Переход на электронные больничные: что нужно знать бухгалтеру

К сожалению, каждому из нас знакома ситуация, когда чувствуешь, что заболеваешь… Слабость, головная боль, озноб – лишь малый перечень неприятных симптомов. На следующий день самочувствие, как правило, ухудшается, и человек уже не может в полной мере трудится на своем рабочем месте. Сотрудник становится временно нетрудоспособным, и врач прописывает больному постельный режим. К сожалению, не только банальное ОРВИ может стать причиной больничного, а в некоторых случаях данный документ вообще не свидетельствует о недуге сотрудника.

Итак, больничный лист. Что это такое? Кому он положен по закону? Каким образом, работающим нетрудоспособным гражданам оплачивается больничное пособие?

Общие сведения о листе нетрудоспособности

Больничный лист – это официальный документ с печатью, который подтверждает временную нетрудоспособность работающего гражданина. Обновленный бланк листа нетрудоспособности был утвержден Приказом Министерства Здравоохранения и Социального Развития Российской Федерации № 347 н. от 26 апреля 2011 года.

Фактически, больничный лист является официальным документом, который подтверждает уважительную причину отсутствия сотрудника на рабочем месте. В больничном листе отражен временной промежуток «отпуска», и причина его открытия.

Существует множество уважительных причин, обоснование которых приводит к оформлению больничного листа. Чтобы сделать процедуру заполнения бланка намного быстрее и проще, вместо длинных названий и выражений, можно просто проставлять соответствующие коды. При этом существенно экономится время врача, и к минимуму сводится текстовое заполнение информации. С перечнем кодов можно ознакомиться на оборотной стороне бланка.

Лист нетрудоспособности, являясь финансовым документом, регулируется следующей нормативно-правовой базой:

1. Трудовым Кодексом Российской Федерации;
2. Приказом Министерства Здравоохранения и Социального Развития «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.
3. Законом «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

В больничном листе обязательно должны быть отражены четкие сроки, Ф.И.О. пациента, и Ф.И.О. медицинского работника, выдавшего больничный лист. Подлинность финансового документа подтверждает печать медицинской организации. В Письме ФСС РФ №14-03-18/15-12956 от 28.10.2011 г. (пункт 2, абзац 2) указано, что на оттиске печати может содержаться только 2 варианта текста:

1. «для больничных листков»;
2. «для листков нетрудоспособности».

Действующий бланк нетрудоспособности имеет высокую степень защиты от подделок. В самом верху документа, по разным углам, содержатся элементы его защиты:

1. В правом верхнем углу находится штрих код, содержащий в себе 12 цифр;
2. В левом верхнем углу бинарный код, который полностью исключает возможность фальсификации.

По статистическим данным ФСС, в результате тщательных проверок машиночитаемых бланков, число поддельных больничных листов в России по итогам 2021 года снизилось более чем на 20 %. Сокращать количество поддельных листов помогают сложные защитные коды бланков.

В 2021 году еще более ужесточится проверка листов нетрудоспособности, и есть надежда, что электронные больничные со временем вообще сведут фальсификацию к нулю. На официальном сайте ФСС имеются рекомендации с пояснением, каким образом можно выявить поддельный лист нетрудоспособности. Теперь уже невозможно обратиться за помощью к «своему» врачу с просьбой о помощи в оформлении больничного листа. Ни один законопослушный врач не поставит ложную дату начала или окончания срока больничного. ФСС РФ ведет контроль по каждому оплаченному листу нетрудоспособности.

Необходимым условием для выдачи больничного листа является наличие у медицинского работника соответствующей должности и лицензии на осуществлении медицинской деятельности. С недавних пор дополнительно проверяется наличие у врача, выдавшего больничный лист, лицензии по экспертизе временной нетрудоспособности работающего гражданина.

На основании правильно заполненного бланка, работнику по закону выплачивается пособие, сумма которого, как и любой доход гражданина, облагается подоходным налогом 13% (статья 217 Налогового Кодекса РФ).

Обычно первые 3 дня больничного оплачивает работодатель, а последующие дни – территориальный орган ФСС. Исключением является временная нетрудоспособность сотрудника по причине ухода за больным членом семьи, карантин и лечение в санатории. В перечисленных случаях, пособие по временной нетрудоспособности в полной мере выплачивается за счет средств бюджета ФСС РФ.

Фонд Социального Страхования компенсирует работодателю затраты на выплату пособия по нетрудоспособности. А вот в регионах, участвующих в пилотном проекте «Прямые выплаты», при полной выплате пособия сотруднику Фондом Социального Страхования, денежные средства напрямую поступают гражданину на банковскую карту, исключив из цепочки системы компенсацию денежных средств работодателю.

По статистическим данным Фонда Социального Страхования, по итогам 2021 года гражданам РФ было оформлено свыше 40 млн. больничных листов, а на их оплату было выделено более 300 млрд. руб.

Обстоятельства, в случае которых работающий гражданин имеет право на получение больничного листа

В законодательстве Российской Федерации предусмотрены особые жизненные ситуации и обстоятельства, когда работающему гражданину официально разрешается не посещать рабочее место.

Неполный перечень самых главных и часто встречающихся причин по оформлению больничного листа гражданами РФ:

1. Заболевание самого гражданина (инфекционное, простудное – в тяжелой форме, обострение хронических заболеваний, требующих лечения в больнице, операционное вмешательство);
2. Травма сотрудника;
3. Уход за больным членом семьи;
4. Санаторное, курортное лечение в РФ, прописанное лечащим врачом;
5. Карантин (в том числе, у ребенка в возрасте до 7 лет, который посещает детский сад);
6. Отпуск по беременности и родам. В данном случае лист нетрудоспособности выдается врачом-акушером, у которого женщина официально состоит на учете по беременности, в 30 полных недель. Длительность «больничного» составляет 70 календарных дней до родов и столько же – после родов. При многоплодной беременности, уход на «больничный» происходит с 28 недели и продолжается до 110 дней после дня родоразрешения.

Важность правильного заполнения

Как и все государственные бланки, лист нетрудоспособности машиночитаем, и требует особого внимания для своего заполнения. Оформляя лист нетрудоспособности вручную, врачу необходимо использовать чернила исключительно черного цвета, а так же соблюдать следующие правила:

1. Заполнять лист буквами русского алфавита;
2. Каждой клетке присваивать один символ;
3. Отступать пробел (одну пустую клетку) между фамилией и именем и в наименовании организации, если это требуется;
4. Использовать в заполнении только заглавные буквы;
5. Врач, который оформляет больничные листы, должен быть ознакомлен с документом по правилам оформления листов нетрудоспособности, а именно, Письмом ФСС РФ от 5 августа 2011 года № 14-03-11/05-8545.

Особое внимание правильности заполнения больничного листа сотрудника должен уделить работодатель, иначе, в случае допущения ошибок, ФСС РФ вправе отказать в возмещении расходов. И тогда работодатель получит непредвиденный финансовый ущерб в размере суммы выплаты пособия.

При выявлении ошибки, возможна выдача дубликата листа лечащим врачом.

Интересный факт! При потере финансового документа, право на получение пособия временно нетрудоспособным гражданином по закону сохраняется еще на протяжении полугода (это время дается для возможности восстановления документа в виде дубликата – статья 12 часть 1 ФЗ №255 от 29 декабря 2006 года).

Ответственность работодателя за несвоевременную оплату больничного

Оплата дней нетрудоспособности работающим гражданам гарантирована трудовым законодательством.

Нарушение сроков выплаты пособия или начисление положенных сумм не в полном объеме чревато для работодателя административным наказанием:

• предупреждением;
• штрафом.

Помимо прочего, при задержке причитающихся выплат, должна быть начислена пеня по день окончательного расчета.

Обжаловать противоправные действия (бездействие) работодателя можно не только через суд, но и обратившись в надзорные органы – трудовую инспекцию, прокуратуру.

Порядок оформления листа нетрудоспособности работающим гражданам в 2021 году

В жизни каждого человека хотя бы раз случалась такая ситуация, при которой он временно становился нетрудоспособным. Что нужно сделать официально трудоустроенному гражданину, чтобы подтвердить свою неработоспособность? В первую очередь обратиться к специалисту для медицинского освидетельствования случившегося.

После осмотра врача, дата открытия больничного листа зависит от определенной ситуации:

1. Пациенту оформляется больничный в первый же день обращения за медицинской помощью;
2. Через некоторое время (если ситуация не критичная, например, требующая сдачу необходимых анализов и прохождения дополнительных обследований).

Выздоровление сотрудника или члена его семьи так же свидетельствует врач. В день выписки из больничного, врач заполняет больничный лист до конца и отдает на руки пациенту. В расчет больничного листа входят все дни, в том числе выходные, дни отпуска и праздничные дни.

Работник должен сам уведомить работодателя об открытии и закрытии больничного. В первый день выхода на работу сотрудник должен передать финансовый документ в отдел кадров или бухгалтерию, для дальнейшего расчета пособия (Пункт 1 Порядка, утвержденного приказом Министерства Здравоохранения и Социального развития РФ от 29 июня 2011 года №624н.)

Пособие по временной нетрудоспособности начисляется в течение 10 рабочих дней. Денежные средства в полном объеме поступают на счет сотрудника вместе с ближайшей выплатой зарплатной или авансовой части ежемесячной оплаты труда (статья 15 часть 1 ФЗ №255).

Однако размер выплаты пособия может снизиться до минимума из-за несоблюдения временно нетрудоспособным лицом больничного режима. Например, если пациент не явился на плановый прием к лечащему врачу без предупреждения с указанием уважительной причины. При этом в соответствующем пункте больничного листа ставится отметка, подтвержденная подписью врача.

На пособие по больничному листу имею права рассчитывать лишь официально трудоустроенные граждане. То есть, официально трудоустроенные физические лица, отчисляющие налоги в ФСС (статья 2 Закона 255-ФЗ).

Как долго можно сидеть на больничном

Это будет зависеть от болезни и ее тяжести. Если только врачи не полагают, что гражданин должен получать инвалидность, они могут оформить больничный на тот срок, что потребуется для возвращения трудоспособности.

Ряд ограничений, впрочем, все же имеется:

• фельдшеры и зубные врачи могут выдавать больничные листы не более чем на 10 дней,
• прочие специалисты могут сами предоставлять больничный до 15 дней, на более продолжительное время оформлять его может врачебная комиссия.

Расчет больничного листа в 2018 году

Для расчета пособия по листу нетрудоспособности необходимо следовать следующей пошаговой «инструкцией»:

1. Рассчитать совокупный заработок работника за последние 2 года (на который начислялись страховые взносы);
   Внимание! Необходимо учитывать, не превышает ли сумма заработка установленного максимального лимита (для 2021 года – 755000 руб., для 2021 года – 718000 руб.). Если нет, брать в расчет фактическую сумму.
2. Рассчитать средний дневной заработок. Для этого общую сумму заработка (пункт 1) необходимо разделить на 730 (это стандартная величина для расчетов – 2 календарных года).
3. Определить средний дневной размер пособия в зависимости от стажа (обращая внимание на случаи-исключения).
4. Рассчитать итоговую сумму пособия к выплате: дневной размер пособия (пункт 3) умножить на число дней нетрудоспособности сотрудника, указанного в больничном листе с печатью.

В Федеральном Законе №255 подробно прописаны все условия и алгоритм обеспечения временно нетрудоспособных работающих граждан денежным пособием. Размер денежных выплат по больничному пособию непосредственно зависит от стажа работника.

Как правило, пособие рассчитывается исходя из среднего заработка сотрудника за два календарных года. Если сотрудница последние 2 года находилась в декретном отпуске или этот период совпал с ее отпуском по уходу за ребенком, в этом случае можно заменить один или два года в трудовом стаже.

В соответствии со статьей 15 Федерального закона №255 страховой стаж засчитывается только с предоставлением подтверждающих документов:

1. Работа по трудовому договору (трудовой договор, трудовая книжка);
2. Муниципальная служба (трудовая книжка);
3. Военной, правоохранительной службой (военный билет);
4. Временной период, когда физическое лицо, будучи ИП, добровольно отчислял взносы в ФСС (квитанции об оплате взносов).

Влияние страхового стажа на начисление пособия по временной нетрудоспособности сотрудника

Соотношение страхового стажа и процентного начисления пособия сотруднику в 2021 году:

Кстати, МРОТ (минимальный размер оплаты труда) в 2021 году составляет 9489.00 руб.

Однако существуют исключения к вышеуказанной таблице. Например, если у сотрудника есть удостоверение чернобыльца или работник трудился в районах Крайнего Севера до 2007 года, то больничное пособие оплачивается 100%, не зависимо от его стажа. А так же если лист нетрудоспособности был открыт по причине болезни несовершеннолетнего ребенка, проходившего лечение амбулаторно. В данном случае первые 10 дней денежное пособие начисляется согласно стажу сотрудника, а остальные дни больничного – в размере 50% от его среднего заработка.

К исключению зависимости размера пособия от страхового стажа работника относятся и больничные, начисляемые по беременности и родам. В данном случае денежное пособие выплачивается в размере 100% от среднего заработка. И таким же образом начисляются больничные выплаты сотрудникам, получившим производственные травмы.

Минимальный и максимальный размер больничного пособия в 2018 году

Нередко случаются ситуации, когда сотрудник не имел никакого заработка за последние несколько лет. Или же средний заработок за последние два трудовых года получился ниже МРОТ. В данных случаях пособие по больничным листам будет рассчитываться из минимального размера оплаты труда.

Что касается минимального размера больничного пособия, все предельно ясно. Но не каждый понимает понятие «максимального размера больничного пособия». Оно исходит из постоянной величины максимального размера ежедневного заработка граждан. Данная денежная величина равна 2021.81 руб. То есть, если работник имеет более высокий средний заработок, то разницу между фактическим расчетом пособия и максимальным возможным размером пособия Фонд Социального Страхования доплачивать не будет. У работодателя будет выбор, доплачивать «из своего кармана», или вывести сумму больничного пособия, равную максимально возможной.

Почему утверждена именно эта сумма в виде максимального ежедневного заработка работника? В 2021 году предельная величина базы для начисления страховых взносов составила 718000 руб., а в 2017 году – 755000 руб. Из этого вычисляется максимальный размер дневного пособия: 718000 руб. + 755000 руб. = 1473000 руб. Итог делится на 730 дней (стандартно). Получается 2021.81 руб.

Электронный больничный лист – новаторство, доступное не каждому

Массовый переход России на электронные сервисы затронул и медицинскую отрасль. Наряду с идеей появления электронных полисов, в 2014 году поступило предложение внедрить в систему здравоохранения систему электронных листов нетрудоспособности.

Пилотный проект был запущен в 2015 году в городах Астрахани, Тамбова, Хабаровска, Самары, реализация которого показала результат в виде сокращения поддельных документов, а так же снижения нагрузки на персонал медицинских учреждений и работы бухгалтеров организаций — работодателей.

С 1 июля 2021 года электронный лист нетрудоспособности официально получил статус юридического финансового документа в РФ. Бумажную форму отменять не планируется, электронный аналог станет пока лишь альтернативой привычной классики.

В 2021 году пациент, которому выписывают больничный лист, вправе выбрать, в какой форме будет выдан финансовый документ: бумажной или электронной. Электронная версия больничного листа может быть оформлена лишь с письменного согласия (заявления) гражданина.

Однако даже если пациент напишет заявление на оформление электронного листа нетрудоспособности, закон пока не обязывает медицинские учреждения исполнять данное желание гражданина ввиду следующих обстоятельств:

1. Отсутствия у медицинского учреждения усиленной квалифицированной электронной подписи (ФЗ №86 от 01.05.2017);
2. Отсутствия технических возможностей по обмену данными (например, проблема с установкой специальной компьютерной программы);
3. Отсутствия прочного интернет — соединения, необходимого для работы на сайте www.cabinets.fss.ru.

Идея создания и внедрения в массовое социальное пользование электронного больничного листа имеет большие перспективы развития. Данная система может существенно облегчить работу медицинских учреждений, работодателей и ФСС РФ. Регионы, участвующие в пилотном проекте, уже ощутили удобство в использовании электронного больничного листа, о чем делятся в своих региональных отчетах.

Электронные листы нетрудоспособности, безусловно, имеют ряд существенных преимуществ перед бумажными бланками:

Несмотря на все преимущества и прогрессирующее развитие экспериментальной системы в городах, выбранных для реализации пилотных проектов, сложности в массовом распространении пользования системой сохраняются. Некоторые граждане страны лишь только сейчас начинают узнавать про существование данного нововведения, несмотря на то, что проект существует фактически более 4 лет. Переход на электронные больничные листы потребует еще немало времени, сил и финансовой поддержки государства.