Командировки
Ольга Якушина
Налоговый эксперт-журналист
Актуально на 13 июня 2019
Коллективные поездки работников в командировку — явление регулярное. В отношении каждого работника руководство должно издать распорядительный акт об отъезде в служебных целях — но совершенно необязательно делать такие акты персональными. Можно составить один общий на всех командируемых — законодатель позволяет это и, более того, предлагает в таких целях использовать удобную унифицированную форму Т-9а.
На основании чего оформляется приказ
По новым правилам оформление командировки в настоящее время требует только издания соответствующего распоряжения руководителя об этом.
По мере необходимости, начальники отделов или иные ответственные лица, которые считают что нужно отправить сотрудника в командировку, составляют на имя директора компании докладную или служебную записки.
В них они обосновывают причину предстоящей командировки, ее цель, продолжительность во времени, а также предлагают кандидатуры для этой поездки. Цели командировки могут быть представительными или производственными.
Руководитель, изучив поступившие документы, принимает решение по данному вопросу, для оформления которого издается приказ о направлении в командировку.
На крупных предприятиях командировки планируются. Это может выражаться в составлении плана командировок на текущий год. При наступлении времени указанного в этом документе, отдел кадров подготавливает приказ на командировку, который передается руководителю для подписания.
Кроме этого, в организации может составляться служебное задание, которое в настоящее время используется организациями на их усмотрение. Оно также может использоваться в качестве одного из источников для формирования распоряжения.
Каким бы ни было основание для этого документа, ответственное лицо может использовать фирменный бланк или специализированный бланк унифицированная форма т-9.
Внимание! Форма приказа на командировку должна быть зафиксирована в учетной политике предприятия или же Положении по командировкам, которое может оформляться в организации.
Отчет по возвращению
По возвращению необходимо оформить и сдать отчет в бухгалтерию организации.
Авансовый отчет является документом первичного учета, который подтверждает трату выданных работнику подотчет сумм, к которому нужно приложить подтверждающие расходование подотчетных средств документы. Он составляется по унифицированной форме № АО-1. К нему необходимо приложить документы, которые подтверждают расходы.
Сдать отчет необходимо не позднее 3 рабочих дней по возвращению для окончательного расчета.
Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9 в 2021 году
Как только руководитель принимает решение о направлении сотрудников в служебную поездку, ответственное лицо должно составить распоряжение об этом.
В верхней части документа отражается наименование хозяйствующего субъекта и при необходимости название его структурного подразделения. Здесь же рядом указывается регистрационный шифр предприятия, которое оно получает при постановке на учет в Росстате (код ОКПО).
Далее следует наименование распорядительного документа его номер по порядку и дата издания. Под этими реквизитами приказ в дальнейшем будет отражаться во всех других бланках.
В следующих строках надо записать номер работника по табелю, который ему присваивается на предприятии при поступлении, а также его полные Ф.И.О.
После этого указываются обозначение отдела, где трудится сотрудник, а также занимаемая им должность или профессия в организации.
Ниже форма т-9 предполагает внесение информации о месте, куда направляется сотрудник. Здесь можно прописать страну, город или название принимающей организации.
После этого вписывается длительность служебной поездки, а чуть ниже указываются начальная и конечные даты командировки.
В следующем разделе необходимо отразить цель предстоящей служебной поездки согласно заявленной в докладной или утвержденного плана.
После этого в приказе отражается источник, за счет которого будет осуществляться финансирование расходов по предстоящей командировке. Далее нужно записать название документа и его реквизиты, на основании которого производится формирование распоряжения руководителя.
После этого приказ должен быть завизирован руководством фирмы с проставлением должности и его данных.
Внимание! С этим распоряжением следует ознакомить командируемого работника, при этом на приказе он должен сделать отметку в виде визы и записать дату прочтения приказа.
На основании изданного приказа ответственные лица выплачиваю перед командировкой суммы для произведения расходов в поездке, в том числе суточные при командировках.
Как заполнить?
Название организации. Эта информация должна обучаться во всех ее официальных документах, включая и приказ о командировке. Наименование полностью соответствует указанному в учредительных документах. При условии, что организации дополнительно присвоено сокращённое название, сперва пишется полное наименование, а следом, в скобках, сокращённое.
Код согласно ОКУД. Аббревиатура ОКУД расшифровывается как “общероссийский классификатор управленческой документации”. Если название документа содержится в этом классификаторе и сам документ составлен в унифицированной форме, код формы необходимо проставлять. Однако сейчас в большинстве случаев для составления приказов используются формы, которые просто найти в электронных справочных системах вроде Гарант, а в них код обозначается на бланках автоматически.
Хотите ? Вам следует перейти по ссылке.
Форма № Т-1 образец представлен тут.
Когда используется форма Т-51 расчетная ведомость? Об этом повествуется здесь.
Код самой организации. Он указывается согласно общероссийскому классификатору предприятий и организаций, состоит он из включает 8 знаков.
Фамилия, имя и отчество полностью. Поскольку в командировку направляется работник, являющийся сотрудником компании, не нужно обязательно сверять фамилию и инициалы с паспортом или аналогичным по юридической силе документом. Важный момент: ФИО должны быть написаны в винительном падеже.
Табельный номер. Ещё один реквизит, про который часто забывают, но который должен быть обозначен в приказе обязательно. Табельный номер присваивается каждому сотруднику при трудоустройстве.
Структурное подразделение. Разумеется, указывается в том случае, если сотрудник был принят на работу именно в структурное подразделение организации. В противном случае эта часть приказа не заполянется.
Должность. Полное название должности, профессии и специальности проставляется без сокращений.
Место назначения. Этот пункт обозначается в приказе согласно оформленному ранее служебному заданию. Страну нужно указывать, если работник направляется в зарубежную командировку (название пишется согласно общероссийскому классификатору стран мира). Если же место назначения – на территории России, то в этом нет необходимости. Что касается города, то, если это не столица региона и не город федерального значения, обязательно нужно дополнительно вписывать административно-территориальную принадлежность.
Чётко установленные сроки командировки. Здесь должен быть исчерпывающе указан весь срок, в течение которого сотрудник будет находиться в командировке – то есть время, затраченное на дорогу, тоже относится к сроку командировки. При указании этого пункта нужно руководствоваться положениями составленного ранее служебного задания.
Даты. Проставляются на основании служебного задания. Подробнее о принципах точного расчета дат будет сказано ниже.
Цель, ради которой сотрудник уезжает в командировку. Должна быть сформулирована подробно и обстоятельно, без применения оборотов, которое могут быть истолкованы неоднозначно или не вполне поняты. Конкретика прежде всего.
Возмещение расходов сотруднику. Денежные траты, которые осуществляет сотрудник, возмещаются ему перед поездкой или после неё. При заполнении нужно точно определить, кто именно возмещает работнику его расходы, и указать подходящий вариант. Всего их три: оплачивает либо работодатель, либо принимающая сторона, либо оплата распределяется между ними в пропорции, установленной по договорённости.
Основание – служебное задание.
Подпись лица, принимающего решение. Без подписи приказ не имеет юридической силы. Помимо собственно подписи, должна быть указана её расшифровка, а также должность того человека, который подписал приказ.
Дата оформления приказа. По факту, дата подписания приказа руководителем. Указывается в порядке день – месяц – год, причём исключительно цифрами. Обозначать месяц словом, как это иногда практикуется, недопустимо.
Номер приказа. Он ставится только после его регистрации в особой форме. Поскольку этот приказ подлежит хранению в течение не менее 5 лет, его регистрация осуществляется отдельно, или наряду с приказами, у которых аналогичный срок хранения. Номер приказов обычно сопровождается указанием буквенного индекса. В данном случае используется индекс «ск». Документ регистрируется после подписания, и регистрационный номер пишется от руки.
Подпись, удостоверяющая ознакомление работника с приказом. Сотрудник в обязательном порядке удостоверяет факт ознакомления с приказом своей подписью.
Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а
Когда в командировку необходимо отправить сразу несколько работников, то в таком случае используется форма приказа т-9а. В стандартный бланк включены столбцы для того, чтобы отразить поездку трех человек. Если это необходимо, то бланк может быть расширен для нужного числа работников.
Документ заполняется следующим образом. В верхнюю его часть вносится полное название компании, а рядом в столбце справа — ее код по общему справочнику ОКПО.
Дальше внизу указывается порядковый номер распоряжения и дата, когда оно было составлено. Под ним затем этот приказ необходимо будет зарегистрировать в книге учета приказов по организации.
Вам будет интересно:
Сотрудник воспользовался такси в командировке — можно ли брать в расходы эти затраты
Сам документ выглядит как таблица. В строках проставлены показатели, которые нужно отметить по каждому из работников. Данные по последним заносятся в столбцы. Строки в данной таблице не пронумерованы.
В первую строку записываются полные Ф.И.О. сотрудников, которые направляются в командировку. В следующей строке проставляются их табельные номера.
В третью строку нужно записать названия подразделений, в которых работают сотруднику. В четверную — названия их должностей, как это указано в штатном расписании.
Следующая строка должна включать в себя сведения о поездках. Она, в свою очередь, разделяется на несколько подстрок.
В пятую и шестую нужно записать название страны и города, куда предстоит поездка, а также название принимающей организации.
Следом идут седьмая и восьмая строки – в них нужно записать дни начала и окончания поездок по каждому из работников. В девятую вносятся количество дней поездки по каждому командированному. В десятой строке необходимо изложить краткое содержание цели поездки.
Одиннадцатая строка — в ней указывается источник средств, из которых производится оплата командировки. Обычно это собственные средства компании, но в отдельных случаях командировку может оплачивать принимающая сторона.
Двенадцатая строка служит для подтверждения, что работник ознакомился с распоряжением. В ней он должен поставить свою подпись и дату, когда он сделал это.
В нижней части документа после таблицы располагается строка, в которую необходимо занести сведения о документе, на основании какого производится оформление командировки.
Заполненный приказ подписывает директор компании.
Нюансы
Если в командировку направляется группа сотрудников, то для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком Т-9А. Он выглядит как таблица, в которой построчно заносятся данные по каждому работнику.
Как правило, компания финансирует поездку своих людей самостоятельно. Однако бывают случаи, когда на основании заключенного договора все расходы оплачивает принимающая сторона — к примеру, при проведении пуско-наладочных работ нового оборудования. В таком случае соответствующие данные заносятся в графу «Командировка за счет средств».
Сопутствующие документы
Когда составляется приказ о направлении работника в командировку, вместе с ним кадровый специалист может оформлять дополнительные документы.
Важно помнить, что часть из них уже не является обязательными, но должна составляться, если это прямо указано в учетной политике:
- Командировочное удостоверение. В нем необходимо ставить отметки в виде печатей принимающих фирм. Не является обязательным, но может использоваться работодателем по желанию.
- Служебное задание. Документ по форме Т-10, который содержал перечень заданий — их работник должен был выполнить во время поездки. В настоящее время также признан необязательным.
- Журнал учета командировочных работников. В нем нужно делать отметку при отбытии работника в командировку и его прибытии в компанию. Сейчас ведение журнала не является обязательным.
- Служебная записка. Составляется работником с обоснованием размера запрашиваемой подотчетной суммы на время командировки. Еще одна записка может оформляться по прибытии из командировки с просьбой оплатить затраты на приобретение ГСМ — если работник использовал личный автомобиль.
Общие сведения
Командировкой признается поездка штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор, по распоряжению работодателя в другую местность (вне его постоянного места работы) по служебной надобности. Для оформления и оплаты понадобится заполнить распоряжение по форме Т-9.
При этом оплачиваются следующие расходы:
- суточные;
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы на проезд к месту и обратно.
Также могут оплачиваться и иные расходы, такие как, например, оплата телефона или почты, оформление виз и паспортов, консульские сборы и прочее.
Срок нахождения работника в деловой поездке организация определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
