Какие документы должны быть у ИП? Пакет документов индивидуального предпринимателя

Регистрация бизнеса – это государственная услуга, которая сопровождается выдачей подтверждающих документов. Их перечень зависит от организационно-правовой формы: ООО получает больше бумаг, чем индивидуальный предприниматель. Узнайте, какие документы выдаются при регистрации ИП.

Начало бизнеса

В сравнении с различными трудностями предпринимательской деятельности, регистрация ИП является достаточно простой и быстрой процедурой. Это предполагает точное соблюдение правил, при выполнении которых желающий стать бизнесменом приобретает свой заветный статус в течение 3 дней. На первый взгляд кажется, что самое трудное позади, и вы можете спокойно начинать заниматься выбранным видом деятельности, но, разумеется, это только начало. Параллельно со статусом ИП вы возлагаете на себя ответственность за грамотность составления отчетности в указанные сроки, которая должна быть оформлена в пределах специфики вашего бизнеса.

Какие документы должны быть у ИП? Этот вопрос интересует многих. Список необходимых бумаг, которые обязан вести ИП, бывает определить довольно проблематично, так как он зависит от ряда факторов, таких как сфера деятельности вашего бизнеса, место регистрации организации, условия труда и т.д.

Государственные реестры субъектов предпринимательской деятельности

Сведения о зарегистрированных ИП и юридических лицах ФНС заносит в разные государственные реестры. Предпринимателей включают в ЕГРИП, а организации – в ЕГРЮЛ. Эти реестры открыты и любой желающий может бесплатно получить из них информацию о конкретном предпринимателе или ООО.

Таким образом, факт регистрации ИП или общества с ограниченной ответственностью, в первую очередь, подтверждается записью из соответствующего реестра.

Перечень документов ИП

Ниже приведен перечень документов, которые необходимо иметь каждому индивидуальному предпринимателю:

• ИНН ИП.
• СНИЛС.
• Паспорт (копия всех страниц).
• ОГРНИП ИП.
• Заявление о постановке на учет ИП как налогоплатель­щика ЕНВД (если это предполагается).
• Копия уведомления налоговой об открытии р/с в банке.

• Свидетельство из ФОМС.
• Выписка из ЕГРИП для ИП.
• Справка из Госкомстата о кодах статистики.
• Копии страховок на имущество (если имеются).
• Копии правоустанавливающих договоров на объекты предпринимательской деятельности ИП.
• Уведомление о возможности применения УСН (если имеется).
• Договор на р/с в банке.
• ГРН внесения изменений в ЕГРИП.
• Договор об использования системы «Банк-Клиент» (если имеется).
• Свидетельство из ФСС.
• Свидетельство из ПФР как работода­теля.
• Копии договоров аренды оборудования, которое использу­ется организацией ИП.
• Копии договоров аренды помещения, где осуществляется деятельность ИП.
• Акты проведения проверок определенными инстанциями.
• Бланк реквизитов ИП.

Как бы там ни было, прежде чем приготовить полный список всех документов, нужно сразу четко определиться с тем, какой способ налогообложения вам наиболее удобен, а также планируется ли в вашей компании организация рабочих мест.

Коды статистики

Ещё один государственный орган, который ведет учёт индивидуальных предпринимателей, называется Росстат. Ведомство присваивает субъектам предпринимательской деятельности специальные коды: ОКТМО, ОКПО, ОКФС и другие.

Документ с кодами статистики можно получить, обратившись в территориальный орган Росстата. При себе надо иметь паспорт и копию листа записи ЕГРИП. А можно запросить свои коды онлайн с официального сайта, указав ИНН или ОГРНИП зарегистрированного предпринимателя.

ИП без сотрудников и необходимые документы

Наиболее лояльный путь ведения своего дела — ИП без найма сотрудников. В подобной ситуации вы сами выступаете для себя хозяином по ведению дел. На фоне этого вы не обязаны каждый месяц платить заработную плату персоналу. Что не менее важно, нет необходимости вести дополнительную отчетность. Но все же полностью избежать ответственности перед государством не выйдет. Ведь налоговые обязательства выполнять придется.

Попав в предпринимательскую деятельность, вы сразу становитесь перед выбором: то ли осуществлять свою деятельность в стандартном, то ли остановиться на одном из подходящих налоговых режимов. Каждому из таких вариантов соответствует свой метод отчетности. Рассмотрим, какие документы должны быть у ИП при стандартном налоговом режиме.

Действия после регистрации

Учредительские документы являются доказательством легальности деятельности предпринимателя:

• На их основании существует возможность подтвердить информацию о внесении данных в ЕГРИП о физическом лице;
• Кроме этого сведения включаются в базу данных фондов, ФНС, Росстата.

После регистрации нужно:

• Выбрать систему налогообложения;
• Соблюдать сроки по сдаче отчетности и уплате налоговых и социальных сборов;
• Получить при необходимости лицензию и завести кассовый аппарат;
• Оформить штат согласно требованиям законодательства;
• Подать уведомление о начале деятельности.

Документация для заключения договора с ИП

Предприниматель вправе не заниматься самостоятельно бизнесом, а нанять для этого третье лицо – директора, который станет представителем ИП.

В качестве директора можно нанять и самого себя, но это добавит только лишние расходы по уплате взносов.

Директора допустимо нанять:

• По трудовому договору;
• Для частичной передачи полномочий.

При этом ответственность за деятельность директора ложиться на ИП, выдавшего ему доверенность, за исключением уголовных преступлений.

Действительность договора с ИП подтверждается наличием его реквизитов – ИНН, паспортные данные.

Основанием для составления договора является Свидетельство, а теперь Лист о регистрации – указываются все реквизиты документа, а также прикладывается его копия.

Стандартный налоговый режим

В тех случаях, когда предприниматель останавливает свой выбор на стандартном налоговом режиме, он должен в указанный срок представлять в налоговые органы следующие документы:

Декларация в форме 3-НДФЛ:

• представляют в срок до 30 апреля;
• перечисление налога по итогам года осуществляется до 15 июля;
• заполнение и сдача декларации возможны в бумажном и в электронном виде.

ИНН ИП – основной документ, но что еще ему необходимо?

Декларация, имеющая форму 4-НДФЛ:

• предъявляется в том случае, если вы имели доходы от предпринимательской деятельности в течение года;
• сдается не позже 5 дней после завершения того месяца, когда были получены эти доходы.

Декларация по НДС:

• сдается до 25 числа, которое следует за истекшим кварталом;
• принимается на сдачу исключительно в виде электронного документа;
• оплата по налогу перечисляется каждый квартал.

Книга покупок НДС. Речь идет о примерах отражения записей по книгам продаж и счетам-фактурам, где отмечаются коды видов операций.

Так называемая книга по учету хозяйственных операций, расходов и доходов — КУДиР.

Документы, необходимые для ИП, зависят от многих нюансов. Налоговый режим по отчетности считается наиболее простым в понимании. Но он не всегда оказывается выгодным. Для упрощения деятельности малых предпринимателей законодательство Российской Федерации ввело различные налоговые режимы. Рассмотрим их ниже.

Выводы

1. Предъявить уставные документы ИП не может, потому что он не является юридическим лицом и у него нет устава.
2. На практике учредительные документы для ИП – это перечень бумаг, доказывающих его регистрацию в налоговой инспекции и легальный статус.
3. Документы, подтверждающие деятельность предпринимателя, чаще всего запрашивают банки и контрагенты, но это могут быть и другие заинтересованные лица.
4. Оригиналы учредительных документов остаются у ИП, оформление копий заверяется подписью предпринимателя и печатью, если она используется.

ЕНВР

Если вы выбираете Единый налог на вмененный доход (ЕНВР), независимо от размеров вашего заработка вы станете оплачивать установленные 15% от вмененных доходов. Выбрав эту систему отчетности, из общего перечня документов нужно представлять:

• Налоговую декларацию, которую нужно сдавать каждый квартал до начала второй декады того месяца, следующего за отчетным периодом.
• Учет таких показателей, как количество сотрудников и площадь торгового места.
  Читайте также:  Размер МРОТ для расчета больничного в 2021 - 2021 годах

Нужно ли предпринимателю регистрироваться в ПФР

Начав ведение бизнеса, ИП должен будет уплачивать страховые взносы в пенсионный фонд (ПФР):

за самого себя как за предпринимателя,

за своих работников в качестве работодателя.

Однако регистрироваться ни в том, ни в другом качестве ему уже не нужно. Не нужно подавать туда и отчетность по страховым взносам.

Эти изменения произошли в 2021 году после передачи ФНС администрирования взносов, направляемых в Пенсионный Фонд. Теперь всю необходимую для работы фонда информацию налоговая инспекция направляет туда по каналам ТКС.

ПСН

Очередной вид режима налогообложения — патентная система (ПСН). Патентная стоимость обычно зависит от типа деятельности предпринимателя. Но обязательным документом всегда выступает Книга учета доходов и патент на год для ИП.

Подробную информацию о различных налоговых режимах для ИП всегда можно прочитать на официальном сайте ФНС. Для этого нужно зайти в специальный раздел с информацией о документах по налогообложению, которые обязан представлять каждый бизнесмен, ведущий свою деятельность на территории России.

Документы, подтверждающие выбор системы налогообложения

Ещё один важный документ, о получении которого надо знать каждому ИП, это подтверждение о переходе на льготный налоговый режим.

Дело в том, что после регистрации все предприниматели и организации считаются плательщиками общей системы налогообложения – ОСНО. Но большинство начинающих бизнесменов выбирают специальный режим с пониженной налоговой ставкой: УСН, ПСН, ЕСХН.

Документ, который подтверждает переход на льготную систему налогообложения, надо сохранять. Для УСН и ЕСХН в этом качестве выступает второй экземпляр поданного уведомления с отметкой налоговой инспекции. Если же предприниматель выберет патентную систему налогообложения, то ему выдадут соответствующий патент.

Выбор самого выгодного налогового режима надо сделать как можно раньше, в идеале – до регистрации ИП. Если вы не знаете, как рассчитать фискальную нагрузку на разных системах налогообложения, рекомендуем обратиться на бесплатную консультацию.

Бесплатная консультация по налогам

Документы индивидуального предпринимателя как работодателя

Когда бизнес невозможен без привлечения дополнительной рабочей силы, становится необходимым ведение дополнительных документов. Наем граждан на работу влечет за собой дополнительную ответственность и составление соответствующей отчетности.

Начав заниматься собственным бизнесом, вы попадаете под постоянный контроль Фонда социального страхования (ФСС) и, конечно же, Федеральной налоговой службы Российской Федерации (ФНС).

Каждый из этих органов ждет от индивидуального предпринимателя, являющегося работодателем, представления определенного перечня отдельных документов.

Федеральной налоговой службе требуются от ИП с наемными работниками данные по форме 2-НДФЛ до 1 апреля следующего года. Кроме того, необходимо сообщать количество работников до 20 января. В случаях закрытия предпринимательской деятельности информация о численности сотрудников подается до даты снятия с учета.

В Фонд социального страхования отправляют отчетность в формате 4-ФСС. Предоставление информации осуществляется в бумажном виде не позднее начала второй декады месяца. Кроме того, передача данных возможна в электронном виде.

Пенсионный фонд России требует информационный документ по форме РСВ-1. В нем необходимо указать данные в целом по предприятию и информацию индивидуального учета по каждому отдельному наемному работнику.

Выписка из ЕГРИП для ИП – также один из самых важных документов.

Законодательная база и изменения в ней

Детально разъясняет вопрос относительно учредительной документации ст. 52 ГК РФ.

Статья 52. Учредительные документы юридических лиц

1. Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ и государственных корпораций, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками), за исключением случая, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи. Хозяйственное товарищество действует на основании учредительного договора, который заключается его учредителями (участниками) и к которому применяются правила настоящего Кодекса об уставе юридического лица. Государственная корпорация действует на основании федерального закона о такой государственной корпорации. 2. Юридические лица могут действовать на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом. Сведения о том, что юридическое лицо действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, указываются в едином государственном реестре юридических лиц. Типовой устав, утвержденный уполномоченным государственным органом, не содержит сведений о наименовании, фирменном наименовании, месте нахождения и размере уставного капитала юридического лица. Такие сведения указываются в едином государственном реестре юридических лиц. 3. В случаях, предусмотренных законом, учреждение может действовать на основании единого типового устава, утвержденного его учредителем или уполномоченным им органом для учреждений, созданных для осуществления деятельности в определенных сферах. 4. Устав юридического лица, утвержденный учредителями (участниками) юридического лица, должен содержать сведения о наименовании юридического лица, его организационно-правовой форме, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующих организационно-правовой формы и вида. В уставах некоммерческих организаций, уставах унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях в уставах других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом также в случаях, если по закону это не является обязательным. 5. Учредители (участники) юридического лица вправе утвердить регулирующие корпоративные отношения (пункт 1 статьи 2) и не являющиеся учредительными документами внутренний регламент и иные внутренние документы юридического лица. Во внутреннем регламенте и в иных внутренних документах юридического лица могут содержаться положения, не противоречащие учредительному документу юридического лица. 6. Изменения, внесенные в учредительные документы юридических лиц, приобретают силу для третьих лиц с момента государственной регистрации учредительных документов, а в случаях, установленных законом, с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом таких изменений.

ФЗ № 125 указывает перечень документов ИП и период их хранения, при этом предприниматель должен обеспечить все условия для сохранности документации.

П. 8 ст. 23 НК РФ указывается на необходимость хранения документов бухгалтерского и налогового учетов.

В оформлении некоторых документов, которые должны в обязательном порядке иметься у предпринимателя произошли изменения:

1. До 2021 года выдавалось Свидетельство о государственной регистрации по форме Р21001, а после Лист записи ЕГРИП о регистрации предпринимателя.
2. При этом свидетельство, выданное ранее, считается действительным.
3. Кроме этого предпринимателю после успешной регистрации выдается уведомление по форме 2-3-Учет.

Какие кадровые бумаги должен иметь ИП?

Каждый предприниматель как работодатель обязан иметь следующие кадровые документы:

• договор в двух экземплярах;
• личные карточки своих работников по форме Т-2;
• штатное расписание с графиком оплачиваемых отпусков;
• должностную инструкцию;
• правила распорядка внутри предприятия.

Кроме того, для общего соблюдения кадровой системы требуется наличие таких отчетных документов, как штатное расписание, табель регистрации времени, проведенного на работе, график отпусков, расходная книга, а также книга по учету трудовых.

На самом деле оформление нового сотрудника на работу в частный бизнес не столь сложная процедура. Главное — это осуществлять полный документооборот и правильно вести кадровый учет. А своевременное заполнение всех форм по трудоустройству даст шанс избежать неприятных проблем с контролирующими государственными органами и самими сотрудниками.

Пользуясь вышеприведенным списком, всегда можно проверить, все ли документы имеются в наличии. Также это позволит понять, какие из них только предстоит получить. Опытные предприниматели отмечают, что следует даже завести для себя папку официальных документов индивидуального предпринимателя. Это непременно станет весьма удобным инструментом в ведении своего бизнеса и позволит контролировать любую ситуацию, что упростит взаимодействие с государственными органами. Кроме того оставит время на реализацию собственных новшеств как бизнесмена. Вот какие документы должны быть у ИП.

Восстановление документации

Если документы предпринимателя в силу обстоятельств были утеряны, по их восстановлению необходимо выполнить этапы с соблюдением процессуальных норм.

При этом в зависимости от варианта утери документов нужно взять справку из полиции, ЖЭКа или МЧС, которые выступят в качестве оправдательных документов.

При утере документов можно действовать 2 способами:

• Закрыть предприятие – после подачи соответствующих документов и расчета со всеми кредиторами, а также фондами закрытие произойдет в течение 10 дней;
• Восстановить документы и работать далее, для этого необходимо написать заявление, приложить к нему справку-подтверждение, оплатить госпошлину за каждый восстановленный бланк.

Коды деятельности по ОКВЭД

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) — это справочник, в котором каждому виду деятельности предпринимателя присвоен собственный уникальный код. При регистрации будущий предприниматель должен указать, с какими кодами ОКВЭД он будет работать. Это нужно сделать на листе А формы Р21001.

Важно правильно выбрать коды ОКВЭД. В противном случае у налоговиков могут возникнуть сомнения в законности вашей деятельности. А еще за неправильно выбранные коды ОКВЭД могут оштрафовать — в соответствии с ч. 4 ст. 14.25 КоАП РФ размер штрафа составляет от 5 000 до 10 000 рублей.

Законодатель не ограничивает количество кодов ОКВЭД, которые вы можете зарегистрировать. Главное — выбрать один основной. Это будет код той деятельности, которой вы планируете заниматься чаще всего и получать от ее осуществления большую часть прибыли. Дополнительные коды просто зафиксируйте в ЕГРИП — например, в будущем вы сможете заниматься не только розничной продажей непродовольственных товаров, но и оказывать услуги по их доставке.

Работать с классификатором удобно — он разбит на разделы (от A до U), которые, в свою очередь, делятся на классы. Классы делятся на группы, а группы — на подгруппы. При регистрации достаточно указать код, состоящий из четырех цифр — все подгруппы, входящие в выбранную группу, будут присвоены ИП автоматически.

Если в момент регистрации вы не укажете в заявлении тот код, который понадобится вам в дальнейшем, ничего страшного не случится — изменения в ЕГРИП можно внести позже, заполнив форму Р24001.

В «КонсультантПлюс» есть множество готовых решений, в том числе справочная информация «Государственная регистрация физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей». Если у вас еще нет доступа к системе, оформите пробный онлайн-доступ бесплатно! Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.

Могут ли отказать в открытии ИП?

Иногда в ответ на заявление о регистрации ИП приходит отказ. Перечень оснований для отказа приведен в ст. 23 ФЗ № 129. Вы не станете предпринимателем, если:

• заявление составлено неправильно или к нему приложен неполный комплект документов;
• документы не заверены у нотариуса, если вы подаете документы по почте или через представителя;
• заявление на регистрацию подписали не вы, а другое лицо, не имеющее на это права;
• паспортные данные, указанные в заявлении, не соответствуют тем данным, которые ФНС получила от МВД;
• работать в качестве ИП вам запретил суд;
• вы уже имеете статус ИП;
• прошло менее года с момента признания вас банкротом или с момента вынесения судом решения о принудительном прекращении вашей деятельности в качестве ИП;
• не истек срок действия наложенного судом запрета на осуществление предпринимательской деятельности.

Как зарегистрировать ИП в этом случае? Придется устранить причину, по которой вам отказали, например, если пакет документов неполный, обновить его. А вот если есть запрет на осуществление предпринимательской деятельности, останется только ждать, пока не истечет срок его действия.

Квитанция об уплате пошлины на регистрацию ИП

Квитанция об уплате госпошлины — это документ, подтверждающий факт того, что вы внесли деньги за услугу по регистрации ИП в бюджет. Ее нужно приложить к пакету документов для налоговой — если этого не сделать, рассматривать заявление не будут. В качестве квитанции можно представить:

• платежное поручение с отметкой об оплате с банковского счета (абз. 2 п. 3 ст. 333.18 НК РФ);
• банковскую квитанцию — если пошлина уплачена наличными деньгами (абз. 3 п. 3 ст. 333.18 НК РФ).