свидетельства у налогоплательщика еще может не быть).

Так что ответ на вопрос о порядке уплаты налогов и представления отчетности, по общему правилу, зависит от того, будет ли внесена на дату соответственно уплаты или представления запись в ЕГРЮЛ об изменении места нахождения юридического лица. Контролировать внесение записи необходимо по соответствующей выписке из реестра. Благо, что заказать ее теперь не составляет труда, не выходя из офиса.

Заказать «свежую» выписку из ЕГРЮЛ

Определившись с общим правилом, давайте подробнее остановимся на каждом налоге в отдельности, поскольку правил без исключений не бывает.

Кого нужно уведомить о смене юридического адреса?

Есть несколько организаций, которые должны знать об изменении адреса юридического лица:

Пенсионный фонд и Фонд социального страхования. Их уведомит налоговая служба, поэтому вам никуда ничего подавать не нужно. После получения информации о смене юридического адреса ПФ и ФСС сами отправят документы в территориальные отделения фондов по будущему месту регистрации, и компанию поставят на учет.
Статистика. Сообщать не нужно, но если перебрались в другой регион, скорее всего, изменятся коды статистики. Их можно будет распечатать с сайта Росстата.
Банк. Уведомить его о смене юридического адреса – прямая обязанность юрлица. Руководитель пишет письмо в банк и просит внести изменения в банковскую карточку компании. В качестве обоснования прилагает лист записи из ЕГРЮЛ с новыми реквизитами.
Контрагенты. Им будет достаточно направить заказное письмо и проинформировать о произошедших изменениях.

Чтобы не запутаться в процедурах смены юридического адреса, рекомендуем воспользоваться услугой юридического сопровождения. Так вы не только сэкономите время, но и гарантированно избежите ошибок в регистрационных документах, упредив тем самым возможные конфликты с налоговиками.

Налог на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 288 НК РФ налогоплательщики — российские организации, имеющие обособленные подразделения, производят исчисление и уплату в федеральный бюджет сумм авансовых платежей по месту своего нахождения без распределения указанных сумм по обособленным подразделениям. Уплата авансовых платежей, подлежащих зачислению в доходную часть бюджетов субъектов РФ, производится налогоплательщиками — российскими организациями по месту нахождения организации, а также по месту нахождения каждого из ее обособленных подразделений.

Как видим, НК РФ связывает перечисление авансовых платежей с местом нахождения организации на момент их уплаты. А значит, сумма авансового платежа перечисляется организацией в бюджет по месту своего прежнего нахождения, если платеж производится до момента внесения в ЕГРЮЛ записи о смене места нахождения. После появления такой записи налог нужно платить уже в бюджет по новому адресу. Это правило действует при перечислении любых авансовых платежей (как квартальных, так и ежемесячных, в т. ч. рассчитываемых по фактической прибыли), а также при уплате налога по итогам года.

Несколько сложнее с отчетностью по налогу на прибыль, поскольку она всегда сдается за прошедший период (п. 1 ст. 289 НК РФ). Но при этом в НК РФ говорится, что такую декларацию надо представить в налоговые органы по месту нахождения организации и месту нахождения каждого ее обособленного подразделения. А в порядке заполнения декларации по налогу на прибыль (утв. приказом ФНС России от 19.10.16 № ММВ-7-3/[email protected]) эти положения конкретизируются. В частности, в п. 3.2 Порядка говорится, что в декларации указывается КПП, который присвоен организации тем налоговым органом, в который представляется декларация. При этом КПП организации по месту ее нахождения указывается согласно документу, подтверждающему постановку на учет организации в налоговом органе.

Значит, и при сдаче отчетности будет применяться приведенное выше общее правило. Если отчетность сдается до момента внесения записи в ЕГРЮЛ об изменении места нахождения юридического лица, то ее надо отправить в «старую» инспекцию (ведь именно этот КПП указан в действующем свидетельстве о постановке на учет). А если отчетность приходится сдавать уже после переезда (то есть когда старое свидетельство уже утратило силу), то ее надо подать в «новую» ИФНС, даже если относится эта декларация к периодам, предшествующим переезду.

Например, если организация сменила адрес в феврале 2021 года (дата внесения записи в ЕГРЮЛ — 20 февраля), то годовую налоговую декларацию за 2021 год она должна подать в старую инспекцию, если делает это до 19 февраля включительно. А с 20 февраля такая декларация должна представляться уже в налоговый орган по новому адресу, с указанием соответствующих КПП и ОКТМО (п. 4.1.2 Порядка заполнения декларации по налогу на прибыль).

Неверное заполнение кода ОКТМО не является основанием для отказа в приеме налоговой декларации (п. 28 Административного регламента Федеральной налоговой службы, утв. приказом Минфина России от 02.07.12 № 99н, письмо ФНС России от 25.02.2014 № БС-4-11/3254). Также неверное указание КПП и (или) ОКТМО при уплате налога не влечет начисления пеней или штрафов (см. «Что делать, если в платежке на уплату налогов допущена ошибка»).

Какие документы нужно подготовить

Прежде чем начать процедуру изменения адреса ООО, убедитесь в наличии необходимого пакета нужной документации.

Для подготовки к подаче заявления на изменение юридического адреса:

удостоверение личности генерального директора;
ИНН гендира;
документ, удостоверяющий право владения (или договор аренды) на получаемый адрес (копия).

Для регистрации измененного адреса в отделении ИНФС:

подготовленное заявление, заверенное у нотариуса, по форме Р13001 (для уставных изменений) или Р1400 (для смены данных только в ЕГРЮЛ);
протокол общего собрания об изменении местонахождения формы (не обязательно, если изменения в устав вноситься не будут);
устав организации или лист принятых к нему изменений – 2 экземпляра (не нужно, если данные будут меняться только в ЕГРЮЛ);
квитанцию об оплате государственной пошлины (в 2021 г. это 800 руб.);
бумаги, удостоверяющие права на декларируемое помещение (копии).

Для нотариуса при заверении заявления:

все документы, перечисленные выше;
свежая (не старше месячной давности) выписка из Единого госреестра юрлиц;
уставные документы организации;
ИНН организации;
свидетельство ОГРН;
документ о назначении руководителя фирмы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Нотариусу достаточно будет увидеть оригиналы этих документов, оставлять ему копии не понадобится. Уточните точный перечень документов у конкретного нотариуса перед обращением к нему.

УСН

Уплата налога при УСН и авансовых платежей по нему, согласно п. 6 ст. 346.21 НК РФ, производится по месту нахождения организации. По месту нахождения представляется и налоговая декларация (п. 1 ст. 346.23 НК РФ).

Бесплатно заполнить и сдать новую декларацию по УСН через интернет

Эти формулировки означают, что «алгоритм ЕГРЮЛ» без каких-либо оговорок применяется при смене адреса компаниями, находящимися на УСН: пока в реестре числится старый адрес, налог и (или) декларация платится и сдается в «старую» налоговую (с указанием соответствующего КПП и ОКТМО). А с даты внесения изменений в реестр деньги и отчетность должны направляться в инспекцию по новому месту нахождения компании с указанием новых КПП и ОКТМО. Подтверждение вновь находим в порядке заполнения декларации по УСН (утв. приказом ФНС России от 26.02.2016 № ММВ-7-3/[email protected]). В п. 3.2 Порядка, также как и в случае с налогом на прибыль, говорится, что надо указать КПП именно того налогового органа, в который сдается декларация. А взять этот КПП нужно из свидетельства о постановке на учет.

Возможные проблемы и как их избежать

При изменении юридического адреса представители ООО могут столкнуться с определенными сложностями. Чтобы не возникло проблем в контролирующих органах, тщательно проверяйте все предоставляемые сведения, особенно о новом юридическом адресе. Если ИНФС по каким-либо причинам будет сомневаться в достоверности смены нахождения и/или регистрации ООО, вероятнее всего, процедура смены будет приостановлена. Это делается с целью проверки предоставленных данных. Проверка не затянет соков – закон отводит на нее максимум 30 дней. Если нарушений не выявится, налоговая выдаст документ – решение о перемене адреса. При несоответствии данных ООО получит отказ.

НДС

Согласно п. 2 ст. 174 НК РФ, сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по операциям реализации (передачи, выполнения, оказания для собственных нужд) товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации, уплачивается по месту учета налогоплательщика в налоговых органах. То есть и в этом случае действует выведенное нами общее правило. Если НДС перечисляется в бюджет до даты внесения в ЕГРЮЛ записи о смене места нахождения, налог уплачивается организацией по реквизитам «старой» инспекции. Если же налог платится после внесения в реестр указанной записи, то его следует перечислять по реквизитам «новой» ИФНС.

Подтверждение этому правилу снова находим в порядке заполнения декларации по НДС (утв. приказом ФНС России от 29.10.14 № ММВ-7-3/[email protected]). Пункт 18 Порядка говорит, что КПП для отражения в декларации нужно брать из свидетельства о постановке на учет. А п. 34.1, что в декларации указывается ОКТМО той территории, где уплачивается налог (т. е. по месту нахождения организации — ст. 174 НК РФ).

Транспортный налог

Согласно п. 1 ст. 363 НК РФ уплата транспортного налога и авансовых платежей по нему производится налогоплательщиками в бюджет по месту нахождения транспортных средств. В силу пп. 2 п. 5 ст. НК РФ местом нахождения транспортных средств (кроме водных и воздушных) признается место нахождения организации или ее обособленного подразделения, по которым в соответствии с законодательством РФ зарегистрировано транспортное средство. Регистрация транспортных средств за юридическими лицами производится по месту нахождения юридических лиц, определяемому местом их государственной регистрации, либо по местонахождению их обособленных подразделений Это предусмотрено пунктом 28 «Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД РФ» (утв. приказом МВД России от 26.06.18 № 399).

Получается, тут вроде бы тоже должен действовать общий порядок уплаты налога при переезде. Однако в отношении транспортного налога есть свои тонкости.

Дело в том, что согласно п. 1 ст. НК РФ, организация подлежит постановке на налоговый учет по месту нахождения принадлежащих ей транспортных средств. Причем, такая регистрация проводится не по заявлению организации, а в автоматическом режиме, на основании данных ГИБДД п. 5 ст. НК РФ(). Значит, при изменении места нахождения фирма продолжает находиться на учете в «старом» налоговом органе в качестве владельца транспортного средства до момента поступления от регистрирующего органа данных о снятии с регистрационного учета транспортных средств в связи с изменением места нахождения налогоплательщика. Получается, что какое-то время организация должна уплачивать налог и отчитываться одновременно перед двумя налоговыми: перед «новой» в силу прямого указания в статье 363 НК РФ, и перед «старой», т.к. до поступления данных из ГАИ состоит в ней на учете по месту нахождения транспортных средств.

Что касается отчетности, то выход из этой коллизии находим в п. 5.1 Порядка заполнения декларации по транспортному налогу (утв. приказом ФНС России от 05.12.2016 № ММВ-7-21/[email protected]). Там сказано, что в случае изменения места нахождения организации и снятия с учета в течение налогового периода транспортного средства на территории, подведомственной инспекции по предыдущему месту нахождения организации, декларация представляется в инспекцию по новому месту нахождения организации и регистрации транспортного средства. При этом раздел 2 декларации представляется по каждому ОКТМО, на территории которых на налогоплательщика зарегистрированы (были зарегистрированы) в налоговом периоде транспортные средства с учетом коэффициента, определяемого по коду строки 160 декларации.

Бесплатно заполнить и сдать через интернет декларацию по транспортному налогу за 2021 год

Что же касается уплаты налога, то мы считаем, здесь нужно руководствоваться положениями ст. 363 НК РФ. То есть и с момента смены адреса в ЕГРЮЛ уплачивать налог (в т. ч. и за период до переезда) по новому месту нахождения. Ведь смена места нахождения организации в силу п. 5 ст. НК РФ влечет автоматическую смену места нахождения транспортных средств для целей налогообложения. И никакой зависимости от действий ГАИ и постановкой налогоплательщика на учет по месту нахождения транспорта в данном случае НК РФ не устанавливает.

Зачем менять эти регистрационные данные

Юридический адрес – это место, где находится организация, отраженное в ее уставе и закрепленное в государственном реестре юрлиц. Адрес, по которому зарегистрировано юридическое лицо, не только определяет его территориальное расположение, но и свидетельствует об отношении к тому или иному контролирующему налоговому органу.

Изменится ли регистрационный номер в ПФР при смене организацией места нахождения?

Если ООО или юридическому лицу другой организационно-правовой формы хозяйствования потребовалось сменить юридический адрес, это может быть вызвано одной из следующих причин:

перенесение центра деятельности в другой регион;
более удобное расположение для сдачи отчетности;
возможность эффективного сотрудничества с другим отделением ИНФС;
срок действия договора о предоставлении юридического адреса истек и не подлежит продлению.

ВАЖНО! Если адрес меняется, это не обязательно означает автоматическую смену налоговой, иногда перемещение местонахождения фирмы остается в рамках действия прежнего подразделения ИНФС.

Налог на имущество

Согласно п. 3 ст. 383 НК РФ, в отношении имущества, находящегося на балансе российской организации, налог и авансовые платежи по налогу подлежат уплате в бюджет по местонахождению указанной организации. При этом по объектам недвижимого имущества, в отношении которых налоговая база определяется как кадастровая стоимость, налог и авансовые платежи по налогу подлежат уплате в бюджет по месту нахождения объекта недвижимого имущества (п. 6 ст. 383 НК РФ)

В силу ст. 384 НК РФ, организация, в состав которой входят обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс, уплачивает налог (авансовые платежи по налогу) в бюджет по местонахождению каждого из обособленных подразделений. А ст. 385 НК РФ требует, чтобы организация, учитывающая на балансе объекты недвижимого имущества, находящиеся вне местонахождения организации или ее обособленного подразделения, имеющего отдельный баланс, уплачивала налог (авансовые платежи по налогу) в бюджет по местонахождению каждого из указанных объектов недвижимого имущества.

Мы видим, что налог на имущество имеет разные правила уплаты в зависимости от типа объекта налогообложения. Поэтому тут бухгалтеру нужно быть вдвойне внимательным. Но в общем случае налог на имущество тоже подчиняется общему правилу, которое мы вывели выше. Согласно п. 4.2 порядка заполнения налоговой декларации по налогу на имущество (утв. приказом ФНС России от 31.03.17 № ММВ-7-21/[email protected] ), в разделе 1 декларации по строке 010 указывается код по ОКТМО, по которому подлежит уплате сумма налога. Значит, после внесения записи в ЕГРЮЛ в этой строке указываем ОКТМО нового адреса.

Исключение составляют суммы налога (авансовых платежей), уплачиваемого в отношении объектов недвижимости, по которым налоговая база определяется как кадастровая стоимость, а также которые располагаются вне места нахождения организации или ее обособленных подразделений, имеющих отдельный баланс. По данным объекта недвижимости налог на имущество всегда уплачивается в бюджет по месту их нахождения. Туда же представляется и налоговая декларация (п. 1 ст. 386 НК РФ).

Как платить НДФЛ

В соответствии с п. 7 ст. 226 НК РФ? сума налога, удержанная налоговым агентом, уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе. При этом налоговые агенты — российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Из сказанного следует, что порядок перечисления НДФЛ «завязан» на место нахождения организации. Поэтому в данном случае наш «алгоритм ЕГРЮЛ» будет в полной мере применяться и в отношении удержанных сумм НДФЛ: если срок, установленный п. 6 ст. 226 НК РФ наступает в период, когда по данным ЕГРЮЛ организация еще не переехала, то суммы надо отправить в бюджет по старому ОКТМО. А если на дату наступления срока перечисления налога в ЕГРЮЛ числится уже новый адрес, то следует указать соответствующий ему ОКТМО. При этом суммы, уплаченные до переезда, не пропадут, т. к. после снятия инспекция передаст в «новую» карточку расчетов с бюджетом налогового агента по соответствующему ОКТМО (письмо ФНС России от 27.12.16 № БС-4-11/[email protected]).