Заполняем новую форму 2-НДФЛ за 2021 год — сдаем в 2021 году

Назад

Опубликовано: 17.02.2019

Время на чтение: 4 мин

0

203

В октябре 2021 года Федеральная налоговая служба выпустила приказ №ММВ-7-11/566, который утверждает новую форму для отчетности, а конкретно для справки 2-НДФЛ. Главным нововведением стал факт раздела справки на форму для сдачи отчетности в ФНС и для физических лиц, то есть для сотрудников организации.

• Нововведения в отчетности НДФЛ в 2021 году
• Справка для сотрудников
• Как и когда подавать отчетность в 2021 году

Форма, которая предназначена для налоговой службы, осталась под прежним названием — 2-НДФЛ, для физических лиц же получила название «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Основные изменения в отчете 2-НДФЛ

С 2021 года действуют две формы справки 2-НДФЛ:

1. Отчетность 2-НДФЛ
2. Справка о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемая физлицам для предоставления по месту тробования.

В 2021 году налоговый агент должен предоставить в ИФНС отчет 2-НДФЛ по новой форме за 2021 год (Приказ ФНС от 02.10.2018 N ММВ-7-11/[email protected]). Новая форма является машиноориентированной и состоит из основного листа и приложения. На основном листе необходимо отобразить общую сумму дохода и налога на доходы физических лиц, а в приложении указывается более детализированная информация: доходы с вычетами и налогом с разбивкой по месяцам по каждому сотруднику. Также в новой форме сохраняется сокращенное название 2-НДФЛ, а количество разделов уменьшилось с пяти до 3.

Машиноориенторованной формой она является потому, что с такого документа налоговые органы смогут легко сканировать показатели, что ускорит прием и обработку представленных данных. Причем нововведения упростят задачу не только налоговым инспекторам, но и ускорят процесс получения налоговых вычетов физическими лицами.

Также незначительные изменения коснулись и справки 2-НДФЛ, выдаваемые работникам для предоставления в ИФНС. Они выдаются с учетом изменений, начиная с отчетности за 2021 год. При заполнении справки не допускается сокращенное наименование справки (2-НДФЛ заменяем на «Справка о доходах и суммах налога физического лица»), отсутствует поле с номером справки, а заполнять ее необходимо ориентируясь на тот же порядок, в котором заполнялась предыдущая форма.

Справка для сотрудников

Форма для сотрудников, выдаваемая по заявлению (статья №230 НК РФ), претерпела куда меньшие изменения и заполняется по стандартным, привычным всем по прошлым периодам, алгоритмам. Однако можно выделить следующие изменения в документе:

• исчез номер справки и ее признак;
• номер корректировки не указывается;
• следует указывать код ФНС;
• сведения об уведомлении, которые подтверждают право налогового агента на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи, в справке теперь не отражаются.

Форму справки для сотрудников можно посмотреть здесь. Полный документ инструкции по заполнению справки можно скачать здесь.

Как сдать отчет по форме 2-НДФЛ

Отчет по форме 2-НДФЛ за 2021 год сдается налоговым агентом до 1 апреля 2021 года. Опять же, эта дата касается справки с признаком 1 и 3. Если признак 2 и 4 (для реорганизованной организации), то справка подается до 1 марта 2021.

Признак 1 – код налогоплательщика, производящего выплаты, с которых был удержан налог.

Признак 2 – код налогоплательщика, производящего выплаты, с которых не был уплачен подоходный сбор.

Признаки 3 и 4 указываются правоприемником, когда нужно отчитаться за реорганизованную организацию.

Налоговыми агентами являются все организации и ИП, которые выплачивали доходы физлицам. Исключениями являются:

• Необлагаемые доходы (например, подарки, не дороже 4000 руб.)
• Выплаты, с которых получатель дохода сам должен заплатить налог (выплаты ИП, нотариусу, частному адвокату; дивиденды; оплата при покупке имущества у физлица)

Нулевая справка 2-НДФЛ в ИФНС не подается. Это объясняется тем, что форму 2-НДФЛ обязаны предоставлять налоговые агенты. Если не было выплат, либо производились необлагаемые выплаты, то вы не являетесь налоговым агентом.

Справки 2-НДФЛ сдаются в налоговый орган по месту нахождения ООО, либо месту жительства ИП.

Обособленные подразделения сдают справки по месту учета. ИП на ЕНВД или ПСН подают отчет по месту учета в связи с осуществляемой деятельности.

Справки с численностью от 25 физлиц и более подаются в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

Справки до 25 физлиц помимо электронной формы могут подаваться и в бумажном формате.

На бумажном носителе можно представить справки следующим образом:

• лично в ИФНС;
• отправить почтой с описью вложения.

Если справки предоставляются в бумажной форме, подготовьте сопроводительный реестр в 2 экземплярах (второй экземпляр с пометкой ИНФС налоговый агент хранит у себя).

В реестре указываются:

• наименование организации (ФИО ИП) и ИНН;
• признак, с которым подаются справки 2-НДФЛ;
• количество справок;
• номера справок с ФИО и датой рождения физлица.

Если при заполнении отчета по форме 2-НДФЛ были допущены ошибки, необходимо подать корректирующий отчет. Если же отчет требует дополнений, то подается уточненная справка 2-НДФЛ. В этих случаях нужно указать номер корректировки по порядку (01, 02 и т.д.), а вот номер справки при уточняющем отчете указывается тот же, что и при первой сдаче формы 2-НДФЛ. Если нужно отменить ранее поданную справку (например, сдали ее не в ту налоговую инспекцию), то представляется аннулирующая справка.

Начисленная, но не выплаченная зарплата

Отдельный блок вопросов касается ситуаций, когда в справке 2-НДФЛ нужно отразить начисления, по которым фактической выдачи (перечисления) денег не произошло. Это могут быть как случаи задержки выплаты зарплаты по вине работодателя (нехватка средств и т.п.), так и случаи, когда выдать деньги не получилось по вине работника, который просто не явился за расчетом. Рассмотрим конкретные ситуации.

В связи с финансовыми трудностями, которые возникли в организации в 2021 году, последняя выдача заработной платы состоялась в июне 2021 года. Все последующие суммы зарплаты начислялись, но не выплачивались. Как отразить невыплаченные суммы в справке 2-НДФЛ?

В Порядке заполнения новой формы 2-НДФЛ неоднократно упоминается, что доход отражается в том месяце, когда он считается фактически полученным (п. 4.1, 4.3, 4.11, 6.1, 6.2 и 6.8 Порядка). А дата фактического получения дохода для целей НДФЛ определяется на основании положений статьи 223 НК РФ. Напомним, что нормы статьи 223 НК РФ следовало применять и при заполнении прежней формы 2-НДФЛ, где также говорилось об отражении дохода в месяце фактического получения. Этот вывод подтвержден, в частности, в письмах ФНС России от 01.08.16 № БС-4-11/[email protected] (ответ на вопрос № 12) и от 02.03.15 № БС-4-11/3283 (см. «ФНС уточнила, как отразить в 2-НФДЛ зарплату за прошлый год, выплаченную в 2015 году»).

Соответственно, чтобы понять, как отразить в справке 2-НДФЛ начисленную, но невыплаченную заработную плату, нужно обратиться к правилам статьи 223 НК РФ. Пункт 2 этой статьи гласит, что доход в виде оплаты труда, выплаченный не в связи с увольнением работника, признается фактически полученным в последний день месяца, за который начислена заработная плата. Следовательно, суммы зарплаты включаются в справку 2-НДФЛ в тех периодах (месяцах), за которые они начислены. При этом дата фактического перечисления (выдачи) денег значения не имеет.

Также нужно учитывать, погашена ли соответствующая задолженность на дату формирования справки 2-НДФЛ. На основании пункта 4 статьи 226 НК РФ удержание исчисленного НДФЛ осуществляется из выплачиваемых сумм. А значит, до момента выплаты (перечисления) заработной платы обязанность по удержанию исчисленного НДФЛ не возникает (при условии, что до этого момента сотруднику не выплачивались иные доходы в денежной форме).

Соответственно, если справка 2-НДФЛ формируется после того, как была погашена задолженность по заработной плате, значит, исчисленный по этим суммам налог уже удержан и перечислен в бюджет. Поэтому справка заполняется в обычном порядке, как если бы зарплата была выплачена своевременно. А именно: сумма удержанного при погашении задолженности налога учитывается при формировании показателей по полям «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» раздела 2 справки.

Но если на дату формирования 2-НДФЛ задолженность перед работником еще не погашена, то порядок заполнения справки будет немного другой. Суммы начисленной зарплаты в этом случае тоже отражаются в приложении к справке 2-НДФЛ за соответствующие месяцы (вне зависимости от даты погашения долга). Следовательно, эти суммы участвуют в формировании показателей по полям «Общая сумма дохода» и «Налоговая база», а исчисленный с этих сумм налог включается в показатель по полю «Сумма налога исчисленная» раздела 2 справки. Но так как на дату составления справки зарплата не была перечислена, а налог не был удержан, то сумма НДФЛ попадает не в поля «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная», а в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 2 справки.

После того, как задолженность будет ликвидирована, налоговому агенту придется подать корректирующие справки о доходах за 2018 год. Если погашен весь долг по зарплате, то в уточненных справках в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» ставится ноль («0»), а сумма, которая была указана в этом поле в первоначальной справке, отображается в полях «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». А если долг по зарплате выплачен частично, то на соответствующие суммы НДФЛ уменьшается показатель в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» и увеличиваются показатели по строкам «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». При дальнейшем погашении задолженности нужно будет сдать повторные уточненные справки 2-НДФЛ. Напомним, что и ранее в подобной ситуации следовало представлять «уточненки» (письма ФНС России от 13.09.12 № АС-4-3/15317 и от 02.03.15 № БС-4-11/3283).

Обратите внимание: суммы задолженности по заработной плате за 2018 год, фактически перечисленные (выплаченные) в 2021 году, в справках 2-НДФЛ за 2021 год не отражаются. Это следует из упомянутых выше пунктов 4.1, 4.3, 4.11, 6.1, 6.2 и 6.8 Порядка заполнения новой формы 2-НДФЛ.

Работник был уволен в ноябре 2021 года. Но поскольку он не явился на работу за получением расчета, компенсация за неиспользуемый отпуск и зарплата за ноябрь 2021 года были депонированы. Данные суммы были выданы уволенному сотруднику только в марте 2021 года. В справках за какие периоды нужно указать эти выплаты?

В данном случае нужно снова обратиться к положениям статьи 223 НК РФ. В пункте 2 этой статьи сказано: в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца, датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который был начислен доход. Значит, в описанной ситуации сумма депонированной заработной платы попадет в справку 2-НДФЛ за 2021 год. В приложении к этой справке указанную сумму следует отразить в ноябре. А порядок заполнения раздела 2 справки будет зависеть от даты ее формирования: до выплаты депонированной суммы зарплаты или после.

А вот с компенсацией за неиспользованный отпуск ситуация другая. Для такой компенсации в статье 223 НК РФ не предусмотрено специальных правил определения даты фактического получения дохода. А значит, применяется общее правила для дохода в денежной форме: такой доход считается фактически полученным в день выплаты (перечисления) денег (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

В нашем случае компенсация за неиспользованный отпуск была выплачена в марте 2021 года. Следовательно, эту сумму нужно отразить в справке 2-НДФЛ за 2021 год.

Штрафы за нарушения при сдаче 2-НДФЛ

Налоговая может оштрафовать налогоплательщика, если допущены ошибки в сведениях формы отчета (неверная сумма выплат, данные физических лиц и т.д.). Недостоверными сведениями ИФНС может посчитать любые не соответствующие действительности реквизиты. Поэтому, к заполнению необходимо относиться крайне внимательно. Причем, штрафа в этом случае можно избежать, если вовремя заметить ошибку и отправить уточненную справку. А если не сдать отчет (либо задержать сроки сдачи), то штрафа не избежать.

Размер штрафов следующий:

1. За ошибки данных сотрудников – 500 рублей за каждую справку
2. За нарушение срока подачи – 200 рублей за каждую несданную справку

При этом, за опоздание со сроками или не сдачей справки, дополнительно могут оштрафовать руководителя организации (ИП) на 300-500 рублей.

Советы бухгалтера: перед сдачей отчета проверьте паспортные данные сотрудников, в том числе и прописку работника. Сотрудник может не догадаться сообщить работодателю об изменениях, которые в итоге повлекут штрафы.

Как заполняется справка

Документация 2-НДФЛ состоит из:

• Заголовка;
• Первого раздела «Информация о гражданине, который получает доход»;
• Второго раздела «Размер полученных средств и выплаченных налогов за отчетный период»;
• Третий раздел «Социальные и имущественные выплаты по налогу»;
• Приложение «Информация о полученных доходах на отчетный период».

Новая форма 2-НДФЛ. Фото gazeta-unp.ru

Заголовок

Является самой простой в оформлении частью.

В него вносятся сведения:

• ИНН и КПП организации;
• Порядковая нумерация выписки;
• Сведения об отчетном периоде;
• Сведения о налоговом агенте;
• ОКАТО;
• Контактные данные.

Первый раздел

Содержит информацию о физическом лице, в отношении которого выдается выписка, с указанием:

• ИНН;
• ФИО;
• Даты рождения;
• Кода страны по гражданству.

Ошибки в справке 2-НДФЛ. Фото ppt-online.org
Также прописывается информация о статус налогоплательщика по кодам:

• 1 – для резидентов России;
• 2 – если гражданин не является резидентом России;
• 3 – когда квалифицированный работник не является резидентом.

Второй раздел

Отображает следующие данные:

• Ставка выплаты;
• Сведения о поступлениях;
• Размер исчисления;
• Размер авансового платежа;
• Сколько было удержано.

Третий раздел

Содержит сведения об имущественных и социальных выплатах в пользу государственной структуры.

Указывается один из установленных кодов:

• 1 – когда сотрудник предоставил информацию о наличие имущественного удержания;
• 2 – когда сотрудник предоставляет сведения о наличии социального удержания;
• 3 – предоставляется информация о снижение государственной санкции на фиксированные выплаты.

Как заполнить справку 2-НДФЛ? Ответ в видео:

Приложение

Еде одно отличие новой вариации выписки – это наличие специального приложения. По факту, оно заменяет раздел № 3 действующей формы. Другими словами в данном приложении дается расшифровка на доходы гражданина по каждому месяцу, а также вычетов.

Объединение 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Срок представления 2-НДФЛ и 6-НДФЛ был изменен неслучайно. В настоящее время налоговыми органами проводится работа по унификации порядка представления 2-НДФЛ, она направлена в том числе на упрощение всей процедуры представления отчетности по НДФЛ и уплаты налогов.

По доходам 2021 года предполагается представление 2-НДФЛ внутри расчета 6-НДФЛ.

Сама форма 6-НДФЛ упростится. Из Раздела 2 формы уберут дату получения дохода и сумму получения дохода, то есть фактически останется только срок для перечислений, сумма для перечисления налогов, которая будет ложиться в лицевой счет агента.

В первом разделе останутся суммы доходов по начислению, также планируется добавить суммы, фактически выплаченные в отчетном периоде, и суммы, фактически выплаченные за предыдущий период. Тем самым налоговики хотят избавить бухгалтеров от необходимости постоянного контроля за переходящими остатками.

Изменения намечены на 2021 год.

Вести учет НДФЛ, формировать и сдавать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через удобный веб-сервис.

Узнать больше

Пример заполнения 2-НДФЛ за 2019 год

Петрова Ирина Михайловна работает бухгалтером в ООО «Фирма А». Первую справку она заполнила на генерального директора и следующую заполняет на себя (порядковый номер 2).

Зарплата Петровой за год составила 240 000 руб. В декабре 2019 года ей также была начислена и выплачена премия по итогам работы за год в размере 50 000 руб.

У Петровой есть несовершеннолетний ребенок, на которого ей положен стандартный ежемесячный вычет в течение всего 2019 года.

В отчете информацию по Петровой отражают следующим образом. В справке 2-НДФЛ:

В приложении к справке:

Далее можно посмотреть и заполнения 2-НДФЛ за 2021 год в Excel .

ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ 2-НДФЛ ЗА 2021 ГОД

Подводим итоги

2-НДФЛ за 2021 год нужно сдавать по новым правилам. Основные изменения:

• 2-НДФЛ в 2021 году по всем основаниям нужно сдать не позднее 02.03.2020;
• справку нельзя сдавать на электронных носителях (дискетах, флешках и т. п.);
• сдавать 2-НДФЛ на бумаге могут только те налоговые агенты, у кого количество получателей дохода не превысило 10 человек.

За 2021 год нужно заполнять справку по форме, утвержденной приказом ФНС № ММВ-7-11/566.

Читать также

22.01.2020

Порядок заверения справки 2-НДФЛ

Справку может подписать сам налогоплательщик (директор, ИП) либо правопреемник. Допустимо заверение справки доверенным лицом.

В зависимости от того, кто ставит подпись, необходимо указать код:

1 — документ подписал сам налоговый агент (правопреемник);

2 — документ подписал представитель.

В следующих трех строках нужно указать фамилию, имя, отчество лица, которое делает подпись справки. Если подписывает справку директор, а сдает в ИФНС бухгалтер, то указывать в этом разделе Ф.И.О. бухгалтера не нужно.

Если 2-НДФЛ подписывает доверенное лицо, в нижней строке первого листа нужно указать наименование и реквизиты доверенности.