Тонкости сдачи 6-НДФЛ при смене юридического адреса (2020-2021)

По форме 6-НДФЛ работодатели – налоговые агенты отчитываются по начисленным доходам в пользу физлиц и подоходному налогу с этих выплат. Сведения подаются в ФНС на ежеквартальной основе. Бланк имеет унифицированный шаблон, который утвержден налоговиками приказом № ММВ-7-11/[email protected] от 14.10.2015 г. Структура формы предусматривает, в том числе, отражение данных о кодах КПП и ОКТМО, которые изменяются при смене адреса субъектом хозяйствования. Расскажем, как должна отчитаться по 6-НДФЛ фирма, у которой в налоговом периоде изменился адрес.

Общее правило

Ежеквартальная отчетность 6-НДФЛ составляется по форме, утвержденной приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, всеми налоговыми агентами по налогу на доходы физических лиц (п. 2 ст. 230 НК РФ). Налоговые агенты – это организации и индивидуальные предприниматели, которые нанимают на работу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам.

Сдавать расчеты нужно в ИФНС по месту налогового учета организации или ИП (п. 2 ст. 230 НК РФ). То есть организации сдают форму 6-НДФЛ по местонахождению, а предприниматели – по местожительству (ст. 11, п. 1 ст. 83 НК РФ). Если у организации есть обособленные подразделения, то расчеты предоставляются по местонахождению каждого из них. Таково общее правило, а куда сдавать 6 НДФЛ при смене юридического адреса?

К сведению

Сдавать форму 6-НДФЛ должны только те, кто начисляет и выплачивает доходы физлицам. Если в отчетном периоде таких действий организация не производила, то и предоставлять расчет в налоговую инспекцию не нужно. Если все же , то налоговая инспекция должна его принять (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

Как правильно заплатить НДФЛ

Предположим, запись об изменениях в ЕГРЮЛ сделана 20 мая. С этой даты перечисляйте НДФЛ и сдавайте отчёты в новую налоговую. Хронология будет такой:

Чтобы в Эльбе формировались правильные платёжки, измените реквизиты на актуальные.

Сменился адрес

Итак, куда сдавать 6-НДФЛ при смене адреса? В инспекцию по новому месту учета (п. 2 ст. 230 НК РФ). Так должны поступать и организации, и индивидуальные предприниматели. Порядок заполнения ОКТМО зависит от периода, за который сдается отчетность.

Что касается КПП, то после смены адреса в расчете указывается исключительно новый код (письмо ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114). Теперь вы знаете, куда сдавать 6-НДФЛ при смене юридического адреса организацией и индивидуальным предпринимателем.

Читать также

12.09.2016

Проверьте ОКТМО — код по классификатору территорий муниципальных образований

Начисления и уплаты должны быть на одном ОКТМО. Начисления — то, что вы показали в отчёте 6-НДФЛ и должны заплатить, а уплаты — то, что вы фактически заплатили. Важно, чтобы ОКТМО в отчёте и платёжках совпадали.

Налоговая записывает начисления и уплаты в специальную карточку по расчётам с бюджетом. Новый ОКТМО означает, что вам открыли ещё одну карточку. Если продолжите платить и отчитываться, как раньше, по одной образуется переплата, а по другой — недоимка.

ОКТМО может поменяться, даже если переехали на соседнюю улицу.

заполнение 2НДФЛ и 6НДФЛ при смене юр. адреса и КПП

Добрый день, подскажите как реализовать в программе мою ситуацию. Мы сменили юр.адрес и перешли с одной налоговой в другую, зарегистрировали в новой ИФНС 23 мая. Согласно письму МИНФИНА в новую ИФНС мы должны будем предоставить 2 декларации, но с разными ОКТМО. в 1С я добавила реквизиты в Организации – КПП – история – добавила новое КПП, ИФНС, ОКТМО, реквизиты, поставила число 23.05.17. Попробовала сформировать 6НДФЛ, нажала заполнить – он у меня пуст. я полагаю, потому что за май еще не начислена з/п. Но как мне сформировать отчетности по старому ОКТМО и разделит ли мне программа сама эти отчетности на до и после, ведь у меня переход произошел внутри квартала и не с 1 числа нового месяца? Помогите разобраться!

Смена юридического адреса в пределах одного места нахождения организации

Что подразумевает под собой это понятие:

• Компания меняет свой юридический адрес в пределах города (например с ул. Маросейка на ул. Ленина).
• Компания меняет номер дома с 4-ого на 5-ый в пределах одной улицы.
• Даже когда компании требуется изменить номер офиса с 1-го на 2-ой — это так же считается сменой адреса.

Во всех вышеперечисленных случаях процедура смены адреса организацией по прежнему проходит в один этап, а документы подаются в регистрирующий орган по текущему месту нахождению компании. Срок регистрации государственных изменений составит 5 рабочих дней

(не учитывая день подачи и получения документов).

Изменение местонахождения организации

Что подразумевает под собой это понятие:

• Компании требуется переехать из г. Москвы в г. Владимир.
• Компании требуется переехать из г. Москва в Московскую область.
• Компании требуется переехать из г. Сургут в г. Самара.

Говоря проще изменение место нахождение организации — это «переезд» компании из одного муниципального образования в другое.

В таком случае смена места нахождения происходит в два этапа.

• На первом этапе
  документы предоставляются в регистрирующий орган по текущему месту нахождения. Срок регистрации изменений составит 5 рабочих дней, НО далее отсчитывается еще 21 календарный день, прежде чем компания сможет перейти ко второму этапу смены места нахождения.
• На втором этапе
  документы предоставляются в регистрирующий орган по будущему месту нахождения. Срок регистрации составит так же 5 рабочих дней.

Общие моменты для смены адреса и места нахождения организации

В обоих вышеописанных случаях ужесточились требования к юридическому адресу организации

. С 2021 года является
обязательным предоставление в регистрирующий орган документов на юридический адрес
:

• Гарантийное письмо на юридический адрес
• Свидетельства на право собственности
• Договор аренды (или субаренды) с согласием Арендодателя на предоставление помещения в аренду.

Так же в случае отказа по вине адреса, особенно при смене компанией места нахождения, вы теряете не только государственную пошлину, но и почти два месяца своего времени

. Кроме того возрастает риск на открытие компании выездной или камеральной налоговой проверки со стороны территориальной налоговой инспекции.

Штрафы за нарушение сроков представления формы 6

Штрафные санкции могут быть предъявлены в случае, если декларация в срок не поступила в фискальные органы. В данном случае роли не играет, что сведения представлены в разные налоговые инстанции. Для компании это обойдется в 1000 руб. за каждый месяц просрочки. Эта норма установлена в НК ст. 126 п. 1.2. Кроме того, за данное нарушение может быть наложено взыскание на должностное лицо, которое отвечает за своевременность подачи декларации в размере 300-500 руб. согласно КоАП ст. 15.6 ч. 1.

Если в инспекцию не поступили письма в произвольной форме о причинах непредставления расчета, налоговики могут принудительно заблокировать расчетные счета по истечению 10 рабочих дней после окончания срока сдачи.

Если после подачи расчета на бумажном носителе инспекторы расценивают как неправомерную сдачу отчета, это будет стоить для организации согласно НК ст. 119.1 200 руб.

Если организация подала нулевой отчет в налоговую инспекцию, там обязаны принять. Рекомендуется уведомлять органы налоговой службы об отсутствии данных за календарный год. Это поможет избежать ошибочной блокировки счета.

Однако если доходы начислены за период, хотя бы в одном месяце, отчет представляется ежеквартально.

Если изменение юридического адреса не связано со сменой инспекции

В феврале организация поменяла юридический адрес, инспекция при этом осталась та же. Иными словами, организация переехала в пределах одного района. Изменился только код ОКТМО.

До постановки на налоговый учет после переезда все платежи в казну были выполнены по – предыдущему ОКТМО. Перед изменением адреса произведена сверка с бюджетом.

В марте компания перечисляла подоходный налог на новый ОТКМО.

Как для данной ситуации представлять отчет за 1 квартал? Возникают вопросы по заполнению 1 раздела.

Ответ

Заполнение 2 раздела следует выполнять на двух отчетах, отдельно по старому коду до даты переезда, и отдельно для платежей, произведенных после переезда с указанием нового ОКТМО.

Заполнение 1 раздела также необходимо разделить на 2 отчета. В одном – показать сведения в полях 020, 040 и 070 нарастающим итогом сначала отчетного года. Во втором отчете нужно отчитываться о доходах нарастающим итогом с даты переезда и до конца года.

Налоговый инспектор самостоятельно сложит данные из двух форм. В случае возникновения вопросов, можно будет пояснить, что после переезда было представлено два расчета отдельно для каждого периода согласно нормам действующего законодательства.

Каковы особенности заполнения 6-НДФЛ при переходе в другую налоговую

В силу действующего законодательства субъектам хозяйствования вменено в обязанность каждый квартал направлять в налоговые органы расчеты по форме 6-НДФЛ.
Также компаниям — налоговым агентам необходимо передавать данные в ИФНС по форме 6-НДФЛ при смене адреса функционирования предприятия. В установленных бланках данной отчетности предписано отражать реквизиты КПП и ОКТМО. Если субъект хозяйствования переехал и сменил адрес местонахождения, у него автоматически изменяются действовавшие до переезда реквизиты. Кроме того, в случаях, когда предприятие осуществляет деятельность в нескольких самостоятельных филиалах, расположенных в разных регионах, при формировании отчета 6-НДФЛ важно не забыть отразить ОКТМО раздельно по каждому зарегистрированному адресу действующих филиалов. Указанное требование регламентировано приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753, который вступает в силу начиная с отчетности за 1-й квартал 2021 года. В прежнем приказе от 14.10.2015 № ЕД-7-11/450 было прописано аналогичное требование.

Что касается реквизита КПП, то в бланке декларации 6-НДФЛ законодатель требует от компании отражать значение, действующее на момент представления отчета.

С отчетности за 1-й квартал 2021 года применяется новый бланк 6-НДФЛ, который объединил в себе форму 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Подробнее о новшествах вы можете узнать из обзора «КонсультантПлюс». Еще больше материалов вы получите, если оформите пробный бесплатный доступ к К+.

Вместе с тем на практике может встретиться ситуация, когда фирма после переезда на новый адрес все равно продолжает относиться к своей прежней налоговой инспекции (новый адрес находится в ведении той же самой ИФНС). Поэтому, по сути, при замене юридического адреса регистрация в налоговом органе не поменялась. В подобных ситуациях изменяется только реквизит ОКТМО, при этом значение КПП остается прежним.

Что такое ОКТМО

Аббревиатура ОКТМО расшифровывается как «Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований». Коды ОКТМО указываются налогоплательщиками в платежках при перечислении налогов и сборов, а также в отчетности. Значение показателя привязано к той территории, где зарегистрирована организация. Следовательно, если изменение юрадреса повлечет за собой смену территориального подразделения ИФНС, ОКТМО также изменится. Если же налоговая инспекция останется прежней, никаких изменений не произойдет.

Исправляем неверный ОКТМО (пример)

Описанную в предыдущем разделе схему исправления ошибочного ОКТМО в 6-НДФЛ покажем на примере.

Пример

26.04.20ХХ ООО «Промтехнология» отослало 6-НДФЛ за 1 квартал в инспекцию. ОКТМО на титульном листе выглядел следующим образом:

В 1-м разделе ООО «Промтехнология» отразило следующие данные:

• доход начисленный (стр. 020) — 2 250 000 руб.;
• вычеты (стр. 030) — 36 000 руб.;
• НДФЛ рассчитанный (стр. 040) — 287 820 руб.;
• число получателей дохода (стр. 060) — 15 чел.;
• НДФЛ удержанный (стр. 070) — 201 014 руб.

Во втором разделе разместилась соответствующая информация о суммах полученных физлицами доходов и НДФЛ с разбивкой по календарным датам.

Через несколько дней выяснилось, что вместо ОКТМО 92601405 ошибочно указан код 92601415.

Специалисты ООО «Промтехнология» в неотложном порядке оформили корректирующий отчет, в котором:

• на 1-м листе проставили № корректировки 001;
• в ячейках, предназначенных для отражения ОКТМО, — ошибочный код 92601415;
• в разделах 1 и 2 во всех ячейках проставили нули.

Титульный лист от первоначального варианта стал отличаться только заполнением поля «Номер корректировки».

Раздел 1 от исходного варианта отличался существенно.

Обнулили также и всю информацию, отраженную в разделе 2.

После того как корректировочный отчет поступил контролерам, специалисты ООО «Промтехнология» приступили к следующему шагу. Он заключался в оформлении вновь первичного 6-НДФЛ — как будто ошибок никто в ОКТМО не допускал. При этом:

• на титульном листе в поле «Номер корректировки» проставили 000 (подается первичный отчет, а не корректировка);
• ОКТМО указали правильный — 92601405;
• разделы 1 и 2 заполнили всей необходимой суммовой и календарной информацией.

Образцы заполнения титульных данных и 1-го раздела 6-НДФЛ представлены ниже.

В результате таких действий специалистов ООО «Промтехнология» ошибка в ОКТМО отчета 6-НДФЛ была устранена.

Проверьте, правильно ли вы заполнили свой 6-НДФЛ с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Оформите временный доступ к справочно-правовой системе и переходите в Готовое решение.