Как заполнить 6-НДФЛ за I квартал 2021 года в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)

Отчетность работодателя

Алексей Борисов

Ведущий эксперт по трудовым правоотношениям

Актуально на 3 сентября 2020

6-НДФЛ — отчет для всех работодателей, из которого ИФНС получает информацию о суммах и сроках удержания, а также перечисления в бюджет подоходного налога. Рассмотрим, в какой срок и по какой форме нужно сдать 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года. А также узнаем, существует ли нулевой 6-НДФЛ и нужно ли его сдавать в 2021 году. Расскажем также о том, как изменится бланк отчетной формы в 2021 году.

Для чего нужен расчет 6-НДФЛ

ИП и организации, выплачивающие вознаграждения сотрудникам, обязаны исчислить, удержать и уплатить в бюджет подоходный налог (НДФЛ). Для контроля за своевременностью и правильностью исчисления, удержания и уплаты НДФЛ налоговики разработали два отчета: 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Различаются они:

• Периодичностью представления.

6-НДФЛ сдается ежеквартально, а 2-НДФЛ — раз в год.

• Отсутствием персонификации.

В 6-НДФЛ представлена информация в целом по всем сотрудникам, данных отдельно по каждому работнику в нем нет.

С 01.01.2021 ФНС планирует объединить 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Соответствующий проект уже подготовлен и проходит обсуждение. В результате форма с названием «2-НДФЛ» исчезнет, а вместо нее налоговикам будем представлять приложение к расчету 6-НДФЛ за год — справку о доходах и суммах налога физлица.

Кто сдает 6-НДФЛ

Сдавать 6-НДФЛ должны все работодатели, выплачивающие доходы работникам, оформленным по трудовым и гражданско-правовым договорам:

• организации;
• ИП;
• адвокаты, нотариусы.

Срок сдачи 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ сдается в ИФНС по итогам каждого отчетного периода:

• за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• за год — до 1 марта следующего года.

Расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года сдается не позднее 31.10.2020. С учетом того, что крайняя отчетная дата выпадает на нерабочий день (31 октября 2021 года ─ это суббота), представить 6-НДФЛ за 9 месяцев разрешается не позднее понедельника 02.11.2020 (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Бланк расчета 6-НДФЛ

Бланк отчета утвержден Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] и в 2021 году изменений не претерпел.

6-НДФЛ состоит из следующих разделов:

• Титульного листа.

Включает основную информацию о работодателе, периоде, за который сдается расчет и ИФНС, в которую он направляется.

• Раздела 1.

Заполняется нарастающим итогом с начала года, включает информацию обо всех доходах сотрудников за отчетный (налоговый) период.

• Раздела 2.

Включает в себя сведения о выплатах за 3 последних месяца отчетного периода.

Как изменится бланк 6-НДФЛ с 2021 года, расскажем далее.

Бланк 6-НДФЛ 2020

Способы сдачи 6-НДФЛ

Сдать отчет в ИФНС можно:

• На бумаге.

Самостоятельно, через представителя или направив по почте заказным письмом с описью вложения.

Будьте внимательны: отчет на бумаге в 2021 году можно сдать, только если численность сотрудников не превышает 10 чел. (Письмо ФНС от 15.11.2019 № БС-4-11/[email protected]).

Если работников больше, отчитаться придется в электронной форме. За сдачу отчета на бумаге при обязанности его представления в электронном формате вас могут оштрафовать.

• В электронной форме.

Куда сдается 6-НДФЛ

6-НДФЛ сдается в ИФНС:

• организациями — по месту их учета;
• ИП — по месту регистрации (кроме спецрежимов ЕНВД и ПСН);
• обособленными подразделениями (ОП) — по месту учета каждой обособки;

В 2021 году компаниям с ОП дано право выбирать налоговую инспекцию для сдачи отчетности, если головная организация и ОП расположены в разных муниципальных образованиях. Для этого нужно уведомить все ИФНС, в которых стоят на учете головная компания и ОП, о таком решении. Форма уведомления утверждена Приказом ФНС от 06.12.2019 № ММВ-7-11/[email protected] Подать ее надо не позднее 1-го числа налогового периода, по которому будете отчитываться по новому порядку.

• крупнейшими налогоплательщиками и их ОП — по месту учета «головы»;
• ИП на ЕНВД и ПСН — по месту постановки на учет в качестве плательщика вмененки или патента.

Какие особенности учитывать

Налоговая декларация составляется на основании сведений из регистра налогового учета, который должен быть у каждой организации. Такие требования устанавливает ст. 230 Налогового кодекса.

Также см. «Налоговый регистр для 6-НДФЛ».

Заполнять строки, в том числе сумму налоговых вычетов в 6-НДФЛ (030), можно двумя способами (см. таблицу).

При заполнении строки 030 вносят соответствующие цифры: указывают и рубли, и копейки. Остальные ячейки желательно оставлять пустыми. Готовый расчет можно принести в налоговую инспекцию лично или отправить по почте заказным письмом.
Также см. «Рекомендации по заполнению формы 6-НДФЛ».

Читать также

08.12.2017

Требования к заполнению 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 года

Порядок составления и заполнения отчета 6-НДФЛ приведен в Приказе № ММВ-7-11/[email protected], напомним его:

• Сведения вносим слева направо, начиная с первого знакоместа. В пустых клетках ставим прочерк.
• Реквизиты и суммовые показатели заполняем всегда, но если значение по суммовым показателям отсутствует — ставим «0».
• Нумерация страниц сквозная и начинается с титульника.
• При заполнении отчета нельзя использовать корректирующие средства.
• Каждую страницу нужно распечатать на отдельном листе, двусторонняя печать не разрешена.
• Скрепляем листы так, чтобы не повредить бумагу, поэтому степлером пользоваться нельзя.
• Заполняя отчет от руки, используем чернила только черного, синего или фиолетового цветов.
• При заполнении на компьютере выставляем шрифт Courier New высотой 16-18 п.
• Отчет заполняем отдельно по каждому ОКТМО.

Заполняем титульный лист 6-НДФЛ

В титульнике проставьте:

• ИНН и КПП.

Указываем их согласно свидетельству о постановке на налоговый учет. У индивидуальных предпринимателей КПП нет, они его в отчете не указывают.

• Номер корректировки.

Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, указывается значение «000», обозначающее первичный расчет. Если подается уточненка, укажите ее номер: 001, 002 и т. д.

• Период представления.

Для отчета за 9 месяцев ставим код 33. Если отчет сдаете при ликвидации или реорганизации, внесите значение «53». Коды по остальным периодам, в том числе при ликвидации (реорганизации), приведены в Приложении № 1 к Порядку заполнения, утв. Приказом № ММВ-7-11/[email protected] .

• Налоговый период.

Вносится год, в течение которого сдается отчет. При сдаче 6-НДФЛ за периоды 2021 года указываем «2020».

• Представляется в налоговый орган.

Ставим код ИФНС, в которую сдается отчет.

• По месту нахождения (учета).

Значение для заполнения этой строки берем из Приложения № 2 к Порядку. Например, ИП (не применяющие ПСН или ЕНВД) указывают код «120»; организации, если они не являются крупнейшими налогоплательщиками, вносят код «214» и т. д.

• Налоговый агент.

Организации указывают здесь краткое наименование, которое отражено в уставе. Если краткого нет — пишите полное. Физлица-налоговые агенты указывают полностью свои ФИО без сокращений.

• Код ОКТМО.

Поскольку 6-НДФЛ составляется отдельно по каждому коду ОКТМО и КПП, вам нужно сформировать такое количество расчетов, которое соответствует числу ваших ОКТМО/КПП.

• Номер контактного телефона.

Сюда внесите актуальный номер телефона, по которому проверяющий инспектор при необходимости сможет связаться с вами и уточнить возникшие у него вопросы.

• Достоверность и полноту сведений…

Если отчет сдает налоговый агент лично, укажите «1», если его представитель — «2». В строках ниже указывается ФИО представителя или наименование организации-представителя.

***

Код периода представления отчета 6-НДФЛ — это числовой идентификатор, состоящий из двух цифр. Каждый отчет, предоставляемый в ИФНС в течение года (за первый квартал, полугодие, 9 месяцев, год), имеет свой шифр. Если организация ликвидируется или реорганизуется, то отчетность подается с начала года и до даты изменения статуса компании. Поэтому в этих ситуациях используются свои коды периодов. Применение системы кодирования позволяет фискальным органам добиться единого способа сдачи отчетов и автоматизировать их обработку.

Заполняем Раздел 1

В данный раздел переносим сведения обо всех доходах, включая надбавки, премии и выплаты нарастающим итогом с начала года ─ за период с января по сентябрь. В нем также нужно отразить данные об иных доходах, выплачиваемых «физикам», например, дивидендах. Раздел 1 заполняется отдельно по каждой примененной ставке налога.

• Строка 020.

Указываем общую сумму дохода, начисленного сотрудникам с начала 2020 года.

• Строка 025.

Если дивиденды в 2021 году не выплачивались, в строке ставим «0».

• Строка 030.

Указываем величину предоставленных сотрудникам вычетов, уменьшающих налогооблагаемый доход.

• Строка 040.

Отображаем величину исчисленного налога с начала года, рассчитанную по формуле: (стр. 020 – стр. 030) * стр. 010.

• Строка 045.

Заполняем, если сотруднику выплачивались дивиденды, на них начислен и впоследствии уплачен в бюджет НДФЛ. В ином случае в строке ставим «0».

• Строка 050.

Указываем общую сумму фиксированных авансов, уплаченных за иностранцев, работающих по патенту. Если такие выплаты не производились, проставляем «0».

• Строка 060.

Вносим общее количество сотрудников, получивших за 9 месяцев 2020 года облагаемый налогом доход.

• Строка 070.

Указываем общую сумму удержанного НДФЛ с начала 2021 года.

• Строка 080.

Отражаем НДФЛ, неудержанный работодателем.

• Строка 090.

Указываем сумму излишне удержанного работодателем НДФЛ с дохода сотрудника (в соответствии со ст. 231 НК РФ).

Заполняем Раздел 2

В данный раздел включите выплаты за последние 3 месяца отчетного периода ─ в отчете за 9 месяцев необходимо отразить данные за июль, август и сентябрь.

• Строка 100.

Указываем дату фактического получения доходов, отраженных в стр. 130. При заполнении этой строки нужно учесть, что для некоторых выплат сроки фактического получения дохода разные.

Датой получения зарплаты и ежемесячной премии является последний день месяца, за который она назначена, даже если он выпадает на выходной. При выплате премий за год, квартал или к определенному событию датой получения дохода считается день его выплаты (Письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-04-06/69115).

Датой получения дохода по гражданско-правовому договору, больничным и отпускным, материальной помощи, компенсации за отпуск и дивидендам является день выплаты дохода сотруднику.

• Строка 110.

Отражаем дату фактического удержания НДФЛ с выплаченного дохода. Налог со всех видов выплат удерживается в день выплаты дохода, то есть стр. 110 = стр. 100.

• Строка 120.

Указываем срок перечисления НДФЛ в бюджет. Срок уплаты НДФЛ с зарплаты и иных доходов, за исключением отпускных и пособий, — это день, следующий за днем удержания налога. А с отпускных и больничных — последнее число месяца.

• Строка 130.

Вносим общую сумму полученных доходов (без вычитания НДФЛ) на дату, указанную в строке 100.

• Строка 140.

Указываем общую сумму удержанного НДФЛ.

Образец 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020

Полезная информация от КонсультантПлюс

Больше полезной информации о заполнении 6-НДФЛ вы найдете в готовом решении, разработанном экспертами по налогообложению и бухгалтерскому учету КонсультантПлюс.

Штрафные санкции за отчет 6НДФЛ

Под не сдачей отчета налоговая инспекция подразумевает:

1.несдача отчета в установленный законодательством срок

2.неподача отчетом по обособленным подразделениям

3.сдача позже срока

Как не предоставленный отчет не будут расцениваться следующие нарушения, но являющиеся неправомерными:

• Подача ложных сведений в отчете, ответственность за которые наступит, когда налоговый орган обнаружит данную ошибку
• Когда нарушен способ подачи отчета, на бумажном носители могут сдавать только лишь организации, численность которых не превышает двадцать пять человек, остальные сдают электронную отчетность.
• Штраф за не предоставление отчета 6НДФЛ или подачу его с опозданием определяет налоговый кодекс и говорит о том, что он составит 1000руб. за каждый полный месяц и неполный, расчет начисляется со следующего дня за тем днем, когда нужно было отчитаться.

Важно! Если задержать отчет более чем на десять дней, вам могут заблокировать расчетный счет.

• За недостоверные сведения в отчете должностное лицо и организацию оштрафуют на 500 рублей за каждый отчет с ошибкой.
• За подачу отчета не в той форме штраф составит 200 рублей.
• А так же, помимо организации могут пострадать должностные лица, на одного человека штраф может быть от 300-500рублей.

Доходы, которые не нужно отражать в 6-НДФЛ

6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам. При этом не всякий доход следует отражать в этом отчете:

Что и как отражать в расчете

Налоговый вычет – это сумма, снижающая базу обложения подоходным налогом, на основании которой производят его расчет для внесения в бюджет. Иными словами, он способен снизить налоговое бремя плательщика.

Налоговый кодекс предусматривает разные вычеты для плательщиков:

• социальный;
• стандартный;
• имущественный;
• профессиональный;
• инвестиционный.

Их отражают и в 6-НДФЛ: сумму налоговых вычетов физических лиц фиксируют в строке 030 с нарастающим итогом. При этом нужно следовать правилам заполнения расчетной части, установленным приказом налоговой службы № MMB-7-11/450.

А Приложением № 2 к приказу налоговой службы № ММВ-7-11/387 утверждены коды, информирующие о конкретном виде налогового вычета. Рассмотрим их более подробно.

Когда работник сотрудничает с несколькими компаниями, оформить вычет он имеет право от одной из них (по выбору).

Надо ли сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ в 2020 году?

Если у вас в течение отчетного периода не возникали обязанности налогового агента, и доход физлицам ни по трудовым, ни по гражданско-правовым договорам вы не выплачивали, необходимости сдавать форму 6-НДФЛ, даже нулевую, нет. Но если у вас есть желание сдать нулевку 6-НДФЛ, ИФНС обязана ее принять.

Во избежание дополнительных вопросов от налоговиков можно вместо нулевки предоставить в ИФНС пояснительное письмо. В нем следует указать, что в отчетном периоде организация (или ИП) налоговым агентом не являлась, доходы физлицам не уплачивала, действующих договоров с физлицами не имела. Как правило, это бывает при отсутствии финансово-хозяйственной деятельности. Можно указать в письме и это. Заверяется письмо так же, как заверялся бы нулевой расчет 6-НДФЛ.

Как изменится 6-НДФЛ в 2021 году

ФНС подготовила проект новой формы 6-НДФЛ, которую планируется применять с 01.01.2021. Обновленный бланк будет состоять из титульного листа и двух разделов:

• Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента».
• Раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ».

В связи с планируемой отменой формы 2-НДФЛ к бланку 6-НДФЛ предусмотрено приложение, которое нужно будет заполнять по итогам года.

Титульный лист изменится незначительно ─ отдельные поля будут переименованы. К примеру, поле «Период представления (код)» станет именоваться «Отчетный период (код)», а поле «Налоговый период (год) в обновленном бланке будет называться «Календарный год».

Поле «Код по ОКТМО» с титульного листа перенесено в Раздел 1. В поле, где отражают код формы реорганизации или ликвидации, нужно будет указывать код лишения полномочий или закрытия обособленного подразделения (код 9).

В новом бланке Разделы 1 и 2 меняются местами: в разделе 1 нужно будет отражать информацию о конкретных сроках перечисления НДФЛ и сумме налога, а в разделе 2 — обобщенную информацию.

Проектом также предусмотрено, что по новой форме 6-НДФЛ следует сообщать:

• о невозможности удержания НДФЛ, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ;
• о невозможности удержания суммы НДФЛ в соответствии с п. 14 ст. 226.1 НК РФ.

Организация учета НДФЛ в 1С

Способ 1. Исчисленный НДФЛ не принимать, как удержанный

Примечание: данный способ предпочтителен, т.к. полностью соответствует требованиям НК РФ. Но при этом очень важно контролировать последовательность проведения документов (аванс, начисление, выплата).

Способ 2. Исчисленный НДФЛ принимать, как удержанный

Примечание: данный способ удобен при большом документообороте. Но для корректного отражения удержания НДФЛ необходимо точно указывать даты выплаты при начислении доходов.

Подводим итоги

• Расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года нужно сдать не позднее 02.11.2020 (перенос крайней отчетной даты 31 октября с нерабочей субботы на понедельник ─ ближайший рабочий день).
• Если в первом полугодии 2021 года у вас не возникало обязанностей налогового агента (доход физлицам не начислялся и не выплачивался), нулевой 6-НДФЛ можно не сдавать. Но лучше проинформировать их об этом пояснительным письмом в те же сроки, в которые сдается 6-НДФЛ.
• С 01.01.2021 года ФНС планирует применение новой формы 6-НДФЛ.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Наказание за неправильно указанный код периода

Составлять отчет 6-НДФЛ следует вовремя. В противном случае на налогового агента возлагается штраф. В случае просрочки даже на 10 дней к налоговому агенту могут применяться более суровые санкции. В некоторых случаях возможна даже блокировка банковского счета. Кроме того, оштрафовать налогового агента могут за наличие ошибок в форме 6-НДФЛ. Чтобы избежать проблем, рекомендуется перед сдачей отчета правильность написания кода.

Похожие статьи

• Код формы 6 НДФЛ
• Форма 6-НДФЛ по форме по КНД 1151099
• 6 НДФЛ
• Период предоставления код 6 НДФЛ
• Приложение 1 к порядку заполнения 6-НДФЛ