Инструкция: составляем трудовой договор на удаленную работу

Трудовое законодательство об удаленном труде

Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:

• надомный (гл. 49), при котором место работы для работника определено как место его жительства;
• дистанционный (гл. 49.1), когда место работы не устанавливается и работник вправе выбирать его сам.

У обоих вариантов много общего:

• взаимоотношения между удаленным сотрудником и работодателем базируются на тех же положениях ТК РФ, которые распространяются на обычных работников, с учетом особенностей, возникающих в силу особого характера удаленного труда;
• работник может не появляться по месту нахождения работодателя или бывать там изредка по мере необходимости, но при этом считается находящимся на работе;
• время, затрачиваемое на труд, работодателем не контролируется, и работник может сам регулировать периоды труда и отдыха;
• объем поручаемой сотруднику работы должен обеспечивать для него возможность соблюдать установленную законодательством продолжительность рабочего времени и чередовать периоды труда и отдыха;
• средства труда, участвующие в выполнении работы, могут принадлежать как работнику, так и работодателю;
• работнику положена компенсация расходов, понесенных им в процессе выполнения работы, в т. ч. за использование принадлежащего ему имущества;
• специально оговаривается порядок взаимодействия по передаче работнику задания на работу и получению от него результатов труда;
• для работодателя перечень его обязанностей по отношению к работнику в части вопросов охраны труда ограничивается проведением инструктажа, обеспечением медицинского обслуживания и необходимостью расследовать несчастный случай с работником, если такой будет иметь место, при этом он должен обеспечивать надомников средствами спецзащиты и контролировать условия их труда;
• в трудовой договор могут включаться особые основания для увольнения.

Надо ли оформлять табель на работающих удаленно сотрудников, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».

Внимание! С 2021 года вступили в действие изменения в правилах оформления и организации дистанционной работы. Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробный обзор закона, внесшего изменения в ТК РФ. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Иные условия

Не забудьте оговорить следующие важные условия рабочих взаимоотношений:

1. Срок действия соглашения. Если указать конкретный срок, то получится срочный трудовой договор на дистанционную работу. Без указания сроков действия заключается бессрочное соглашение.
2. Время труда и отдыха. Это условие можно опустить. В таком случае работник определяет самостоятельно, когда ему трудиться, а когда отдыхать.
3. Право на отпуск. Закрепите в соглашении особенности предоставления, продолжительности и оплаты очередного трудового отпуска.
4. Основания расторжения контракта. Перечислите все значимые обстоятельства, при которых действующее соглашение будет расторгнуто.

Актуальный бланк

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:

• надомник привязан к определенному месту, на котором выполняется работа, в то время как работающий дистанционно может выполнять работу в любом удобном для него месте;
• надомнику разрешено привлекать к выполнению работы членов своей семьи, а дистанционный работник делает работу сам;
• надомник создает вещи материального характера, требующие вложения в них исходных материальных затрат, а работа дистанционного характера приводит к созданию интеллектуальных продуктов;
• работа надомником требует осуществления непосредственного взаимодействия с работодателем при получении от него исходных материалов (если их предоставляет работодатель) и передаче ему готовой продукции, а с работающим дистанционно все подобное взаимодействие осуществляется посредством электронных средств связи;
• для дистанционного работника могут устанавливаться: режим труда, согласованный с работодателем;
• право применения усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов;
• особые условия в части охраны труда, обеспечения процесса труда, предоставления отпусков.

Готовим контракт с бухгалтером

Еще один важный пункт контракта – условие о неразглашении конфиденциальных данных. Его рекомендуется вписывать даже в трудовой договор с заместителем главного бухгалтера, поскольку у него тоже может быть доступ к секретным сведениям.

Что касается материальной ответственности, то в соглашениях с работниками, связанными с финансами, она прописывается наравне с уголовной и административной. Однако если контракт заключают с помощником или заместителем главбуха, работодатель самостоятельно определяет, будет ответственность полной или частичной.

Работа по совместительству с возможностью удаленного труда

ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:

• рабочее время определяется как половина нормальной продолжительности рабочего дня, и, соответственно, объем выполняемой им работы будет вдвое меньше, чем у обычного работника;
• предоставление отпуска происходит одновременно с отпуском по основному месту работы;
• не действуют гарантии, положенные лицам: работающим в районах Крайнего Севера;
• совмещающим работу и учебу;
• прекращение договора возможно с предупреждением об этом за 2 недели в случае приема для выполнения тех же функций другого работника, оформляемого на основное для него место работы.

Подробнее об особенностях оформления на работу совместителя читайте в материале «Как правильно оформить работу по совместительству по ТК РФ?».

Оформление

Договор оформляется по алгоритму:

• кадровик фирмы, ИП или специалист по кадрам, уполномоченный доверенностью связывается по интернету с претендентом и получает от него копии нужных документов (в том числе требуется заявление о приёме на удалённую работу);
• готовится проект договора и визируется директором;
• в течение 3 дней договор в двух копиях отправляется заказным письмом (или с курьером) по адресу сотрудника;
• сотрудник подписывает обе копии и одну отправляет заказным письмом обратно в компанию.

Основной компенсацией при увольнении пенсионеров является выходное пособие. Чтобы при расчета больничных выплат учитывался стаж, необходимо отработать хотя бы два года. Подробнее об этом читайте здесь. За задержку заработной платы работодатель обязан выплатить компенсацию. Как начисляется при этом ее сумма, вы узнаете в нашей статье.

Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде

Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:

• получения от работника всех необходимых сведений о нем;
• предоставления работником оригиналов и копий документов, имеющих значение для трудоустройства и дальнейших расчетов по оплате труда;
• оформления подписываемого обеими сторонами трудового договора и возможных дополнений к нему;
• ознакомления работника под подпись с внутренними нормативными актами;
• получения работником справок от работодателя.

Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен. Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи. При этом документы, которые работник должен представить работодателю в оригинале, подлежат пересылке обычной почтой заказным письмом с уведомлением.

В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:

• через обычную электронную переписку с последующей отправкой почтой тех бумаг, которые работнику и (или) работодателю нужно иметь в оригинале;
• с использованием электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, причем от получателя обязательно направление ответного подтверждения.

Посредством электронных документов допускается осуществлять:

• знакомство с внутренними нормативными актами;
• подачу заявлений;
• предоставление объяснений.

Перевести на удаленку можно не только нового, но и уже работающего сотрудника. В частности, такая необходимость у многих работодателей возникла из-за эпидемии COVID-19. Для того, чтобы это сделать, с работником нужно заключить допсоглашение к трудовому договору. Что и как прописать в таком допсоглашении, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Функция документа

Трудовой договор — это основа

взаимоотношений руководителя и подчинённого.

Условия договора должны неукоснительно соблюдаться его сторонами. Если не выполнит условие работодатель, сотрудник имеет право на возмещение убытков.

Нарушение условий сотрудником может повлечь общепринятые негативные последствия: замечание, выговор или даже увольнение.

Без подписанного договора сотрудник не сможет доказать:

• обман при начислении зарплаты;
• факт трудоустройства.

А компания не сможет взыскать убытки, нанесённые работником.

Поэтому главная задача договора — закрепление условий работы и оплаты за неё.

Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения

Трудовой договор с дистанционным работником заключается в обязательном порядке (ст. 312.1 ТК РФ). Однако особые условия осуществления дистанционного труда и возможности, предоставляемые действующим законодательством, обусловливают существование ряда отличий такого договора от договора с обычным работником. В договоре с работающим дистанционно:

• обязательно указание на дистанционный характер работы, при этом в качестве места заключения договора указывают местонахождение работодателя;
• присутствует условие о неоформлении трудовой книжки, если такое соглашение достигнуто;
• устанавливается определенный режим работы, если это важно для работодателя, и порядок предоставления отпусков;
• оговаривается необходимость оформления усиленной квалифицированной электронной подписи, если такая подпись нужна работнику для работы;
• содержится перечень технических средств и программного обеспечения, которые работник должен применять в работе, если в такой оговорке есть необходимость, а также приводится список передаваемых работнику средств труда, если такая передача осуществляется работодателем;
• отражается объем компенсации за использование имущества, принадлежащего работнику и используемого для выполнения дистанционной работы, а также иных расходов, возникающих в связи с этой работой;
• устанавливается порядок обмена заданиями на работу и результатом их выполнения;
• определяются дополнительные обязанности работодателя по вопросам охраны труда, если в этом есть необходимость;
• отражаются условия увольнения, дополняющие перечень причин, содержащихся в ТК РФ, если принято решение об их включении в текст документа.

Права и обязанности сторон

На дистанционных сотрудников распространяются практически все требования ТК РФ, но с учетом исключений, предусмотренных главой 49.1 ТК. Это касается прав и обязанностей сотрудников, указанных в ст. 21 ТК РФ. Повторять их мы не будем, т. к. желающие имеют возможность ознакомиться с ними в соответствующей статье (помимо прав и обязанностей сотрудников, в ней рассказывается о правах и обязанностях работодателей).

Подпишитесь на рассылку

Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

Особенностью дистанционной работы является то, что сотрудник обязан соблюдать требования охраны труда только в случае, если работает с оборудованием и средствами, которые были предоставлены работодателем либо им рекомендованы, что следует из ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ. Работодатель, в свою очередь, во всех случаях несет обязанность по проведению расследования несчастных случаев и учету профзаболеваний, а также выполнению требований должностных лиц ГИТ. Кроме того, он обязан осуществлять обязательное социальное страхование сотрудников от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Важно отметить, что фактически сотрудник лишается права на рабочее место, однако это нельзя отнести к обстоятельствам, ущемляющим его трудовые права ввиду дистанционного характера работы. Существенной особенностью в данном случае является то, что место службы трудящегося не подлежит специальной оценке (СОУТ). Кроме того, ввиду возможности установления режима работы самостоятельно сотрудником он может переработать, то есть нарушить свое право на нормированные условия труда, однако в силу особенностей дистанционной работы нарушением это признаваться не будет.

Трудовой договор дистанционного работника — образец

Трудовое соглашение, заключаемое с дистанционным работником, как и договор с обычным работником, имеет произвольную форму, но должно содержать обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, с учетом особенностей, отличающих дистанционный труд от обычного.

О том, какие сведения составляют содержание трудового соглашения, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».

Образец трудового договора о дистанционной работе 2021 года можно посмотреть на нашем сайте.

Документы для приема на работу

Сотрудник обязан предоставить своему работодателю все необходимые сведения для заключения трудового соглашения. Паспортные данные, страховое свидетельство — все эти сведения допустимо направить в адрес нанимателя в виде электронных документов.

Стоит отметить, что работодатель вправе запросить документальное подтверждение. В таком случае придется подготовить копии документов, заверить их нотариально и отправить заказным письмом.

Оригинал трудовой книжки отправьте почтовым отправлением. Стороны могут договориться, что записи в трудовую вноситься не будут. В таком случае подтвердит страховой стаж подписанный дистанционный трудовой договор. Но если дистанционная работа для наемного специалиста является первым официальным трудоустройством, то обязанность по оформлению страхового свидетельства (СНИЛС) ложится на самого работника.

Итоги

Трудовое законодательство РФ допускает возможность осуществления работы вне места нахождения работодателя. Такой труд имеет две разновидности (надомный и дистанционный), которым присущи как общие черты, отличающие этот труд от обычного, так и свои особенности. Дистанционный труд отличает преобладание электронных форм взаимодействия и возможность не оформлять трудовую книжку. Трудовой договор с дистанционным работником оформляется в обычном порядке, но с включением в его текст положений, требующих согласования между работником и работодателем в силу особого характера работы.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Правила оформления дистанционной работы в 2021 году в трудовой книжке

Серьезные изменения претерпел порядок работы с трудовыми книжками. К концу 2021 года все работники определились с видом трудовой — бумажной или электронной.

• Если работник выбирает ЭТК, в его бумажном документе делается запись о том, что он подал заявление на ведение сведений о своей трудовой деятельности в цифровом формате. Документ выдается ему на руки.

• Работник выбрал бумажный вариант — никакой записи в его трудовую книжку не делается. Работодатель ведет бумажный документ и параллельно передает сведения в электронной форме о его труддеятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Таким образом, если новый работник при оформлении дистанционки предъявит трудовую книжку, вы сразу поймете, в каком виде ее вести по наличию или отсутствию соответствующей записи. Кроме того, сведения о выборе работника отражаются в его лицевом счете и выписке ПФР, которую вы вправе запросить.

Если сотрудник промолчал, не сделав выбор, его деятельность продолжает отражаться и в электронном, и в традиционном виде. Новому работодателю он также предоставляет бумажную трудовую. Что касается дальнейшего выбора:

• на работника, устраивающегося дистанционно впервые после 1.01.2021, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде;
• при выборе бумажного документа работник не теряет права сделать обратный выбор в любой момент;
• при выборе ЭТК возврат к бумажной невозможен;
• работник не имел возможности сделать выбор по объективным причинам (затяжная болезнь, другое) — это право сохраняется за ним;
• ваш работник — молчун, в этом случае вы продолжаете вести бумажную трудкнижку и подавать сведения в ПФР в электронном виде. Если этот работник уволится, он идет к новому работодателю также с бумажным документом.

Пока нет однозначного толкования, что делать с молчунами — останется ли у них право на переход к ЭТК после января 2021 или нет. Однако, учитывая тенденцию ПФР к цифровизации документооборота, скорее всего это право за ними сохранится.

Таким образом, когда дистанционный работник направляет вам трудовую, вы вносите в нее сведения, если:

• он вас об этом попросил;
• он не выбрал ЭТК.

По новым правилам оформления дистанционки вы не обязаны оформлять удаленному сотруднику регистрацию в системе индивидуального учета, если он не зарегистрирован в ПФР. Дистанционные работники сами обращаются в фонд с паспортом.