Многие бухгалтеры уже слышали, что с 1 октября 2021 года в службу занятости нужно сдавать новый отчет о работниках, которые не являются пенсионерами. Обязательно ли его сдавать? Если да, то по какой форме? Где нового отчета? Бумажная или электронная форма устроит службу занятости? Какой срок сдачи нового отчета? Ответим на вопросы и представим образец заполнения нового отчета.
Откуда взялся новый отчет?
Начиная с данных за третий квартал 2021 года работодателям нужно сдавать новый отчет о работниках. Это следует из Письма Роструда России от 25 июля 2021 г. № 858-ПР “О проведении ежеквартального мониторинга сведений об организациях (работодателях) и численности работников организаций, не являющихся пенсионерами, а также ежемесячного мониторинга реализации мер по содействию занятости граждан предпенсионного возраста”.
Таким образом, Роструд начинает собирать информацию о работниках предпенсионного возраста.
Также см. «Вводится ответственность за отказ принимать на работу людей предпенсионного возраста».
Кому из работодателей следует представлять сведения?
Вообще, у центров занятости населения (ЦЗН) есть конкретный перечень тех организаций и ИП, у которых следует запросить отчет. Некоторые ЦЗН адресно высылают работодателям письма с просьбой заполнить соответствующую форму. Так, служба занятости населения в Санкт-Петербурге уведомила работодателей о необходимости представить отчета с помощью e-mail рассылки и через операторов электронного документооборота. Если работодатель, имеющий сотрудников предпенсионного возраста, по каким-то причинам не получил уведомление, ему следует самому обратиться в центр (агентство) занятости, уточняют в северной столице.
Сдать сведения о среднесписочной численности через интернет Сдать бесплатно
В то же время во многих регионах признаются, что у ЦЗН не всегда есть возможность направить форму отчета всем респондентам из выборки. В связи с этим службы занятости просят работодателей, в штате которых числятся указанные выше категории работников, присылать сведения, не дожидаясь оповещения из центра занятости. Уведомление о необходимости прислать отчет, как правило, публикуется на сайте службы занятости (см., например, Москва, Брянская область, Владимирская область).
Сообщения бухгалтеров о том, как собирают информацию в их городах, можно прочесть на форуме «Бухонлайна»: «Обсуждение новости «Роструд будет собирать данные о работниках предпенсионного возраста»».
Это обязательный отчет или нет?
В законодательстве России про такой отчет никаких норм нет. Поэтому этот отчет расценивать как обязательный нельзя.
Однако Федеральная служба по труду и занятости сообщает, что его нужно представлять на основании решений Правительства Российской Федерации (пункт 3 раздела III протокола заседания Правительства Российской Федерации от 14 июня 2021 года № 16, а также в целях исполнения протокольных решений совещания в Федеральной службе по труду и занятости с руководителями органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющих полномочия в сфере занятости населения (протокол от 10 июля 2021 года N 1).
В октябре сдайте новый отчет в Роструд
В письме № 858-ПР говорится, что сведения надо отправлять на определенный электронный адрес, но уточним, что этот адрес указан не для работодателей, а для служб занятости – специалистами ЦЗН на него будут сбрасываться систематизированные данные по всем отчитавшимся нанимателям.
Работодателями данная форма подается в свои региональные структуры службы занятости. Новый отчет в Роструд с 1 октября сдают путем отправки на электронные адреса обслуживающих центров занятости или иным способом (возможно представление в ЦЗН в виде скан-копий, можно сдать отчет лично или в бумажном виде по почте).
Общий срок подачи сведений по состоянию на 01.10.2018г. установлен до 15 октября, но некоторые службы занятости сокращают период приема отчетности, чтобы у них было время для обобщения данных (например, в Москве установлен срок до 3 октября).
В дальнейшем, новый отчет в Роструд следует подавать по окончании каждого квартала, до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом, или в иные сроки, установленные в регионе.
Роструд новый отчет по работникам вводит своим письмом, никаким иным нормативным актом внедрение дополнительной формы отчетности не предусмотрено. На этом основании можно сделать вывод, что подача документа не является обязательной, а за просрочку или несдачу штрафовать не должны. В то же время службы занятости настаивают на обязательности подачи отчета, в том числе и нулевого, а приведенное выше письмо Минтруда напрямую ссылается на правительственное решение (п. 3 раздела III протокола заседания Правительства РФ от 14.06.2018 № 16) и на протокольное решение совещания в Роструде (протокол от 10.07.2018 № 1). Кроме того, ст. 19.7 КоАП РФ предусматривает ответственность за непредставление сведений в т.ч. службе занятости – штраф до 500 руб. для должностных лиц и до 5000 руб. для организаций.
Какие сроки сдачи?
Новый отчет нужно будет подавать ежеквартально, начиная с данных на 01.10.2018, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Получается, что первый отчет нужно сдать уже до 15 октября.
Однако, заметим, что некоторые центры занятости прося сдать отчет раньше. Например, центр занятости г. Златоуст просит сдавать отчет ежеквартально до 1-го числа месяца, следующего за отчетным.
В каком виде сдавать отчет
В большинстве регионов центры занятости просят представлять отчет по электронной почте, факсу или на бумаге. Подобным образом прием отчетности организован в Московской, Свердловской, Челябинской, Ростовской, Владимирской, Омской областях. Впрочем, не исключено, что в скором времени сбор данных будет осуществляться в автоматизированном порядке через личный кабинет на портале службы занятости, как это уже организовано в некоторых субъектах РФ. Например, в Санкт-Петербурге и Ставропольском крае. Форма отчета содержится в личном кабинете на портале. Соответственно, ее не нужно дополнительно скачивать или загружать. Для регистрации и активации личного кабинета потребуется ИНН работодателя и уникальный код доступа, который можно получить в ближайшем агентстве занятости населения лично или по доверенности, уточнили в Санкт-Петербурге.
Что указывать в отчете и как его заполнять: образец
В новом отчете нужно указывать сведения о численности работников:
- мужчин 1959 года рождения;
- женщин 1964 года рождения.
Причем, заметим, что в отчетеуказывать нужно будет как работающих на отчетную дату, так и прекративших свою трудовую деятельность в течение отчетного периода.
Также, помимо количества сотрудников, в отчете надо указать наименование компании, её ИНН и КПП.
Новый отчет включает в себя исключительно информацию о численности работников. То есть, нужно указать количество человек. Персональные данные работников (например, ФИО и год рождения) в отчет включать не нужно.
Предположим, что в компании работают два мужчины 1959 г. и одна женщина 1964 г. рождения. Они работали в течение 3 квартала 2018 года. Тогда образец заполнения нового отчета будет выглядеть так:
Защита персональных данных
Все перечисленные выше сведения составляют персональные данные сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с согласия работников (ст. 3 и ст. 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Как правило, заключая трудовой договор с работодателями, работники одновременно подписывают с ними соглашение об обработке персональных данных. Однако это не означает, что работодатели вправе передавать новую отчетность без получения согласия от работников, хотя в новый отчет фамилии работников не включаются и мэрия считает, что получаемые ею сведения не являются персданными.
Напомним, по общему правилу работодатели могут запрашивать и обрабатывать только те сведения о сотрудниках, которые требуются в связи с выполнением ими своих трудовых обязанностей. Сведения об автомобильных номерах работников и номерах их социальных карт у работодателей обычно попросту отсутствуют, так как они ранее им были не нужны. А сбор и обработка излишних персональных сведений является грубейшим нарушением и влечет административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Данная норма предусматривает для ИП штрафы в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей. Поэтому ранее работодатели старались не запрашивать у работников лишние сведения.
Теперь же, в соответствии с п. 2.1. указа столичной мэрии от 06.10.2020 № 97-УМ, данная информация необходима в целях дальнейшего продолжения деятельности работодателей Москвы. Следовательно, сейчас работодатели вправе запрашивать у работников соответствующие сведения без угрозы быть привлеченным к ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.
Вместе с тем, чтобы исключить возможность привлечения к ответственности за несанкционированную обработку персональных данных, работодатели должны заключить с каждым сотрудником соглашение об обработке вновь полученных сведений.
Восемь изменений в работе с сотрудниками в 2021 году
В зависимости от численности сотрудников отчетность представляется в электронном виде
С 2021 года, если численность сотрудников в компании превышает 10 человек, расчеты по страховым взносам и отчетность по НДФЛ работодатели подают в электронном виде.
Если так случилось, что в течение года численность штата выросла, сдавать отчеты по-прежнему, на бумаге, нельзя.
С 1 января 2021 года действует прогрессивная ставка НДФЛ
В настоящее время действует единая ставка НДФЛ 13 %, которая не зависит от доходов. Так было на протяжении 20 лет.
Но в конце июня 2021 года президент заявил о планах ввести прогрессивную ставку НДФЛ и повысить её до 15 % для тех, у кого большие зарплаты — более 5 млн руб. в год. Причем повышенная ставка должна применяться не на весь доход, а только на ту его часть, которая превышает «лимит» в 5 млн, уточнил президент.
Доходы свыше 5 млн руб. в год — это примерно 416 600 руб. в месяц. Поэтому, судя по всему, повышение ставки НДФЛ почувствует на себе прежде всего малый бизнес.
Нужно сказать, что законопроекты о введении прогрессивной шкалы вносились в Госдуму с регулярной периодичностью с 2013 года. Последний такой проект был отклонен в декабре 2021 года. Новый законопроект был внесен в сентябре 2021 года. И уже 21 октября стало известно о единогласном принятии депутатами в первом чтении поправок в ч. 2 Налогового кодекса в части налогообложения доходов физлиц, превышающих 5 млн руб. за налоговый период. В ноябре президент подписал Федеральный закон от 23.11.2020 № 372-ФЗ.
Дополнительные бюджетные поступления от повышения НДФЛ планируется направлять на лечение тяжелобольных детей.
Пример
Иван Иванов зарабатывает 7 млн руб. в год. В 2021 году размер НДФЛ составляет 13 %, поэтому работодатель должен удержать с зарплаты Иванова 910 000 руб. (7 млн * 13 %).
В 2021 году размер НДФЛ для Иванова будет увеличен до 15 %, а значит сумма удержаний вырастет до 950 000 руб. (5 млн * 13 % + 2 млн * 15 %).
МРОТ в 2021 году снова вырастет
С 1 января 2021 года МРОТ и прожиточный минимум будут рассчитывать по новой методике, которая уже получила одобрение Совета Федерации.
Суть заключается в следующем: прожиточный минимум теперь будет считаться не от потребительской корзины, а от среднедушевого дохода граждан, а МРОТ — от медианной заработной платы.
Под медианной заработной платой следует понимать сумму, относительно которой у одной половины населения зарплаты выше, а у другой — ниже.
В 2021 году МРОТ с учетом новой методики расчета будет составлять 42 % от указанной медианы, а это 12 792 руб.
Федеральный МРОТ пересматривается раз в год. От него зависят выплаты по заработной плате и больничным. Но в регионах МРОТ может отличаться от федерального. Например, московский МРОТ с 1 октября 2020 года составляет 20 361 руб.
Для работодателя важно, чтобы выплаты сотрудников, отработавших полный месяц, не были меньше величины МРОТ.
С некоторых пор налоговая сравнивает зарплаты сотрудников, которые указываются в отчетах по зарплате, не только с МРОТ, но и со среднеотраслевыми показателями по рынку (Письмо ФНС РФ от 17.10.2019 N БС-4-11/[email protected]). Если эти показатели выше МРОТ, но намного ниже тех, что представлены по отрасли, налоговая может направить в компанию письмо с требованием предоставить пояснения.
С 2021 года действует обновленная форма 6-НДФЛ
Проект новой формы содержит 3 раздела. В первом разделе «Данные об обязательствах налогового агента» указываются обобщенные показатели по перечисленным в бюджет возвращенным суммам НДФЛ с указанием срока перечисления.
Во втором разделе «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц» вносятся суммы начисленных и фактически выплаченных доходов с отдельным указанием сумм, относящихся к прошлым периодам.
В обновленной форме есть приложение в виде справки о доходах и суммах налога физического лица.
В форме 6-НЛФЛ 2021 года по сравнению с формой 2021 года есть несколько отличий:
- Появились поля для указания сумм возвращенного налога.
- Упразднены даты фактического получения дохода, то есть нужно будет указывать только срок перечисления.
- Выделено отдельное поле для указания информации по прошлым налоговым периодам, например, для случаев выплаты заработной платы за декабрь в январе.
- Справку 2-НДФЛ по итогам 2021 года сдавать не нужно. По итогам 2021 года в отчете 6-НДФЛ одновременно подаются годовые сведения 6-НДФЛ и сведения о начисленных/ фактически выплаченных доходах физическим лицам.
Проект о внесении изменений в отчет 6-НДФЛ находится на стадии подготовки заключения. Но высока вероятность, что новая форма будет действовать с 1 января 2021 года, так как законодатели примут соответствующее решение за осеннюю сессию.
Продолжится переход на электронные трудовые книжки
С 1 января 2021 года начался процесс формирования электронных трудовых книжек. Переход на новый формат сведений о трудовой деятельности стал добровольным и осуществляется только с согласия работника. То есть у работника до 31 декабря 2021 года включительно есть возможность выбрать — оставить бумажную трудовую или перейти на электронную. Дальнейшие действия работодателя зависят от этого выбора.
Сотрудник выбирает электронный вариант ведения трудовой книжки
В этом случае работодатель выдает ему бумажную трудовую на руки и продолжает вносить сведения в электронную книжку.
Сотрудник решает остаться с бумажной трудовой
Работодатель помимо бумажной версии ведет электронную книжку.
Для сотрудников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они остаются работать в компании, работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Передавайте сведения о трудовой деятельности с помощью удобного веб-сервиса
Для тех, кто будет впервые устраиваться на работу с 2021 года, сведения о трудовой деятельности изначально планируется вести только в электронном виде.
Пересмотрен срок сдачи СЗВ-ТД
В 2021 году появился новый отчет — СЗВ-ТД (Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ).
Изначально говорили, что этот отчет нужно сдавать по итогу месяца. Однако в конце апреля из-за ситуации, связанной с распространением коронавируса, правительству стало необходимо отслеживать уровень безработицы в стране.
Сдавайте отчет СЗВ-ТД в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия с поддержкой 24/7.
Попробовать бесплатно
В результате было принято решение о введении временных правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных. Они обязуют работодателей подавать в ПФР сведения о принятых и уволенных сотрудниках на следующий день после издания соответствующего приказа.
Пособия выплачиваются только на карту «Мир»
Обязательство по выплате пособий на карту «Мир» должно было начать действовать с 1 июля, но из-за пандемии ЦБ инициировал перенос срока — до 1 июля 2021 года (Письмо от 18.12.2020 № ИН-04-45/175). До этой даты за выплаты пенсий и других социальных выплат не на карты «Мир» наказывать не будут.
Новшество коснулось всех пособий, которые выплачиваются за счет ФСС: пособия при рождении ребенка, пособия по уходу за ребенком, выплат чернобыльцам и прочих бюджетных отчислений.
Обязательство не распространяется на выплату больничных — за первые три дня их начисляет работодатель на любые карты. Так же на любые карты перечисляются зарплата, премии, отпускные, пособие по уходу за больным ребенком. Эти выплаты проводятся в обычном порядке, и сотруднику нет необходимости выпускать карту «Мир».
Исключение действует лишь на тех, кто проживает за границей. Например, если в компании есть сотрудница, которая получает пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, но при этом она находится за границей, то пособие может перечисляться ей на любую карту.
Нет карты «Мир» или её не успели выпустить. Что делать?
В этом случае деньги сотруднику переводятся на банковский счет, не привязанный к какой-либо карте, почтовым переводом или наличными (п. 5.4. ст. 30.5 Закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ).
При этом работодателю, который осуществляет выплату не на карту «Мир», нужно уведомить об этом ведомство, назначившее пособие.
Чтобы перейти на прямые выплаты по карте «Мир», нужно поставить об этом в известность сотрудника и получить от него заявление с информацией о реквизитах карты.
С 1 января 2021 года на прямые выплаты ФСС перейдут оставшиеся регионы
Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.
Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.
Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.
Фонд будет выплачивать пособия напрямую
С 1 января 2021 года на прямые выплаты перейдут оставшиеся 8 регионов:
- Краснодарский край;
- Пермский край;
- Московская область;
- Свердловская область;
- Челябинская область;
- Москва;
- Санкт-Петербург;
- Ханты-Мансийский автономный округ — Югра.
Таким образом, с 2021 года всем без исключения работодателям уже не нужно будет производить выплату пособия. Это выгодно — отпадает необходимость в резервировании средств под выплаты и изымании их из оборота.
Алгоритм действий работодателя при прямых выплатах
- Получает документы от сотрудника.
- Рассчитывает пособие и выплачивает сумму за первые 3 дня.
- Готовит и отправляет документы в ФСС в течение 5 дней с даты получения документов от сотрудника.
- ФСС проверяет и назначает пособие в течение 10 дней. 5. ФСС выплачивает пособие сотруднику.
Больничные — это суммы, с которых удерживается НДФЛ. То есть те суммы больничных, которые выплачивает работодатель, он в прежнем порядке отражает в учете.
В отношении сумм, которые выплачиваются за счет ФСС, функции налогового агента осуществляет ФСС.
Если сотруднику потребуется справка 2-НДФЛ по выплатам, которые провел ФСС, то он может обратиться непосредственно в фонд.
Рассчитать больничные и отправить заявление в ФСС
Иногда возникает вопрос: что делать с сотрудниками, которые уже получаю пособия? Допустим, сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, и начисления ей проводятся давно. Что изменится с 1 января 2021 года? Кто будет продолжать начислять ей пособия?
За декабрь 2021 года пособие по-прежнему выплачивает работодатель на карту «Мир». А за периоды после 1 января 2021 года страхователь направляет по специальной форме в отделение ФСС заявление и документы, необходимые для начисления и выплаты пособия. Причем делает он это только один раз. Такой логике нужно будет следовать регионам, которые присоединятся к пилотному проекту ФСС по прямым выплатам с 2021 года, в их числе Москва и Санкт-Петербург.
Что нужно успеть сделать до конца 2021 года
Помимо сдачи отчетности по трудовой деятельности сотрудников до конца 2021 года работодателям нужно:
- При необходимости пересмотреть локальные нормативные акты (ЛНА). Например, если в каком-то ЛНА написано, что вы храните трудовые книжки в бумажном виде, то важно эти акты пересмотреть и привести в соответствие с законодательством. И в случае, если трудовые книжки ведутся в электронном виде, прописать в документах эту обязанность.
- Привести в порядок соглашения, трудовые договоры и коллективные договоры. Эта часть работы тоже связана с переходом на электронные трудовые книжки.
- Обеспечить техническую возможность передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР.
- До конца октября 2021 года работодатель должен письменно уведомить каждого работника об изменениях, связанных с ведением трудовых книжек, и о праве работника сделать выбор между бумажной или электронной трудовой. Определиться с выбором сотрудник должен успеть до конца 2021 года.
- Уведомление составляется в произвольной форме. В нём нужно осветить суть изменений, описать, какой выбор может сделать работник, что будет, если он не подаст заявление о выборе (работодателю нужно будет вести и бумажную, и электронную трудовую книжку). Также стоит прописать, что в случае выбора электронного варианта трудовой сотруднику на руки выдадут его бумажную книжку.
сотрудника об изменениях в трудовом законодательстве и о возможности отказа от ведения трудовой книжки на бумажном носителе.
Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия
Санкции и штрафы
Штрафы за несдачу отчета в центр занятости не предусмотрены. Связано это с тем, что законодательно форма № 1 не утверждена. Письмо Роструда не может обязать компании сдавать данную отчетность.
Роструд ввел новый отчет, который призван обеспечить обособленный учет по трудоустроенным гражданам предпенсионного возраста. Необходимость такого документа обусловлена последними изменениями в пенсионном законодательстве: повышение пенсионного возраста с одновременным ужесточением контроля занятости лиц, приближающихся к пенсионному возрасту, введением дополнительных мер воздействия на работодателей, необоснованно увольняющих работников, которым скоро выходить на пенсию.
Сроки и периодичность сдачи отчетности по форме П-4
С 2021 года одни компании сдают отчет ежемесячно, а другие — ежеквартально. Период, за который нужно заполнить и сдать форму, зависит от того, в какую категорию попал респондент.
Каждый квартал форму сдают организации, у которых за прошедшие два года в среднем было не больше 15 сотрудников и 800 млн рублей выручки, не считая компаний тех организационно-правовых форм, которые освобождены от сдачи.
Они представляют отчет до 15-го числа после каждого квартала. То есть 15 апреля, 15 июля, 15 октября и 15 января.
Каждый месяц форму сдают все остальные организации, не попавшие в первую группу. Также, независимо от численности сотрудников и суммы выручки, ежемесячно сдают форму компании с лицензией на добычу полезных ископаемых и те, кто зарегистрирован или реорганизован в 2021 и 2021 годах.
Они представляют отчет до 15 числа после окончания каждого месяца.
Если вы не уверены, в какую категорию попадаете, проверьте свою обязанность отчитаться в специальном сервисе Росстата. Там увидите перечень форм, которые от вас ждут, и сроки сдачи.
Отчет П-4 можно сдать на бумаге, доставив его в отделение Росстата лично, передав с доверенным лицом или направив почтой. Предусмотрена и возможность отчитаться электронно — через сервисы электронного документооборота.
Отчетность в ПФР
Отчет по форме СЗВ-СТАЖ
Сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ – это новая форма отчетности в ПФР для работодателей. Ее необходимо сдавать за год.
Более подробно про отчет СЗВ-СТАЖ.
Отчет по форме СЗВ-М
Отчет по форме СЗВ-М – это новая ежемесячная отчетность в ПФР для работодателей. Её необходимо сдавать начиная с апреля 2021 года (в том числе за сотрудников работающим по договорам ГПХ).
Более подробно про отчет СЗВ-М.
Кого надо включать в отчет
При заполнении показателей численности отдельно учтите всех граждан: как тех, что работают на основании бессрочных трудовых договоров, так и тех, кто выполняет временную или сезонную работу.
Если учредители сами трудоустроены и получают заработную плату, их следует указать отдельно.
Работников, оформленных в организации на неполный рабочий день или неделю, в 1-Т (проф) следует учитывать на общих основаниях, как целые единицы.
Если один и тот же сотрудник занимает сразу две должности, т. е. является внутренним совместителем, то его необходимо включить в отчет только по одной строке, в которой указана его основная профессия.
Кого включать не нужно
Обновленная инструкция по заполнению 1-Т (проф) (статистика) закрепляет перечень тех, кого необходимо включить в отчет и кого включать не требуется. В списочную численность сотрудников не включайте:
- работников, которые являются внешними совместителями;
- лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (ГПХ);
- женщин, которые находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком;
- военнослужащих, призванных на службу.
Для заполнения используйте Общероссийский классификатор занятий — ОКЗ (ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденный приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст. В этом документе содержатся все данные о профессиях, специальностях и должностях, аналогичные тем, которые включены в отчет.
