Порядок ведения кассовых операций в 2021 - 2021 годах

Кого коснулись изменения в порядке ведения кассовых операций

В той или иной мере нововведения в порядке ведения кассовых операций коснулись всех хозяйствующих субъектов. В частности:

индивидуальных предпринимателей и организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства (критерии малых предприятий вы найдете в этой статье);
организаций, не относящихся к малым;
организаций, имеющих обособленные подразделения;
лиц, использующих ККТ или бланки строгой отчетности (подробнее об учете денежных средств при использовании онлайн-касс читайте здесь);
работодателей, выдающих деньги сотрудникам под отчет.

Рассмотрим теперь эти изменения подробнее.

Эвотор 7.2

Стоимость: от 16 700 рублей. Аренды нет.
Доступ в интернет через сим-карту (mini-sim), Wi-Fi.
Автономная работа невозможна. Аккумулятора нет, питание от электросети.
Легко оформить возврат товара и продажу по свободной цене.
Есть интеграция с ЕГАИС. Платная интеграция с «1С», программами лояльности.
Есть драйверы для весов и сканеров штрих-кодов, а также разъём для подключения денежного ящика.
Работает только от сети.

Подходит для торговли в стационарных торговых точках.

Ведение кассовых операций: сравнение действующих и старых правил

Для наглядности представим основные изменения в порядке ведения кассовых операций в виде таблицы (сравнение действующих и прежних правил, в том числе с учетом внесенных указанием № 5587-У, дейстующих с ноября 2021 года, и № 4416-У от 2021 года).

Операции, которых коснулись изменения	Изменения в порядке ведения кассовых операций с 30.11.2020	Порядок ведения кассовых операций, действующий с 2017 года
Выдача денег под отчет	Правила расчетов не изменились за исключением следующих аспектов: в одном распорядительном документе может содержаться несколько сумм для выдачи одному или нескольким подотчетным лицам; организация вправе устанавливать свой срок представления отчета. Требование о том, что авансовый отчет должен сдаваться в течение 3-х дней после истечения срока, на который выданы денежные средства, отменено.	Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юрлица или ИП, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме либо распорядительному документу руководителя. Заявление или распорядительный документ должны содержать запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату. Если на подотчетные суммы составляется заявление, то размер подотчетных средств и срок не обязан указывать руководитель. Это может сделать и сам подотчетник. А руководитель лишь подпишется и поставит дату. Читайте также: Реализация основного средства с убытком в программе 1C: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 Допускается выдача под отчет, если получатель не отчитался по предыдущему авансу.
Взаимодействие головной кассы с кассами подразделений	Обособленные подразделения вправе не вести кассовую книгу, если они не хранят денежные средства, а сдают их в кассу головной организации.	Организация, имеющая обособленные подразделения (ОП), вправе самостоятельно устанавливать порядок и сроки передачи в головную организацию копий листов кассовых книг ОП с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 4.6 указания № 3210-У).
Утверждены требования работы с автоматическими усройствами для приема и выдачи денег без участия работников (торговым автоматам)	Изменено название программно-технических средств на автоматические устройства для приема и выжачи денег без участия работников. Они должны автоматически принимать и выдавать банкноты и уметь распознавать не менее 4-х машиночитаемых защитных признаков по всей площади денежного знака, приведенных в абз. 14–19 пункта 1.1 положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П.	Программно-технические средства должны «уметь» распознавать банкноты по 4 защитным признакам, установленным нормативным актом ЦБ.
Новые правила при приеме и выдаче банкнот	При приеме денежных банкнот кассир обязан проверить их платежеспособность. При этом он обязан принять банкноты не содержащие признаков подделки, без повреждений или имеющие потертости, посторонние надписи, проколы, утратившие углы или края и прочие незначительные повреждения. Кассиру запрещено выдавать банкноты, имеющие одно и более повреждений таких как посторонние надписи из 2-х или более знаков, нарушение целостности банкноты, утраченный угол (более 32 кв.мм) или оторванный край (длиной 7 мм и более), а также иных повреждений, указанных в абз. 6–15 пункта 2.9 положения ЦБ № 630‑П. Такие банкноты следует сдавать в банк.	—
Идентификаця получателя денежных средств	Кассир должен удостовериться в том, что выдача наличных денег осуществляется лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Требование о проверке документа. удостоверяющего личность исключено.	При выдаче денежных средств кассир обязан проверить документ, удостоверяющий личность.
Депонирование зарплаты	Правило об отражении в платежной ведомости депонирования не выданной в срок зарплаты исключено.	В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, кассир в расчетно-платежной ведомости делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию.

Об остальных нововведениях смотрите в Обзоре КонсультантПлюс, получив бесплатный демо-доступ к системе К+.

Пошаговый алгоритм ведения кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины описали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Помимо Указаний №3210-У, бизнесменам обязательно нужно соблюдать Указания от 07.10.2013 №3073-У. Согласно данному документу фирмы и ИП вправе расходовать наличность, полученную за проданные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:

зарплаты сотрудникам;
страховых возмещений по договорам страхования;
вознаграждений за работы/услуги, а также на оплату товаров (в пределах 100 тыс. руб. по одному договору);
подотчетных средств;
на личные нужды ИП, не связанных с предпринимательством;
возвратов за товары (работы/ услуги).

Индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный способ ведения кассовых операций. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учитываете денежные средства предпринимателя. Если доступа нет, получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.

Объединим требования Указаний ЦБ в удобную схему:

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Раньше при расчётах через кассу организации использовали унифицированные формы первичной учётной документации КМ-1–КМ-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132):

Но постановление № 132 принято не в соответствии с законом 54-ФЗ, поэтому, по мнению чиновников, применять его необязательно (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, №03-11-11/61091 от 13.08.2019)

Так что организации, которые применяют онлайн-кассы по 54-ФЗ, не обязаны оформлять справки-отчёты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой кассе (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

Напомним, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (п.4.1 Указаний № 3210-У).

Фискальные документы

Фискальными документы — это чеки и отчёты, которые кассовая техника создаёт по установленным форматам (ст. 1.1 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):

отчёт о регистрации;
отчёт об изменении параметров регистрации;
отчёт об открытии смены;
кассовый чек (бланк строгой отчётности);
кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
отчёт о закрытии смены;
отчёт о закрытии фискального накопителя;
отчёт о текущем состоянии расчётов;
подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).

Форматы фискальных документов утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected]

Отдельно стоит сказать о продолжительности смены. По закону работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом расчётов с применением ККТ формируется отчёт об открытии смены, а по окончании расчётов — отчёт о закрытии смены.

При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчёта об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ). Это значит, что смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Можно открыть смену ККТ в один день, а закрыть на следующий день, но при условии, что общая продолжительность смены не превысит сутки. Других ограничений в 54-ФЗ нет, в том числе нет требований, что смену нужно закрывать в какое-то определённое время (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций

И в заключение несколько слов об ответственности. За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф: для должностных лиц — от 4 тыс. до 5 тыс. руб., для юридических — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

При этом к нарушениям относятся:

осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;
неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Подробнее об ответственности за нарушение порядка ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Как рассчитать лимит остатка кассы — формулы

На предприятиях по-разному организуется процесс, связанный с движением наличных денег. Одни постоянно приходуют наличную выручку в кассу, но совершенно не тратят ее. Кто-то напротив расходует большой объем налички, например на погашение задолженности перед поставщиками, но не имеет наличной выручки. Исходя из особенностей конкретного предприятия, ответственный работник выберет соответствующую формулу для расчета лимита остатка кассы.