Особенности ведения трудовой книжки, а также порядок внесения в нее изменений, правок определяют:
- Инструкция по заполнению трудовых (разработка и ее утверждение в Постановлении Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003). Далее по тексту -— Инструкция.
- Правила ведения и хранения трудовых (введены правительственным постановлением № 225 от 16.04.2003). Далее по тексту -— Правила.
Неточности, погрешности может заметить как кадровый специалист, так и сам уволенный работник.
| Типичные ситуации, при которых ошибки в дате увольнения подлежат корректировке | Порядок действий при корректировке даты увольнения |
| Ошибка обнаружена работником. Корректировка производится организацией, где допущена погрешность. | Последовательность действий такова: · работник пишет заявление на имя нанимателя с описанием ошибки и просьбой ее устранить, ссылается на соответствующие документы; · нанимателем издается приказ о внесении изменений в трудовую; · специалист кадрового отдела (иное уполномоченное лицо) делает правки |
| Работник уволился из одной организации, устроился на новую работу и обнаружил ошибку в записи об увольнении, сделанной на старом месте работы | Корректировка может выполняться аналогичным путем на новой работе при условии предоставления надлежащих подтверждающих документов |
| На момент выявления погрешности организация, где была внесена ошибочная запись об увольнении, ликвидирована | Правки вносятся на последнем месте работы. Но для этого необходимо основание -— документальное подтверждение. Его работник может получить при обращении в архив |
| Ошибочная запись сделана в организации, которая является первым местом работы увольняемого | Допустимые действия: признать трудовую испорченной, оформив надлежащий акт; завести новую трудовую; сделать необходимые корректные записи |
Во всех случаях неточные записи подлежат корректировке с учетом порядка, прописанного п. п. 27-29 раздела 3 Правил.
Основные правила заполнения
Неточности в документации обычно возникают из-за недостаточного опыта или невнимательности кадровика. Также они могут появиться из-за уточнения даты расторжения договора.
Если была внесена неправильная запись в трудовой книжке при увольнении, ее необходимо исправить в соответствии с пунктом 1.2 Инструкции. Сделать это нужно следующим образом:
| 1 | В следующей за последней строкой строке нужно поставить порядковый номер и дату внесения записи |
| 2 | В столбце «Сведения о работе» необходимо вписать формулировку «Запись за номером (вписать номер) считать недействительной». После этого неверная запись в трудовой книжке об увольнении теряет силу. |
| 3 | Далее в 3-й столбец вносят верную информацию о дате и причине увольнения |
| 4 | В последнем столбце нужно продублировать информацию об основаниях для увольнения. Также здесь можно вписать реквизиты других документов, по которым работник был уволен из организации. |
| 5 | Ставят подпись кадровика или руководителя фирмы, а также подпись сотрудника. Она подтверждает, что он был ознакомлен с выполненными изменениями. |
Учтите, что нельзя выполнять исправление записей в трудовой книжке после увольнения никакими другими способами. В частности, недопустимо:
- внесение исправлений в текст;
- зачеркивание слов и цифр;
- замазывание корректором.
Также см. «Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)».
Неправильная запись в трудовой книжке при увольнении
Проще всего скорректировать неверную дату увольнения, если ошибка допущена по последнему месту работы, с которой уволился гражданин. Обычно это происходит из-за невнимательности или недостаточной квалификации специалиста-кадровика.
Например, когда в дате неверно указывается день, месяц или год. Также бывает, что работника по инициативе руководства увольняют в период отпуска или болезни, что не допускается Трудовым кодексом (81-я статья ТК РФ), за исключением случая ликвидации компании – такая дата увольнения тоже неправильная.
Заметив ошибку в дате увольнения, работник должен обратить на нее внимание кадровой службы и попросить ее устранить. До того, как это будет сделано, ему не следует подписывать документ, где сказано, что со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, он согласен. Иначе действовать придется по более сложной схеме.
Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)
- Что делать и куда обращаться, если при увольнении не выплатили расчет
- Что делать при сокращении на работе
- Что делать, если работодатель не хочет увольнять по собственному желанию
- Что делать если дата приказа об увольнении позже даты увольнения
- Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку после увольнения
- Что делать, если работал не официально уволили денег не заплатили
- Что в в день увольнения работодатель обязан выдать работнику
Исправление записи об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:
в графе 1 ставится очередной порядковый номер записи (последовательность нумерации не должна нарушаться);
в графе 2 фиксируется дата внесения изменений;
в графу 3 вначале вписывается, что запись под определенным номером является недействительной, после чего следует правильный, скорректированный текст;
в графе 4 указывается основание для изменения записи (обычно здесь пишут реквизиты первоначального или вновь изданного приказа, внесшего изменения, либо – судебного решения).
Подробная информация о порядке исправления записей в трудовых книжках содержится в Инструкции по их заполнению (Постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003). Также этому вопросу посвящен 3-й раздел Правил ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003).
Что грозит работодателю при неточности
Не сделанное вовремя исправление записи об увольнении в трудовой книжке часто приводит к негативным последствиям для руководителя организации. Если из-за этого сотрудник не смог заново трудоустроиться, работодателю придется не только вносить изменения в документацию, но и выплачивать компенсацию за те дни, когда бывший сотрудник был лишен возможности зарабатывать.
Не менее важно правильно вносить запись в трудовой об отмене увольнения. Аналогичным образом: сначала необходимо указать недействительность записи, а затем написать, что сотрудник восстановлен на прежней работе.
Далее показан образец исправления даты увольнения в трудовой книжке:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 8 | 26 | 09 | 2028 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 26.09.2018 № 18-У |
| 9 | 26 | 09 | 2018 | Запись за номером 8 недействительна. Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Генеральный директор Краснов В.В. Краснов ПЕЧАТЬ Корепин | Приказ от 26.09.2018 № 18-У |
Также см. «Запись в трудовой книжке об увольнении в 2021 году».
Читать также
29.09.2018
Исправление записей в трудовой книжке после увольнения
Однако, часто о наличии ошибки в дате увольнения становится известно после того, как работник перестал работать у невнимательного работодателя. Сотрудник не всегда своевременно замечает неверную запись, или документы приходят ему по почте, не позволяя вовремя просигнализировать об ошибке.
Обнаружив неточность после увольнения, следует обратиться в отдел кадров или к должностному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, с просьбой ее исправить. Просьба излагается в заявлении, адресованном директору фирмы. Если необходимо, руководитель издает приказ о внесении изменений, реквизиты которого затем вписываются в графу 4. Кадровик корректирует неправильную запись в вышеуказанном порядке. При этом он вновь вносит реквизиты первоначального приказа об увольнении (если в нем указана верная дата), либо указывает новый приказ, исправивший ошибку в предыдущем распоряжении.
Если компании, допустившей ошибку, более не существует, исправить дату увольнения вправе ее правопреемник или последний работодатель владельца книжки. Однако он сделает это, лишь имея документальное подтверждение искажения даты. Работник обязан предоставить ему:
либо заверенную копию приказа об увольнении, которой он заблаговременно запасся;
либо архивную справку, подтверждающую его слова.
Свидетельские показания учитываются только в случае, когда имела место массовая утрата трудовых книжек (например, в связи со стихийным бедствием) либо в отношении записей, по которым вынесено решение суда (п. 29 Правил ведения трудовых книжек).
Это важно знать: Помощь при увольнении с работы
Можно ли исправить запись в трудовой?
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника.
Ошибочные записи могут существенно помешать в дальнейшем, особенно если в течение трудовой деятельности часто меняет места работы.
При назначении пенсии, если ошибки будут обнаружены в нескольких записях, ему придется немало побегать, чтобы восстановить истинные даты приема, увольнения на работу, или подтверждать вообще, что трудовая книжка принадлежит именно ему, если допущены ошибки в написание имени, отчестве, фамилии.
Все исправления в трудовой книжке допустимы, согласно ст. 66 ТК РФ, действующим Правилам и Инструкции.
В случае обнаружения любых ошибок, работником или специалистом, отвечающим на предприятии за ведение трудовых книжек, их следует исправить в соответствии с п. 24 и п. 28 Правил.
Ни в коем случае не допускается зачеркивание неправильных записей, использование штриха, корректировке подтиранием ластиком и наведение ручкой других чисел и прочих изменений неверной записи.
Согласно п.30 правил запись изменяют только признанием ее недействительной и внесением правильной новой записи.
Рассмотрим ситуации, когда нужно сделать изменения в записи трудовой книжки.
Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.
1. Если работник обнаружил неточность или ошибку в записи, он должен написать заявление на имя руководителя предприятия с просьбой внести изменения в трудовую книжку, ссылаясь на документы, на основании которых сделана эта запись.
К таким документам относят: паспорт, диплом, свидетельство о браке или расторжении брачных отношений, приказы или выписки из них о приеме, переводе, увольнении.
2. На основании поданного заявления, руководителем предприятия (организации) издается приказ о внесении соответственных изменений в трудовую книжку работника.
В законодательстве нигде не упоминаются конкретные должностные лица, которые должны заниматься ведением трудовых книжек на предприятии. Обычно в организациях заполнением всех изменений в процессе трудовой деятельности и внесением уточнений при выявленных ошибках в записях занимаются специалисты отдела кадров.
Если компания довольно мала и кадровой службы не существует, за ведение трудовых книжек несет ответственность уполномоченное приказом руководителя должностное лицо (может быть бухгалтер, секретарь и прочие).
3. Исправление должно быть внесено на предприятие, где допущена ошибка.
В тех случаях, когда человек уже уволился оттуда и работает в новой организации, при предоставлении документов, подтверждающих допущенные ошибки записи в трудовой книжке, изменения могут быть внесены кадровой службой организации, в которой он работает.
4. В том случае, когда трудовая книжка только заводится, то есть раньше человек нигде не был официально трудоустроен, при любой описке или допущенной ошибке:
- в заполнении данных о сотруднике;
- в записи о приеме на работу,
лучше всего такую книжку аннулировать сразу и выписать новую без помарок и внесенных изменений.
5. При внесении изменений после ошибочно внесенных данных, работник имеет право подать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.
В выданную повторно трудовую книжку, в которой указывается, что это дубликат, будут перенесены все записи, кроме той, какая была признана недействительной.
Особенно это актуально тех случаев, когда человека незаконно увольняют, и он восстановлен по решению суда.
6. В том случае, если на момент выявления ошибок, предприятие, где они были допущены, не существует как юридическое лицо (реорганизовано или ликвидировано), за документами, подтверждающими работу в ликвидированной организации, необходимо обратиться в архив.
На основании предоставленной документации изменения будут внесены на месте последней работы.
7. Когда в трудовой книжке неправильно указаны личные данные человека (фамилия, имя, отчество), помочь восстановить принадлежность трудовой книжки данному конкретному человеку можно через суд, предъявив документы, удостоверяющие личность и при необходимости, на основании которых была изменена, например фамилия (свидетельство о заключении или расторжении брака).
Порядок ведения трудовой книжки
В трудовой книжке каждого работника работодатели фиксируют информацию о трудовой деятельности и стаже. Такая информация строго регламентирована на основе трудового законодательства и подзаконных актов.
Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:
- Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
Правила исправления записей в трудовой книжке (в т.ч. после увольнения) и порядок заполнения этого документа при увольнении также установлены указанными подзаконными актами.
Именно их положения и рекомендации необходимо применять в данной ситуации.
