Претензия с требованием возмещения понесенных расходов по устранению недостатков оказанной услуги

Что должно быть отображено

В шапке документа должно содержаться следующее:

• полное название организации;
• дата, когда был составлен приказ;
• регистрационный №;
• заголовок;
• формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
• текст;
• подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
• подпись директора и ее расшифровка;
• подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

В самом тексте должна быть указана следующая информация:

1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Итоги

При выдаче средств под отчет из кассы предприятия оформляется РКО, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.

Отсутствие всех необходимых документов для оформления подотчета налоговые инспекторы могут трактовать как нарушение кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ. Однако правомерность такой трактовки они будут обязаны доказать в суде.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

• Сохраняется рабочее место.
• Сохраняется прежний оклад.
• Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

Письмо компенсация затрат образец

1. Они могут быть компенсированы арендодателем при возвращении ему активов, если осуществлялись с его согласия (п. 2 стат.. 623 ГК РФ). Право их амортизировать в данном случае закреплено за арендодателем (п. 1 стат.. 258 НК РФ).
2. Несогласованные улучшения неотделимого нрава (исключением являются вложения в имущество арендуемых компаний) возмещаться не должны (п. 3 стат.. 623 ГК РФ) и не могут амортизироваться арендатором (п. 1 стат.. 256 НК РФ).

Если возмещается не очень большая сумма, то можно избрать вариант «А». Например, если к возмещению подлежит сумма в размере 30.000 рублей, а размер каждомесячного взноса составляет 6.000 рублей, то организация может избрать вариант «а» и не перечислять взносы 6 мес..

Какие расходы должна компенсировать организация

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

1. Транспортные расходы:
   если сотрудник использовал свою личную машину;
2. если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
3. если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
4. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
5. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
6. Другие расходы:
   мобильная связь;
7. интернет;
8. обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег

Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Рекомендации! Составитель должен чётко обозначить, на каком основании ему должные вернуть определённые средства. Ещё обязательно стоит указать точную сумму, подлежащую возврату и обозначить, за что именно она была передана предприятию.

Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.

Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.

Возмещение транспортных расходов

Подобная категория документов, о которых идёт речь, на сегодняшний день является наиболее распространённой и востребованной. Определённые установки относительно написания записок такого типа содержаться в Постановлении Правительства РФ под номером 749. Там сказано что:

1. Приступать к составлению подобной бумаги нужно приступать не раньше, чем составитель вернётся из командировки, в которой он понёс траты.
2. При составлении нужно чётко обозначить услуги, на которые были потрачены средства во время рабочей поездки. В рамках этого пункта автор документа должен приложить к документу чеки, проездные билеты и т.д.
3. Нужно конкретно обозначить число отъезда и дату возвращения.
4. Нужно обязательно указать пункт назначения, куда в итоге прибыл работник, и место, откуда он выехал.

Без этих сведений получатель записки не сможет составить чёткую картину понесенных расходов и может отказать в компенсации денежных средств или выплатит меньше чем нужно.

Получение материальной помощи

Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи. Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.

Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к написанию служебной записки. После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.

Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

Совет! Если материальная помощь нужна в связи с болезнью, то нужно чётко прописать диагноз и приложить копию больничного листа. Если всё написано грамотно, выплата будет произведена в кротчайшие сроки.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

• 5 лет;
• 75 (50) лет.

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

• в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
• в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Комментарий к оценке

Спасибо, ваша оценка учтена. Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

Образец документа полезен?

Если документ «Претензия с требованием возмещения понесенных расходов по устранению недостатков оказанной услуги» оказался для вас полезным, просим вас оставить отзыв о нём.
Запомните всего 2 слова:

Договор-Юрист

И добавьте Договор-Юрист.Ру в закладки (Ctrl+D).

Он Вам ещё пригодится!

Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

• неправильно написать название организации;
• не проставить или написать неправильно дату составления документа;
• не указать регистрационный номер;
• не написать компенсируемую сумму прописью;
• неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
• не указать должность;
• не указать ответственное лицо;
• внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
• написать текст неразборчивым почерком;
• сделать много исправлений в документе;
• сделать орфографические ошибки;
• неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
• искусственно состарить документ;
• затереть ластиком текст.

Пример написания

Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

1. Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.
2. Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.
3. Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М. и свидетельство о рождении ребёнка.

Важно! В заключение необходимо поставить дату составления и расписаться.

Несоблюдение правил написания служебной записки не только не принесет желаемого эффекта, но и отрицательно скажется на имидже компании, организации. Читайте наши материалы о том, как составить этот документ о переводе сотрудника на другую должность, приеме на работу, премировании и депремировании, на повышение зарплаты, доплату за увеличение объема работ, ремонт автомобиля, помещения или оборудования, приобретение или замену компьютера, списание материальных ценностей, основных средств, совмещение должностей.

К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно. Даже несмотря на то, что для него не существует чёткой формы составления, общие правила оформления должны соблюдаться в любом случае. Это поможет избежать проблем и задержек в будущем.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
   до того, как была поставлена подпись руководителя;
2. в момент подписания.
3. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
   регистрационный №;
4. дата, когда он был составлен;
5. название документа;
6. начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
7. основания для отмены;
8. кто несет ответственность за исправления;
9. подпись.

На что обратить внимание при составлении приказа о возмещении расходов сотруднику

Существует несколько базовых рекомендаций по правильному оформлению приказа о возмещении расходов сотруднику, которых нужно придерживаться должностному лицу в процессе составления. Ключевые из них:

• 
  Печать на листе формата А4 белого цвета;

• Все числа в документе — арабские;
• Сумма компенсации прописывается цифрами, а в скобках – словами;
• Без подписи гендиректора или уполномоченного лица акт недействителен;
• Составлять грамотно, не допускать наличие грубых ошибок;
• Запрещено вносить правки ручкой;
• При возникновении вопросов целесообразно обратиться к юридическому отделу.

Нарушение сроков направления претензии

Претензионный порядок стороны договора могут устанавливать самостоятельно, в том числе они могут согласовать срок направления этого документа при появлении определенных спорных моментов. К примеру, контрагенты могут поставить условие о необходимости отправки претензии в течение 7 дней с момента нарушения обязательств.

Однако просрочка направления в этих случаях судебными инстанциями воспринимается более-менее лояльно:

• из постановления 9-го арбитражного апелляционного суда от 26.06.2015 по делу № А40-199572/14 следует, что такая просрочка не является доказательством неисполнения претензионной процедуры;
• отправка претензии с просрочкой, но в рамках срока исковой давности позволяет рассмотреть такое дело (см. постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.03.2011 по делу № А53-13079/2010).

Отправка контрагенту

Претензию лучше всего отправлять посредством почтовых организаций письмом с объявленной ценностью и с описью вложения. При этом в описи необходимо более подробно расписать отправляемый документ (указать, по какому обязательству, сумму требуемых убытков и т. п.). Это, в свою очередь, исключит возможное заявление ответчика о том, что ему была направлена претензия по совершенно иному договору.

После отправки претензии по почте начинает течь 30-дневный срок, предоставляемый законом для ответа или исполнения требований (п. 5 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса от 24.07.2002 № 95-ФЗ). Этот срок имеет значение и для отправителя: только после его окончания он сможет обратиться в судебные инстанции для защиты своих прав.

Возмещение денежных средств

Я пытался получить причитающуюся мне сумму, однако ответчик уклоняется от выплаты денег, обосновывая свою позицию (привести доводы ответчика). На основании изложенного, руководствуясь статьями 131-132 Гражданского процессуального кодекса РФ, Прошу:

• Наименование документа — наименование прикрепляемого документа. При добавлении файла документа в данное поле автоматически подставляется имя файла. При необходимости пользователь может изменить указанное значение;
• Тип документа — тип прикрепленного документа. Это поле недоступно для редактирования и заполняется автоматически при выборе файла;
• Комментарий – здесь пользователь может указать любую дополнительную информацию, характеризующую прикрепленный документ.