Обособленное подразделение юрлица – как его правильно открыть, вести деятельность и закрыть

Главная — Статьи

• Закон и разъяснения чиновников
• Оформление наделения полномочиями
• Форма сообщения
• Иные особенности

На первый взгляд правила исчисления и уплаты страховых взносов, установленные главой 34 НК РФ, почти не отличаются от положений Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (Закон N 212-ФЗ). Но именно «почти».

Так, Закон N 212-ФЗ предписывал обособленному подразделению страхователя исполнить обязанности организации по уплате страховых взносов (ежемесячных обязательных платежей), а также обязанности по представлению расчетов по страховым взносам по месту своего нахождения, при условии что у подразделения есть счет в банке и отдельный баланс, а также если им начислялись выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.

Если приведенные условия не выполнялись, то уплату взносов и представление отчетности за обособленное подразделение производила головная организация по своему местонахождению (в том числе если обособленное подразделение находилось за пределами территории РФ (п. 14 ст. 15 Закона N 212-ФЗ)).

Пункт 11 статьи 431 НК РФ также обязывает организацию уплачивать страховые взносы и представлять расчет по страховым взносам (форма расчета утв. Приказом ФНС России от 10.10.2016 N ММВ-7-11/[email protected]):

• по месту своего нахождения и
• по месту нахождения обособленных подразделений, которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.

Дата представления указанного расчета — не позднее 30-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом, в налоговый орган по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений организаций, которые опять же начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (п. 7 ст. 431 НК РФ). Сумма страховых взносов, подлежащая уплате по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из величины базы для исчисления страховых взносов, относящейся к этому обособленному подразделению. Расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год, отчетными периодами — первый квартал, полугодие, девять месяцев календарного года (ст. 423 НК РФ).

Иных норм, касающихся обязанностей обособленных подразделений, находящихся на территории РФ, в части страховых взносов в главе 34 НК РФ нет.

Что такое обособленное подразделение?

Обособленным подразделением (ОП) может являться любой офис, фактическое местонахождение которого отличается от юридического адреса предприятия. Главное условие – наличие рабочего места на протяжении 1 календарного месяца.

Это может быть отдельный офис для бухгалтеров или юристов, который расположен в отдалении от основного предприятия. Или же цех, который был арендован в соседнем здании.

Обособленные подразделения бывают 3 видов:

1. филиалы;
2. представительства;
3. иные обособленные подразделения.

Вот чем эти виды подразделений отличаются между собой:

То есть главное отличие 3 разных категорий подразделений – это основные функции и возможность ведения коммерческой деятельности.

В зависимости от того, к какой категории относится подразделение, у них отличается процедура открытия и закрытия, а также учет и ведение деятельности

. У руководства головного предприятия могут возникнуть сомнения – как именно классифицировать обособленное подразделение, тогда лучше всего обратиться с запросом в ФНС.

Желательно попросить налоговый орган дать ответ в письменной форме

. Если в дальнейшем возникнет спор, то юридическое лицо сможет доказать, что его действия были выполнены в соответствии с разъяснением специалиста ФНС.

Как открыть обособленное подразделение?

Открытие обособленного подразделения начинается с того, что руководитель головного предприятия принимает решение. Его не обязательно оформлять в письменном виде, такого обязательства нет в законодательстве. Однако на практике такой приказ лучше издать в письменном виде

, так как в нем предприятие сможет точно обозначить дату открытия подразделения и принять дальнейшие действия по его работе (начало проведения операций и трудоустройства сотрудников).

Головная структура должна оповестить налоговый орган о решении отрыть подразделение. Для этого заполняется форма С-09-3-1 с указанием наименования обособленного подразделения (при наличии), адреса его местонахождения и даты его открытия. Заявление подписывается руководителем головного предприятия или другим уполномоченным лицом.

Форма сообщения об открытии иных обособленных подразделений

(которые не являются представительствами или филиалами) направляется в инспекцию ФНС по месту регистрации головной фирмы в течение 1 месяца со дня их открытия. Если заявление будет направлено в электронной форме, то оно должно быть подписано
усиленной электронной цифровой подписью
.

За несоблюдение срока подачи заявления предприятие могут оштрафовать на сумму в 200 рублей, а руководителя – на сумму от 300 до 500 рублей.

Если обособленное подразделение будет организовано как представительство или филиал

, то сведения о нем должны быть
внесены в ЕГРЮЛ
. В течение 3 дней после открытия подразделения такого типа юридическое лицо должно:

1. подать заявление о государственной регистрации вносимых в ЕГРЮЛ изменений;
2. приложить решение собственников предприятия и новую редакцию учредительных документов;
3. оплатить государственную пошлину в размере 800 рублей (кроме случаев, когда документы подаются через МФЦ или нотариуса).

Налоговый орган в течение 5 рабочих дней направляет в ответ уведомление о постановке на учет обособленного подразделения с присвоением КПП.

ФНС не имеет право отказать юридическому лицу в регистрации обособленного подразделения

.

Если подразделение будет иметь собственный расчетный счет и выплачивать заработную плату сотрудникам, то его придется регистрировать в ПФР и ФСС. Для регистрации обособленного подразделения в ПФР достаточно оповестить налоговый орган о наделении ОП полномочиями по оплате труда физическим лицам. ФНС самостоятельно проинформирует ПФР о данном решении. Данное заявление должно быть направлено в налоговый орган в течение 1 месяца со дня наделения подразделения подобными полномочиями.

А для регистрации ОП в ФСС головному предприятию нужно направить заявление по форме, представленной в Приложении № 1 к Приказу ФСС РФ от 22.04.2019 № 217. К заявлению следует приложить справку по форме банка об открытии расчетного счета и копию приказа о наделении полномочиями

по начислению и выплате вознаграждения физическим лицам.

Максимальный срок подачи уведомления в ФСС – 30 календарных дней.

За несоблюдение установленного срока на юридическое лицо наложат штраф в размере 5 000 рублей при просрочке на 90 дней или 10 000 рублей при просрочке более 90 дней.

Оформление наделения полномочиями

Ни законодательство о страховых взносах, ни НК РФ не уточняют, какими документами должен подтверждаться факт наделения обособленного подразделения рассматриваемыми полномочиями. Логично предположить, что этот факт оформляется внутренним распорядительным документом организации, например:

• положением о филиале (представительстве, ином обособленном подразделении), утвержденным приказом руководителя организации;
• специальным приказом руководителя организации о наделении обособленного подразделения полномочиями по начислению выплат и вознаграждений физическим лицам.

В первом случае обособленное подразделение получает полномочия с момента своего образования, во втором — с даты, указанной в приказе или распоряжении руководителя организации.

Если руководство сочтет нецелесообразным дальнейшее осуществление соответствующих полномочий, то следует издать приказ о лишении обособленного подразделения полномочий по начислению выплат и вознаграждений физическим лицам. И соответственно, в течение месяца сообщить об этом в свою налоговую инспекцию.

Желательно, чтобы дата начала осуществления начислений обособленным подразделением выплат и вознаграждений физическим лицам приходилась на первое число календарного месяца. Именно с этого момента плательщик должен представлять расчеты по страховым взносам по месту нахождения организации и месту нахождения обособленного подразделения.

Если дата придется на первое число квартала, то организации не придется представлять отчетность по страховым взносам по месту нахождения обособленного подразделения за предыдущий отчетный период.

Нюансы уплаты налогов и взносов

Основные нюансы, на которые стоит обратить внимание, относятся к:

1. налогу на прибыль;
2. акцизам;
3. транспортному налогу;
4. НФДЛ;
5. страховым взносам.

Остальные налоги, например УСН или ЕНВД, нужно платить по местонахождению головной фирмы или объектов обложения.

Уплата налога на прибыль

должна производиться отдельно в каждом регионе России. Это связано с тем, из общей ставки налога в 20% часть – 3% – направляются в федеральный бюджет, а 17% идет в местные бюджеты. То есть, авансовые платежи по налогу на прибыль по ставке 3% уплачиваются по месту нахождения головной фирмы (но из расчета общей прибыли по всем обособленным подразделениям), а 17% уплачиваются подразделениям самостоятельно в местный бюджет.

Отчетность по налогу на прибыль составляется по отдельности в головной фирме (с учетом показателей всех филиалов) и по каждому подразделению.

Если на территории одного субъекта РФ располагаются головное предприятие и обособленные подразделения (или же несколько подразделений), то декларацию по налогу на прибыль и уплату данного налога можно по данным филиалом можно объединить

.

По обособленному подразделению, которое расположено на территории иностранного государства платит налоги и сдает отчетность головное предприятие.

Уплата акцизов

и подача отчетности по ним производится обособленными подразделениями если:

• филиал фактически осуществляет деятельность по производству подакцизных товаров;
• подразделение проводит подакцизные операции;
• ОП приходует денатурированный этиловый спирт;
• филиал проводит операции с использованием винограда (право собственности принадлежит обособленному подразделению).

Если на территории одного региона находится несколько обособленных подразделений, то отчетность и уплату акцизов можно объединить.

Уплата транспортного налога

и сдача отчетности за периоды до 2021 года включительно осуществляется по месту регистрации транспортного средства. Исключение составляют:

1. Водный транспорт (кроме маломерных судов). Уплата налога производится в ИФНС в зависимости от территории закрепления (порт приписки).
2. Воздушный транспорт. Уплата транспортного налога производится головным предприятием.

С 2021 года, то есть с отчетности за 2021 год, отменяется предоставлять отчетность по транспортному налогу не нужно.

В отношении НДФЛ

действует только одно правило: если в трудовом или гражданско-правовом договорах в качестве одной стороны выступает обособленное подразделение, то уплачивает налог и сдает отчетность именно оно. Если с работниками заключены договоры от имени головного предприятия, то ОП не отчитывается по таким сотрудникам и не уплачивает по ним налог (вне зависимости от того, где они фактически выполняют свои обязанности).

Страховые взносы

обособленное подразделение платит при выполнении одновременно двух условий:

• у него есть собственный расчетный счет;
• выплату заработной платы производит само подразделение.

Если хотя бы одно условие не соблюдено, то уплата страховых взносов производится за счет головной фирмы. Аналогичные требования предъявляются и к сдаче отчетности по страховым взносам.

Закон и разъяснения чиновников

Понятие обособленного подразделения и его отличительные признаки даны в абзаце 20 пункта 2 статьи 11 НК РФ. Местом нахождения обособленного подразделения российской фирмы считается место осуществления этой организацией деятельности через свое подразделение (абз. 18 п. 2 НК РФ).

Территориальная обособленность подразделения от организации определяется адресом, отличным от адреса указанной организации (письмо Минфина России от 18.08.2015 N 03-02-07/1/47702). Оборудованием стационарного рабочего места считается создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, а также само исполнение таких обязанностей (письмо Минфина России от 14.06.2016 N 03-02-07/1/36019). Рабочим считается место, где работник должен находиться (или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой) и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ). Форма организации работ — вахта или командировка, срок нахождения конкретного работника на созданном организацией стационарном рабочем месте правового значения в данном случае не имеет.

С 1 января 2021 года статья 23 НК РФ, которой определялись обязанности налогоплательщиков и плательщиков сборов, дополнена пунктом 3.4, устанавливающим обязанности плательщиков страховых взносов (подп. «б» п. 17 ст. 1 Федерального закона от 03.07.2016 N 243-ФЗ, далее — Закон N 243-ФЗ).

Среди таковых обозначена для организаций обязанность сообщения в свой налоговый орган о наделении обособленного подразделения, созданного на территории РФ, полномочиями начислять выплаты (вознаграждения) физическим лицам (о лишении таких полномочий). И о наделении полномочиями, и о лишении их необходимо сообщать в течение одного месяца со дня наделения (лишения) (подп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Если создаваемое обособленное подразделение не наделяется соответствующими полномочиями, то сообщать в налоговый орган об этом не надо (письма Минфина России от 28.12.2016 N 03-04-12/78677, от 12.01.2017 N 03-15-06/679). В таком случае и уплата страховых взносов, и представление расчетов за обозначенное обособленное подразделение производятся организацией по месту нахождения головного подразделения.

Решение о наделении подразделения соответствующими полномочиями плательщик страховых взносов принимает самостоятельно (письма ФНС России от 14.02.2017 N БС-4-11/[email protected], Минфина России от 23.03.2017 N 03-15-06/16906, от 27.02.2017 N 03-15-06/10903).

Если организация, имеющая обособленные подразделения, до 1 января 2021 года в централизованном порядке начисляла выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц, уплачивала страховые взносы, представляла расчеты и данный порядок не изменился после 1 января, то уплата страховых взносов и представление расчетов в текущем году производятся такой организацией в налоговый орган по месту своего нахождения.

Если уплата страховых взносов и представление расчетов в прошлом году осуществлялись раздельно самой организацией и ее обособленными подразделениями и данный порядок не изменился после 1 января, то с 2017 года взносы уплачиваются по-прежнему раздельно. Уведомлять налоговые органы о наделении обособленных подразделений соответствующими полномочиями не надо.

Если же с 2021 года организация переходит на централизованное исчисление и уплату страховых взносов, то она обязана уведомить налоговый орган о лишении обособленных подразделений соответствующих полномочий. Отчетность по страховым взносам такая организация представляет только в налоговый орган по месту своего нахождения (письмо Минфина России от 06.03.2017 N 03-15-10/12652).

Обязанность по сообщению в налоговые органы о зарегистрированных плательщиках страховых взносов — обособленных подразделениях российских организаций, которые самостоятельно осуществляли начисление выплат и иных вознаграждений физическим лицам по состоянию на 1 января 2021 года, согласно пункту 1 статьи 4 Закона N 243-ФЗ возложена на территориальные органы ПФР.

Собственная печать подразделения: нужна или нет?

Здесь все зависит от желания руководителя головной фирмы и обособленного подразделения. В законодательстве нет указания на обязательность или запрет на отдельную печать для обособленного подразделения. Если руководитель головного предприятия разрешит, то подразделение может заказать собственную печать

.

В Федеральном законе от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» указано, что общества могут

(
но не обязаны
) иметь собственную печать, эмблему, штампы.

Однако обособленные подразделения нельзя отнести к самостоятельно действующим обществам, так как согласно пункту 3 статьи 55 Гражданского кодекса России они не признаются юридическим лицом. Это связано с тем, что у подразделений и филиалов нет собственного имущества.

Если обособленное подразделение заключает все договоры (поставка товаров, оказание услуг, трудовые, гражданско-правовые и другие) от имени головной фирмы, то нет смысла тратить деньги на изготовление печати

. А вот если у подразделения есть отдельный баланс или оно находится в другой местности и заключает договоры от своего имени, то печать можно изготовить по соглашению с генеральным директором головной фирмы.

Но стоит обратить внимание на то, что, например, филиалы банков обязаны иметь собственную печать

на основании Инструкции Банка России от 02.04.2010 №135-И «О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций». Оттиск такой печати должен содержать полное наименование банковского учреждения, юридический адрес, наименование филиала и его фактическое местонахождение.

Выездные налоговые проверки обособленного подразделения

Выездная проверка может быть назначена не только в отношении всего юридического лица, но и в отношении филиала или представительства. То есть если обособленное подразделение не является филиалом предприятия в другом городе, то в отношении него не может быть назначена отдельная выездная налоговая проверка.

Местная инспекция ФНС имеет право проверить филиал или представительство только в отношении местных и региональных налогов

. Проверять федеральные налоги налоговые органы не имеют право (речь идет о спецрежимах и НДС).

Выездные проверки должны соответствовать следующим условиям:

• максимальный срок проверки – не более 1 месяца;
• запрет на проведение повторной налоговой проверки одних и тех же налогов за тот же период;
• запрет на проведение более 2 выездных проверок по различным основаниям на протяжении 1 календарного года.

Для самостоятельной налоговой проверки представительства или филиала должно быть принято решение местной ИФНС.

Проведенная выездная проверка головного предприятия вместе с подразделениями не является основанием для запрета проведения самостоятельной проверки в отношении филиала или представительства

в одном календарном году.

Выездная налоговая проверка обособленного подразделения производится по общим правилам. ФНС выносит решение о назначении выездной налоговой проверки, назначает дату и оповещает об этом руководителя представительства по каналам электронной связи или по Почте России.

Инспекторы, которые входят в комиссию, могут проводить проверку всей документации, запрашивать дополнительные документы и разъяснения. По завершению налоговой проверки составляется протокол

.

Если по факту проверки будут обнаружены ошибки или нарушения, то акт должен быть составлен на имя головного предприятия, а не на обособленное подразделение. Это связано с тем, что подразделения не являются юридическим лицом или самостоятельными налогоплательщиками согласно статье 19 Налогового кодекса РФ.

Как головным организациям исполнить новую обязанность

Передавать в ИФНС после 1 января 2021 года сообщение о наделении обособленного подразделения (включая филиал ли представительство) полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц (или о лишении таких полномочий) головная организация вправе (п.7 ст. 23 НК РФ):

• по почте;
• в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи;
• через личный кабинет налогоплательщика.

Федеральная налоговая служба обязана утвердить порядок передачи в ИФНС таких сообщений в электронном виде и формы «бумажных» сообщений. Это предусмотрено абзацами 3 и 4 пункта 7 статьи 23 НК РФ.

Обособленное подразделение наделяется полномочиями по начислению выплат и вознаграждений физическим лицам с даты издания соответствующего приказа или распоряжения головной организацией.

Форма сообщения российской организации – плательщика страховых взносов о наделении обособленного подразделения (включая филиал, представительство) полномочиями (о лишении полномочий) по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц утверждена Приказом ФНС от 10 января 2021 г. № ММВ-7-14/4.

Закрытие обособленного подразделения

Для того чтобы закрыть подразделение, первоначально необходимо принять соответствующее решение

. В зависимости от того, к какой категории относится обособленное подразделение, решение о закрытие принимается по-разному.

Если обособленное подразделение при открытии было поставлено на учет в ФСС, то фонд необходимо оповестить о закрытии подразделения. Для этого оформляется заявление по форме, представленной в Приложении № 2 к Приказу ФСС РФ от 22.04.2019 № 217. К заявлению необходимо приложить копию приказа о закрытии обособленного подразделения и справку по форме банка о закрытии расчетного счета.

После того, как подразделение будет снято с учета, по нему сдается вся отчетность и уплачиваются оставшиеся налоги и взносы

. Декларация по налогу на прибыль заполняется за все периоды до конца календарного года, включая те, когда подразделение было уже закрыто. Ее необходимо сдавать в ИФНС по месту регистрации головного предприятия.