Документальное оформление движения основных средств

Первичные документы утверждаются руководителем и должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Организация может утвердить в Учетной политике унифицированные формы документов, ранее утвержденные Госкомстатом РФ (Постановление N 7 от 21.01.2003). В 1С используются именно такие бланки.

В данной статье вы узнаете об основных видах первичных документов, оформляемых при учете объектов основных средств и возможности формирования печатных форм в 1С.

• при поступлении оборудования, требующего монтажа;
• при принятии к учету и вводу в эксплуатацию объектов ОС;
• при прочих операциях, связанных с использованием объектов ОС;
• при выбытии ОС.

Первичные документы – основания для учета вводимых основных фондов

Никакой имущественный актив не может возникнуть на предприятии «из ниоткуда»: его введение обязательно сопровождается рядом документальных подтверждений. На основании первичной документации, соответствующей конкретной группе производственных активов, и происходит оформление каждого объекта или их группы на балансовый учет. В зависимости от принадлежности к группе объектов, введение актива может сопровождать следующая «первичка»:

• акт приема-передачи – для приемки различных объектов предусмотрена определенная его форма (ОС-1а – предусмотрена для сооружений и зданий; ОС-1 – для остальных одиночных объектов; ОС-1б – для групп основных средств, исключая сооружения и здания);
• накладная (акт) приема оборудования – для оборудования, которому не требуется предварительный монтаж (форма ОС-14);
• акт (накладная) приема-передачи оборудования с целью произвести монтажные работы – форма ОС-15.

На каждый новый объект из поступивших в эксплуатацию основных фондов необходимо завести специальную инвентарную карточку по установленному образцу:

• для одиночного объекта ОС – по форме ОС-6;
• для нескольких сгруппированных объектов – по форме ОС-6а.

В ней средству присваивается уникальный инвентарный номер, постоянный на все время эксплуатации актива (обычно это порядковый номер в определенной серии).

В этих карточках впоследствии будет отражена вся «жизнь» основного актива на предприятии:

• поступление;
• амортизация;
• переоценка;
• модернизация;
• консервация-расконсервация;
• восстановление;
• выбытие (списание).

Результаты сводятся в единую инвентарную книгу, где окончательно производится учет основных фондов, которую нужно оформлять по форме ОС-6б.

В конце каждого месяца по инвентарным карточкам составляется учетная ведомость динамики основных фондов.

Прочие операции по учету ОС

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме ОС-2

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств применяется для оформления изменения местонахождения ОС в пределах организации, а также при смене материально-ответственного лица.

Оформляется материально-ответственным лицом, передающим объект основных средств в трех экземплярах:

• первый экземпляр передается в бухгалтерию;
• второй передается материально-ответственному лицу, получателю объекта ОС;
• третий экземпляр остается у материально-ответственного лица, сдатчика объекта ОС.

Подписывается материально-ответственными лицами.

В 1С печатный бланк Накладной на внутреннее перемещение по форме ОС-2 формируется из документа Перемещение ОС. PDF

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме ОС-3

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых объектов ОС применяется для оформления приема-сдачи объектов из ремонта, модернизации, реконструкции.

Оформляется в зависимости от способа выполнения ремонта, реконструкции, модернизации ОС:

• в одном экземпляре, если работы выполнены хозяйственным способом;
• в двух экземплярах, если работы выполнены подрядным способом.

Подписывается приемной комиссией (уполномоченным лицом на приемку объектов ОС) и представителем (подрядчика, подразделения) осуществляющего ремонт, модернизацию или реконструкцию объектов ОС.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых ОС утверждается руководителями организации-получателя или уполномоченным лицом.

В 1С печатная форма Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых объектов ОС (форма ОС-3) не реализована.

Первичная стоимость ОС

В данные учетные документы в обязательном порядке заносится первичная стоимость основных производственных фондов, ее составляют затраты, которые по факту понесло предприятие на:

• приобретение;
• доставку;
• монтаж;
• сооружение;
• приобретение сырья для создания;
• уплату госпошлины на получение права и др.

ВАЖНО! В первичную стоимость поступивших основных фондов не входит сумма налога НДС и других сборов, подлежащих возмещению.

Накладная на внутреннее перемещение

Форма № ОС-$2$ применяется для оформления перемещения объектов внутри организации из одного структурного подразделения в другое. Выписывается передающей стороной в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами подразделений получателя и сдатчика. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств, третий – получателю. Данные о перемещении вносятся в инвентарные карточки, которые помещаются в картотеку по их новому местонахождению.

Учет в зависимости от способов поступления ОС

Учет каждого объекта основных средств происходит по-разному, способ зависит от официального источника, откуда основной актив попал на предприятие. Разные пути обусловливают не только различную первоначальную стоимость, но и отличающиеся бухгалтерские нюансы.

1. Покупка у поставщика. Нужно учесть полностью все расходы, включая транспортные и монтажные, при этом исключая НДС. По бухгалтерии это будет проведено таким образом:
   стоимость приобретенного актива без НДС (дебет 08, кредит 60);
2. дополнительные траты на доставку, монтаж, наладку и т.п. (дебет 08, кредит 60 или 76);
3. выделение НДС (дебет 19, кредит 60 или 76);
4. введение основного актива в эксплуатацию (дебет 01, кредит 08).
5. Принятие по договору дарения. Нужно принять во внимание рыночную цену объекта, актуальную на момент принесения в дар (сумму нужно документально обосновать).
   ВНИМАНИЕ! Предприниматели и организации не могут делать друг другу «подарки» на суммы, превышающие 5 минимальных заработных плат.

   Бухгалтерские проводки:

   • Д08 К98/2 — объект-основной актив получен безоплатно и принят к учету;

   Д01 К08 — данный материальный актив вводится в эксплуатацию;

6. Д98/2 К91 – списание амортизации со счета 98 в «прочие доходы».
7. Внесение своей доли в уставной капитал. Стоимость ОС согласовывается учредителями и регламентируется в учредительных бумагах.
   ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если вносится средство на значительную сумма, превышающая 200 минимальных оплат труда, то оно должно быть дополнительно оценено независимым специалистом.

   Данные для бухгалтерского учета:

   • имущественный актив вводится вкладом в уставной капитал (дебет 08, кредит 75);

   основной актив вводится в эксплуатацию (дебет 01, кредит 08).

8. Создание ОС собственными силами производства (хозяйственный способ, строительство и т.п.) – учету подлежат все расходы на сырье, саму работу (если это необходимо, то по подрядам), транспортные затраты, монтаж и т.п. Бухгалтерский учет:
   оплата труда подрядчиков (дебет 08, кредит 60 или 76);
9. стоимость сырья, материалов (дебет 08, кредит 10);
10. все остальные затраты, понесенные при создании ОС (дебет 08, кредит 60 или 23, 25, 26, 76);
11. выделение НДС по всем типам расходов (дебет 19, кредит 60 или 23, 25, 26, 76);
12. ввод нового актива в эксплуатацию (дебет 01, кредит 08).
13. Получение по договорам, где вознаграждение предусматривает иные обязательства, кроме денежных – стоимость определяется таким же образом, как и при передаче объекта в дар (исходя из актуальной рыночной цены на подобные товары или услуги). Проводка по бухгалтерии:
    прием средства к учету (дебет 01, кредит 08);
14. средство учтено и вводится в эксплуатацию (дебет 01, кредит 08).

На основании каких документов регламентируется поступление основных средств

К регламентирующим документам, которые используются как основания для отражения основных средств в бухгалтерском и налоговом учете на предприятии, можно отнести:

• Закон «О бухучете» № 402 ФЗ — в этом акте определяются принципы ведения бухучета и основные понятия.
• Налоговый кодекс РФ — в данном акте закрепляются общие понятия ОС и процедуру учета такого рода объектов в налоговом учете.
• Положение по ведению бухучета и бухотчетности в России №34 — в этом акте определяется понятие ОС, а также выводится классификация данных объектов.
• ПБУ 61 – это ведущий регламентирующий акт, определяющий не только что такое основные фонды, но и устанавливающий правила их оценки, учета, оформления при помощи документов и т. д.
• Методические указания по ведению учета ОС № 91 — в этом акте закрепляются главные методики учета ОС, и еще рассматриваются особенности отдельных операций по учету ОС.
• План счетов бух учета и инструкция по его применению № 94н — определяет счета, на которых осуществляется учет ОС, а также устанавливает типовые корреспонденции этих счетов с другими счетами бухучета.

Внимание! При отражении поступления ОС могут использоваться и другие нормативные акты, например, ПБУ 9/99 и ПБУ 10/99 в части возникновения доходов и расходов, которые возникают при покупке объектов ОС, а также методическое указание по проведению инвентаризации.

Неучтенные основные средства

Периодически на всех предприятиях проводится инвентаризация – дополнительный, промежуточный учет всех имущественных активов. Иногда результатом проведенной инвентаризации может стать обнаружение одного или нескольких основных средств, не поставленных на учет ранее.

Такие фонды подлежат обязательному оприходованию.

Для этого нужно выяснить их рыночную стоимость, которая будет действительна на момент обнаружения (этот момент и определит дату внесения на баланс). Учет должен быть произведен на счете «Основные средства» (дебет 01, кредит 91).

Акт приема-передачи

Акты о приеме-передаче основных средств (формы № ОС-$1$, № ОС-$1$а, № ОС-$1$б) применяются для включения в основные средства ряда объектов, которые поступают:

• приобретением за плату у сторонних предприятия;
• за счет строительства (хозяйственный или подрядный способ);
• безвозмездное получения;
• внесение в качестве части уставного капитала;
• получения в оперативное управление;
• взятия в аренду, лизинг с последующим выкупом;
• поступление по акту дарения;
• от передачи в совместную деятельность, доверительное управление;
• передача в обмен на другое имущество (без противоречий действующему законодательству).

Документ применяется для учета ввода в эксплуатацию (кроме случаев, когда ввод объектов должен вводиться в особом порядке, например, приобретение недвижимости или транспорта, необходимы документы, подтверждающие государственную регистрацию). До представления свидетельства государственной регистрации такие средства не подлежат принятию к бухгалтерскому учету, остаются в составе незавершенных капитальных вложений.

Лень читать?

Задай вопрос специалистам и получи ответ уже через 15 минут!

Задать вопрос

Также акты по этой форме оформляются при выбытии (продажа, мена, безвозмездная передача).

Замечание 2

Акт должен быть утвержден руководителем предприятия получателя и сдающего. Составляется не менее чем в двух экземпляров. К нему прилагается техническая документация, по данному объекту.

Документ содержит данные об объекте основных средств: наименование, инвентарный номер, первоначальную стоимость, дата ввода в эксплуатацию, изготовление, поступление на предприятия, срок полезного использования, способ, нормы амортизационных отчислений. Указываются индивидуальные характеристики: содержание драгоценных материалов, качественные и количественные показатели, относящиеся к нему пристройки, приспособления, принадлежности. Указывать нужно два-три наиболее важных показателей, дублирование сведений лучше избегать. При групповом учете характеристика дается в целом по группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.

Графа «Государственная регистрация прав на недвижимость», заполняется при оформлении прав на недвижимое имущество и сделок с ним. При приобретения объектов, бывших в эксплуатации, в формах № ОС-$1$, ОС-$1$а предусмотрен раздел для указания сведений о состоянии объекта на момент передачи. Заполняется он по данным передающей стороны, носит информационный характер.

Замечание 3

Если объект основных средств находится в собственности нескольких организаций, записывается его доля в праве общей собственности. На первой странице вносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли), а если стоимость приобретения основного средства была выражена в иностранной валюте – сведения о валюте, ее сумме по курсу ЦБ РФ на дату, согласно требований законодательства.

При принятии к учету инвентаря, инструмента, оборудования, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость, поступили в одном календарном месяце, составляется акт по форме № ОС-$1$б.

После оформления акты и все приложения к ним передаются в бухгалтерию предприятия, где на объект открывается инвентарная карточка.

Итоги

Первичные формы бланков по учету ОС разработаны и утверждены постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7. Однако они являются образцами, которые лишь рекомендованы к использованию. Поэтому компания наряду с унифицированными формами может использовать бланки документов, разработанные самостоятельно и включающие все обязательные реквизиты.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.