В структуре всех государственных учреждений имеются свои отделы, департаменты, то есть структурные подразделения. А у большинства из них есть обособленные подразделения — филиалы и представительства, в том числе в других городах. И иногда у работодателей возникает необходимость перевести сотрудников из одного отдела в другой, из головного офиса в филиал и т.д. В некоторых случаях, например при сокращении штата, работодатель обязан предложить работнику вакантную должность из тех, что имеются как непосредственно в организации, так и в филиале. В статье рассмотрим, как осуществлять перевод работника в другое структурное подразделение, в том числе обособленное и находящееся в другой местности.
Сохранить рабочее место
Обязанность сохранить за работником его прежнее рабочее место зависит от срока перевода.
Временный перевод. При временном переводе за работником сохраняется прежнее рабочее место. Если по окончании срока перевода он не потребовал возвращения на свое рабочее место и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).
Постоянный перевод. В случае постоянного перевода работодатель не обязан сохранять за работником прежнее рабочее место.
Какие сроки нужно соблюсти
При появлении причин для проведения превентивных мер или ликвидации последствий, разрешается перевести сотрудника на иные работы, характер которых может не вполне соответствовать учтенным трудовым договором.
Подразумевается, что деятельность ведется у того же владельца, а получение утвердительного ответа, то есть согласия, не обязательно. Не более 1 месяца – такой период установлен законом при переводе, продиктованном производственной необходимостью.
Если нужно по тем же причинам выполнять задания, также не учтенные договором, но необходимые для сохранности имущества предприятия, предотвращения нанесения материального урона, замены не работающего по всяким причинам сотрудника, то перевод предусмотрен законом без согласия на то работника, но на максимальный срок до 1 месяца.
Подразумевается, что происходящее на предприятии чрезвычайного характера, а владелец фирмы тот же.
Компенсировать расходы на переезд
Если переезд в другую местность обусловлен переводом на новое место работы, работодатель обязан взять на себя следующие расходы (ст. 165 и 169 ТК РФ):
— по переезду самого работника и членов его семьи;
— провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику средства передвижения);
— обустройству на новом месте жительства.
Коммерческая компания самостоятельно определяет размер возмещения и порядок его выплаты (ч. 2 ст. 169 ТК РФ).
Примечание.
К членам семьи относятся только супруги, родители (усыновители) и дети (усыновленные) (ст. 2 Семейного кодекса РФ).
Заработная плата в период временной работы
За временное выполнение других должностных обязанностей по волеизъявлению только работодателя сотрудник должен гарантированно получать зарплату, установленную законодательством. Оплачивается она по следующим правилам:
- если зарплата по временной должности работника выше его среднего прежнего заработка, она должна такой и оставаться. Рассматривают ее, как прежний заработок плюс доплата;
- если зарплата на временной работе меньше заработка, который был ранее, ее выплачивают, ориентируясь на прежний средний размер зарплаты. Руководитель, по своему желанию, также может дополнительно производить доплату, мотивируя сотрудников трудиться на временной работе.
Документальное оформление перевода
Перевод работника на другую постоянную работу требует документального оформления.
Примечание. Какие формы документов использовать
Согласно статье 21 Федерального закона от 06.11.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» компании не обязаны применять формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. При этом Закон N 402-ФЗ не ограничивает право использовать те унифицированные формы, которые стали уже привычными.
Предложение работнику о переводе на работу в другую местность
Если руководитель компании сочтет правильным смену места работы и жительства определенного сотрудника, он должен предложить работнику перевод на работу в другую местность.
Необходимость заручиться письменным согласием сотрудника на перевод установлена частью 1 статьи 72.1 Трудового кодекса. Решение этого вопроса не может быть односторонним, поскольку оно затрагивает определенные сторонами условия трудового договора.
Чтобы получить такое согласие, прежде нужно подготовить письменное предложение сотруднику о переводе и переезде на новое место работы.
Допускается составить данное предложение в произвольной форме.
Процедура перевода между филиалами одного предприятия или из головного офиса в филиал и обратно
1. Общие положения
Филиал организации согласно п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ не является самостоятельным юридическим лицом.
Его руководители могут быть наделены полномочиями решать кадровые вопросы (осуществлять прием, увольнение, перевод работников) в пределах своего филиала.
При этом, работодателем по отношению к работнику, принятому на работу в филиал, является головная организация, а в трудовом договоре с работником должно быть указано в качестве обязательного, условие о месте работы и структурном подразделении (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), в филиале организации.
В свою очередь, ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ определяет перевод на другую работу как постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если последнее было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Перевод работника из одного филиала в другой филиал, или из филиала в головной офис в пределах одного юридического лица — это перевод на другую постоянную работу в той же организации и возможен он только с письменного согласия работника.
Процедура перевода работников между филиалами одного юридического лица, либо из головной организации в филиал и обратно, законодательно не урегулирована.
2. Регистрация и передача кадровых документов.
Регистрация кадровых документов (т.е. дополнительного соглашения, приказа о переводе) должно быть произведена именно отделом кадров головного офиса юридического лица, так как у директора филиала нет полномочий на перевод работника в другой филиал.
1. Этап. Оформление заявления о переводе работника в другой филиал.
Заявление пишется на имя «Руководителя всех филиалов», т.е Директора юридического лица, или действующего от его имени по доверенности на подписание кадровых документов.
Ответственный – работник, который переводится.
Заявление должно быть написано в полном соответствии с решением Комитета по подбору персонала.
2. Этап. Передача заявления в Головной офис.
Заявление и другие документы, если они приняты у Вас в Компании, передаются в Головной офис на подпись Руководителю. Должны ли заявление также визировать руководители филиалов, между которыми происходит перевод работника – лучше предусмаотреть во внутренних документах (вписать здесь, если берете за образец). На данном этапе передача осуществляется по электронной почте/с помощью системы электронного документооборота кадровыми работниками.
Ответственные – работники кадровых служб.
3. Этап. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Дополнительное соглашение оформляется в четырех экземплярах. (Один — остается у отдающего филиала, второй – у Головного офиса, третий – у принимающего филиала, четвертый – у работника).
Порядок подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору:
3.1.Работник кадровой службы отдающего подразделения после получения завизированного заявления и (дополнительных документов о переводе при необходимости) о переводе отправляет копии документов сотруднику ОК принимающего подразделения.
3.2.Работник кадровой службы принимающего подразделения после получения заявления визирует его, подтверждая, тем самым, наличие вакансии в подразделений, указанном в заявлении и пересылает документы в ответ, прикладывая выдержку из штатного расписания, либо информацию в произвольной форме следующего содержания:
3.2.1. Полные параметры оплаты по должности
3.2.2. Данные СОУТ по данной должности
3.2.3. График работы сотрудника
3.2.4. Другие необходимые сведения, которые необходимы для подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору (сведения о наличии специальных льгот и компенсаций, условия по работе в районах крайнего севера и т.д.).
3.3.Работник кадровой службы отдающего подразделения готовит дополнительное соглашение к трудовому договору и знакомит с ним работника.
4. Этап. Регистрация и издание приказа о переводе..
В 1С отдающего подразделения делается проводка об увольнении сотрудника. Формируется справка по ссылке из приказа в 1С об увольнении «Как сотрудник использовал отпуск?» с указанием количества неиспользованных дней отпуска с обязательным отражением рабочих периодов. Данная справка проверяется, распечатывается и готовится для передачи в принимающий ОК.
Приказ регистрируется (присваивается номер) отделом кадров головного офиса юридического лица по запросу сотрудника кадровой службы отдающего подразделения. Оформляется по унифицированной форме Т-5 в трех экземплярах. (Один — остается у отдающего филиала, второй – в делах ОК Головного офиса, третий – у принимающего филиала).
Ответственный – работник кадровой службы отдающего подразделения. Ответственный за надлежащее ознакомление работника, подписание комплекта документов у работника (дополнительное соглашение, приказ) – отдающее подразделение.
5. Этап. Внесение соответствующих записей в Книгу учета движения трудовых книжек.
В книгу учета движения трудовых книжек напротив записи о приеме ТК ставится запись «трудовая книжка передана в отдел кадров филиала/обособленного подразделения в г. ……», реквизиты приказа о переводе, на руки не выдается.
Ответственный – работник кадровой службы отдающего подразделения.
Сотрудник отдающего ОК должен обеспечить передачу трудовой книжки нарочно / курьерской службой, с обеспечением ее сохранности
6. Этап. Передача документов в принимающий филиал.
После оформления всех документов, они передаются для дальнейшего ведения и хранения в филиал, в котором будет работать работник. Так, в филиал передаются оригиналы документов:
- трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему, в т.ч., о переводе,
- трудовая книжка,
- личная карточка работника по форме Т-2,
- приказ о переводе на другую работу,
- справка о количестве дней неиспользованного отпуска с указанием периодов, заверенная подписью сотрудника ОК и печатью
- личное дело (если ведется).
- другие документы, имеющие значения для трудовой деятельности: непогашенные донорские справки, документы об установлении инвалидности и т.д.
Отдел кадров отдающего подразделения обязан обеспечить личную передачу документов по акту, либо пересылку документов со службой курьерской доставки, с обязательным отслеживанием пакета документов и страхованием на случай утраты.
В таком случае два экземпляра акта подписываются сотрудником отдела кадров отдающего подразделения, прикладываются к комплекту документов. После получения документов и проверки их комплектности отдел кадров принимающего подразделения обязан обеспечить передачу/пересылку оригинала акта со своей подписью.
7. Этап. Заведение сотрудника в программе 1С и оформление документов в принимающем подразделении
В 1С принимающий ОК делает проводку о приеме сотрудника. Неиспользованные отпуска вносятся остатком согласно полученной справке согласно Методическим рекомендациям по работе с программой 1С.
Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения.
8. Этап. Внесение записи о переводе в трудовую книжку.
Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку работника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Такая запись должна быть внесена в трудовую книжку работника отделом кадров филиала/ОП, куда осуществлен перевод.
Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в трудовую книжку следующим образом: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата осуществления перевода работника; в графу 3 вносится запись о переводе работника на другую работу с указанием должности, структурного подразделения, наименования обособленного структурного подразделения; в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.
9. Этап. Внесение записи о переводе в личную карточку принимающим филиалом.
В соответствии с п. 12 Правил, с вносимой в трудовую книжку записью о переводе на другую постоянную работу работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, где повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. После внесения в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» формы № Т-2 сведений о переводе работника на другую постоянную работу работодатель знакомит с ними работника под роспись в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки».
Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения.
10. Этап. Внесение записи в книгу учета ТК и вкладышей к ним.
В Книгу учета трудовых книжек вносит запись о приеме трудовой книжки, где датой приема является дата перевода, указываются реквизиты приказ о переводе.
Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения.
Обращайтесь, если возникли вопросы или нужны уточнения.
За разработкой документов и процедур для Вашей организации можно обратиться через форму обратной связи
Дополнительное соглашение к трудовому договору
Изменение определенных сторонами условий трудового договора необходимо зафиксировать дополнительным соглашением. В его тексте уместно определить также и порядок компенсации расходов на переезд работника и его семьи, провоз имущества, обустройство на новом месте, а также другие условия, которые стороны сочтут нужным определить.
В случае развития систематической филиальной сети удобнее разработать положение о компенсации расходов работникам, где установить единообразные нормы по возмещению расходов по переезду работников к новым местам работы. Если в другую местность переезжают один-два работника, условия возмещения расходов достаточно внести в дополнительное соглашение к трудовому договору.
НДФЛ
Затраты работника на переезд и обустройство не облагаются НДФЛ. Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса освобождает от уплаты НДФЛ со всех видов установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).
Следовательно, суммы возмещения организацией стоимости проезда работника и членов его семьи к месту работы, производимого в связи с его переездом на работу в другую местность, не облагаются НДФЛ в размере, установленном трудовым договором. Это подтверждают и письма Минфина России от 26.05.2008 N 03-04-06-01/140 и от 30.05.2007 N 03-04-06-01/165.
Понятие структурного подразделения.
Для начала разберемся, что такое структурное подразделение организации. «Официального» определения ни трудовое, ни гражданское законодательство не дает. В общепринятом смысле структурное подразделение организации представляет собой ее официально выделенную часть, выполняющую те или иные задачи, установленные организацией.
При этом есть термин «обособленное подразделение». К таким подразделениям ст. 55 ГК РФ относит филиалы и представительства. Представительство – это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиал – обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.
В силу п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее – Постановление ВС РФ № 2) филиалы и представительства относятся к структурным подразделениям организации. Таковыми являются и иные структуры организации – ее отделы, службы, цеха, участки и т. д. Каждое структурное подразделение имеет свое наименование и отражается в штатном расписании организации.
Соответственно, в организации есть внутренние структурные подразделения (отделы, департаменты) и могут быть обособленные структурные подразделения (филиалы и представительства), которые могут находиться как в одной местности с работодателем, так и в другой.
В Трудовом кодексе также упоминаются иные обособленные подразделения, которые не являются филиалами и представительствами. И здесь обратимся к налоговому законодательству. Так, согласно Письму Минфина РФ от 18.08.2015 № 03‑02‑07/1/47702 и п. 2 ст. 11 НК РФ обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. Территориальная обособленность подразделения от организации определяется адресом, отличающимся от адреса этой организации.
Страховые взносы
На сумму возмещения работодателем расходов, связанных с переездом работника к новому месту работы, в размерах, определенных трудовым договором, суммы страховых взносов не начисляются:
— на основании части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
— подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Бухгалтерский учет
Покажем порядок отражения в бухгалтерском учете возмещения расходов работодателем сотруднику при переезде из одного региона в другой на примере.
Пример.
Менеджер отдела корпоративного менеджмента ставропольского филиала ООО «Рассада» С. Т. Пуля переведен на работу во владимирский филиал на должность старшего менеджера с окладом 50 000 руб. в месяц. Бухгалтерия ООО «Рассада» выдала аванс С. Т. Пуле на переезд в сумме 35 000 руб.
В дополнительном соглашении к трудовому договору установлено, что фирма компенсирует работнику документально подтвержденные расходы:
— на проезд сотрудника с семьей из г. Ставрополя в г. Владимир в плацкартном вагоне поезда;
— провоз имущества;
— суточные за дни проезда.
После переезда работник обратился к директору владимирского филиала с заявлением, в котором изложил просьбу компенсировать понесенные расходы на переезд. Образец заявления см. ниже.
Образец. Заявление о возмещении расходов при переводе
Директору владимирского филиала ООО «Рассада»
Матвееву П. В.
От старшего менеджера
Владимирского филиала ООО «Рассада»
Пули С. Т.
Перевод по инициативе сотрудника
Если сотрудник сам попросил перевести его на работу в другую организацию, то первым звеном в цепочке согласования перевода будет заявление сотрудника. Затем руководитель организации, где работает сотрудник, должен письменно сообщить о желании подчиненного руководителю организации, в которую сотрудник хочет перейти, и заручиться его согласием. Далее процедуры увольнения и приема проводятся по общим правилам.
Внимание: отказать в заключении трудового договора сотруднику, приглашенному на работу в порядке перевода из другой организации, нельзя. Этот запрет действует в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. Такой порядок указан в статье 64 Трудового кодекса РФ.
Таким образом, если новый руководитель откажет переведенному сотруднику в трудоустройстве, то это будет нарушением трудового законодательства. За него трудовая инспекция может оштрафовать организацию или ее должностных лиц.
Размер штрафа составляет:
- для должностных лиц организации (руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
- для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
- для организации – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).
Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Кроме того, подобный отказ может повлечь проблемы и для бывшего руководителя. Сотрудник, получивший отказ, имеет право не только обжаловать этот отказ в суде, но и требовать восстановления на прежнем месте работы (ст. 394 ТК РФ). При этом организация должна оплатить восстановленному сотруднику время вынужденного прогула в размере среднего заработка. Об этом сказано в пункте 60 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.
Также суд может обязать организацию компенсировать незаконно уволенному сотруднику моральный вред. Сумму компенсации морального вреда определяет суд и указывает ее в своем решении. При этом судьи должны учесть характер вреда, нанесенного сотруднику, и степень вины организации (п. 63 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).
Если увольнение было признано незаконным, сотрудника нужно восстановить в должности.
