Отчетность по заработной плате в 2021 году — это совокупность формуляров и бланков, раскрывающих информацию о численности работников, начисленных доходах, исчисленных и уплаченных налогах и взносах. Сведения обязаны предоставлять все работодатели без исключения. Всю зарплатную отчетность разделяют на четыре основные категории. Состав и периодичность предоставления напрямую зависят от количества работников в фирме. Определим, какие отчеты сдает бухгалтер по заработной плате в 2020 году:
- Фискальная отчетность — перечень формуляров, предоставляемых работодателями в ИФНС.
- Отчетность во внебюджетные фонды — с 2021 года сохранилось всего несколько отчетных бланков, предоставляемых в ПФР и Соцстрах.
- Статистические сведения — периодичность и сроки сдачи статформ зависят от количества работников в штате.
- Иные сведения — формируются по индивидуальному запросу со стороны контролирующих министерств и ведомств.
Особенности предоставления информации по каждой категории отчетности разберем подробнее.
Что необходимо знать об оформлении отчетности по зарплате
Во-первых, отчетный период, за который вы будете подавать сведения по зарплате в отношении своих сотрудников. Налоговая инспекция нуждается в ежегодной отчетности в отношении отчислений. Бухгалтер заполняет специальную форму 2-НДФЛ или 3-НДФЛ.
Во-вторых, необходимо точно внести данные в форму отчетности по зарплате и следить за переменами в Законодательстве РФ. Для того чтобы избежать штрафов и выговоров со стороны налоговой службы, необходимо внимательно отнестись к новым постановлениям и сразу же скорректировать отчетные документы.
Если НДФЛ удержать не удалось
Бывает, что физлицо получило от ИП или фирмы доход, но удержать с него налог не получилось. Такое чаще всего бывает, если доход в натуральной форме. К примеру, фирма преподнесла партнеру подарок дороже 4 тысяч рублей, и по закону должна удержать НДФЛ, но удерживать его не с чего, ведь партнер не получает в этой фирме никаких денежных выплат.
В такой ситуации фирма все равно должна оформить 2-НДФЛ и указать стоимость подарка. Только в справке вместо признака «1» указывают признак «2». И срок предоставления справки с признаком «2» другой – 1 марта, то есть на месяц раньше.
Отчетность по НДФЛ в ИФНС
Сдавая ту или иную отчетность по зарплате необходимо иметь всю информацию и сроках ее сдачи, а также о признаках в справке.
Признак – это условный код, который дает возможность фискальным органам узнать всю необходимую информацию о суммах, о числе плательщиков и других важных показателях, например, о задолженности. Говоря об отчетности, которая сдается в ИФНС, имеет смысл заострить внимание на том, что она должна быть сдана до 1 апреля с признаком 1, и не позднее 1 марта с признаком 2.
Признаки проставляются вверху справки, в специальной графе. Единица – это код того лица, с заработной платы которого идут удержания, а двойка – код налогоплательщика.
Расчет по форме 6-НДФЛ
Расчет по форме 6-НДФЛ актуален с начала 2021 года. Его необходимо сдавать всем организациям, в которых есть наемные сотрудники. Оформление отчетности по зарплате в такой форме не отменяет необходимость заполнять 2-НДФЛ, в отличие от которой, 6-НДФЛ относится ко всей организации в целом. Данный вид документа также сдается в вашу ИФНС. Обратите внимание на то, что с 2021 года утверждена новая форма, образец которой можно скачать на официальных сайтах.
Сдавать расчет нужно четыре раза в год, данные привести в нем нарастающим итогом:
Отчетный месяц | Крайний срок сдачи |
За 2021 год | 01.04.2019 |
За 1 квартал 2021 года | 30.04.2019 |
За полугодие 2021 года | 31.07.2019 |
За 9 месяцев 2021 года | 31.10.2019 |
За 2021 год | 01.04.2020. |
Отчетность по страховым взносам в ИФНС
Отчетность по страховым взносам предусмотрена для всех работодателей, в организации которых трудятся наемные работники. КНД 1151111 – новая форма, которая утверждена для сдачи отчетности. В форме должна быть зафиксирована информация о самом физическом лице, а также информация о плательщике взноса, его обязательствах и персонифицированные сведения о лицах, застрахованных официально.
Данные о начисленных взносах, уплаченных суммах отражать в РСВ нужно нарастающим итогом. При этом сдавать отчет предписано по прошествии каждых 3 месяцев 30 числа.
Крайние сроки сдачи расчета по страховым взносам в 2019 году:
Отчетный месяц | Крайний срок сдачи |
За 1 квартал 2021 года | 30.04.2019 |
За полугодие 2021 года | 30.07.2019 |
За 9 месяцев 2021 года | 30.10.2019 |
За 2021 год | 30.01.2020 |
2-НДФЛ
В справке 2-НДФЛ отражают все выплаченные работнику суммы, удержанный НДФЛ и предоставленные вычеты. Такую справку по итогам года оформляют на каждого работника, который трудился по трудовому или гражданско-правовому договору.
В 2-НДФЛ включают только те выплаты, которые облагаются налогом на доходы физических лиц. В статье 2021 Налогового кодекса РФ перечислены выплаты, с которых НДФЛ не удерживают. Их в справку включать не надо. Это, в частности, государственные пособия (но не больничные), компенсации, алименты, некоторые виды матпомощи и т.д.
Отчетность о численности работников
Среднесписочная численность – показатель, который знаком предпринимателям и владельцам предприятий, на которых трудятся наемные работники. Если вы индивидуальный предприниматель и сотрудников с трудовым или агентским договором у вас нет – отчетность не потребуется.
Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.
Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.
Сообщать о численности нужно ежегодно, в том числе и тогда, когда по сравнению с прошлым годом она не меняется.
Статус организации | Крайний срок сдачи |
Действующие ИП и организации за 2021 год | До 20 января 2021 года. |
Вновь созданные организации | Не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем в котором была создана организация. |
При ликвидации организации или закрытии ИП | Не позднее официальной даты ликвидации организации или закрытия ИП |
Штраф за нарушение срока сдачи СЧР составляет 200 рублей. Также дополнительно могут оштрафовать главного бухгалтера или руководителя организации на сумму от 300 до 500 рублей. За предоставление неверных сведений штраф не предусмотрен.
Виды отчетности
Все кадровые отчеты можно разделить на две большие группы: внутренняя отчетность и отчетность внешняя.
Внутренние отчеты предназначены, как правило, для руководства фирмы, управленческого анализа и учета. Это оперативные сведения за период о принятых сотрудниках, уволенных, расчеты текучки кадров, о заболеваемости, о возрасте и квалификации; в целом, по подразделениям. В большинстве случаев для таких отчетов используются не унифицированные формы, а принятые в организации и закрепленные в ЛНА.
Внешние отчеты более разнообразны по составу и, как правило, унифицированы. Потребители информации – различные государственные органы, специфика работы которых диктует требуемые от организаций отчетные формы. Влияют на состав отчетности и особенности работы самой фирмы.
Отчетность по зарплате в ФНС
Отчетность по зарплате сдается с учетом нового бланка, утвержденного в 2021 году. Скачать его можно в официальных источниках. Для того чтобы избежать штрафов, обратите внимание на установленные сроки сдачи данной документации.
Отчетный месяц | Крайний срок сдачи |
За 1 квартал 2021 года | 30.04.2019 |
За полугодие 2021 года | 30.07.2019 |
За 9 месяцев 2021 года | 30.10.2019 |
За 2021 год | 30.01.2020 |
Отчеты в 2021 году в службу занятости
Это ежемесячные отчеты кадровика как в 2021, так и 2021 году. Организации отчитываются о вакантных должностях и квотируемых рабочих местах для инвалидов. Формы и требования к кадровой службе по заполнению сведений устанавливает каждый регион.
О вакантных должностях
Кадровый отчет сдают все предприятия, у которых в штате есть вакантные должности, даже если их заполнять не планируется. Даты сдачи утверждает регион.
Квоты для инвалидов
Такой отчет сдают отделы кадров тех предприятий, которым установлена обязанность по резервированию рабочих мест для инвалидов. Это организации, где количество работников больше 100 человек. Но есть регионы, где квотирование устанавливается при численности сотрудников от 35.
Периодичность, форму и график сдачи отчетности кадровикам устанавливают региональные органы власти. |
Отчетность по зарплате в ПФР
Отчетность по зарплате в ПФР сдается в двух формах. Форма СЗВ-М предполагает сдачу документации до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Она заполняется каждый месяц за тех работников, которые устроены в компанию на основании трудового или гражданского договора. Если в фирме работает более 25 сотрудников, форма заполняется в электронном виде. Оформление отчетности по зарплате может пройти быстро и без траты времени – для этого можно воспользоваться онлайн-сервисами или помощью специалиста аутсорсинговой компании.
Форма СЗВ-СТАЖ сдается специалистом до 1 марта того года, который следует за отчетным. Важно знать о том, что форма сдается даже в случае, если выплаты не производились.
Эти отчетности обязательны в связи с тем, что благодаря ним, фонд отслеживает факт работы пенсионеров (и ограничивает индексацию) и узнают всю информацию о стаже работы застрахованных лиц. Именно на основании этих данных будет происходить формирование пенсии.
Отчетность в Пенсионный фонд нужно подать в следующие сроки:
Вид отчетности | За какой период представляется | Срок представления в ПФР |
Сведения о застрахованных лицах в ПФР (СЗВ-М) | За декабрь 2021 года | Не позднее 15.01.2019 |
За январь 2021 года | Не позднее 15.02.2019 | |
За февраль 2021 года | Не позднее 15.03.2019 | |
За март 2021 года | Не позднее 15.04.2019 | |
За апрель 2021 года | Не позднее 15.05.2019 | |
За май 2021 года | Не позднее 17.06.2019 | |
За июнь 2021 года | Не позднее 15.07.2019 | |
За июль 2021 года | Не позднее 15.08.2019 | |
За август 2021 года | Не позднее 16.09.2019 | |
За сентябрь 2021 года | Не позднее 15.10.2019 | |
За октябрь 2021 года | Не позднее 15.11.2019 | |
За ноябрь 2021 года | Не позднее 16.12.2019 | |
За декабрь 2021 года | Не позднее 15.01.2020 | |
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ) | За 2021 год | Не позднее 01.03.2019 |
За 2021 год | Не позднее 02.03.2020 | |
Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1) | За 2021 год | Не позднее 01.03.2019 |
За 2021 год | Не позднее 02.03.2020 |
Что изменилось с 2021 года
Нововведений в порядке и правилах предоставления зарплатных отчетов довольно много. Чиновники ввели новые формы, например, обновили бланк РСВ за 1 квартал и последующие периоды 2021 года. Обновлены и некоторые сроки сдачи отчетности по заработной плате. Корректировок коснулся и порядок предоставления отчетности. Отдельные отчеты вовсе планируют объединить. Например, законопроект об отмене сведений о среднесписочной численности уже приняли в первом чтении. Такую информацию планируют включить в расчет по страховым взносам. Следовательно, уже скоро утвердят еще одну новую форму РСВ.
Определим все новое в зарплатной отчетности в 2021 году:
- Новый порядок сдачи отчетности в ФНС. Если в вашей компании 10 и более работников — отчитывайтесь электронно. Новшества коснулись отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Тем фирмам и ИП, в штате которых 9 и менее человек, разрешено сдавать отчеты на бумаге.
- Введен новый отчет в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Его будут сдавать для формирования сведений в электронных трудовых книжках. Отчитываться следует ежемесячно, до 15 числа следующего месяца.
- Срок подачи 2-НДФЛ сократили на целый месяц. Раньше отчетность по доходам, с которых удержали НДФЛ, сдавали до 1 апреля. Теперь справки 2-НДФЛ со всеми признаками налогоплательщика подают до 1 марта года, следующего за отчетным. За 2021 год — до 02.03.2020, так как 1 марта — воскресный день.
- Новый срок установлен и для годового расчета по страховым взносам. С отчетности за 2021 год подать расчет придется до 02.03.2020 (1 марта — воскресенье).
- Обновлен бланк отчета РСВ. Применять новый формуляр придется при заполнении сведений за 1 квартал 2021 г. Старый бланк не примут. Изменения в форме незначительные и больше носят технический характер.
Отметим, что порядок предоставления отчетности в фонды не изменен. Как и прежде, сдавайте бумажные отчеты, если среднесписочная численность — 24 и менее работников. Электронные сведения в ПФР или ФСС сдавайте, если в штате трудятся 25 и более сотрудников.
Отчетность по зарплате в ФСС
В 2021 году юридические лица, имеющие работников, должны будут четыре раза отчитаться в Фонд социального страхования — представить форму отчета 4-ФСС по итогам 2021 года, первого квартала, полугодия и девяти месяцев.Отчетность по зарплате в ФСС предоставляется в электронном или в бумажном виде.
Отчетный период | На бумаге | В электронном виде |
За 2021 год | До 21 января 2019 | До 25 января 2019 |
За I квартал 2021 года | До 22 апреля 2019 | До 25 апреля 2019 |
За полугодие 2021 года | До 22 июля 2019 | До 25 июля 2019 |
За 9 месяцев 2021 года | До 21 октября 2019 | До 25 октября 2019 |
За 2021 год | До 21 января 2020 | До 25 января 2020 |
Отчетность в ФСС в 209 году: что нового?
С 1 января 2021 года отчет 4-ФСС никак не изменился (если сравнивать с версией бланка 2021 года). Поэтому с уверенностью можно сказать – в 2021 году применяется «старая» форма 4-ФСС. Порядок его заполнения прописан в Приказе ФСС от 26.09.2016 №381 и в редакции Приказа от 07.06.2017 №275. Единственное, в новой форме предпринимателям нужно указывать код только по классификатору ОКВЭД2. Уровень страховых взносов в 2021 году остается прежний – 30%, а вот льготирование с 01.01.19 отменяется.
Срок сдачи
6-НДФЛ сдают 4 раза в год.
По итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев – в течение месяца после окончания отчетного периода.
По итогам года – до 1 апреля.
6-НДФЛ так же, как и 2-НДФЛ, можно сдавать в бумажном виде только если сведения подаются на 24 и менее человек. Если больше, то форму примут только в электронном виде.
Нужно ли формировать отчетность по заработной плате, если никаких выплат в отчетном периоде не было? Нет не нужно. Нулевые зарплатные отчеты не предусмотрены. Но если у вас есть сотрудники, и раньше зарплатную отчетность вы сдавали, для спокойствия не помешает связаться с налоговой инспекцией и направить туда пояснение, почему в этот раз вы ничего не сдаете (например, потому что все сотрудники находятся в административных отпусках).
Отчетность по зарплате в Росстат
В Росстат сдают формы, которые должны быть оформлены к определенным числам, установленным Законодательством РФ. П-4 – каждый месяц, не позднее 15 числа следующего месяца, П-4 (НЗ) – каждый квартал, не позднее 8 числа того месяца, который следует за отчетным. 1-Т (проф) – до 28 ноября, 1-Т (условия труда), 1-Т – не позднее 20 января того года, который идет за отчетным периодом (годом). 3-Ф сдается каждый месяц до 2 числа следующего за отчетным периодом месяца.
Росстат обновил формы отчетности по труду и заработной плате (приказ от 15.07.2019 № 404). Изменены такие отчеты, как:
- П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»;
- П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
- 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям»;
- 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
- 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»;
- 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
- 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;
- 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов» и др.
Все формы начнут применяться в 2021 году. Исключение — форма 57-Т. Ее на новом бланке нужно будет сдать до 29.11.2019. Напомним, данный отчет сдается раз в два года по состоянию на 1 октября. Представить его должны работодатели, попавшие в выборку Росстата.
Возникли вопросы по оформлению отчетности по зарплате? Обращайтесь к нам любым удобным способом.
6-НДФЛ
Не самый простой отчет, особенно для новичков.
Это обобщающий расчет, один на всех работников, в котором собрана информация о начисленных и выплаченных доходах, рассчитанном и удержанном НДФЛ, предоставленных налоговых вычетах.
Так же, как в 2-НДФЛ, здесь не надо указывать доходы, которые совсем не облагаются подоходным налогом, а вот частично облагаемые суммы показывают, причем в полном размере.
Расчет состоит из двух разделов. В первый нарастающим итогом заносят обобщенные показатели с начала года, во второй – фактические показатели за отчетный период.
Заполнение 6-НДФЛ по-прежнему вызывает много вопросов, поэтому рекомендуем ознакомиться со статьей, где мы постарались подробно и понятно расписать, как заполнять 6-НДФЛ, и что при этом надо учитывать.
Штрафы за несвоевременную отчетность
Рекомендуем внимательно изучить, какие отчеты и куда сдает кадровик в 2021 году, чтобы избежать санкций, предусмотренных законом. Непредставление или несвоевременное представление отчетов в Росстат образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена нормами статьи 13.19 КоАП РФ и карается денежными штрафами в размере:
- для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
- для юридических лиц — от 20 000 до 70 000 рублей.
Повторное нарушение увеличит расходы предприятий:
- для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
- для юридических лиц — от 100 000 до 150 000 рублей.
В настоящее время дела по статье 13.19 КоАП РФ рассматривает сам Росстат, срок привлечения к ответственности составляет 2 месяца со дня совершения административного правонарушения. Поскольку предприятий много, а Росстат один, то всех наказывать он не успевает, а это упущенная выгода в виде недополученных штрафов в бюджет страны.
Итоги
Кто именно будет формировать данные для проверяющих органов, должен решить непосредственно руководитель предприятия. Форма достаточно ясна, и заполнить ее не составит труда сотруднику, имеющему доступ к необходимой информации.
Источники:
- закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 N 27-ФЗ
- постановление ПФР от 01.02.2016 № 83п
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Какие отчеты надо сдавать уже сейчас
«Одноразовые» отчеты кадровика в 2021 году
МВД
Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 рабочих дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена приказом МВД №536 от 30.07.2020.
Подробнее: О порядке трудовых взаимоотношений с гражданами других государств — в рубрике «Иностранные работники»
Военкомат
Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение. В этом случае график сдачи отчетности кадровика индивидуален: на подготовку документов есть 2 недели с даты приема нового сотрудника. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (приложение №9 к методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017). Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья сотрудника, подлежащего воинскому учету (приложение №13).
Подробнее: Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Минобороны России 11.07.2017
Служба занятости
Если организацию планируется ликвидировать либо готовится сокращение штата, первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости. Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению персонала. Если ликвидируется ИП, то необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.
Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели и о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из закона №1032-1 от 19.04.1991 «О занятости населения в Российской Федерации».
ВАЖНО!
Закон обязывает работодателей отчитываться в службу занятости в строго определенных случаях — при ликвидации организации и сокращении численности или штата. В этих случаях работодатель направляет отчет в ЦНЗ не позднее чем за два месяца до начала процедур. Если сокращение приведет к массовому увольнению, то отчитаться требуется не позднее чем за три месяца. Кроме того, администрация обязана сообщать о введении режима неполного рабочего времени или в случае приостановки производства — подавать эту информацию необходимо в течение трех рабочих дней после принятия решения (издания приказа). До недавнего времени эти положения оставались незыблемыми. 13 апреля 2021 года вступили в силу новые временные правила предоставления информации (см. постановление правительства №486 от 12.04.2020). Теперь работодателей обязали отчитываться о ликвидации, сокращении численности или штата, о возможном расторжении трудовых договоров в информационную систему «Работа в России» не позднее рабочего дня, следующего за днем изменения данных, включенных в такую информацию. Эти особые временные правила действуют до 31.12.2020.
Подробнее: Как заполнить форму по численности работников на портале «Работа в России»
Росстат
С января 2021 года перечень отчетов отдела кадров в Росстат дополнен ежемесячной формой 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов» (приложение №14 к приказу №404 от 15.07.2019). Но в выборку попадают организации, где проводились забастовки в результате коллективного трудового спора или возобновление работы трудовым коллективом (окончание забастовки). Если такого события не было, отчитываться не надо.
Ежемесячные отчеты
Служба занятости
Работодатели обязаны ежемесячно до 25-го числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (квотируемые места для инвалидов). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.
Подробнее: Как составить отчет в центр занятости о квотировании рабочих мест
Росстат
Ежемесячно отчитываться в органы статистики по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате работников) обязаны:
- юридические лица, средняя численность штата которых в течение двух предыдущих лет превышает 15 человек, а годовой оборот в этот же период больше 800 млн рублей;
- владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых, независимо от средней численности сотрудников и оборота;
- организации, зарегистрированные или прошедшие реорганизацию в текущем или предыдущем году, независимо от средней численности штата и оборота.
Отчет сдают не позднее 15-го числа. Его форма и правила заполнения регулируются приказом Федеральной службы государственной статистики №404 от 15.07.2019 «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы».
Подробнее: Как посчитать человеко-часы для статистики
ПФР
До 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М). Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о сотрудниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры. Нормативные акты, которые вводят и описывают форму СЗВ-М, — постановление правления ПФ РФ №83п от 01.02.2016 и постановление правления ПФ РФ №1077п от 07.12.2016.
Про особенности заполнения этого отчета читайте в нашей подборке.
Заполнение СЗВ-М при увольнении сотрудника
Как сдать отчетность в ПФР через интернет
Как проверить отчетность в ПФР онлайн
Кроме того, власти запустили реформу по переводу трудовых книжек в электронный формат. Но чтобы система работала, а данные своевременно и в полном объеме попадали в ПФР, который подсчитывает стаж работающих граждан, работодателей заставляют сообщать подробную информацию о трудовой деятельности сотрудников.
Из федеральных законов №439-ФЗ от 16.12.2019 и №436-ФЗ от 16.12.2019 следует, что компании сообщают с 2021 года в Пенсионный фонд:
- Место работы (наименование работодателя, данные о его переименовании, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании).
- Регистрационный номер организации в ПФР.
- Выполняемую сотрудником работу и периоды работы, включая:
- дату приема;
- наименование должности (специальности, профессии);
- уровень квалификации (разряда, класса, категории);
- информацию о переводах на другую работу;
- информацию об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
- данные соответствующих приказов (распоряжений), решений или иных документов, на основании которых были оформлены, изменены, расторгнуты трудовые отношения.
По сути, новый отчет полностью дублирует данные, которые кадровик (уполномоченное лицо) вносит в трудовые книжки. По замыслу чиновников, эту информацию надо передавать ежемесячно, в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Только об увольнениях и случаях приема на работу новых сотрудников придется информировать не позже рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
За нарушение правил отчетности готовят наказание. Если информации о трудовой деятельности нет или она неполная, ПФР сообщит в инспекцию по труду. Поскольку у ГИТ есть полномочия не только проверять, но и при определенных обстоятельствах сразу наказывать нарушителей, неотчитавшемуся работодателю придется несладко. За непередачу данных в ПФР, в соответствии с предлагаемыми поправками в ст. 5.27 КоАП РФ, должностным лицам планируют выносить предупреждения. Но если инспекторы найдут другие нарушения, то, возможно, придется заплатить штраф.
Реформа по переводу трудовых книжек в электронный формат и сбор информации для их ведения стартовала 01.01.2020. Но сначала данные от работодателей ждут ежемесячно (если в рабочей деятельности застрахованного лица что-то изменилось), а с 2021 года добавится обязанность уведомлять о кадровых решениях в течение нескольких дней после их принятия.
ПФР уже подготовил форму для передачи данных о трудовой деятельности сотрудников, по которой предстоит отчитываться работодателям, и назвал ее СЗВ-ТД.
Подробнее: Как заполнять новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД (пошаговая инструкция)
Периодические отчеты
Росстат
Органы статистики часто запрашивают информацию не каждый год, а раз в 2 года или за более длительный срок. В частности, нерегулярный отчет — форма 1-кадры («Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций»). Его сдают в срок до 3 февраля 1 раз в 3-4 года. Документ и порядок заполнения утверждены приказом Росстата №554 от 28.09.2016.
С 2021 года введен еще один периодический отчет — «Приложение к форме №7-травматизм». Его надо сдавать 1 раз в 3 года в соответствии с указаниями по заполнению, содержащимися в приказе Росстата №493 от 10.08.2018. Как и форму 57-Т («Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям»), которую сдают 1 раз в 2 года, отчет сдавать предстоит только по итогам текущего года, то есть в 2021 г.