Унифицированные формы Т-6, Т-6а: назначение
Посредством формы Т-6 российские организации оформляют локальные нормативные акты (приказы) о предоставлении сотруднику отпуска (ежегодного, декретного, учебного). В коммерческих организациях ее использование должно быть утверждено руководством, в государственных — положениями бюджетного законодательства.
Форма T-6а используется вместо Т-6 в тех случаях, когда организация оформляет приказ о предоставлении того или иного вида отпуска сразу нескольким штатным сотрудникам.
См. также «Какими документами оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск».
При задействовании унифицированной формы Т-6, равно как и унифицированной формы Т-6а (скачать которую можно по ссылке ниже), они составляются в одном экземпляре работником кадровой службы и подписываются руководителем. Работник должен расписаться об ознакомлении с приказом, после чего приказ остается в кадровой службе для внесения изменений в личную карточку работника, а его копия передается в бухгалтерию для расчета отпуска.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформили приказ и записку-расчет о предоставлении ежегодного отпуска сотруднику. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Сроки оформления при предоставлении ежегодного оплачиваемого отдыха работнику
Составить приказ нужно не позднее, чем за 3 дня до начала ежегодного периода отдыха.
Такая необходимость обусловлена следующим моментом: организация обязана оплачивать ежегодный трудовой отпуск за 3 дня до его начала.
Так как распоряжение служит сигналом для бухгалтера провести расчет отпускных, то логична его необходимость составления в такой же срок.
Можно оформить приказ раньше, закон этого не запрещает. Главное, указать в бланке правильную дату начала ежегодного отдыха и его продолжительность.
Где унифицированной формы Т-6 (Т-6а)
Представленный в Word-формате бланк унифицированной формы Т-6, а также корректно заполненный его образец вы можете скачать на нашем сайте. Формы Т-6 и Т-6а приведены Госкомстатом РФ в изданном данным ведомством положении «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Форме Т-6 соответствует номер 0301005 ОКУД, а форме Т-6а — номер 0301019 данного классификатора.
С 2013 года организации вправе задействовать вместо унифицированных бланков первичных документов (включая формы Т-6 и Т-6а) собственные учетные бланки (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). В данном случае — те, что относятся к учету кадров. Однако в силу удобства форм Т-6 и Т-6а, а также по причине сложившихся деловых обычаев многие российские организации продолжают использовать именно их.
В числе наиболее заметных преимуществ соответствующей формы:
- в структуре бланка присутствует несколько граф, в которых можно зафиксировать конкретную разновидность отпуска (очередной, декретный, учебный и иные);
- в форме можно указать общую продолжительность всех отпусков сотрудника (если таковых предполагается несколько).
Данная форма предполагает включение всех необходимых сведений, характеризующих должность сотрудника: наименование его должности, структурного подразделения фирмы, а также периода работы в организации, за который он получает отпуск.
Образец заполненной формы Т-6 (его можно скачать) выглядит так:
Подробнее о законодательных критериях, установленных для первички, читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению отпуска:
Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Правила заполнения
Сама установленная форма разработана специально и существует еще с 2004 года. При ее заполнении стоит учитывать следующую информацию:
- отпуск работников составляет не менее 28 календарных дней;
- возможность разбить отпуск на две и более частей, однако, две недели необходимо работнику отгулять за одни раз;
- отпуск предоставляется также и удлиненным на основании действующих нормативов и положений;
- если на период отпуска приходятся праздничные дни, то их учет никаким образом не осуществляется, то есть отпуск продлевается.
Как составить приказ на отпуск: правила
Любой работник вправе взять отпуск без содержания и это обстоятельство также учитывается при оформлении.
Так как форма Т-6 является унифицированной, то и заполняется она единообразно, при этом соблюдается четкий алгоритм. При всем прочем форма является очень простой и в ней несложно разобраться даже неопытному кадровому работнику.
Как правило, заполнение формы производится следующим образом:
- На верху страницы записывается полное наименование организации.
- После необходимо заполнить код организации по ОКПО.
- После по центру прописывается номер распорядительного документа и дата его составления.
- В первом столбце таблицы необходимо записать фамилию и инициалы сотрудника, на которого оформляется отпуск.
- Во втором столбике записывается табельный номер работника.
- В следующем столбце указывается номер подразделения, где трудится сотрудник.
- После указывается должность работника.
- Сколько дней основного отпуска положено работнику.
- Далее, в колонке указывается, сколько дней отпуска положено сотруднику дополнительно к основному. Это может быть связано с учебой, отпуском, взятым без содержания. Причем все указывается в календарных днях.
- После указывается период, за который предоставляется отпуск, то есть ставится две даты.
- Затем необходимо указать, какое количество дней отпуска предоставляется в целом.
- В колонке ставятся числа, подтверждающие начало и последний день отпуска работника.
- После необходимо оставить место для личной подписи сотрудника.
Итоги
Унифицированные формы с 2013 года не обязательны к применению. Но поскольку они включают в себя все требуемые к первичным документам сведения, многие работодатели продолжают использовать их в своей практике. Формы Т-6 и Т-6а — не исключение.
Источники:
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
- Информация Минфина России N ПЗ-10/2012
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Документы основания
Для составления распоряжения нужно документальное основание.
В качестве такого может выступать заявление сотрудника, если он его подает.
Но не всегда работнику нужно писать заявление.
Если в декабре предшествующего года работодатель утвердил график отпусков и ознакомил с его содержанием персонал под роспись, то писать заявление не требуется.
При этом документ основание для составления приказа – это график Т-7.
В таком случае не нужно ждать от сотрудника никаких письменных документом, за 3 дня до даты, указанной в графике, следует оформить распоряжение и провести расчет отпускных с их последующей выплатой. Для расчета отпускных может применяться записка-расчет форма Т-60.
Какую форму заполнять?
Существует унифицированная форма Т-6, применяемая для оформления отпуска одного сотрудника, или Т-6а, если отдыхать отправляется сразу несколько работников.
Организация может использовать типовые формы, которые удобны и правильны.
Однако законодательство давно отменило обязанность по заполнению именно унифицированных кадровых форм документов.
Компания может разработать свои бланки и применять их для оформления.
Приказ может составить по форме Т-6 или в свободном виде, никаких строгих правил к данному моменту не предъявляется.
Единственное – в произвольной форме распоряжения должны присутствовать необходимые реквизиты, имеющиеся в типовом унифицированном бланке.
Как правильно оформить форму Т-6?
Если для оформления ежегодного отпуска работодатель заполняет типовой бланк Т-6, то в нем нужно указать:
- наименование компании в сокращенном виде;
- дата заполнения;
- номер;
- ФИО работника, должность, табельный номер, подразделение;
- период работы – рабочий год, за который предоставляется оплачиваемый отдых;
- в разделе А – продолжительность в календарных днях, дата начала и окончания отдыха;
- в разделе Б сведения нужно заполнять, если, помимо основного оплачиваемого отпуска, также предоставляется другой вид (например, без сохранения заработной платы или учебный);
- в разделе В – суммирующиеся сведения из разделов А и Б;
- подпись директора;
- подпись работника.
Нумерация
Приказу нужно присвоить уникальный номер в рамках текущего года. Нумерация определяется в момент регистрации распоряжения в журнале.
Номер может включать цифры и буквы, обозначающие содержание документа. Например, приказы, оформляемые в отношении отпусков, могут через дробь или дефис в номер содержать буквы «О» или «ОТ».
Это удобно и позволяет быстро оценить содержание приказа, о чем, только по его номеру.
Нумерация в пределах года должна быть порядковой, номера не должны повторяться.
Дата составления
В качестве даты используется текущий день оформления приказа.
Дата составления не должна совпадать с днем ухода в отпуск, конкретные сроки отдыха прописываются в содержании распоряжения.
Составить же приказ нужно заранее, чтобы успеть рассчитать отпускные и выплатить их за 3 дня до ухода сотрудника.
Период работы сотрудника
Каждый рабочий год дает право на 28 дней отпуска (или больше, если положены дополнительные дни).
Рабочий год исчисляется с даты приема в компанию, это не календарные года.
Пример:
Если работник принят 16 июня 2021 года, то его первый рабочий год: с 16.06.2019 по 15.06.2020. За этот год ему может быть предоставлено 28 отпускных дней.
В строку «период работы» нужно вписать рабочий год, за который предоставляется очередной отпуск.
Если работник не успел отработать полный год, то указывается фактическое время с дня трудоустройства в компанию.
Нужна ли печать на распоряжении?
Кадровые приказы не требуют проставления печати. Подписи руководителя достаточно для утверждения распоряжения.
Если же на подпись директора будет поставлена все-таки печать, то это не будет считаться нарушением, и не сделает документ не действительным.
Как составить, если попадают праздничные дни
При составлении распоряжении нужно учитывать наличие праздничных дней в отпускном периоде.
Нерабочие официальные праздники не включаются в период ежегодного отпуска, за них не выплачиваются отпускные.
Если такой праздничный день попадает в отпускное время, то следует отодвинуть дату выхода работника на трудовое место на количество выходных дней.
Этот момент нужно учесть при составлении распоряжения, при этом от работника не требуется никаких документов.
Кадровый специалист, составляющий приказ, должен самостоятельно правильно посчитать дату окончания отпуска с учетом его продолжительности и наличия праздничный нерабочих дней.
Например, если в графике прописан отпуск сотрудника с 10 июня 2019 года на 14 календарных дней, то приказ составляется на основании этого графика (заявление не нужно).
В распоряжении заполняется продолжительность – 14 дней, дата начала отпуск 10 июня 2021, а дата окончания – 15 июня 2021. На работу человек выйдет 16 июня.
Перенос даты выхода на один день связан с тем, что в отпускной период попал выходной праздник 12 июня – День России, который не включается в отпуск.
