Важная информация: с 2021 года работодатели больше не сдают сведения о среднесписочной численности работников по форме КНД 1110018. В соответствии с приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected] сведения о численности включаются в отчёт РСВ. Информация из статьи ниже уже не актуальна.
Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР) – это информация о количестве списочного состава организации или ИП. В списочный состав включают только работающих, принятых по трудовому договору. Данные сдают на специальном бланке (форма называется КНД 1110018), утверждённом приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/[email protected]
Кто должен представлять сведения о численности сотрудников
Отчет утвержден еще в 2007 году. Бумажная форма – приказом ФНС №ММ-3-25/[email protected] от 29.03.2007 года, а сведения в электронном виде – приказом ФНС №ММ-3-13/[email protected] от 10.07.2007 года. Сведения подаются на одном листе.
Казалось бы, и так понятно, кто должен представлять контролирующему органу данную форму, однако и здесь есть свои нюансы.
Естественно, форму должны формировать и сдавать все работодатели, к которым относятся:
- Компании, у которых трудоустроены сотрудники
- Индивидуальные предприниматели, которые используют труд наемных работников
Несмотря на эти очевидные случаи, есть письмо Минфина №03-02-07/1/4390 от 04.02.2014 года, где четко указано, что организации, где нет наемных сотрудников, также сдают сведения в налоговую инспекцию. Этот же факт подтверждает и пункт 3 статьи 80 НК РФ.
В случае, если у организации работников нет, то сведения подаются по той же форме, заполняются аналогично полноценному отчету, только в соответствующей графе, где необходимо указать численность персонала будет стоять 0. Такой отчет считается нулевым.
Способы сдачи сведений
Этот отчет можно формировать и отправлять как на бумажном бланке, так и при помощи специальных компьютерных программ.
Установлено несколько способов, при помощи которых можно отправить отчет в ФНС:
- Самостоятельно подать инспектору заполненный бумажный бланк, либо попросить своего представителя, для которого оформлена соответствующая доверенность. При этом сам отчет должен быть составлен в двух копиях, на одной из которых ставится отметка о приеме, а второй остается в ФНС;
- При помощи заказного письма с описанным вложением;
- При помощи специального оператора связи в электронном виде. Для этого способа необходимо иметь квалифицированную электронную подпись.
Вам будет интересно:
Книга учета доходов и расходов для ИП на УСН: как ее заполнить в 2020 году
В некоторых регионах инспектор при сдаче бумажного варианта просит также предоставлять флешку с записанным на нее файлом отчета.
Сроки подачи сведений в налоговую инспекцию
Отчет является годовым, в большинстве случаев сдается 1 раз в год, однако бывают и другие случаи.
Рассмотрим сроки подачи формы отчета в таблице.
| Условия подачи отчета | Сроки подачи |
| Формирование отчета по итогам года | 1 раз в год, до 20 января |
| Если организация только зарегистрировалась или была реорганизована | Для новых (реорганизованных) компаний предусмотрена первая подача сведений в течение 20 дней после месяца регистрации. По итогам года такая организация подаст сведения на общих основаниях, до 20 января |
| В случае ликвидации организации или прекращения деятельности предпринимателя | Сведения подаются не позднее, чем дата ликвидации организации или предпринимателя |
Как видим, сроков подачи несколько, главное не забыть даты сдачи отчета в разных ситуациях.
Конечно, большинство организаций сдаются раз в год, но исключения есть.
Мнение эксперта
Предприниматели, которые вели деятельность и имели наемных сотрудников, но прекратили свою деятельность, обязаны подать сведения о численности работников в налоговую инспекцию.
Заместитель директора Департамента
Налоговой и таможенно – тарифной политики,
Р,А, Саакян
Как рассчитать численность работников для заполнения формы
Сведения подаются только по работникам, которые устроены по трудовым договорам.
Подробная инструкция по расчету численности приведена в Указаниях Росстата, утвержденных приказом №772 от 22.11.2017 года.
Основные категории работников, которые при расчете численности не берутся в расчет, следующие:
- Все, кто работает по внешнему совместительству
- Сотрудники, работающие по договорам гражданско – правового характера
- Женщины, которые находятся в декрете или сидят с детьми в отпуске по уходу
- Собственно предприниматели
- Учредители, которые не получают вознаграждение в компании
|
Для того, чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц, нужно высчитать количество работников за каждый день месяца, сложить эти показатели и разделить на количество календарных дней в месяце.
Приведем формулы для расчета среднесписочной численности:
- Численность за день состоит из количества работников, вышедших на работу и тех, кто не вышел по каким – либо причинам
- За месяц ,
где Ч1 – численность за 1 число месяца,
n – количество дней в месяце
- За год ,
где – средняя численность за каждый месяц года
Как видим, формулы просты. Единственная сложность может возникнуть при решении – включать ли конкретного сотрудника в расчет или нет.
Если за тот или иной период есть работники, которые трудились не все время, принимаемое в расчет, то для простоты подсчета необходимо сначала определиться с теми, кто отработал период полностью. После этого нужно прибавить данные по тем, кто отработал не полное время.
Кто сдает сведения
Среднесписочная численность это специально рассчитываемый элемент который отражает, какое в среднем количество сотрудников трудилось в субъекте бизнеса в отдельный временной промежуток.
Такое значение обязан рассчитывать каждый субъект бизнеса, у кого есть нанятые работники. Временной отрезок для расчета, в зависимости от потребности, может выбираться любым — месяц, квартал, полугодие, год и т. д.
Но даже при расчете различных временных промежутков, сама технология получения показателя от этого не изменяется.
В 2014 году было сделано послабление для предпринимателей — они теперь могут не оформлять сведения о среднесписочной численности работников, если выполняют работу самостоятельно, без найма сторонних работников.
Внимание: одним из важных направлений применения полученного элемента, является разделение субъектов бизнеса по группам, исходя из количества задействованных работников. А это, в свою очередь, определит возможность использования того либо иного налогового льготного режима. Также списочная численность применяется для определения средней зарплаты по организации.
Срок хранения отчета в архиве субъекта бизнеса составляет 5 лет.
Способы передачи отчета в контролирующие органы
Как и многие другие отчеты, сведения о численности можно отправлять в налоговую инспекцию разными способами:
| Форма подачи | Что делаем |
| Лично | Для тех, кто не любит электронный документооборот и не хочет терять время и деньги на почте, остается распечатать отчет и оправиться в налоговый орган лично. После общения со специалистом, налогоплательщик станет счастливым обладателем своего экземпляра с отметкой о сдаче. Специалист примет отчет на бумаге, только если численность работников не превышает 25 человек |
| В электронном виде | Самым удобным способом является передача отчета посредством сети Интернет. Это быстро, удобно и надежно, а кроме того отпадает необходимость отслеживания актуальной формы отчета. Сдавать сведения в электронном виде необходимо всем компаниям, у которых численность сотрудников превышает 25 человек |
| По почте | Ну и на крайний случай остается вариант отправки отчета по почте. Кстати, он не так плох, если вдруг бухгалтер вспомнил о сдаче отчета вечером 20 января. Ведь дата отправки по почте и будет являться датой предоставления отчета. Данная возможность распространяется только на налогоплательщиков, у которых численность работников меньше 25 человек |
Куда сдается отчетность
В законе сказано, что передавать отчет о средней численности компания должна в ту ФНС, какая находится по месту ее расположения. В случае, когда у компании имеются филиалы либо обособленные подразделения, все сведения сводятся в единый отчет, какой передает головная компания.
ИП, у каких присутствуют наемные работники, должны отправлять отчет по адресу своей регистрации либо фактического проживания.
Внимание: если ИП зарегистрирован в одном субъекте, а деятельность ведет в другом, он все равно должен передавать отчет о численности в ФНС по адресу своей регистрации.
Общие принципы заполнения сведений
Заполнение формы сведений ничем не отличается от других отчетов, которые подаются в налоговую. Общие требования ко всем отчетам, применяемые и к данной форме, следующие:
- Форма заполняется либо на компьютере, либо вручную
- На компьютере сведения заполняются в специальной программе, либо данные вносятся в бланк, скачанный на просторах интернета. При заполнении с использованием программных средств есть возможность сразу проверить отчет на предмет ошибок и убедиться, что все заполнено верно
- Если отчет будет подаваться на бумаге, то поля формы заполняются ручкой, паста должна быть черного или синего цвета
- Нельзя делать исправления и помарки, использовать штрих
- Для каждого символа предусмотрено свое поле
- Пустые клетки и поля заполняются прочерками
- Не забываем, что на отчете обязательно должны быть подпись руководителя и печать. Иначе сведения буду считаться несданными
Как видим, основные моменты стандартны, применяются ко всем отчетам для налоговой инспекции
Заполнение формы отчета построчно
Отчет чрезвычайно прост в заполнении, состоит всего из 1 листа. Рассмотрим построчное заполнение в таблице.
| Поле отчета | Как заполнить |
| ИНН/КПП | Данные сведения можно найти в учредительных документах |
| Куда подаются сведения | В данной строке пишем название налогового органа, куда сдается отчет. Здесь же, указываем цифровой код (4 знака) |
| Название компании или предпринимателя | В строке необходимо прописать полное наименование организации или индивидуального предпринимателя. Сокращения не допускаются |
| По состоянию на какую дату приводятся сведения | Данное поле может быть заполнено в 3 вариантах: 1. В общем случае ставится дата 1 января нового года, в котором составляется отчет 2. При ликвидации указываем дату закрытия организации или предпринимателя 3. Если компания или предприниматель только прошли госрегистрацию, то ставим 1 число месяца, который следует за регистрацией Для того, чтобы точно знать какую дату ставить в том или ином случае, предусмотрена подсказка на бланке сведений |
| Количество человек | Указывается среднесписочная численность работников, по методике, приведенной выше |
Вот, собственно, и весь отчет. В нижней части сведений указываем, кто подает форму. Должна быть проставлена подпись руководителя или предпринимателя, дата предоставления и печать организации или предпринимателя, при ее наличии.
Поле для заполнения работником налоговой инспекции, оставляем пустым.
Ответственность по форме КНД1110018
Поскольку отчет максимально прост и содержит минимум информации, драконовских мер к налогоплательщикам не применяется.
| Нарушение | Ответственность |
| Если ошибка допущена в указании численности работников | Ответственность за это нарушение не предусмотрена. Сведения не уточняется. Их нужно будет подать еще раз, поскольку корректировка отчета не предусмотрена |
| Если отчет не сдан или сдан несвоевременно | 200 рублей на организацию |
| Ответственность для должностных лиц (согласно статьи 15.6 КоАП) | 300-500 рублей |
Несмотря на то, что ответственность за нарушения по данной форме незначительна, сведения все же придется подать. Дело в том, что данные отчета использует налоговая инспекция в своей работе. Иногда среднесписочная численность применяется при расчете того или иного налога и налоговому органу важно ее значение. Кроме того, от количества сотрудников в компании зависит может ли отчетность предоставляться на бумаге или только в электронном виде. Поэтому просто взять и не сдать форму не получится.
Вопросы и ответы
Вопрос № 1. У нас заблокировали расчётный счёт. Могут ли это сделать из-за того, что мы не сдали форму КНД 1110018?
Ответ: Нет, непредоставление формы КНД 1110018 не является основанием для ареста расчётного счёта.
Вопрос № 2. В период с июня по август численность работников нашей организации превысило 100 человек. Может ли это как-то повлиять на смену налогового режима?
Ответ: Если среднесписочная численность за календарный год превысит 100 человек – это будет поводом для смены налогового режима. В противном случае за вами сохраняется право на применение специальных режимов налогообложения.
