Унифицированная форма № МХ-1 — скачать бланк и образец

в 1С:Бухгалтерия 3.0

Многим пользователям «1С:Бухгалтерия 3.0» необходимо выполнить печать по формам МХ-1, МХ-3 в программе 1С. Форма МХ-1 требуется в случае приема организацией товарно-материальных ценностей на ответственное хранение.

Мы предлагает Вам обработка печати МХ-1 и МХ-3 для конфигурации «1С:Бухгалтерия 3.0»

Реализовано для 1С:Фреш. Вы можете найти печать МХ-1, МХ-3 в магазине расширений 1С:Фреш

. Подробнее…

Печать актов по форме МХ-1 в 1С:Бухгалтерия 3.0

В 1С:Бухгалтерия печать МХ-1 может потребоваться, в частности, в двух случаях:

• ТМЦ на ответственное хранение принимает Ваша организация, от лица которой Вы оформляете документы в программе «1С»
• ТМц на ответственное хранение остается у компании поставщика, которая поставляет Вам товар.

Поэтому печать актов МХ-1 в «1С» реализована для документа «Поступление товаров и услуг».

Во-первых, это наиболее частая ситуация передачи на ответственное хранение. В случае если Вы не покупаете товар, а именно принимаете его на ответственное хранение, Вы можете специальным образом оформить документ «Поступление товаров услуг» в «1С» и распечатать акт МХ-1.

Во-вторых, у документа «Поступление товаров услуг» в «1С» присутствует вся основная необходимая информация для автоматического заполнения акта МХ-1.

Необходимая информации для печати МХ-1,МХ-3 в «1С»:

• Организация, принимающая на ответственное хранение
• Контрагент, который сдает на ответственное хранение
• Перечень товарно-материальных ценностей с указанием количества и стоимости

Итоги

Унифицированная форма МХ-3 применяется при возврате товаров с ответственного хранения давальцу. Налогоплательщик вправе использовать бланк, разработанный самостоятельно. Документ оформляйте в 2-х экземлярах, по одному для каждой из сторон сделки.

Источники:

• закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ
• постановление Госкомстата России от 09.08.1999 № 66

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подключение печати актов МХ-1, МХ-3 в 1С:Бухгалтерия 3.0

Программа печати актов МХ-1, МХ-3 подключается к 1С:Бухгалтерия 3.0 через механизм «Дополнительные отчеты и обработки». Следовательно, не требуется доработка конфигурации и у Вас не возникнет никаких проблем с обновлением Вашей конфигурации 1С:Бухгалтерия.

Для подключения обработки зайдите в раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки

. Нажимаем
Создать
, открывается окно Предупреждение безопасности, далее нажимаем Продолжить

Далее нажимаем Загрузить из файла и выбираем файл обработки и нажимаем Записать и закрыть

Какие документы могут заменять акт приема-передачи

Каждый должен понимать, этот акт не может полноценно заменить составляемый договор, например, о покупке. Акт, лишь выполняет функцию его приложения, которое официально подтверждает полное или частичное исполнение договора.

Однако вместо акта допускается использовать некоторые другие документы. При этом они также должны отображать факт передачи имущества и содержать другую информацию, которая должна содержаться в акте. Например, подобная информация может присутствовать в товарной накладной. Сюда также вносятся данные о сторонах и товаре, указывается и другая необходимая информация.

Таким образом, когда происходит передача имущества, вместо акта допускается использование накладной. Но существуют ситуации, когда такая замена не допускается. Например, если оформляется сделка по передаче дорогостоящих устройств или промышленного оборудования, когда необходимо отметить претензии или их отсутствие.

Демонстрация печати актов МХ-1, МХ-3 в 1С:Бухгалтерия 3.0

Вы можете самостоятельно посмотреть работу печатных форм МХ-1, МХ-3

в «1С:Бухгалтерия 3.0».

Для этого зайдите в нашу демо-базу по адресу https://5.101.63.154:8090/AccDemo

Далее в программе Вы можете перейти в разделы «Покупки» — «Поступление,акты»

или
Продажи — Реализация товров услуг
Выберите существующие документы или создайтие свои документы со своей номенклатурой.

В документах выбираете печатную форму. И в зависимости от документа формируется печатная форма.

Зачем нужен акт передачи на ответственное хранение

Перед тем как отдавать имущество на хранение, между сторонами заключается соответствующий договор. По сути, акт является документальным подтверждением того, что все условия этого договора были выполнены. Именно поэтому данный документ оформляется непосредственно при передаче имущества. Обычно все необходимые сведения в документ вносятся принимающей стороной. Хотя стоит отметить, какой-то принципиальной разницы здесь не существует. Поэтому заполнять документ может любой из участников, ведь перед проставлением автографов стороны будут его перечитывать.
После того, как акт подпишут обе стороны, ответственность за сохранность ложится на принимающую сторону. Если будут нанесены увечья и причинен ущерб, его возмещать обязана компания, у которой в данный момент хранилось имущество. Естественно, акт, подтверждающий факт передачи, станет основным документом при судебных разбирательствах. Здесь видно, что принимающая сторона добровольно возлагает на себя обязательства, и готова нести материальную ответственность. Соответственно, суд обяжет эту компанию оплатить нанесенный ущерб.

Когда срок хранения заканчивается, материальные ценности возвращаются в полном объеме. Этот факт также должен быть подтвержден документально. Здесь оформляется соответствующий акт, в котором собственник имущества подтверждает, что получил его в полной сохранности.

Как правильно составить акт

Чтобы правильно оформить акт, который будет обладать юридической силой, необходимо придерживаться определенных правил:

1. На сегодняшний день большинство унифицированных бланков отменено. Но это часто становится причиной неразберихи. Далеко не каждый знает, как нужно правильно составлять такой документ. Если это делается в свободной форме, часто допускаются грубые ошибки, из-за которых документ признается недействительным. Именно поэтому принято составлять акт по форме МХ-1, которая раньше была обязательной. Этот бланк значительно упрощает составление документа, так как здесь уже указана структура. Остается лишь внести необходимые сведения в соответствующие графы.
2. В зависимости от обстоятельств, может возникнуть необходимость внести какую-то дополнительную информацию. Так как этот бланк не является обязательным, можно исключать, или дополнительно вносить необходимые пункты, изменяя структуру и содержание акта.
3. Если все-таки был выбран свободный стиль, заполнять документ необходимо максимально внимательно. Здесь можно использовать лист бумаги форматов А4 или А5. Также компания может разработать для этого специальный бланк, который утверждается внутренними правилами.
4. Обычно сведения вносятся на компьютере. После того, как документ распечатан, на нем проставляются «живые» автографы. Также заполнять акт можно и от руки. Но в этом случае необходимо позаботиться о том, чтобы почерк был разборчивым. Можно вносить сведения при помощи печатных символов.
5. Документ оформляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Это делается для того, чтобы обе организации имели на руках документальное подтверждение сделки. Акт может понадобиться в том случае, если у сторон возникнут друг к другу какие-то претензии, и дело дойдет до судебного разбирательства. Если возникнет необходимость, количество копий можно увеличить. При этом они должны быть заверены соответствующими подписями.
6. Только после оформления акта каждая организация вносит информацию о нем в учетный журнал.

(Видео: “Поступление товара на ответственное хранение”)

Общие информация о документе

Акт о возврате ТМЦ, переданных на хранение, находится в Альбоме унифицированных форм первички по учету ТМЦ в местах хранения, который был утвержден в 1999 года (9 августа) Пост. Госкомстата №66.

С начала 2013 года унифицированные формы стали лишь рекомендованными к использованию, поэтому компания имеет право сама разработать удобный ей бланк (только путем добавления в МХ-3 строк или столбцов), не забывая при этом внести все необходимые реквизиты документа. Использование разработанного бланка прописывают в учетной политике компании. Форма МХ-3 отличается полнотой и удобством, поэтому организации часто используют ее в неизменном виде.

Назначение акта — документальное отображение передачи ТМЦ, кроме того, на основании его производят списание ТМЦ с забалансового счета, а также начисляют стоимость услуг хранения товара.

К сведению! На основании этого документа могут передаваться любые ТМЦ: транспорт, оборудование, иные товары.

О чем важно помнить

При заполнении документа нужно помнить о следующих правилах:

1. Заполнять бланк должно материально ответственное лицо организации-хранителя.
2. Документ необходимо формировать в двух экземплярах. Первый будет находиться у компании-хранителя, а второй — у поклажедателя.
3. Срок хранения документа составляет 5 лет.
4. Исправлять ошибки требуется стандартным способом: путем аккуратного зачеркивания, написания верного варианта сверху, проставления о и подписи уполномоченного сотрудника.

Что будет дальше?

В чем конечная цель перевода документов в электронный вид? Ведь не только в том, чтобы идти в ногу со временем? Разумеется, переход на ЭДО позволяет выстроить процессы таким образом, чтобы любые операции производились в один клик (в идеале), люди не растрачивали время на работу с бумагой, кадровые и финансовые ресурсы были оптимизированы. Уже сегодня через сервисы обмена отправляют и получают множество видов документов, в том числе и акты МХ. Но даже несмотря на это, процент «идущих в ногу со временем» компаний остается мал. Причин несколько: кто-то не в курсе, что можно перевести некоторые виды документов в электронный вид; кто-то все еще опасается ЭДО; кто-то просто привык работать с бумагой и не спешит менять устои.

Тем не менее, деловой мир делает попытки и шаги навстречу цифровому будущему, и как показывают примеры Levi’s® и Askona, даже специфические процессы могут быть автоматизированы.

Автор: Алиса Муратова

, аналитик Synerdocs

Заполняем бланк

Данные в форму заносят с лицевой и оборотной стороны. Опишем каждую подробно.

Лицевая сторона

Сначала вносят информацию об организации-хранителе:

• указывают наименование, структурное подразделение;
• заполняют код по ОКПО, вид деятельности по ОКДП.

Затем указывают то же самое о поклажедателе, а также его ФИО. Далее вносят реквизиты договора о передаче ТМЦ на хранение, реквизиты настоящего акта.

Затем следует таблица, в которую нужно вносить данные о возвращаемых товарах:

1. Номер п/п.
2. Наименование продукции, вид упаковки, код.
3. Характеристика товара.
4. Единицы измерения.
5. Количество или масса.
6. Цена продукции.
7. Стоимость.
8. Примечание.
9. Суммарное количество и стоимость по странице.

Оборотная сторона

На этой стороне следует продолжение таблицы. Заполняется она аналогично. Графа «Итого» должна содержать показатели по оборотной странице. Графа «Всего по акту» — полностью по таблице на всех страницах. Затем вписывают срок хранения.

Далее идет таблица, в которой должна быть указана информация о сделанных работах и оказанных услугах:

1. Номер по порядку.
2. Вид работ или услуг и их код.
3. Единицы измерения и код по ОКЕИ.
4. Количество.
5. Цена.
6. Стоимость.
7. Примечание.

Затем указывают общую стоимость, НДС и стоимость с НДС.

Далее прописью указывают стоимость работ и услуг, материально ответственное лицо и поклажедатель ставят свои подписи (с указанием должности и расшифровок). Проставляют особые отметки.

Завершают заполнение бланка подписи на расписке в получении ТМЦ.

Оформляем акты МХ электронно по букве закона

В письме от 12.09.2016 года №03-03-06/2/53176 Министерство финансов указало, что виды возможных электронных подписей, используемых при оформлении первичных документов, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поскольку на данный момент такого стандарта нет, налогоплательщик может использовать любую электронную подпись при оформлении первичных учетных документов, соблюдая при этом требования Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи».

В соответствии со статьей 9 пунктом 2 №402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся:

• его наименование;
• дата составления;
• наименование экономического субъекта составителя;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, запрета на перевод документов серии МХ в электронный вид не существует, однако они должны содержать все необходимые реквизиты и подписи.

Оформляя МХ в электронном виде либо отправляя его как неформализованный документ, например, в формате PDF, помните, что для визирования необходимы сертификаты электронной подписи для обоих подписантов.

Итак, какие выгоды от перевода МХ в электронный вид получает компания?

• Значительная экономия бумаги.
• Меньше времени на заполнение, отправку и пересылку.
• Быстрые корректировки и снижение количества ошибок.
• Удобство работы и хранения. При необходимости можно найти любой документ, выгрузить, распечатать и представить в контролирующие органы.
• Полное исключение потери документов.

Мнения экспертов: Levi’s и Askona

В теории все выглядит гладко. А как обстоят дела на практике? Представляю два ярких примера, взятых опять же из торговой отрасли.

Первый пример про российский филиал американской компании Levi’s®, где уже приготовились к старту обмена МХ-1 и МХ-3. Что ожидают сотрудники и руководство Levi Strauss & Co от этого шага?

Николай Соломатников, Специалист по логистике:

К переводу в электронный вид подтолкнуло то, что у нас достаточно большой объем актов о приеме-передаче и возврате товарно-материальных ценностей и мало времени на их обработку. Чем больше документов и процессов переводятся в электронный вид, тем проще становится ими управлять. Наша цель – упростить процесс архивации и доступа к архиву, сократить время на обработку МХ. Ну и, конечно же, go green!

Если Levi’s только планирует стартовать обмен, то компания Askona, напротив, уже активно отправляет МХ в электронном виде. И это наш второй пример. О том, как крупнейшая фабрика по производству анатомических матрасов в Восточной Европе, лидер индустрии товаров для сна в России, отказалась от бумажных МХ, рассказывает ИТ-директор Екатерина Удальцова.

Перед нашей компанией стояла задача организовать межкорпоративный документооборот юридически значимыми электронными документами между предприятиями холдинга (внутрихолдинговый обмен). В рамках проекта реализовали обмен как формализованными, так и неформализованными (МХ-1 и МХ-3) документами. Планомерно избавляемся от тонны бумажной документации, которая по большому счету необходима только для внутреннего учета (именно в части актов по форме МХ). Сейчас уже значительно сократились издержки за счет исключения печати и более дешевой отправки, сроки доставки составляют считанные минуты, документы не теряются. При этом мы не планируем останавливаться на достигнутом – перевода в электронный вид ожидают и другие виды документов».

Порядок заполнения формы

Данный бланк заполняется стороной хранителя. Поклажедатель предоставляет ему все необходимые сведения о передаваемых на хранение ТМЦ. Они должны соответствовать сопроводительным документам, на основании которых ТМЦ переходят в ведение хранителя.

В акте указываются:

• сведения о хранителе (наименование, телефон, адрес);
• сведения о поклажедателе (наименование, телефон, адрес, ФИО);
• реквизиты договора, на основании которого будет осуществляться хранение;
• сведения о предмете хранения (наименование ТМЦ, их характеристики, единицы измерения, количество, стоимость);
• условия хранения;
• дополнительные сведения (графа «Особые отметки»);
• сведения о лице, сдавшем ТМЦ (ФИО, должность);
• сведения о лице, принявшем ТМЦ (ФИО, должность).

Стороны могут установить в договоре количество экземпляров, в которых должен быть составлен акт.

Акт подписывается, как правило, материально ответственными лицами с обеих сторон – хранителя и поклажедателя.

Хранение первичных документов

Для целей налогового учета первичку необходимо хранить в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Для целей бухгалтерского учета первичку хранят в течение 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).

Источники

• https://uvolsya.ru/raznoe/akt-priema-peredachi-tmts/
• https://profkarkasmontazh.ru/akt-priema-peredachi-materialnyh-tsennostej-obrazets-prostoj/
• https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unificirovannaya_forma_mh1_skachat_blank_i_obrazec/
• https://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-materialnyh-cennostej-rabotniku/
• https://DocInfo.net/akt-priema-peredachi-materialnyh-tsennostej/
• https://InfoBlank.com/blank-akta-priema-peredachi-materialnyh-tsennostej/
• https://ppt.ru/forms/tmc/akt-priema

Значение формы

С момента подписания документа ответственность за сохранность имущества ложится на хранителя, а вместе с ней и риски порчи или утраты ТМЦ. Хранитель обязан обеспечить условия хранения, соответствующие требованиям договора и указанные в акте МХ-1. В случае причинения ущерба имуществу поклажедателя в результате ненадлежащего исполнения обязательств хранителем последний будет обязан возместить убытки, понесенные собственником имущества, а также будет нести ответственность, предусмотренную договором хранения (например, уплата неустойки).

При возврате ТМЦ поклажедателю рассматриваемый акт служит документальным подтверждением объема переданных хранителю ТМЦ, что также необходимо в ситуации, если имущество будет возвращено не в полном объеме или с повреждениями.

Несоставление такого акта может повлечь неблагоприятные для поклажедателя последствия в случае невозврата имущества хранителем.