Исправление ошибок, допущенных при формировании кассовых чеков

С 1 июля 2021 г. все организации на общей системе налогообложения и упрощёнке, а также компании и ИП, торгующие подакцизными товарами обязаны использовать онлайн-кассы (ИП на ПСН и ЕНВД до 1 июля 2021 г. применяют онлайн-кассы только в добровольном порядке). В статье расскажем про ошибочно пробитый чек на онлайн кассе, дадим инструкцию, как исправить документ.

Онлайн-кассы отличаются от обычных касс тем, что оснащены фискальной памятью (фискальным накопителем), который ежедневно передаёт в налоговую службу информацию о выручке организации через специальных ОФД (операторов фискальных данных). Так как данное нововведение работает всего полгода (с 1 января многие организации начали использовать онлайн-кассы), а чиновники ещё не дали официальных разъяснений-инструкций о возможных ситуациях применения онлайн-касс, то открытым остаётся вопрос о возможных ошибках.

Например, как осуществляется возврат товара по онлайн-кассе и возможен ли он. Как это оформляется с точки зрения документации и т.д. На эти и многие другие вопросы, связанные с ошибками, совершёнными с применением новых касс, мы постараемся ответить. Для удобства восприятия темы все подразделы написаны в виде таблицы в вопросно-ответной форме.

В каком случае за ошибку не оштрафуют

Если пользователь онлайн-кассы сам исправит нарушение, он может быть освобожден от ответственности (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ). Штрафа можно избежать, если исправить нарушение раньше, чем ФНС узнает о ней сама.

Таким образом, если вы обнаружили ошибку или рассчитались с покупателем не через кассу, поспешите составить чек коррекции или возврата.

Реквизиты чеков коррекции приведены в таблице 30 приказа ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected] Реквизиты возвратных чеков — там же в таблице 4.

Как формировать чек коррекции, рассказано в Методических рекомендациях ФНС России от 06.08.2018 №ЕД-4-20/[email protected]

Возврат денег при неправильном пробитии документа по онлайн-кассе

По онлайн-кассе операции по возврату оформляются:

При обнаружении нарушения до завершения смены дежурного кассира (до подбития сводного Z-отчета) с помощью возвратного чека. Оформленный документ на возврат поступления одновременно с Z-отчетом, содержащим показатели по выручке предприятия за день или сутки (24 часа) работы, направляется оператором в подразделение налоговой структуры. Передаваемый отчет содержит пояснение-указание на первоначальный ошибочный документ, в результате указанная в документе сумма подлежит вычету из показателя общей выручки за день.
При возврате денег не в день приобретения продукции, но в срок до 14 дней от даты покупки, соответствующий закону по защите прав потребителей, когда дежурный кассир выписывает кассовый ордер на расход (РКО) и производит выдачу денег из главной кассы. Предварительно кассир принимает от покупателя составленное им заявление с изложением проблемы и проверяет соответствие указанных в заявлении паспортных данных документу, предъявленному гражданином.

К сведению! Оформление возвратного чека возможно только в день совершения приобретения при использовании в работе ККТ новой модели. При всех вариантах возврата рекомендуется составить акт по возврату денежных средств (подобно форме КМ-3 о возврате клиентам денег по кассовым чекам неиспользованным или ошибочно пробитым), который вместе с ошибочными кассовыми чеками (приклеенными на чистый бумажный лист), пояснением и документами к Z-отчету направляется в бухгалтерию компании.

Форма КМ-3 может быть составлена только в виде, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ (№ 132, 25.12.1998). Предприятие вправе разработать иной документ для оформления возврата средств, но и использование КМ-3 не будет нарушением, несмотря на необязательность формы (письмо МФ РФ № 03-01-15/54413, 16.09.2016).

Если покупатель расплачивался за приобретенный товар с помощью платежной карточки, то средства возвращаются также в безналичном виде на карточку (указания ЦБР № 3073, 07.10.2013). При перечислении денег не в день покупки покупатель должен составить заявление и предъявить собственный паспорт, а кассир возвращает средства и передает в бухгалтерию пакет документов (акт, пояснение, Z-отчет).

Внимание! Неустранение по онлайн-кассе нарушений, связанных с возвратом денег, влечет применение в отношении предприятия санкций по КоАП РФ (ст.14).

При чем здесь формат фискальных данных

Чтобы исправить ошибку правильно, придется выяснить, по какой версии формата фискальных данных (ФФД) касса составляет документы. В общем случае в ФФД 1.05 ошибки исправляются чеком возврата, а в ФФД 1.1 — чеком коррекции. Но если ошибка в том, что выбили два чека на одну покупку, то действуют другие правила. Мы свели все в таблицу.

Как исправлять ошибки в зависимости от ФФД

тип ошибок	ФФД 1.05	ФФД 1.1
Ошибка в реквизитах (стоимость, НДС, название товара или услуги, способ оплаты, СНО)	Возвратный чек	Чек коррекции
Два чека на одну и ту же покупку, покупатель у кассы	Возвратный чек	Возвратный чек
Два чека на одну и ту же покупку, покупатель ушел	Возвратный чек	Чек коррекции

Посмотреть, по какой версии формата фискальных данных (ФФД) касса формирует документы, можно двумя способами: в отчете об открытии смены на кассе и в личном кабинете Контур.ОФД. Чтобы посмотреть ФФД в личном кабинете, в разделе «Кассы» выгрузите список касс в Excel. Формат будет указан в столбце ФФД напротив нужной кассы:

Счастливые исключения в 54-ФЗ

Исключений и тех, кто полностью свободен от применения ККТ, не так много, причем если осуществляются несколько видов деятельности, среди которых есть льготные, то в отношении остальных все равно нужно использовать онлайн-кассу.

В связи с тем что в 2021 году многие товары попадают под маркировку, некоторые ИП и организации теряют право на применение патента, а с ним и право работать без ККМ.

Кстати! В 2021 году нельзя учесть затраты на покупку ККТ при расчете ЕНВД.

ККТ нет нужды покупать: участникам расчетов, обменивающимся исключительно безналичными платежами, плательщикам НПД, муниципальным учреждениям, оказывающим услуги населению в области культуры, торговым точкам в отдаленных и труднодоступных местностях (перечни устанавливаются субъектами РФ).
Допускается работа без кассы:
в отношении патента, хотя не все виды деятельности попали под льготу (п. 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ).
ТСЖ, СНТ и ряда других, они освобождены от онлайн-кассы в части платежей, осуществляемых не наличными (картами).
Временно (до 1 июля 2021 года) освобождены от применения кассы предприниматели-одиночки, если торгуют продукцией собственного изготовления, оказывают услуги, выполняют работы (п. 1 ст. 2 закона №129-ФЗ от 06.06.2019).

Остальные исключения указаны в статье 2 закона №54-ФЗ. При поступлении в течение месяца предоплаты, проведении зачета аванса или его возврата за жилищно-коммунальные услуги, охраны и некоторых других (см. п. 2.1 статьи 1.2 закона 54-ФЗ) можно выбить один чек с указанием всех операций за календарный месяц. Документ формируется не позднее 10 календарных дней после окончания месяца.

Обратите внимание! При пробитии чека раз в месяц не требуется его передавать клиенту.

Какой чек сформировать, если допустили ошибку

Алгоритм для ФФД 1.05

Исправляйте ошибки чеком возврата. Такой чек можно сформировать в рамках любой смены: сегодня, завтра и в любой другой момент, как только обнаружите ошибку.

Признак расчета. Чек возврата нейтрализует ошибку, поэтому признак расчета в таком чеке должен быть «обратным». Если исправляемый чек был с признаком «приход», отменяющий чек сделайте с признаком «возврат прихода». Если на расход, то — возврат расхода.
Способ оплаты. В качестве способа оплаты ФНС рекомендует писать «встречное предоставление». Это значит, что деньги клиенту не возвращали. Если возврат средств был, то указывайте, каким образом: наличными или безналичными.
Дополнительный реквизит чека — Укажите фискальный признак (ФПД или ФП) ошибочного чека. Через ФПД вы связываете чек возврата с ошибочным чеком. ФНС рекомендует указывать ФПД ошибочного чека в дополнительном реквизите возвратного чека (тег 1192). Но у него самая низкая обязательность, потому что его может не быть в кассовом ПО (приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected]).
Все остальные реквизиты чека, должны быть такие же, как и в ошибочном чеке, даже неправильные сведения.

Сформируйте корректный чек. Признак расчета будет аналогичным признаку в неправильном чеке. Продублируйте все реквизиты из ошибочного чека кроме неправильных и укажите корректные данные.

Когда сформируете корректный чек, сообщите об этом в свою инспекцию. В заявлении опишите ошибку, опишите, как исправили, и укажите ФПД чеков, если это не удалось сделать в самом чеке. Заявление можно принести лично, отправить по почте или на email. ФНС может оштрафовать, если обнаружит ошибку раньше, чем вы ее исправите и сообщите о ней.

Контролируйте кассы в Контур.ОФД и вовремя исправляйте ошибки кассиров. 3 месяца бесплатно.

Отправить заявку

Алгоритм для ФФД 1.1

Исправляйте ошибки чеком коррекции. Сначала нужно отменить ошибку чеком коррекции. А потом сформировать чек коррекции с правильными данными.

Что учесть при заполнении данных?

Каждую исправляемую сумму нужно давать отдельной строкой.
Признак расчета должен быть «обратным». Если ошибочный чек был с признаком «приход», чек коррекции сделайте с признаком «возврат прихода». Если на расход, то — возврат расхода.
В чек коррекции нужно перенести все реквизиты из ошибочного чека, в том числе те, в которых ошиблись. Дополнительно потребуются:

Реквизит и тег	Что указать
Тип коррекции (1173)	«Самостоятельная операция» или «0» — значит, вы корректируете чек сами, а не по предписанию ФНС
Описание (1177)	В произвольной форме причину коррекции, например «Ошибка в указании НДС»
Дата первоначального расчета (1178)	Когда отбили неправильный чек

Дополнительный реквизит чека — укажите фискальный признак (ФП или ФПД) ошибочного чека. По этому реквизиту налоговая поймет, какой чек исправляется.

Сформируйте правильный чек коррекции.

Признак расчета такой же, как в ошибочном чеке.
Перенесите всю информацию из исправляемого чека, но с правильными данными.
Тип коррекции, описание коррекции и дата — все, как в чеке коррекции см. таблицу выше.
Дополнительный реквизит чека — укажите фискальный признак некорректного чека. Это делается для того, чтобы связать воедино все чеки, сформированные для исправления ошибки.

Если скорректировали чек общей суммой, составьте акт с перечислением всех исправляемых чеков и приложите его к заявлению. Согласно примечанию к ч. 15 ст. 14.5 КоАП РФ, сообщать письменно в ФНС не нужно, если применили чек коррекции.

Но штрафа можно избежать, только если по информации из чека можно установить «события административного правонарушения». Когда коррекция выполнена общей суммой, информации в чеке для этого недостаточно. Поэтому, на наш взгляд, нужен подробный акт и заявление.

Ошибок будет меньше, если правильно настроить кассу. Кассовая программа Контур.Маркет напоминает сканировать товар, предупреждает о расхождениях и создает чеки коррекции, если кассир все же ошибся.

Подключиться со скидкой 15 %

Передача данных в ФНС

Самое главное, о чем нужно помнить: чек коррекции является фискальным документом. Он в обязательном порядке автоматически передается в орган ФНС, как и все остальные кассовые операции. Поэтому налоговый орган имеет полное право потребовать разъяснения по нему. В связи с этим недостаточно просто скорректировать ошибочную операцию, особенно если она была связана с тем, что кассир забыл что-то пробить. В обязательном порядке необходимо составить оправдательный документ. Это могут быть акт, объяснительная или служебная записка с пояснениями ситуации. У документа обязательно должны быть:

дата и время операции;
порядковый номер;
причины ошибочных действий кассира.

Оправдательные документы, на которые ссылаются чеки коррекции, лучше хранить, чтобы иметь возможность предъявить их в налоговые органы по первому требованию.

Если был зафиксирован, а потом исправлен факт продажи без применения ККТ, лучше всего сразу же сообщить об этом в ФНС. Это можно сделать лично или через личный кабинет ККТ на официальном сайте службы. Это позволит избежать штрафа. Ведь из характера корректирующего документа налоговая все равно узнает о факте неиспользования ККТ при расчете с покупателем. Кроме того, это может стать известно из других источников. В этом случае налоговики могут направить организацию предписание, и придется давать объяснения и предъявлять документы. Если же налоговики направили такое предписание, а коррекционного документа на этот случай нет, то его обязательно нужно оформить, а в основании указать реквизиты предписания ФНС.

Больше информации о требованиях ФНС и порядке применения онлайн ККТ можно получить в специальном разделе на PPT.ru

Какой чек сформировать, если не провели расчет через онлайн-кассу

Алгоритм для ФФД 1.05

Сформируйте акт: перечислите в нем все расчеты без ККТ с датой, наименованием товара, ценой, количеством, стоимостью и причиной, почему касса не применена. Присвойте акту номер и дату.

Затем сформируйте чек коррекции. Признак расчета «Приход» — если кассу не применили при приеме денег, «Расход» — если ККТ не применили во время выплаты денег, например при прием металлолома.

Основание для коррекции:

«Самостоятельная операция» — если ошибку обнаружили сами;
«По предписанию» — если ошибку раньше вас обнаружила ФНС и обязала ее исправить.

Документ для основания коррекции — номер акта или предписания ФНС.

Укажите дату, документа основания для коррекции.

Алгоритм для ФФД 1.1

Формируйте чек коррекции.

В признаке расчета укажите «Приход» — если кассу не применили при приеме денег и «Расход» — если ККТ не применили во время выплаты денег, например, приеме металлолома.

Основание для коррекции:

«Самостоятельная операция», если ошибку обнаружили сами;
«По предписанию», если ошибку раньше вас обнаружила ФНС и обязала ее исправить.

Указывайте номер предписания налогового органа, только если делаете коррекцию по требованию ФНС, и дату совершения нарушения. Также укажите наименование товара, работы, услуги, адрес расчета и другие реквизиты в соответствии с приказом ФНС России от 09.04.2018 № ММВ-7-20/[email protected]

Каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться в кассовом чеке коррекции отдельной строкой.

Обязательное применение

Почти все организации и ИП в коммерческой деятельности обязаны использовать онлайн-кассы. Информация о проведенных операциях попадает в центр ОФД (оператора фискальных данных), а оттуда сведения передаются в ФНС. Т.е. если допущены ошибки, то в налоговую попадает недостоверная информация и исправлять ситуацию нужно оперативно.

Использоваться может только ККТ, включенная в особый реестр, то же самое с фискальными накопителями и ОФД. Применение другой техники приравнивается к неприменению кассы. Санкции за нарушение работы с ККТ довольно внушительные:

Касса неверно зарегистрирована или не соответствует требованиям статьи 4 ФЗ № 54 от 22.05.2003. От простого предупреждения до штрафа на юридическое лицо от 5 до 10 тысяч рублей, на должностное лицо — от 1,5 до 3 тысяч (п. 4 статья 14.5).
Применяется устаревшая техника или вообще не применяется в положенных случаях. Т.е. либо вы продолжаете пользоваться кассой, которая, например, не имеет современного фискального накопителя, не передает данные в ФНС, либо ККТ есть, но используется не всегда.

Штраф на организацию – от 75% до 100% суммы чеков (минимум – 30 тысяч рублей) + административный на должностных лиц – от 25% до 50% суммы (минимум – 10 тысяч рублей).

Есть участники расчетов, которые могут обойтись без онлайн-кассы или получившие отсрочку.

Часто задаваемые вопросы

Перепутали способ оплаты: вместо «наличные» указали «безналичные». Что делать?

В ФФД 1.05 исправляйте ошибку чеком на возврат, в ФФД 1.1 — чеком коррекции. Поскольку 1.1 еще не применяется массово, расскажем про 1.05. Для исправления ошибки оформите чек с признаком «Возврат прихода» с типом платежа «Наличные», а затем сформируйте правильный чек с признаком «Приход» и способом расчета «Безналичными». После этого сообщите в ИФНС об исправлении.

Касса не дает вводить дополнительные реквизиты чека. Как быть?

У дополнительного реквизита чека (1192) самая низкая обязательность, то есть его может не быть в чеке. Если невозможно указать реквизит по техническим причинам, это не будет считаться нарушением (приложение № 2 к приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected]

При возврате вместо признака «Возврат прихода» кассир указал «Возврат расхода». Что делать?

Сформируйте чек на «Расход» с теми же данными, что ошибочный чек, и укажите ФПД первого чека. А затем сформируйте правильный чек.

Операции по старой кассе

Еще одна интересная ситуация в плане внесения поправок в фискальные данные складывается, когда в магазине временно работала ККТ старого образца, поскольку онлайн-кассы не было в наличии у поставщиков. Нужно ли после установки онлайн-ККТ пробить чек коррекции на всю сумму, которая была получена от клиентов за время отсутствия кассы нового образца? Налоговики считают, что в этом случае не нужен корректирующий документ. Однако если организация все же решит его оформить, правильно будет пробить каждую операцию отдельно, а не общей суммой. Это значит, что количество корректирующих документов не должно отличаться от числа расчетов с покупателями.

Как сформировать чек коррекции в кассовом модуле Контур.Маркета (ФФД 1.05): пошаговая инструкция

В левом верхнем углу экрана кассы нажмите значок меню.

Далее вы можете работать в любом из двух разделов: «Информация» или «Чеки». В той и другой вкладке нужно выбрать вкладку «Корректировка».

Опишем создание корректировки в разделе «Чеки». Перейдя во вкладку «Корректировка», нажмите «Создать корректировку»:

Заполните поля в открывшемся окне. Обязательны все пункты, кроме поля «Причины». Последовательность действий зависит от формата фискальных документов (ФФД), который поддерживает касса, — это форматы 1.05 и 1.1. Обновленный кассовый модуль Маркета использует только формат 1.05.

Обязательные реквизиты

Большое количество ошибок связано с неверными настройками ККМ. Статья 4.7 закона 54-ФЗ устанавливает набор обязательных данных. Помимо стандартных реквизитов, необходимо, чтобы кассовый чек содержал место, признак расчета, информацию о товаре, ставку НДС.

В связи со спецификой работы онлайн-касс в документе должны также присутствовать особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или e—mail, если покупатель выразил желание получить документы в электронном виде (сообщаются заранее), QR-код.

Особое внимание уделите программируемым изменяемым сведениям: должности и ФИО кассира (кроме безналичного расчета через интернет, когда нет конкретного лица, а чек формируется автоматизированно)

Важно! При продаже маркированного товара необходимо указывать его код. Информация о продаже поступит в ОФД и систему учета и движения товаров Честный знак.

ИП, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, патент, ЕСХН, ЕНВД), согласно пункту 17 статьи 7 Федерального закона №290-ФЗ от 03.07.2016 г. могут не указывать наименование и количество товара (работы, услуги).

Список обязательных реквизитов может быть шире. В частности, платежный агент указывает размер своего вознаграждения. При проведении расчетов с организациями и ИП добавляются их данные: ИНН, наименование (ФИО). В зависимости от специфики операции потребуются сведения о стране происхождения товара, акцизе и номере таможенной декларации.

Общий порядок действий

Узнайте, какой ФФД применяется на вашей кассе. Для этого в найдите отчет об открытии смены и посмотрите реквизит «ФФД ККТ»:
если указано 2, то касса формирует чеки по формату 1.05,
если 3 — то формат 1.1.
Если при расчете вы не применили ККТ — сформируйте чек коррекции (формат ФФД не важен).
Если в чеке есть ошибка:
для ФФД 1.1 — исправьте ошибочный чек чеком коррекции.

Чек коррекции позволяет избежать штрафа за неприменение ККТ или применение ККТ с ошибками. Обратите внимание, что формировать чек коррекции разрешается на любой кассе, а не обязательно на той, где был совершен некорректный расчет или которая не была применена.

Штрафа за непробитый чек (неприменение ККТ), за применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, либо за применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения, а также за ненаправление (невыдачу) покупателю (клиенту) кассового чека можно избежать. Для этого нужно (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ): 1) добровольно исполнить обязанность, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которой предусмотрена административная ответственность, до вынесения постановления об административном правонарушении; 2) добровольно в течение трех рабочих дней с момента исполнения обязанности заявить в налоговый орган через кабинет ККТ о совершенном правонарушении (пп. 7 п. 1, п. 2, пп. 11 п. 9 Приложения к Приказу ФНС России от 29.05.2017 N ММВ-7-20/[email protected]). При этом одновременно должны соблюдаться следующие условия: • на момент получения заявления налоговый орган не знал о совершенном административном правонарушении; • представленные сведения и документы подтверждают факт правонарушения. Для исправления нарушений, как правило, нужно пробить чеки коррекции. При формировании чека коррекции необходимо обеспечить в нем достаточность сведений, позволяющих точно идентифицировать конкретный расчет, в отношении которого применяется корректировка (Письмо ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/[email protected]). Так, в случае корректировки только общей суммой расчетов: • если используются форматы фискальных документов версий 1.05 и ниже — в дополнение к чекам коррекции и (или) новым кассовым чекам, сформированным для исправления некорректных кассовых чеков, необходимо направить в налоговый орган сведения и документы, достаточные для установления каждого события административного правонарушения (т.е. идентификации каждого конкретного расчета); • если используются форматы фискальных документов версии 1.1 — в дополнение к чекам коррекции такие сведения и документы направляются, чтобы налоговый орган мог однозначно применить положения примечания к ст. 14.5 КоАП РФ в части освобождения от ответственности.

Разберем подробнее алгоритмы действий в той или иной ситуации.